Was ist Beschaffung? Definition, Strategie und Unterschied zwischen Beschaffung und Beschaffung

Suchen Sie nach neuen Inhaltsstoffen, Materialien oder Produkten für Ihr Unternehmen? Woher Sie diese beziehen oder wie Sie sie beziehen, kann eine große Entscheidung sein.

Die Beschaffung kann überwältigend erscheinen, wenn Sie als Marken- oder Einzelhandelseinkäufer nicht ganz sicher sind, was Sie tun, aber sie kann die Qualität, Kosten und Verfügbarkeit Ihrer Produkte erheblich beeinträchtigen.

Wir führen Sie durch den Beschaffungsprozess, damit Sie Ihren nächsten Lieferanten oder Vertriebspartner ganz einfach entdecken, prüfen und auswählen können.

Was ist strategische Beschaffung?

Bevor Sie in den Beschaffungsprozess einsteigen, ist es wichtig, eine Strategie zu haben. Der beste Weg, dies zu tun, ist durch strategisches Sourcing. Strategische Beschaffung ist eine einzigartige Einkaufsmethode, die Ihre Beschaffungsstrategie an Ihren Geschäftszielen ausrichtet.

Anstatt eine Kaufentscheidung aufgrund der Anschaffungskosten zu treffen, ermöglicht Ihnen die strategische Produktbeschaffung, Ihren Beschaffungsprozess zu verfeinern, indem Sie fortlaufende Marktanalysen durchführen und starke Beziehungen zu Lieferanten aufbauen.

Strategische Beschaffung wird oft als erster Schritt beim Aufbau einer erfolgreichen Lieferkette angesehen. Wenn Sie mit einer Strategie und vorab festgelegten Zielen in den Beschaffungsprozess gehen, wird es einfacher, genau das zu finden, wonach Sie suchen.

Berücksichtigen Sie außerdem die verschiedenen Arten der Beschaffung, die in die Lieferkette fallen, und wie sie sich auf Ihre Geschäftsziele beziehen. Drei der gängigsten Beschaffungsarten sind:

• Outsourcing : Bezahlen eines Drittanbieters wie ShipBob, um Ihr Unternehmen mit den von Ihnen benötigten Waren oder Dienstleistungen zu beliefern. Der Hauptvorteil des Outsourcings eines Teils oder der gesamten Lieferkette sind die Kenntnisse und Fähigkeiten, auf die Sie Zugriff erhalten.
• Insourcing : Interne Mitarbeiter bleiben für die Ausführung der Aufgaben verantwortlich, die erforderlich sind, um die Lieferkette am Laufen zu halten.
• Near-Sourcing : Anordnen einiger Betriebe in der Nähe des Verkaufsorts der Produkte, um Zeit und Geld zu sparen, die normalerweise während des Transportprozesses anfallen.

Was ist Beschaffung?

Sobald Sie eine Strategie haben und einige Zeit damit verbracht haben, Produkte zu recherchieren, ist es an der Zeit, die Waren und Dienstleistungen zu erwerben, die Ihr Unternehmen überprüft hat. Dieser Vorgang wird als Beschaffung bezeichnet. Die Beschaffung umfasst alles von der Auftragserteilung über die Sendungsverfolgung bis hin zur Prüfung der Lieferungen.

Was ist der Unterschied zwischen Beschaffung und Sourcing?

Wenn Sie immer noch verwirrt sind über den Unterschied zwischen Beschaffung und Sourcing, ist das in Ordnung! Sie arbeiten innerhalb der Lieferkette so eng zusammen, dass oft schwer zu erkennen ist, wo das eine anfängt und das andere aufhört. Dieses Diagramm von Kissflow zeigt die wichtigsten Unterschiede zwischen Sourcing und Beschaffung:

Im Wesentlichen bereitet die Beschaffung die Beschaffung auf Erfolg vor, indem sie Nachforschungen anstellt, Lieferanten überprüft, Verträge aushandelt und sogar die wesentlichen Details wie Mindestbestellmengen und Verpackungsstandards herausfindet.

Von dort aus hält die Beschaffung die Lieferkette auf der Grundlage der während des Beschaffungsprozesses geschaffenen Grundlage effizient am Laufen, ähnlich wie ein Zugbegleiter, der Passagiere nach einem vorab festgelegten Zeitplan befördert.

Warum ist die Beschaffung wichtig?

Sourcing ist wichtig, weil es Einzelhändlern und Marken die Möglichkeit bietet, ihren Kunden zuverlässig das zu liefern, wonach sie gesucht haben: Qualitätsprodukte zu einem erschwinglichen Preis.

Heutzutage gibt es unzählige Produkte, Materialien und Distributoren, aus denen Marken und Einzelhändler während des Beschaffungsprozesses auswählen können, um auf dem Markt wettbewerbsfähig zu bleiben und langfristigen Erfolg zu erzielen.

Berücksichtigen Sie bei der Suche nach neuen Produkten oder Materialien, was die Kaufentscheidung eines Verbrauchers am meisten beeinflusst. Wir sehen, dass Verbraucher Produkten und Marken, die sie seit Jahren verwenden, den Rücken kehren, wenn sie nicht mehr mit ihren Werten und Erwartungen übereinstimmen.

Anbietervielfalt, Werthaltigkeit, Nachhaltigkeit und Convenience spielen nach wie vor eine große Rolle, wenn es um den Einkauf von Artikeln des täglichen Bedarfs geht. Angesichts der weiter steigenden Inflation gewinnen auch budgetfreundliche Alternativen, oft von Eigenmarken des Einzelhandels, an Bedeutung.

Wie Sourcing Einzelhändlern und Unternehmen hilft

Neben der Möglichkeit, den Verbrauchern die Qualitätsprodukte anzubieten, nach denen sie gesucht haben, gibt es mehrere Möglichkeiten, wie die Beschaffung Einzelhändlern und Unternehmen hilft, den Umsatz zu steigern. In diesem Abschnitt wird behandelt, wie eine effektive Beschaffung zu langfristigen Kosteneinsparungen, stärkeren Lieferketten, einem besseren Verständnis des Marktes und mehr führen kann.

Langfristige Kosteneinsparungen

Schauen Sie bei der Auswahl Ihres nächsten Lieferanten oder Händlers während des Beschaffungsprozesses über den Preis Ihrer ersten Bestellung hinaus und stellen Sie sich die folgenden Fragen.

• Sind sie bereit, Preise und Versandkosten mit Ihnen auszuhandeln?
• Bieten sie Rabatte für Großbestellungen an?
• Stimmt ihre Preisgestaltung mit der ihrer Konkurrenten überein?

Sie möchten sicherstellen, dass Sie den besten Preis auf dem Markt erhalten, damit Sie im Gegenzug Tourkunden einen wettbewerbsfähigen Preis anbieten können.

Rohstoffe von besserer Qualität

Die Beschaffung der richtigen Materialien kann die Qualität Ihres Endprodukts erheblich beeinflussen. Zum Beispiel können minderwertige Materialien billiger sein, aber das Produkt wird wahrscheinlich die Kundenerwartungen nicht erfüllen.

Andererseits hat das Produkt wahrscheinlich eine längere Lebensdauer, wenn hochwertige Materialien bezogen werden, was zu zufriedeneren Kunden und Wiederholungskäufen führt. Auch wenn es mit zusätzlichen Kosten verbunden ist, bitten Sie Ihren Lieferanten um ein endgültiges Produktmuster, um sicherzustellen, dass es dem Qualitätsstandard entspricht, den Ihre Kunden suchen.

Stärkeres Risikomanagement in der Lieferkette

Um Verzögerungen, stornierte Bestellungen und verärgerte Kunden zu vermeiden, kann die Entwicklung einer starken Lieferkette während des Beschaffungsprozesses dazu beitragen, potenzielle Risiken und ihre Lösungen zu erkennen, bevor sie eintreten. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, Beziehungen zu mehreren Lieferanten oder Distributoren aufzubauen und so Ihre Abhängigkeit von einer einzigen Quelle zu verringern, falls Störungen auftreten sollten. Versuchen Sie zu diversifizieren, woher diese Materialien kommen, falls Verzögerungen durch Wetter- oder Versandprobleme verursacht werden.

Erhöhte Nachhaltigkeit der Lieferkette

Die Verbraucher schauen sich die Fußspuren der von ihnen gekauften Produkte entlang der gesamten Lieferkette genauer an. Sie sind sogar bereit, mehr für Marken zu bezahlen, die sich auf Umwelt-, Sozial- und Governance-Themen konzentrieren.

Zertifizierungen von Drittanbietern verleihen Ihren Produkten noch mehr Wert und Vertrauenswürdigkeit. Finden Sie bei der Überprüfung von Lieferanten heraus, welche sich zu nachhaltigen Praktiken verpflichten und transparent machen, woher sie ihre Materialien und Zutaten beziehen.

Dies trägt dazu bei, die Umweltauswirkungen Ihrer Lieferkette zu verringern und Ihre Marke in den Augen der Einzelhändler wettbewerbsfähiger zu machen.

Besseres Marktverständnis

Um die Besonderheiten des Einzelhandelsmarktes zu kennen, kann jahrelange Übung und Erfahrung erforderlich sein, aber Unternehmen mit einem tiefen Verständnis davon haben einen erheblichen Vorteil gegenüber ihren Konkurrenten. Durch die Zusammenarbeit mit etablierten Lieferanten, Distributoren, Herstellern und Dienstleistern erhalten Sie Zugang zu deren Wissen und Know-how in der Branche.

Darüber hinaus können Sie Ihr Unternehmen auf andere Weise skalieren, da Sie sich nicht ständig um die Aufrechterhaltung einer konstanten Materialversorgung und potenzielle Produktionsunterbrechungen kümmern müssen.

Erhöhte Verhandlungsmacht

Unternehmen, die ihre Produkte effektiv beschaffen können, um mit dem schnell wachsenden Markt von heute Schritt zu halten, können in der Regel bessere Bedingungen mit Lieferanten aushandeln, darunter niedrigere Preise, schnellere Lieferung und günstigere Zahlungsbedingungen.

Diese erhöhte Verhandlungsmacht kann zu zusätzlichen Gewinnen führen, da das Unternehmen die Kosten besser kontrollieren und sein Endergebnis verbessern kann.

6 Schritte zur effizienten Beschaffung

Hier sind 6 Schritte, um den besten Lieferanten für Ihre Bedürfnisse auszuwählen und Zutaten, Materialien oder Produkte effizient zu beschaffen.

1. Datenerfassung und Ausgabenanalyse

Erwägen Sie, einige interne Grabungen durchzuführen, bevor Sie den Beschaffungsprozess starten, indem Sie eine Ausgabenanalyse durchführen. Eine Ausgabenanalyse ist der Prozess des Sammelns, Analysierens und Überprüfens von Daten über die Ausgabengewohnheiten und -muster Ihres Unternehmens, indem Finanzunterlagen, Rechnungen und Daten aus bereits eingerichteten Beschaffungssystemen überprüft werden.

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, sich die Aufzeichnungen der Vergangenheit anzusehen, können Sie erkennen, wofür Sie das meiste Geld ausgegeben haben und wo Sie bei Ihrer nächsten Lieferantenpartnerschaft unnötige Kosten einsparen können.

2. Anbieterkategorisierung

Gruppieren Sie Lieferanten anhand verschiedener Kriterien in Kategorien, z. B. die Produkte oder Dienstleistungen, die sie verkaufen, die Größe ihres Unternehmens, ihren Standort und ihre Bedeutung für Ihr Unternehmen. Dadurch erhalten Sie ein besseres Verständnis dafür, was Ihre Lieferanten anbieten und wann es am sinnvollsten ist, sich auf sie zu verlassen.

Möglicherweise finden Sie Verbindungen zwischen zwei Lieferanten, an die Sie ausgelagert haben, und stellen fest, dass Sie Geld sparen und den Beschaffungsprozess rationalisieren, wenn ein einziger Lieferant mehrere Teile Ihres Betriebs übernehmen kann. Dieser zweite Lieferant ist möglicherweise besser als Backup geeignet, falls Sie eine alternative Bezugsquelle benötigen.

3. Marktforschung

Nachdem Sie eine detaillierte Ausgabenanalyse durchgeführt und festgestellt haben, welche Lieferanten den größten Wert für Ihr Unternehmen bringen, ist es an der Zeit, Marktforschung zu betreiben. Marktforschung ist der Prozess des Sammelns und Analysierens von Daten über den Markt, einschließlich Verbrauchergewohnheiten, Wettbewerber und aktuelle Branchentrends.

Sie können diese Informationen verwenden, um Ihre aktuelle Rolle auf dem Markt zu verstehen, Risiken und Wachstumschancen zu erkennen und fundierte Entscheidungen über zukünftige Marketing- und Vertriebsstrategien zu treffen. Marktforschung kann durch Umfragen, Fokusgruppen und Online-Recherchen durchgeführt werden.

4. Ziel- und KPI-Erstellung

Das Definieren spezifischer Ziele und KPIs (Key Performance Indicators) wie Kostensenkung und Verbesserung der Produkt- oder Servicequalität für Ihre nächste Beschaffungsinitiative kann den Verlauf des Projekts steuern und bewerten und ob Ihre Beziehung zu einem Lieferanten so funktioniert, wie Sie es sich erhofft haben.

Richten Sie diese Ziele und KPIs an denen aus, die Ihr Unternehmen bereits festgelegt hat, um den Erfolg Ihrer Beschaffungs- und Beschaffungsprozesse leichter verfolgen zu können.

5. Angebotseinholung und Bewertungen

Eine gängige Praxis in der Beschaffung ist die Angebotseinholung, bei der Lieferanten aufgefordert werden, Angebote für Ihre Beschaffungsmöglichkeit einzureichen. In Frage kommende Lieferanten erhalten in der Regel eine Angebotsanfrage (RFP), Angebotsanfrage (RFQ) oder Ausschreibung (RFT) zum Ausfüllen, die die Anforderungen des besprochenen Projekts umreißt.

Durch die Annahme wettbewerbsfähiger Angebote zahlreicher Anbieter können Sie den besten Wert für Ihr Unternehmen auswählen, nachdem Sie deren Preise, Qualität, Referenzen und Branchenerfahrung bewertet haben.

6. Verhandlung & Vertrag

Nachdem Sie alle Lieferantenvorschläge geprüft und ausgewählt haben, mit welchem ​​Sie fortfahren möchten, ist es an der Zeit, die letzten Details auszuhandeln, die in Ihren Verträgen enthalten sein werden, wie Preisstruktur, Qualität, Geschäftsbedingungen, Lieferung, und mehr.

Nachdem Sie sich mit einem Lieferanten geeinigt haben, der Ihre beiden Anforderungen erfüllt, ist es an der Zeit, einen Vertrag zu erstellen! Der Vertrag sollte alle in der Transaktion enthaltenen Geschäftsbedingungen sowie Leistungsmetriken und Fristen enthalten, um sicherzustellen, dass beide Parteien während der gesamten Dauer der Partnerschaft zufrieden und auf Kurs bleiben.

Erste Schritte mit RangeMe

Nachdem Sie nun verstanden haben, was Sourcing und Beschaffung sind und welche Vorteile sie Ihrem Unternehmen bieten, ist es an der Zeit, loszulegen. Es gibt eine Vielzahl von Orten, an denen Sie mit dem Rechercheteil des Beschaffungsprozesses beginnen können, darunter Messen, soziale Medien und Entdeckungsplattformen wie RangeMe.

Sobald Sie den Erfüllungsprozess Ihrer Lieferkette mit ShipBob eingerichtet haben, richten Sie ein Profil auf RangeMe ein, um von Einzelhandelskäufern aus der ganzen Welt entdeckt zu werden. Käufer verwenden RangeMe, um:

• Entdecken Sie Marken und Produkte
• Produktmuster anfordern
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• Und so viel mehr!

Erste Schritte mit ShipBob

Wenn Sie bereit sind, die Erfüllung an ShipBob auszulagern, fordern Sie ein Angebot an, um sich mit unserem Team in Verbindung zu setzen und loszulegen.