Apa itu Sumber? Definisi, Strategi, & Perbedaan Antara Pengadaan dan Pengadaan

Mencari bahan, material, atau produk baru untuk bisnis Anda? Dari mana Anda mendapatkannya, atau bagaimana Anda mendapatkannya , bisa menjadi keputusan besar.

Pengadaan sumber daya dapat tampak berlebihan jika Anda adalah pembeli merek atau eceran yang tidak sepenuhnya yakin dengan apa yang Anda lakukan, tetapi hal itu dapat memengaruhi kualitas, biaya, dan ketersediaan produk Anda secara signifikan.

Kami akan memandu Anda melalui proses sumber sehingga Anda dapat menemukan, memeriksa, dan memilih pemasok atau distributor berikutnya dengan mudah.

Apa itu sumber strategis?

Sebelum Anda melompat ke proses sumber, penting untuk memiliki strategi. Cara terbaik untuk melakukan ini adalah melalui sumber strategis. Sumber strategis adalah metode pembelian unik yang menyelaraskan strategi sumber Anda dengan tujuan bisnis Anda.

Alih-alih membuat keputusan pembelian dari biaya awal, sumber produk strategis memungkinkan Anda memperbaiki proses sumber Anda dengan melakukan analisis pasar yang berkelanjutan dan membentuk hubungan yang kuat dengan pemasok.

Sumber strategis sering dianggap sebagai langkah pertama dalam menyiapkan rantai pasokan yang sukses. Memasuki proses sumber dengan strategi dan sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya akan memudahkan untuk menemukan apa yang Anda cari.

Selain itu, pertimbangkan berbagai jenis sumber yang termasuk dalam rantai pasokan dan bagaimana kaitannya dengan tujuan bisnis Anda. Tiga dari jenis sumber yang paling umum adalah:

• Outsourcing : Membayar pihak ketiga seperti ShipBob untuk memasok bisnis Anda dengan barang atau jasa yang Anda butuhkan. Manfaat utama dari pengalihdayaan sebagian atau seluruh rantai pasokan Anda adalah pengetahuan dan keterampilan yang dapat Anda akses.
• Insourcing : Karyawan internal tetap bertanggung jawab untuk melakukan tugas-tugas yang diperlukan untuk menjaga agar rantai pasokan tetap berjalan.
• Near-sourcing : Menempatkan beberapa operasi dekat dengan tempat produk dijual untuk menghemat waktu dan uang yang biasanya dibawa selama proses transportasi.

Apa itu pengadaan?

Setelah Anda memiliki strategi dan telah meluangkan waktu untuk meneliti produk, saatnya untuk memperoleh barang dan jasa yang telah diperiksa oleh organisasi Anda. Proses ini dikenal sebagai pengadaan. Pengadaan mencakup semuanya, mulai dari menempatkan pesanan hingga melacak pengiriman dan mengaudit pengiriman.

Apa perbedaan antara pengadaan dan sumber?

Jika Anda masih bingung membedakan antara procurement dan sourcing, tidak apa-apa! Mereka bekerja sangat erat dalam rantai pasokan sehingga seringkali sulit untuk melihat di mana yang satu dimulai dan yang lainnya berakhir. Bagan dari Kissflow ini menjabarkan perbedaan utama antara sumber dan pengadaan:

Pada dasarnya, sumber mengatur pengadaan untuk sukses dengan melakukan penelitian, memeriksa pemasok, menegosiasikan kontrak, dan bahkan mencari tahu seluk beluk detail seperti minimum pesanan dan standar pengemasan.

Dari sana, pengadaan membuat rantai pasokan berjalan efisien berdasarkan fondasi yang ditetapkan selama proses pengadaan, serupa dengan kondektur kereta api yang mengangkut penumpang sesuai jadwal yang telah ditentukan sebelumnya.

Mengapa sumber penting?

Pengadaan sumber penting karena memungkinkan peritel dan merek berkesempatan untuk secara andal menyediakan pelanggan mereka dengan apa yang mereka cari: produk berkualitas dengan harga terjangkau.

Saat ini, ada banyak sekali produk, bahan, dan distributor untuk merek dan pengecer yang dapat dipilih selama proses pengadaan agar tetap kompetitif di pasar dan mencapai kesuksesan jangka panjang.

Saat mencari produk atau bahan baru untuk dijadikan sumber, pertimbangkan apa yang paling memengaruhi keputusan pembelian konsumen. Kami melihat konsumen berpaling dari produk dan merek yang telah mereka gunakan selama bertahun-tahun jika mereka tidak lagi sejalan dengan nilai dan harapan mereka.

Keanekaragaman pemasok, nilai jangka panjang, keberlanjutan, dan kenyamanan terus memainkan peran besar dalam membeli barang sehari-hari. Dengan inflasi yang masih meningkat, alternatif ramah anggaran, seringkali dari label pribadi pengecer, juga mendapatkan daya tarik.

Bagaimana sumber membantu pengecer dan bisnis

Selain dapat menawarkan produk berkualitas yang selama ini dicari konsumen, ada beberapa cara sumber membantu pengecer dan bisnis mendorong penjualan. Bagian ini akan membahas bagaimana sumber yang efektif dapat menghasilkan penghematan biaya jangka panjang, rantai pasokan yang lebih kuat, pemahaman pasar yang lebih baik, dan banyak lagi.

Penghematan biaya jangka panjang

Saat memilih pemasok atau distributor Anda berikutnya selama proses pengadaan, lihat melampaui harga pesanan pertama Anda dan tanyakan pada diri Anda pertanyaan-pertanyaan berikut.

• Apakah mereka bersedia menegosiasikan harga dan biaya pengiriman dengan Anda?
• Apakah mereka menawarkan diskon pesanan massal?
• Apakah harga mereka konsisten dengan pesaing mereka?

Anda ingin memastikan bahwa Anda mendapatkan harga terbaik di pasar sehingga pada gilirannya Anda dapat menawarkan harga yang kompetitif kepada pelanggan tur.

Bahan baku berkualitas lebih baik

Sumber bahan yang tepat dapat berdampak signifikan pada kualitas produk akhir Anda. Misalnya, bahan berkualitas rendah mungkin lebih murah, tetapi produk tersebut kemungkinan besar akan gagal memenuhi harapan pelanggan.

Di sisi lain, produk cenderung memiliki masa pakai yang lebih lama jika bahan berkualitas tinggi diperoleh, menghasilkan pelanggan yang lebih bahagia dan penjualan berulang. Bahkan jika ada biaya tambahan, mintalah sampel produk akhir dari pemasok Anda untuk memastikannya memenuhi standar kualitas yang dicari pelanggan Anda.

Manajemen risiko rantai pasokan yang lebih kuat

Untuk menghindari penundaan, pesanan yang dibatalkan, dan mengecewakan pelanggan, mengembangkan rantai pasokan yang kuat selama proses pengadaan dapat membantu mengidentifikasi potensi risiko dan solusinya sebelum terjadi. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan membangun hubungan dengan banyak pemasok atau distributor, mengurangi ketergantungan Anda pada satu sumber jika terjadi gangguan. Cobalah untuk mendiversifikasi dari mana bahan-bahan ini berasal jika penundaan disebabkan oleh cuaca atau masalah pengiriman.

Peningkatan keberlanjutan rantai pasokan

Konsumen melihat lebih dalam jejak kaki yang ditinggalkan oleh produk yang mereka beli, hingga ke rantai pasokan. Mereka bahkan bersedia membayar lebih untuk merek yang berfokus pada masalah lingkungan, sosial, dan tata kelola.

Sertifikasi pihak ketiga menambahkan lebih banyak nilai dan kepercayaan pada produk Anda. Saat memeriksa pemasok, cari tahu mana yang berkomitmen pada praktik berkelanjutan dan transparan tentang dari mana sumber bahan dan bahan mereka.

Ini akan membantu mengurangi dampak lingkungan dari rantai pasokan Anda dan membuat merek Anda lebih kompetitif di mata pengecer.

Pemahaman pasar yang lebih baik

Mengetahui seluk beluk pasar ritel dapat membutuhkan latihan dan pengalaman bertahun-tahun, tetapi bisnis dengan pemahaman mendalam tentangnya memiliki keunggulan signifikan atas pesaing mereka. Dengan bekerja sama dengan pemasok, distributor, produsen, dan penyedia layanan yang sudah mapan, Anda mendapatkan akses ke pengetahuan dan keahlian mereka di industri ini.

Selain itu, tidak perlu terus-menerus khawatir tentang menjaga pasokan bahan baku dan potensi gangguan produksi memungkinkan Anda meningkatkan skala bisnis dengan cara lain.

Peningkatan kekuatan negosiasi

Bisnis yang dapat secara efektif mencari produk mereka untuk mengimbangi pasar yang berkembang pesat saat ini biasanya dapat menegosiasikan persyaratan yang lebih baik dengan pemasok, termasuk harga yang lebih rendah, pengiriman lebih cepat, dan persyaratan pembayaran yang lebih menguntungkan.

Kekuatan negosiasi yang meningkat ini dapat menghasilkan keuntungan tambahan karena bisnis dapat mengendalikan biaya dengan lebih baik dan meningkatkan keuntungannya.

6 langkah untuk sumber yang efisien

Berikut adalah 6 langkah yang harus dilakukan untuk memilih pemasok terbaik untuk kebutuhan Anda dan sumber bahan, bahan, atau produk secara efisien.

1. Pengumpulan data dan analisis pengeluaran

Pertimbangkan untuk melakukan penggalian internal sebelum memulai proses pengadaan dengan melakukan analisis pengeluaran. Analisis pengeluaran adalah proses mengumpulkan, menganalisis, dan meninjau data tentang kebiasaan dan pola pengeluaran bisnis Anda dengan meninjau catatan keuangan, faktur, dan data dari sistem pengadaan yang sudah ditetapkan.

Meluangkan waktu untuk melihat catatan masa lalu membantu mengidentifikasi apa yang telah Anda belanjakan paling banyak dan di mana Anda dapat memotong biaya yang tidak perlu dalam kemitraan pemasok Anda berikutnya.

2. Kategorisasi vendor

Kelompokkan pemasok ke dalam kategori berdasarkan berbagai kriteria seperti produk atau layanan yang mereka jual, ukuran bisnis mereka, lokasi mereka, dan seberapa penting mereka bagi bisnis Anda. Ini akan memberi Anda pemahaman yang lebih baik tentang apa yang ditawarkan pemasok Anda dan kapan paling masuk akal untuk mengandalkan mereka.

Anda mungkin menemukan hubungan antara dua pemasok tempat Anda melakukan outsourcing dan menyadari bahwa Anda akan menghemat uang dan merampingkan proses pengadaan jika satu pemasok dapat menangani banyak bagian operasi Anda. Pemasok kedua itu mungkin lebih baik sebagai cadangan jika Anda membutuhkan sumber persediaan alternatif.

3. Riset pasar

Setelah Anda melakukan analisis pengeluaran terperinci dan mengidentifikasi pemasok mana yang memberikan nilai terbesar bagi bisnis Anda, saatnya untuk melakukan riset pasar. Riset pasar adalah proses mengumpulkan dan menganalisis data tentang pasar, termasuk kebiasaan konsumen, pesaing, dan tren industri saat ini.

Anda dapat menggunakan informasi ini untuk memahami peran Anda saat ini di pasar, mengidentifikasi risiko dan peluang pertumbuhan, dan membuat keputusan berdasarkan informasi tentang strategi pemasaran dan penjualan di masa mendatang. Riset pasar dapat dilakukan melalui survei, kelompok fokus, dan riset online.

4. Penetapan Goal & KPI

Menentukan tujuan spesifik dan KPI (indikator kinerja utama) seperti mengurangi biaya dan meningkatkan kualitas produk atau layanan untuk inisiatif sumber Anda berikutnya dapat memandu dan mengevaluasi bagaimana proyek berjalan dan apakah hubungan Anda dengan pemasok berjalan sebaik yang Anda harapkan.

Selaraskan sasaran dan KPI ini dengan yang sudah ditetapkan oleh bisnis Anda untuk mempermudah melacak keberhasilan proses sumber dan pengadaan Anda.

5. Permintaan penawaran & ulasan

Praktik umum dalam pengadaan, permintaan penawaran adalah proses mengundang pemasok untuk mengajukan proposal untuk peluang sumber Anda. Pemasok yang sedang dipertimbangkan biasanya diberi permintaan proposal (RFP), permintaan penawaran (RFQ), atau permintaan tender (RFT) untuk diselesaikan yang menguraikan persyaratan proyek yang dibahas.

Menerima tawaran kompetitif dari banyak pemasok memungkinkan Anda memilih nilai terbaik untuk bisnis Anda setelah mengevaluasi harga, kualitas, referensi, dan pengalaman industri mereka.

6. Negosiasi & kontrak

Setelah Anda meninjau semua proposal pemasok dan memilih mana yang ingin Anda lanjutkan, saatnya untuk menegosiasikan detail akhir yang akan disertakan dalam kontrak Anda seperti struktur harga, kualitas, syarat dan ketentuan, pengiriman, dan banyak lagi.

Setelah Anda mencapai kesepakatan dengan pemasok yang memenuhi kedua kebutuhan Anda, saatnya menyusun kontrak! Kontrak harus membahas semua syarat dan ketentuan yang termasuk dalam kesepakatan, bersama dengan metrik kinerja dan garis waktu untuk memastikan kedua belah pihak tetap puas dan berada di jalur sepanjang kemitraan.

Memulai dengan RangeMe

Sekarang setelah Anda memahami apa itu sumber dan pengadaan serta manfaat yang diberikannya untuk bisnis Anda, saatnya untuk memulai. Ada berbagai tempat untuk memulai bagian penelitian dari proses sumber, termasuk pameran dagang, media sosial, dan platform penemuan seperti RangeMe.

Setelah Anda menyiapkan proses pemenuhan rantai pasokan Anda dengan ShipBob, siapkan profil di RangeMe untuk mulai ditemukan oleh pembeli eceran dari seluruh dunia. Pembeli menggunakan RangeMe untuk:

• Temukan merek dan produk
• Minta sampel produk
• Pemasok pesan
• Dan masih banyak lagi!

Memulai dengan ShipBob

Jika Anda siap melakukan outsourcing pemenuhan ke ShipBob, minta penawaran untuk terhubung dengan tim kami dan mulailah.