7 Strumenti di pianificazione online senza i quali il mondo non può vivere

Se prenoti molte riunioni di lavoro ma non disponi di uno strumento di pianificazione, probabilmente hai già incontrato alcuni degli inevitabili blocchi stradali.

Sappiamo come va. Le infinite catene di e-mail avanti e indietro, il controllo incrociato del calendario e la coordinazione di gruppo diventano esasperante dopo un po'. Soprattutto quando stai cercando di concludere affari e pianificare l'attrito ti costa vere opportunità di vendita. Anche se la parte relativa alla pianificazione sembra procedere senza intoppi, è facile che le persone perdano di vista gli accordi informali tramite e-mail. Questo porta a cancellazioni dell'ultimo minuto, riprogrammazione e no-show.

Fortunatamente, negli ultimi dieci anni è emersa una nuova serie di potenti strumenti di pianificazione online. Ognuno di loro fa del suo meglio per risolvere il problema (troppo umano) di incontrare persone in un luogo e in un momento specifici. Tra queste app troverai soluzioni e set di funzionalità su misura per diversi tipi di azienda.

Fondamentalmente, le app di pianificazione online hanno lo scopo di aiutare i partecipanti a scegliere una fascia oraria disponibile e ricevere promemoria automatici. Le notifiche e-mail e gli eventi del calendario vengono inviati anche all'organizzatore della riunione. Questo ti aiuta a garantire che tutti si presentino.

Interessato a trovare lo strumento di pianificazione online giusto per te? Continua a leggere per saperne di più su alcune delle migliori opzioni e su come sfruttarle per il tuo successo.

Quali sono i migliori strumenti di pianificazione per ospitare riunioni di lavoro?

Per trovare il miglior strumento di pianificazione per la tua azienda, probabilmente è meglio iniziare impostando le aspettative su ciò che l'app includerà. Invece di annoiarti con un elenco di funzionalità, ti parlerò dell'esperienza che farai con la registrazione del tuo account su un'app di pianificazione. In questo modo puoi visualizzare te stesso e prepararti per la cosa reale.

Quando ti registri, la prima cosa da fare è configurare la disponibilità per le riunioni. Tutte le principali app di pianificazione hanno la capacità di generare collegamenti a una pagina di pianificazione dedicata. Puoi usarli per condividere la tua disponibilità con i loro futuri partecipanti. Sceglieranno tra una serie di potenziali orari di incontro e al momento dell'invio della richiesta, entrambe le parti riceveranno notifiche e-mail.

La maggior parte degli strumenti di pianificazione si integra con un servizio di calendario e-mail come Google o Office 365. Ciò significa che le riunioni appena pianificate genereranno un evento di calendario unico. Un calendario integrato aiuta anche a garantire che gli host non vengano prenotati due volte. Con la rimozione dei loro tempi di punta, la pagina di pianificazione mostra automaticamente solo gli slot veramente disponibili.

Le integrazioni per le conferenze Web sono un'altra caratteristica comune che troverai. Connettere il tuo account Zoom (o il provider di tua scelta) significa che ogni riunione pianificata avrà un ID stanza univoco e designato. Alcuni strumenti di pianificazione si integrano persino con CRM e software di marketing, consentendo alle aziende di inviare i dati di prenotazione negli ambienti appropriati.

Queste sono alcune cose fondamentali a cui prestare attenzione quando si decide quale strumento di pianificazione utilizzare. In definitiva, devi trovare l'app che soddisfi le tue esigenze e sia facile da usare. Nel tentativo di semplificare il processo di selezione, abbiamo annotato questo elenco dei 7 migliori strumenti di pianificazione online, inclusa una revisione dettagliata di ciascuno.

• Appuntamento per la pianificazione di incontri individuali o di gruppo, online o di persona
• Setmore per una soluzione aziendale scalabile per team di grandi dimensioni
• Acuity per il suo set di funzionalità e il suo eccentrico senso dell'umorismo
• Calendly per i suoi strumenti di collaborazione in team e i modelli di calendario integrati
• Doodle per una funzione di polling unica che altri strumenti di pianificazione non hanno
• Google Calendar per la visualizzazione del calendario e le funzioni di invito agli eventi che si collegano ai loro servizi di posta elettronica
• Hubspot Meetings per un'esperienza di pianificazione senza interruzioni sul tuo sito Web che raccoglie lead su Hubspot CRM.

Appointlet: il miglior strumento di pianificazione online gratuito

Appointlet è uno strumento di pianificazione delle riunioni di facile utilizzo, presente sul mercato da quasi un decennio e dotato di un set completo di funzionalità. Le aziende utilizzano Appointlet per migliorare l'esperienza di pianificazione per i propri contatti e clienti esistenti. L'app aiuta anche gli host della riunione a ridimensionare la propria capacità senza perdere tempo a coordinarsi avanti e indietro.

A differenza di altri strumenti di pianificazione che si concentrano sul soddisfare le esigenze di una singola nicchia, Appointlet offre un elevato grado di flessibilità, in modo da poter soddisfare quasi tutti gli scenari di riunione. Tutto quello che devi fare è impostare i tipi di riunione e verrà generata automaticamente una pagina di pianificazione dedicata.

Appointlet ti consente di gestire più team sotto lo stesso tetto, migliorando la trasparenza durante la consegna del cliente. E se hai bisogno di incontrare più partecipanti, tutto ciò che devi fare è creare tipi di riunione di gruppo . Ciò garantisce che tutti abbiano accesso allo stesso evento.

I partecipanti hanno un momento più facile con Appointlet. Possono prenotare riunioni dal proprio dispositivo mobile o computer. Se si trovano in un fuso orario diverso, la posizione del browser verrà rilevata automaticamente e quindi la disponibilità viene tradotta correttamente. Ciò significa che, indipendentemente da dove ti trovi o dal dispositivo che stai utilizzando, il processo di prenotazione rimane snello.

Il software supporta l'opzione per più membri del team di vivere sotto lo stesso tetto, ognuno con il proprio calendario di posta elettronica integrato e disponibilità. Possono co-ospitare riunioni o essere inseriti in un round robin per condividere la loro disponibilità. In questo modo, quando i potenziali clienti scelgono un'ora, gli viene assegnato automaticamente un membro disponibile.

La tua pagina di prenotazione può essere incorporata su siti Web e pagine di destinazione e allegata con e-mail. Una volta che un appuntamento è stato prenotato tramite questa pagina, viene automaticamente aggiunto al tuo calendario.

Appointlet offre l'integrazione con una serie di strumenti per riunioni virtuali tra cui Zoom, WebEx, Google Meet, Microsoft Teams, GoToMeeting e Join.me. Ciò rende conveniente programmare e tenere conferenze web, soprattutto in un ambiente di lavoro remoto. Altre opzioni di integrazione includono Google Calendar, Microsoft Office 365, Stripe, Paypal e Zapier.

Prezzo:

Freemium Trial – Accesso completo a tutte le funzionalità per 15 giorni

Versione base – Gratuita

Premium – $ 8/membro/mese

Setmore: la migliore app di pianificazione aziendale

Setmore è un altro eccellente strumento di pianificazione online che gestisce prenotazioni online, promemoria automatizzati, elaborazione dei pagamenti e altro ancora. Il software ha una versione desktop insieme a un'app per Android e iOS, il che lo rende un comodo strumento di prenotazione degli appuntamenti in movimento.

Come Appointlet, Setmore ti consente anche di creare pagine di prenotazione personalizzate e aggiungerle a siti Web, landing page, social media o e-mail. Puoi anche riscuotere pagamenti tramite una carta di debito/credito o processori di pagamento online come Square o Stripe.

Il software invia notifiche e-mail istantanee ai potenziali clienti e gli appuntamenti vengono aggiunti al tuo calendario contemporaneamente. Una volta pianificata la riunione, è possibile impostare promemoria automatici per tutti i partecipanti alla riunione tramite e-mail o SMS. Puoi anche personalizzare i messaggi con le informazioni sui potenziali clienti per aumentare la pertinenza e ridurre il numero di mancate presentazioni.

La funzione di appuntamenti ricorrenti consente di specificare determinate fasce orarie per i clienti abituali o VIP in modo che non debbano prenotare riunioni più e più volte. Puoi anche fare lo stesso per team e gruppi di clienti per webinar o sessioni di formazione.

Setmore utilizza le API per integrarsi con software di terze parti, tra cui app di social media, software di email marketing e CRM come Salesforce. Hai anche la possibilità di connetterti con le principali app di videoconferenza e altri calendari online come Google Calendar e Office 365.

Prezzo:

Versione base – Gratuita

Premium: $ 9 al mese per utente con fatturazione annuale

Pro: $ 5 al mese per utente con fatturazione annuale

Acuity: la migliore opzione di pianificazione per Squarespace

Acuity è un assistente di pianificazione online che automatizza la prenotazione degli appuntamenti e la gestione del calendario. Sono stati acquisiti da SquareSpace e posizionati come lo strumento utilizzato dai proprietari di siti Web quando desiderano un widget integrato per la pianificazione. Con Acuity, puoi gestire la disponibilità di più persone in più sedi.

Come i loro concorrenti, creerai una pagina di pianificazione personalizzata e la condividerai con i clienti per consentire loro di visualizzare la tua disponibilità in tempo reale. Poiché condividono le informazioni sul tuo modulo di assunzione, tali dati vengono automaticamente salvati e archiviati nei tuoi archivi.

Il software regola automaticamente gli appuntamenti in base a diversi fusi orari, consentendo ai clienti di annullare e riprogrammare facilmente. I promemoria automatici per questi appuntamenti vengono inviati per tenere i clienti al corrente della riunione. Tutti questi dati vengono sincronizzati automaticamente con il tuo calendario e ricevi immediatamente una notifica sulle nuove prenotazioni.

Il software si integra anche con altre app di calendario di terze parti. Alcuni di questi includono Google Calendar, iCloud, Outlook.com, Exchange e Office 365. Puoi collegarlo a Zoom, Google Meet e GoToMeeting per riunioni virtuali e, per fatturazione e contabilità, puoi integrarlo con QuickBooks o Freshbooks.

Puoi anche accettare pagamenti online tramite Acuity poiché si integra con più fornitori di servizi di pagamento e gateway come Stripe, PayPal, Square, ecc.

Prezzo:

Prova gratuita – 7 giorni

Emergenti – $ 14/mese fatturati annualmente

Crescente – $ 23/mese fatturati annualmente

Powerhouse- $ 45/mese fatturati annualmente

Impresa – Prezzi personalizzati

Calendly: popolare strumento di pianificazione leggero

Calendly è uno strumento all-in-one per la pianificazione di riunioni in modo professionale ed efficiente. Questo è piuttosto famoso in tutto il mondo grazie alla sua interfaccia user-friendly e a un ampio elenco di funzionalità.

Come i suoi concorrenti, Calendly ti consente di creare facilmente riunioni e condividere il link di invito con altri partecipanti. Puoi aggiungere tutti i dettagli dell'evento, come lo scopo, il luogo e i partecipanti e lasciare che gli invitati selezionino l'orario di incontro preferito. Una volta confermato uno slot, l'evento viene automaticamente aggiunto al tuo calendario.

Il software si occupa di eventuali promemoria, follow-up o operazioni di riprogrammazione successive e ti tiene aggiornato sul tuo calendario. Ciò aiuta anche a ridurre le cancellazioni delle riunioni e il numero di mancate presentazioni poiché la riprogrammazione è semplicissima e tutti i partecipanti possono farlo alle loro condizioni.

Con Calendly, puoi iniziare a creare riunioni di gruppo con l'aiuto di modelli. Questi modelli consentono di creare riunioni standardizzate in modo rapido e con un elevato livello di uniformità e controllo.

Puoi coltivare le relazioni con i clienti gestendo le interazioni con loro tramite Calendly. Integralo con tutti i tuoi strumenti preferiti per migliorare le relazioni con i clienti e gestire tutto da un'unica posizione.

Prezzo:

Prova gratuita – Accesso gratuito al piano Professional per 14 giorni

Versione base – Gratuita

Premium – $ 8/mese fatturati annualmente

Pro – $ 12/mese con fatturazione annuale

Impresa – Prezzi personalizzati

Doodle: il miglior strumento di pianificazione per votare in un orario

Doodle è un'app di pianificazione e produttività online che rende la prenotazione degli appuntamenti rapida ed efficiente. Puoi creare e condividere il tuo calendario con più parti e consentire loro di prenotare un orario in pochi clic. Lo strumento funziona ugualmente bene sia per le grandi che per le piccole imprese.

Ciò che rende Doodle unico è la possibilità di creare sondaggi. Questa funzione aiuta i partecipanti a coordinarsi tra loro per trovare il momento migliore per incontrarsi. Gli utenti votano per i loro orari preferiti e possono selezionare altri slot come "gratuiti se necessario". Doodle gestisce la logica sul backend e cerca di selezionare il miglior tempo possibile per tutti.

Con Doodle puoi creare un'unica pagina di prenotazione completamente personalizzata. Questa pagina di prenotazione può essere condivisa con chiunque voglia prenotare un orario con te e possono farlo facilmente in pochi minuti.

Una volta che hanno scelto un'ora e un evento è bloccato sul calendario, puoi impostare promemoria automatici per tutte le parti. Ciò riduce notevolmente il numero di mancate presentazioni e puoi sfruttare al massimo il tuo tempo prezioso. Puoi specificare le fasce orarie in cui sei disponibile e solo quella parte sarà visibile alle parti che prenotano gli appuntamenti. Puoi scegliere il resto del calendario per rimanere privato.

Il software si connette con quasi tutte le famose app di calendario online e sincronizza i dati su di esse. Ciò gli consente di scoprire tutti gli slot disponibili, indipendentemente dal calendario utilizzato dall'altra parte. Non ci sono problemi di fuso orario poiché l'app identifica automaticamente il fuso orario dell'ospite e cambia tutto di conseguenza.

Prezzo:

Prova gratuita: accesso gratuito alle funzionalità premium per 14 giorni. Nessuna carta di credito richiesta.

Versione base – Gratuita

Pro: $ 6,95 al mese per utente con fatturazione annuale

Team: $ 8,95 al mese per utente con fatturazione annuale

Impresa – Prezzi personalizzati

Google Calendar: il miglior strumento di pianificazione incentrato sul calendario

Google Calendar è probabilmente lo strumento di calendario online più potente in questo elenco. Detto questo, non soddisfa molti dei criteri che abbiamo stabilito per uno strumento di pianificazione. Milioni di persone lo usano per programmare riunioni online, quindi vale la pena menzionarlo e cercheremo di chiarire alcune delle differenze maggiori.

Con Google Calendar, puoi tenere traccia delle tue attività quotidiane utilizzando un layout di calendario tradizionale. Le persone usano l'app per pianificare riunioni/eventi e invitare amici, familiari o colleghi a partecipare. Si sincronizza automaticamente con gli account Google Calendar di altre persone, in modo che gli aggiornamenti per una persona vengano visualizzati per tutti.

La pianificazione delle riunioni con Google Calendar richiede solo pochi clic. Puoi invitare i partecipanti a queste riunioni e, una volta confermata, la fascia oraria viene bloccata sul calendario. Oltre agli appuntamenti, puoi impostare promemoria per diverse festività, compleanni, eventi religiosi, uscite di programmi TV, eventi sportivi e così via. Abbastanza divertente, includono persino una previsione del tempo sul calendario come plug-in esterno, che può aiutarti a pianificare eventi imminenti di persona.

All'interno di un singolo account Google Calendar, c'è un'opzione per generare più sottocalendari e condividerli con il tuo team. I controlli delle autorizzazioni ti consentono di decidere chi ha accesso per apportare modifiche o prenotare slot per tuo conto. Ciò è più comune quando l'organizzatore di una riunione deve coordinarsi con una segretaria o condividere la propria disponibilità con la direzione.

È interessante notare che tutti gli altri strumenti di pianificazione elencati in questo articolo si integrano con Google Calendar. Questo perché il loro strumento di pianificazione non è molto robusto e si adatta male ai team. Quindi, se stai già programmando riunioni con il calendario di Google ma vuoi portarlo al livello successivo, ti consigliamo di integrare con un'app di pianificazione dedicata.

Prezzo:

Versione base – Gratuita

Google Apps for Business: $ 5 al mese per utente

Hubspot Meetings – App di pianificazione semplice ma efficace

Hubspot Meetings è uno strumento di pianificazione delle riunioni fornito ai titolari di account Hubspot. Viene in genere utilizzato in tandem con un sito Web Hubspot, in modo simile al modo in cui Acuity viene caricato come widget in Squarespace. Ciò rende il processo di prenotazione degli appuntamenti dal tuo sito web veloce e senza problemi. Si sincronizza con i calendari di Google e Office 365 e consente ai tuoi potenziali clienti di prenotare riunioni con te nelle tue fasce orarie libere.

Lo strumento controlla automaticamente la tua disponibilità più aggiornata con il calendario collegato e rende disponibili quegli slot per la prenotazione. Puoi facilmente incorporare il calendario delle prenotazioni sul tuo sito Web o su altre pagine di destinazione e i potenziali clienti possono prenotare direttamente lì gli appuntamenti. Se sei già in contatto con loro via e-mail, puoi anche condividere il calendario lì per eliminare qualsiasi passaggio non necessario nel mezzo.

Con Hubspot Meetings, puoi inviare collegamenti a riunioni di gruppo per consentire ai potenziali clienti di pianificare appuntamenti con più di una persona nella tua azienda. Puoi anche impostare un collegamento round-robin che consente ai potenziali clienti di prenotare un orario con il rappresentante la cui disponibilità si adatta al loro programma.

Poiché Hubspot Meetings fa parte dell'hub di marketing completo di Hubspot, si integra bene con Hubspot CRM per raccogliere i dati dei clienti e aiutare a costruire il tuo database. Se sei già un utente Hubspot, puoi sfruttare queste informazioni in un secondo momento per coltivare i lead e farli convertire.

Prezzo:

Versione base – Gratuita

Hub di marketing Hubspot – a partire da $ 45/mese fatturati annualmente

Domande frequenti

Ora che abbiamo delineato i principali attori nell'arena degli strumenti di pianificazione , sta a te decidere quale si adatta meglio a te. Come probabilmente avrai notato, tendono ad essere simili tra loro. Uno dei modi migliori per trovare la soluzione migliore è iscriversi a una delle loro prove gratuite. In genere puoi ottenere 15 giorni di servizio premium gratuito, per testare tutto e vedere cosa ti piace.

Se sei ancora confuso sulla selezione dell'app di pianificazione online giusta, ecco alcune domande frequenti che potrebbero essere di aiuto.

Quali sono le cose più importanti che fa uno strumento di pianificazione?

Uno strumento di pianificazione aiuta a creare e gestire le pianificazioni in modo più efficiente con l'aiuto dell'automazione. Consente a più parti di collaborare su un calendario, prenotare appuntamenti, pianificare riunioni, inviare promemoria di eventi e gestire la propria giornata in un modo che migliora la produttività. Puoi anche condividere il tuo calendario con i tuoi clienti e consentire loro di prenotare appuntamenti con te tramite uno strumento di pianificazione.

Quali sono i vantaggi aziendali dell'utilizzo di uno strumento di pianificazione?

Gli strumenti di pianificazione eliminano il fastidio di impostare e gestire manualmente le riunioni. Con un'app dedicata, puoi coordinarti senza tutte le e-mail di conferma avanti e indietro. Inoltre, semplificherà il flusso di lavoro quotidiano, aiuterà a stabilire le priorità delle attività e offrirà ai manager una maggiore supervisione.

Posso utilizzare uno strumento di pianificazione dal mio iPhone o Android?

Sì, i partecipanti possono utilizzare una pagina di pianificazione dal proprio dispositivo iPhone o Android. Tuttavia, poiché l'interfaccia è complessa, di solito è meglio che l'host configuri le proprie pagine da un computer desktop. Alcuni strumenti di pianificazione che dispongono di un'app mobile che ti consente di accedere rapidamente ai collegamenti di pianificazione, in modo da poter condividere tramite e-mail e messaggi di testo.

In che modo i clienti prenotano il tempo con uno strumento di pianificazione?

Puoi condividere un link alla pagina di pianificazione via e-mail e SMS o incorporare la pagina di pianificazione sul tuo sito web. L'incorporamento è in genere facile perché l'app fornisce uno snippet di codice HTML che puoi semplicemente trascinare nella pagina appropriata. I clienti vedranno quindi essere in grado di selezionare una fascia oraria disponibile e prenotare un orario con te. Questo evento viene aggiunto automaticamente al tuo calendario e le informazioni sui clienti verranno salvate.

Gli strumenti di pianificazione aiutano a ridurre le mancate presentazioni?

Gli strumenti di pianificazione possono essere di grande aiuto per ridurre le mancate presentazioni a riunioni importanti. È possibile impostare promemoria automatici in modo che ogni partecipante venga avvisato dell'imminente riunione. Se qualcuno non è disponibile e desidera riprogrammare la riunione, può farlo facilmente anche con lo strumento di pianificazione.

Va bene non essere sempre iperproduttivi.

Ora che hai lo scoop interno, abbiamo solo un'ultima cosa da aggiungere. Chiamalo un annuncio di servizio pubblico.

Alcuni di noi diventano dipendenti dalla frenesia a scapito della genuina produttività. Con uno strumento di pianificazione in atto, potresti scoprire di avere più tempo libero. Quindi assicurati di sfruttarlo al meglio. Goditi un momento di riposo tra le attività lavorative e di conseguenza le tue riunioni potrebbero andare meglio.

L'uso di uno strumento di pianificazione può essere parte di uno sforzo maggiore per trovare il giusto equilibrio tra lavoro e vita privata. Assicurati solo di testare a fondo l'app di pianificazione prima di inviarla al tuo pubblico. Se ne hai trovato uno che ha tutto ciò di cui hai bisogno e si adatta al tuo budget, potresti ritrovarti a usarlo per gli anni a venire, come fanno molti dei nostri clienti.

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