Cara yang lebih baik untuk menjadwalkan sesi les dalam skala besar

Di masa lalu, mendapatkan gelar secara online atau menerima sertifikat dari program online tidak dianggap sah seperti kelas tatap muka. Namun selama beberapa tahun terakhir, peralihan ke pembelajaran jarak jauh telah menjadi kebiasaan baru kita. Dari aplikasi penjadwalan sederhana seperti Appointlet hingga kelas berat industri seperti Tutorbird dan TutorCruncher, ada sesuatu untuk setiap organisasi. Itu semua tergantung pada apa yang Anda butuhkan.

Siswa K12 adalah salah satu kelompok terbesar yang beralih ke pembelajaran online. Dan meskipun pembelajaran jarak jauh memiliki banyak manfaat, itu bisa menjadi tantangan bagi beberapa siswa untuk beradaptasi. Para ahli merekomendasikan sesi les jarak jauh untuk mengisi kekosongan dan menjaga anak-anak tetap pada tingkat kelas. Pelajar dewasa juga telah mengikuti les online, Tutorially, tutor bird.com, mytutoring, atau Zoom untuk meningkatkan keterampilan kerja mereka, mengubah karier, dan bahkan mempelajari hobi baru atau pekerjaan sampingan.

Siap untuk mulai memesan pelajaran les dan membuat catatan pelajaran dengan lebih efektif? Baca terus untuk mengetahui caranya.

Kerumitan memesan sesi les

Tutor solo tahu betapa stresnya menemukan waktu untuk bertemu dengan siswa yang mengakomodasi kedua jadwal tersebut. Ketika seorang siswa menghubungi tutor untuk pertama kalinya, tidak ada pihak yang tahu seperti apa jadwal yang lain, seberapa sering mereka dapat bertemu, atau bagaimana mereka akan menjadwalkan sesi di masa depan. Setelah pertemuan dan salam awal dan tutor mengumpulkan beberapa detail tentang kebutuhan siswa, kisah penjadwalan dimulai.

Percakapan biasanya berjalan seperti ini:

Tutor: “Bagaimana kalau Selasa ini jam 4:30?”

Siswa: “Hmm, saya biasanya bebas pada waktu itu tetapi tidak pada hari Selasa. Bagaimana dengan hari Kamis?”

Tutor: “Saya memiliki janji temu dengan siswa lain pada hari Kamis pukul 4:30. Apakah 3:30 bisa dilakukan?”

Siswa: “Sebenarnya, saya tidak menyelesaikan kelas pada hari Kamis sampai—”

Dan terus dan terus dan terus. Ini membuat frustasi dan menjengkelkan bagi pelajar dan tutor mereka, dan mereka bahkan belum sempat belajar!

Ini mungkin satu-satunya cara beberapa tutor tahu bagaimana menjadwalkan sesi belajar mereka. Orang lain mungkin memiliki sistem untuk mengatur ketersediaan mereka, tetapi melacak banyak jadwal siswa sangat sulit. Pada titik tertentu, mungkin mustahil bagi tutor solo atau pusat bimbingan belajar dengan penjadwal "jadul" untuk melacak tanpa sistem penjadwalan yang diperbarui yang dibuat untuk tutor dan kebutuhan mereka.

Bagi siswa, situasinya bahkan lebih rumit.

Pada saat seseorang dalam perjalanan belajar mereka mulai mempertimbangkan untuk pergi ke tutor untuk mendapatkan bantuan dalam mata pelajaran tertentu atau keterampilan tertentu, mereka kemungkinan telah berada di rollercoaster. Sangat frustasi untuk tertinggal di kelas atau kurang pemahaman yang memadai tentang topik utama. Beberapa pelajar daring mungkin merasa seperti berada di pulau sendiri, tanpa dukungan tatap muka klasik yang biasa dilakukan siswa.

Ketika penjadwalan menjadi masalah, siswa cenderung menjadi frustrasi, merasa tidak berdaya, dan mungkin merasa ingin menyerah pada jalan mereka menuju pembelajaran yang lebih tinggi sama sekali. Untuk alasan ini, semua siswa harus memiliki pengalaman penjadwalan tanpa gesekan. Semakin mudah bagi mereka untuk menjadwalkan pelajaran les, semakin sedikit mereka merasa terintimidasi oleh pengalaman belajar secara keseluruhan.

Berhenti bolak-balik dengan siswa untuk memilih waktu. Ini tidak efektif, menyebabkan gesekan, dan dapat membebani operasi Anda dalam retensi dan pendaftar baru. Selain itu, ada cara yang lebih baik.

Apa itu perangkat lunak manajemen tutor?

Organisasi bimbingan belajar dan tutor individu mempertahankan fleksibilitas tertentu untuk mengakomodasi kebutuhan siswa mereka. Dengan munculnya pembelajaran online, tutor dan pelajar memiliki lebih banyak pilihan untuk bertemu. Perangkat lunak les membantu organisasi mempertahankan fleksibilitas tanpa tekanan tambahan untuk mengoordinasikan sesi tatap muka, online, satu lawan satu, dan kelompok. Karena kelas dan sesi bimbingan sekarang dapat dilakukan secara langsung atau jarak jauh, sangat ideal untuk memiliki alat penjadwalan yang dapat mengakomodasi banyak lokasi.

Banyak tutor memulai secara mandiri sebelum akhirnya bekerja dengan tim atau organisasi bimbingan dan mungkin tidak melihat nilai perangkat lunak penjadwalan sebagai pemilik tunggal. Tetapi karena jumlah siswa dan tanggung jawab meningkat, begitu juga kompleksitas penjadwalan waktu dengan mereka.

Di sisi lain, organisasi yang lebih besar mungkin sudah menggunakan perangkat lunak manajemen tutor untuk mengawasi jadwal siswa mereka (sementara siswa itu sendiri dapat melihat semuanya melalui portal siswa). Tetapi teknologi usang yang digunakan di antara fitur penjadwalan masuk cenderung terlalu sederhana untuk kebutuhan tutor di dunia digital saat ini.

Perangkat lunak manajemen tutor merampingkan alur kerja penjadwalan dan mengurangi frustrasi di kedua sisi persamaan. Ini membantu pengguna mengelola sisi operasi bisnis bimbingan belajar untuk fokus membantu siswa mencapai tujuan mereka alih-alih mencoba mencari tahu kapan harus bertemu berikutnya.

Bagi perusahaan yang ingin meningkatkan bisnis bimbingan belajar mereka, perangkat lunak manajemen tutor sangat penting. Bergantung pada input manual dan komunikasi sinkron, menjadwalkan banyak siswa dengan tutor yang tepat lambat, membosankan, dan memakan waktu. Tetapi perangkat lunak bisnis penjadwalan yang dibuat untuk tutor dapat mengurangi kebisingan sehingga siswa dan tutor dapat berbagi jadwal, memberikan laporan kemajuan, dan mengatur waktu pelajaran dengan nyaman dan efisien.

Beberapa alat penjadwalan online tersedia yang memiliki fitur dan manfaat yang dapat membantu membawa organisasi bimbingan belajar besar ke tingkat berikutnya. Solusi seperti Tutorbird dan TutorCruncher populer karena alasan yang bagus. Mereka menawarkan sistem manajemen pembelajaran yang mengatur data siswa, pelajaran les, kurikulum, dan alat penjadwalan.

Fitur terbaik platform ini adalah bahwa mereka secara eksplisit dibangun dengan mempertimbangkan bisnis bimbingan belajar. TutorBird menyediakan toko serba ada dengan kemampuan yang dapat disesuaikan seperti pembuatan faktur, pembayaran online melalui alat seperti PayPal, dan manajemen pembelajaran tergantung pada kebutuhan organisasi Anda. TutorCruncher juga menawarkan fitur pemasaran dan manajemen pelanggan untuk membantu skala usaha kecil tutor yang baru muncul.

Namun, ada beberapa kelemahan pada alat penjadwalan bawaan mereka. Meskipun mereka menyediakan kemampuan penjadwalan dasar, mereka tidak memiliki komponen penting yang dibutuhkan banyak organisasi bimbingan untuk meningkatkan operasi mereka yang berkembang.

Misalnya, hanya ada dua cara agar klien dapat menjadwalkan sesi les menggunakan TutorCruncher: melalui situs web tutor atau dengan portal login siswa yang dilindungi kata sandi. Pada nilai nominal, ini tampaknya logis. Tetapi untuk meningkatkan bisnis bimbingan belajar yang sedang berkembang , gesekan ekstra seperti login nama pengguna/sandi dan membuat akun dapat membuat frustrasi dan menghalangi calon siswa untuk mendapatkan bantuan bimbingan yang mereka butuhkan.

Kelemahan lain dari alat manajemen tutor ini adalah fitur rumitnya terlalu membingungkan dan kurang efektif dalam desain UX. Misalnya, proses bagi siswa untuk menjadwalkan sesi mereka sangat rumit dengan TutorBird. Ini menempatkan sebagian besar tanggung jawab untuk penjadwalan pada tutor dan tidak terlalu efisien sejauh menyangkut manajemen waktu.

Selain itu, siswa tidak perlu mempelajari cara menggunakan perangkat lunak bisnis yang rumit untuk mendapatkan sedikit bantuan ekstra di kelas, baik secara online atau tatap muka.

Jika Anda mencari cara yang lebih sederhana untuk memesan waktu bersama siswa, fitur lanjutan yang masih mudah digunakan, integrasi yang tak terhitung jumlahnya, otomatisasi, dan konfigurasi pembayaran yang disinkronkan ke opsi umum seperti paypal atau kartu kredit, semuanya dengan nilai terbaik, kemudian tidak terlihat lagi.

Alat penjadwalan modern untuk tutor

Appointlet adalah jenis baru dari perangkat lunak manajemen tutor. Ini menggabungkan semua fitur canggih dan integrasi program perangkat lunak serupa menjadi solusi yang efisien, mudah digunakan, dan ramah siswa. Pengguna dapat dengan mudah menjadwalkan sesi bimbingan belajar, menerima pembayaran, dan melacak konversi. Karena lalu lintas organik adalah metrik utama untuk 76% organisasi , ini sangat penting untuk keberhasilan organisasi bimbingan belajar yang besar.

Selain itu, tutor juga dapat menggunakan konfigurasi halaman penjadwalan sederhana dari Appointlet. Buat dan bagikan tautan untuk memungkinkan siswa menjadwalkan janji temu mereka tanpa pemesanan ganda atau memilih waktu yang tidak tersedia. Tapi itu baru saja dimulai.

Appointlet menawarkan nilai lebih untuk organisasi bimbingan belajar daripada perangkat lunak manajemen tutor lainnya. Produk lain berharga minimal $15 per bulan per tutor untuk fitur yang kurang canggih daripada paket gratis selamanya dari Appointlet. Paket paling mahal dari Appointlet , yang mencakup semua fitur yang dibutuhkan organisasi bimbingan belajar untuk berhasil dan berkembang, hanya berharga $8 per bulan.

Tutor sekarang dapat menghilangkan koordinasi email bolak-balik untuk menemukan waktu untuk bertemu dengan fitur penjadwalan yang ramah pengguna dari Appointlet yang mencakup penjadwalan asinkron, tautan bimbingan pribadi, dan manajemen kelas grup.

Dimungkinkan juga untuk mengurangi ketidakhadiran siswa menggunakan Appointlet. Notifikasi email dan SMS seperti konfirmasi rapat dan pengingat dikirim secara otomatis dengan semua detail sesi les yang dibutuhkan orang tua dan siswa.

Pengguna bahkan dapat tetap terorganisir dengan lebih baik dengan log terperinci dari semua sesi bimbingan sebelumnya dan yang akan datang. Ketika bisnis bimbingan belajar mulai berkembang, akan sulit untuk mengelola kebutuhan siswa. Appointlet memungkinkan tutor untuk menyimpan catatan internal pada pelajaran dan kegiatan dengan log rinci dari semua sesi bimbingan masa lalu dan masa depan.

Bagian terbaiknya adalah Appointlet terintegrasi dengan lebih dari 2.000 aplikasi berbeda untuk bisnis kecil, termasuk Zapier, CRM, Stripe, kalender email, dll.

Tim Appointlet juga sedang mengembangkan versi ramah seluler, untuk digunakan bersama dengan ponsel apel atau Android Anda. Kemudian Anda dapat mengirim pengingat sms ke diri Anda sendiri atau ke siswa Anda juga.

Cara kerja penjadwalan tutor

Dengan Appointlet, penjadwalan tutor adalah proses yang mudah dengan semua yang Anda butuhkan untuk berhasil sebagai tutor privat tunggal atau organisasi tutor. Antarmuka minimalis menyoroti fitur-fitur penting seperti jenis kelas, ketersediaan, tanggal, waktu janji temu, dan integrasi spesifik Anda.

UX yang disederhanakan juga memungkinkan pengguna untuk bangun dan berjalan dalam waktu kurang dari dua menit. Yang harus Anda lakukan adalah masuk dengan akun Google atau Office 365 Anda (ini membuat integrasi email menjadi mudah, tetapi Anda dapat membuat nama pengguna dan kata sandi baru jika Anda mau), lalu ikuti petunjuk penyiapan yang sederhana dan jelas untuk memulai.

Fitur terpenting dari perangkat lunak manajemen tutor adalah penjadwalan. Fitur penjadwalan lanjutan yang mencakup opsi pembatalan dan penjadwalan ulang yang mudah, pengingat email, dan penjadwalan layanan mandiri untuk klien adalah inti dari perangkat lunak manajemen tutor Appointlet. Dan tidak seperti kompetisi, Appointlet membuatnya lebih mudah dari sebelumnya untuk menjadwalkan pelajaran les.

Langkah 1: Konfigurasikan hari dan waktu Anda tersedia untuk bertemu dengan siswa

Bimbingan belajar melibatkan banyak olok-olok penjadwalan, pembatalan, penjadwalan ulang, dan bahkan beberapa ketidakhadiran. Pengguna memasukkan hari dan waktu Anda tersedia untuk sesi les atau jenis pertemuan lainnya di wizard pengaturan awal.

Tapi jangan khawatir, itu tidak diatur dalam batu! Sangat mudah untuk mengubah ketersediaan Anda dari halaman penjadwalan.

Dasbor halaman penjadwalan menampilkan jenis rapat Anda. Di sinilah Anda dapat mengonfigurasi (dan mengonfigurasi ulang) hari dan waktu Anda tersedia untuk berbagai sesi les, termasuk kelas kelompok, tatap muka, dan les online.

Cukup klik pada tiga titik di sudut kanan bawah kartu jenis rapat dan pilih Edit. Kemudian, editor akan muncul di layar dengan beberapa opsi dengan ikon warna-warni yang terletak di sisi kiri. Pilih Ketersediaan, ditandai dengan ikon kalender hijau, lalu pilih hari dan waktu Anda tersedia.

Dengan integrasi kalender Google, mudah untuk memisahkan jadwal les dari jadwal pribadi, bahkan jika Anda menggunakan akun email yang sama.

Langkah 2: Salin tautan Appointlet Anda dan bagikan dengan siswa atau orang tua mereka

Sekarang setelah Anda mengonfigurasi ketersediaan les Anda, saatnya untuk membagikan tautan Appointlet Anda dengan siswa dan orang tua atau bahkan menyematkannya di situs web Anda!

Dari halaman penjadwalan, cukup klik tombol Bagikan di sudut kiri bawah kartu jenis rapat yang ingin Anda bagikan.

Dari sini, Anda dapat membagikan tautan halaman penjadwalan ke akun sosial Anda yang terhubung, termasuk Twitter, Facebook, dan LinkedIn. Anda juga dapat memilih Salin Tautan untuk menyalin tautan Appointlet Anda ke clipboard dan menempelkannya di email, pesan langsung, slack, atau di mana pun Anda berkomunikasi dengan klien.

Atau, Anda juga dapat memilih Sematkan di Situs Web untuk menambahkan widget penjadwalan Anda ke situs web tutor atau halaman arahan perusahaan yang ada.

Langkah 3: Saat sesi les baru dipesan, Anda mendapatkan notifikasi otomatis

Setiap kali seseorang memesan sesi les menggunakan tautan Appointlet Anda, Anda akan menerima pemberitahuan otomatis dengan detail tentang rapat yang akan datang. Anda juga dapat mengonfigurasi email pengingat dan pemberitahuan SMS untuk mengingatkan Anda dan siswa Anda tentang kelas yang akan datang untuk menghilangkan ketidakhadiran di masa mendatang.

Ini benar-benar sederhana. Appointlet adalah pengubah permainan bagi tutor dan mereka yang mencari bimbingan belajar karena lebih mudah dari sebelumnya untuk terhubung, membuat janji, dan mendapatkan buku. Semua tanpa canggung bolak-balik berusaha mencari waktu untuk bertemu.

Jangan mengambil kata-kata kami untuk itu

“Ketidakhadiran kami telah menurun drastis dengan email pengingat otomatis dari Appointlet.”

Charvi Goyal, Pendiri Tutorscope, bergabung dengan Appointlet untuk mengembangkan jaringan tutor mereka, meningkatkan pemesanan, dan menjangkau lebih banyak siswa. Mereka berkata:

“Akomodasi untuk ketersediaan siswa, ketersediaan tutor, zona waktu, dan berbagai mata pelajaran adalah tugas yang menakutkan, tetapi Appointlet membuatnya mudah bagi kami. Dengan sistem yang mudah digunakan yang bahkan dapat digunakan oleh siswa sekolah dasar kami untuk memesan sesi, Appointlet memungkinkan kami untuk memprioritaskan skalabilitas dan fleksibilitas dalam layanan kami. Perangkat lunak ini menangani penjadwalan kami sehingga tutor dan siswa kami dapat berhenti menghabiskan waktu untuk mengirim email 2-3 kali untuk setiap sesi dan kembali ke hal yang paling penting: belajar bersama, tanpa gangguan.”

Dengan Appointlet, mereka melihat pertumbuhan yang cepat. TutorScope sekarang menghubungkan lebih dari 1.500 siswa dengan jaringan 60+ tutor untuk membantu siswa dari segala usia mencapai tujuan pendidikan mereka. Dan mereka memesan lebih dari 2.100 sesi bimbingan hanya dalam tahun pertama.

Siap untuk meningkatkan bisnis bimbingan belajar Anda?

Appointlet memudahkan untuk mengelola pemesanan di semua tutor Anda saat Anda mengembangkan bisnis les Anda dari waktu ke waktu.

Saat pemesanan masuk, dasbor rapat Anda memudahkan untuk memfilter sesi yang telah dijadwalkan. Anda akan selalu memiliki visibilitas lengkap ke dalam jadwal les, peserta, waktu, dan catatan lain untuk mengelola pembelajaran siswa.

Gunakan tarik-turun di kanan atas dasbor rapat untuk memfilter hasil menurut tanggal. Kemudian Anda dapat mengurangi lebih lanjut hasil Anda dengan bilah pencarian. Cari berdasarkan nama tutor, nama siswa, tanggal, email, dan banyak lagi!

Aspek penting lain dari pertumbuhan untuk organisasi bimbingan belajar adalah mengurangi pembatalan dan mempertahankan siswa yang ada. Sangat mudah untuk lupa waktu dan melewatkan sesi les. Untuk membantu mengurangi ketidakhadiran, Appointlet mengirimkan email konfirmasi setiap kali siswa memesan sesi dengan Anda. Aktifkan pesan pengingat dan jadwalkan untuk keluar secara otomatis saat rapat mendekat. Juga dapat membantu untuk mengirim pesan pengingat yang disesuaikan menggunakan otomatisasi. Ini membuat detail di depan mereka dan telah terbukti meningkatkan kehadiran.

Menyatukan semuanya

Penjadwalan tutor tipikal adalah bolak-balik yang menjengkelkan yang tidak selalu memicu janji temu. Email, Excel, dan CRM tidak menawarkan kepada organisasi bimbingan alat penjadwalan yang mereka perlukan untuk berkembang.

Organisasi tutor modern yang menggunakan perangkat lunak penjadwalan tidak memiliki fitur utama khusus untuk bisnis bimbingan belajar, seperti alat penjadwalan lanjutan , banyak integrasi, dan otomatisasi. Penjadwalan tutor dengan aplikasi lain rumit dan dilengkapi dengan kurva pembelajaran yang curam bagi mereka yang baru menggunakan alat digital.

Tapi Appointlet bekerja secara berbeda. Daftar akun Appointlet gratis untuk mulai membagikan tautan penjadwalan tutor Anda dalam hitungan menit.