Ce este aprovizionarea? Definiție, strategie și diferență între achiziții și aprovizionare

Căutați ingrediente, materiale sau produse noi pentru afacerea dvs.? De unde le obțineți sau cum le obțineți , poate fi o decizie uriașă.

Aprovizionarea poate părea copleșitoare dacă sunteți un cumpărător de marcă sau cu amănuntul, care nu știți în întregime ce faceți, dar poate avea un impact semnificativ asupra calității, costului și disponibilității produselor dvs.

Vă vom ghida prin procesul de aprovizionare, astfel încât să puteți descoperi, verifica și alege următorul furnizor sau distribuitor cu ușurință.

Ce este aprovizionarea strategică?

Înainte de a intra în procesul de aprovizionare, este important să aveți o strategie în vigoare. Cel mai bun mod de a face acest lucru este prin aprovizionarea strategică. Aprovizionarea strategică este o metodă unică de cumpărare care vă aliniază strategia de aprovizionare cu obiectivele dvs. de afaceri.

În loc să luați o decizie de cumpărare din costul inițial, aprovizionarea strategică a produselor vă permite să vă rafinați procesul de aprovizionare prin efectuarea unei analize de piață în curs și formarea de relații puternice cu furnizorii.

Aprovizionarea strategică este adesea considerată primul pas în crearea unui lanț de aprovizionare de succes. Intrarea în procesul de aprovizionare cu o strategie și obiective prestabilite va face mai ușor să găsiți exact ceea ce căutați.

În plus, luați în considerare diferitele tipuri de aprovizionare care se încadrează în lanțul de aprovizionare și modul în care acestea se raportează la obiectivele dvs. de afaceri. Trei dintre cele mai comune tipuri de aprovizionare sunt:

• Outsourcing : plătirea unei terțe părți, cum ar fi ShipBob, pentru a vă furniza afacerii cu bunurile sau serviciile de care aveți nevoie. Principalul beneficiu al externalizării unei părți sau a întregului lanț de aprovizionare este cunoștințele și abilitățile la care obțineți acces.
• Insourcing : angajații interni rămân responsabili pentru îndeplinirea sarcinilor necesare pentru a menține lanțul de aprovizionare în funcțiune.
• Aproape de aprovizionare : plasarea unor operațiuni aproape de locul în care sunt vândute produsele pentru a economisi timp și bani, de obicei, aduși în timpul procesului de transport.

Ce este achizițiile?

Odată ce aveți o strategie și ați petrecut ceva timp căutând produse, este timpul să achiziționați bunurile și serviciile pe care organizația dvs. le-a verificat. Acest proces este cunoscut sub numele de achiziții. Achizițiile acoperă totul, de la plasarea comenzilor până la urmărirea transporturilor și auditarea livrărilor.

Care este diferența dintre achiziție și aprovizionare?

Dacă încă sunteți confuz cu privire la diferența dintre achiziție și aprovizionare, este în regulă! Ei lucrează atât de strâns împreună în cadrul lanțului de aprovizionare, încât este adesea dificil să vezi unde începe unul și unde se termină celălalt. Acest grafic de la Kissflow prezintă diferențele cheie dintre aprovizionare și achiziție:

În esență, aprovizionarea stabilește succesul achizițiilor prin efectuarea de cercetări, verificarea furnizorilor, negocierea contractelor și chiar descoperirea detaliilor esențiale, cum ar fi comenzile minime și standardele de ambalare.

De acolo, achizițiile mențin lanțul de aprovizionare să funcționeze eficient pe baza fundației stabilite în timpul procesului de aprovizionare, similar unui conductor de tren care transportă pasageri conform unui program prestabilit.

De ce este importantă aprovizionarea?

Aprovizionarea este importantă deoarece oferă retailerilor și mărcilor oportunitatea de a oferi clienților în mod fiabil ceea ce au căutat: produse de calitate la un preț accesibil.

Astăzi, există o mulțime de produse, materiale și distribuitori pentru mărci și retaileri din care să aleagă în timpul procesului de aprovizionare pentru a rămâne competitivi pe piață și pentru a obține succesul pe termen lung.

Atunci când căutați noi produse sau materiale de care să obțineți, luați în considerare ce influențează cel mai mult decizia de cumpărare a consumatorului. Vedem că consumatorii întorc spatele produselor și mărcilor pe care le folosesc de ani de zile dacă nu se mai aliniază cu valorile și așteptările lor.

Diversitatea furnizorilor, valoarea pe termen lung, sustenabilitatea și comoditatea continuă să joace un rol important atunci când vine vorba de cumpărarea de articole de zi cu zi. În condițiile în care inflația este încă în creștere, alternativele prietenoase cu bugetul, adesea de la mărcile private ale retailerilor, câștigă, de asemenea, amprentă.

Cum ajută aprovizionarea comercianților cu amănuntul și companiilor

Pe lângă faptul că le pot oferi consumatorilor produsele de calitate pe care le-au căutat, există mai multe moduri prin care aprovizionarea ajută comercianții cu amănuntul și companiile să stimuleze vânzările. Această secțiune va acoperi cât de eficientă aprovizionarea poate duce la economii de costuri pe termen lung, lanțuri de aprovizionare mai puternice, o mai bună înțelegere a pieței și multe altele.

Economii de costuri pe termen lung

Când alegeți următorul furnizor sau distribuitor în timpul procesului de aprovizionare, priviți dincolo de prețul primei comenzi și puneți-vă următoarele întrebări.

• Sunt dispuși să negocieze prețurile și taxele de transport cu tine?
• Oferă reduceri la comenzile în vrac?
• Prețurile lor sunt conforme cu cele ale concurenților?

Doriți să vă asigurați că obțineți cel mai bun preț de pe piață, astfel încât să puteți oferi, la rândul său, un preț competitiv clienților de turism.

Materii prime de mai bună calitate

Aprovizionarea cu materialele potrivite poate avea un impact semnificativ asupra calității produsului final. De exemplu, materialele de calitate scăzută pot fi mai ieftine, dar produsul probabil nu va îndeplini așteptările clienților.

Pe de altă parte, este probabil ca produsul să aibă o durată de viață mai lungă atunci când sunt obținute materiale de înaltă calitate, rezultând clienți mai fericiți și vânzări repetate. Chiar dacă implică o cheltuială suplimentară, solicitați furnizorului dvs. un eșantion de produs final pentru a vă asigura că respectă standardul de calitate pe care îl caută clienții dvs.

Management mai puternic al riscului lanțului de aprovizionare

Pentru a evita întârzierile, comenzile anulate și supărarea clienților, dezvoltarea unui lanț de aprovizionare puternic în timpul procesului de aprovizionare poate ajuta la identificarea riscurilor potențiale și a soluțiilor acestora înainte ca acestea să apară. O modalitate de a face acest lucru este construirea de relații cu mai mulți furnizori sau distribuitori, reducând dependența de o singură sursă în cazul în care apar întreruperi. Încercați să diversificați de unde provin aceste materiale în cazul în care întârzierile sunt cauzate de problemele meteorologice sau de transport.

Creșterea durabilității lanțului de aprovizionare

Consumatorii caută mai adânc în amprentele lăsate de produsele pe care le cumpără, până la capătul lanțului de aprovizionare. Sunt chiar dispuși să plătească mai mult pentru mărcile care se concentrează pe probleme de mediu, sociale și de guvernanță.

Certificarile de la terți adaugă și mai multă valoare și încredere produselor dvs. Atunci când verificați furnizorii, aflați care dintre ei se angajează să respecte practicile durabile și sunt transparenți cu privire la locul în care își aprovizionează materialele și ingredientele.

Acest lucru va ajuta la reducerea impactului asupra mediului al lanțului dvs. de aprovizionare și vă va face marca mai competitivă în ochii retailerilor.

O mai bună înțelegere a pieței

Cunoașterea dedesubturilor pieței cu amănuntul poate necesita ani de practică și experiență, dar companiile cu o înțelegere profundă a acesteia au un avantaj semnificativ față de concurenții lor. Colaborând cu furnizori, distribuitori, producători și furnizori de servicii consacrați, obțineți acces la cunoștințele și expertiza lor în industrie.

În plus, faptul că nu trebuie să vă faceți griji în mod constant cu privire la menținerea unei aprovizionări constante de materiale și la posibilele întreruperi de producție vă permite să vă extindeți afacerea în alte moduri.

Putere de negociere crescută

Companiile care își pot aproviziona în mod eficient produsele pentru a ține pasul cu piața actuală în creștere rapidă pot negocia de obicei condiții mai bune cu furnizorii, inclusiv prețuri mai mici, livrare mai rapidă și condiții de plată mai favorabile.

Această putere de negociere crescută poate duce la profituri suplimentare, deoarece afacerea poate controla mai bine costurile și își poate îmbunătăți profitul.

6 pași pentru o aprovizionare eficientă

Iată 6 pași de urmat pentru a selecta cel mai bun furnizor pentru nevoile dvs. și pentru a obține ingrediente, materiale sau produse în mod eficient.

1. Colectarea datelor și analiza cheltuielilor

Luați în considerare efectuarea unor cercetări interne înainte de a începe procesul de aprovizionare, efectuând o analiză a cheltuielilor. O analiză a cheltuielilor este procesul de colectare, analiză și revizuire a datelor despre obiceiurile și modelele de cheltuieli ale companiei dvs. prin revizuirea înregistrărilor financiare, facturilor și a datelor din sistemele de achiziții deja instalate.

Alocarea timpului pentru a analiza înregistrările anterioare vă ajută să identificați pe ce ați cheltuit cei mai mulți bani și unde puteți reduce costurile inutile în următorul parteneriat cu furnizorii.

2. Clasificarea furnizorilor

Grupați furnizorii în categorii pe baza diferitelor criterii, cum ar fi produsele sau serviciile pe care le vând, dimensiunea afacerii lor, unde sunt localizați și cât de importanți sunt pentru afacerea dvs. Acest lucru vă va oferi o mai bună înțelegere a ceea ce oferă furnizorii dvs. și când este cel mai logic să vă bazați pe ei.

Este posibil să găsiți conexiuni între doi furnizori către care ați externalizat și să vă dați seama că veți economisi bani și veți simplifica procesul de achiziție dacă un singur furnizor se poate ocupa de mai multe părți ale operațiunii dumneavoastră. Acest al doilea furnizor poate fi mai bun ca rezervă în cazul în care aveți nevoie de o sursă alternativă de provizii.

3. Cercetare de piata

După ce ați efectuat o analiză detaliată a cheltuielilor și ați identificat ce furnizori aduc cea mai mare valoare afacerii dvs., este timpul să efectuați o cercetare de piață. Cercetarea de piață este procesul de colectare și analiză a datelor despre piață, inclusiv obiceiurile consumatorilor, concurenții și tendințele actuale ale industriei.

Puteți utiliza aceste informații pentru a înțelege rolul dvs. actual pe piață, pentru a identifica riscurile și oportunitățile de creștere și pentru a lua decizii informate cu privire la strategiile viitoare de marketing și vânzări. Cercetarea de piață poate fi efectuată prin sondaje, focus grupuri și cercetări online.

4. Stabilirea obiectivelor și KPI

Definirea obiectivelor specifice și a KPI-urilor (indicatori cheie de performanță), cum ar fi reducerea costurilor și îmbunătățirea calității produselor sau serviciilor pentru următoarea inițiativă de aprovizionare, poate ghida și evalua modul în care decurge proiectul și dacă relația dvs. cu un furnizor funcționează așa cum ați sperat.

Aliniați aceste obiective și KPI-uri cu cele deja stabilite de afacerea dvs. pentru a facilita urmărirea succesului proceselor de aprovizionare și achiziție.

5. Solicitare de oferte și recenzii

O practică comună în achiziții, solicitarea de oferte este procesul de invitare a furnizorilor să trimită propuneri pentru oportunitatea de aprovizionare. Furnizorilor luați în considerare, de obicei, li se oferă o cerere de ofertă (RFP), cerere de ofertă (RFQ) sau cerere de ofertă (RFT) pentru a finaliza, care prezintă cerințele proiectului discutat.

Acceptarea ofertelor competitive de la numeroși furnizori vă permite să alegeți cea mai bună valoare pentru afacerea dvs. după ce le evaluați prețurile, calitatea, referințele și experiența în industrie.

6. Negociere și contract

După ce ați examinat toate propunerile furnizorilor și ați ales cu care doriți să mergeți mai departe, este timpul să negociați detaliile finale care vor fi incluse în contractele dvs., cum ar fi structura prețurilor, calitatea, termenii și condițiile, livrarea, și altele.

După ce ați ajuns la o înțelegere cu un furnizor care vă îndeplinește ambele nevoi, este timpul să redactați un contract! Contractul ar trebui să abordeze toți termenii și condițiile incluse în acord, împreună cu valorile de performanță și termenele pentru a se asigura că ambele părți rămân satisfăcute și pe drumul cel bun pe toată durata parteneriatului.

Începeți cu RangeMe

Acum că înțelegeți ce sunt aprovizionarea și achizițiile și beneficiile pe care acestea le oferă afacerii dvs., este timpul să începeți. Există o varietate de locuri pentru a începe partea de cercetare a procesului de aprovizionare, inclusiv expoziții comerciale, rețele sociale și platforme de descoperire precum RangeMe.

După ce ați configurat procesul de îndeplinire a lanțului dvs. de aprovizionare cu ShipBob, configurați un profil pe RangeMe pentru a începe să fiți descoperit de cumpărători cu amănuntul din întreaga lume. Cumpărătorii folosesc RangeMe pentru a:

• Descoperiți mărci și produse
• Solicitați mostre de produse
• Furnizori de mesaje
• Și multe altele!

Începeți cu ShipBob

Dacă sunteți gata să externalizați operațiunile către ShipBob, solicitați o ofertă pentru a vă conecta cu echipa noastră și a începe.