Merencanakan Piknik Perusahaan yang Sukses

Diterbitkan: 2021-08-25

Piknik perusahaan dapat meningkatkan moral, mendorong kolaborasi, dan menunjukkan penghargaan Anda kepada tim Anda. Tetapi acara kantor ini juga membutuhkan perencanaan dan koordinasi yang cermat untuk mencapai tujuan ini. Jika Anda tertarik dengan manfaat membangun tim tetapi tidak yakin harus mulai dari mana, bacalah panduan lengkap untuk merencanakan piknik perusahaan yang sempurna.

Apa itu Piknik Perusahaan?

Piknik perusahaan adalah acara di mana semua orang dari tempat kerja berkumpul untuk makan dan menikmati permainan dan aktivitas yang menyenangkan. Acara ini sering diselenggarakan di luar ruangan selama musim panas dan mungkin termasuk makanan piknik seperti sandwich dan hot dog. Beberapa memiliki tema seperti pesta pantai atau karnaval. Bisnis umumnya menyelenggarakan ini untuk mendorong tim yang lebih bahagia dan lebih kolaboratif dan untuk menunjukkan penghargaan atas kerja keras mereka sepanjang tahun.

Mengapa perusahaan mengadakan piknik?

Bisnis umumnya menyelenggarakan piknik perusahaan untuk tujuan membangun tim. Anda mungkin memiliki beberapa orang di kantor besar yang tidak pernah menghabiskan banyak waktu bersama. Jadi membuat mereka bertemu dan berpartisipasi dalam permainan dan aktivitas dapat mendorong lebih banyak kolaborasi antar departemen. Hal ini juga dipandang sebagai keuntungan oleh banyak karyawan yang dapat membuat mereka lebih bahagia dan lebih produktif di tempat kerja.

14 Hal yang Perlu Dipertimbangkan Saat Merencanakan Piknik Perusahaan

1. Tentukan Anggaran

Saat mengadakan piknik, Anda biasanya perlu membayar untuk lokasi, makanan, dan aktivitas. Biaya naik berdasarkan berapa banyak karyawan yang hadir. Jadi putuskan berapa banyak bisnis Anda dapat sisihkan sebelum Anda mulai berbelanja. Jika Anda melampaui anggaran, itu dapat memotong kegiatan bisnis penting lainnya.

Misalnya, sebuah perusahaan dengan anggaran $2.000 dapat memesan taman lokal seharga $200, kemudian membelanjakan sekitar $1.500 untuk katering dan $300 terakhir untuk meja kartu dan permainan luar ruangan seperti tapal kuda. Sebuah tim yang lebih kecil dengan anggaran sekitar $500 mungkin hanya mengadakan piknik di luar gedung kantor mereka untuk membatasi biaya dan membeli piring sandwich untuk makanan.

2. Pilih Tanggal yang Cocok

Piknik perusahaan umumnya diselenggarakan di luar ruangan. Jadi pertimbangkan cuaca saat memilih tanggal. Anda mungkin tidak dapat memprediksi semua hasil, tetapi hindari musim yang dingin atau hujan terus-menerus. Seringkali, awal dan akhir musim panas atau musim gugur sangat ideal.

Selain itu, jangan mengadakan acara perusahaan pada hari libur besar yang mungkin ingin dihabiskan karyawan bersama keluarga. Misalnya, jika tim Anda mendapat libur Memorial Day atau Labor Day, jangan menyelenggarakan piknik Anda pada tanggal tersebut. Mereka kemungkinan menantikan istirahat pada tanggal-tanggal itu.

3. Atur Waktu Piknik

Jika daftar tamu Anda hanya terdiri dari anggota staf, cobalah untuk menyelenggarakannya selama jam kerja. Membawa mereka jauh dari keluarga untuk acara kerja tambahan mungkin tampak kurang menyenangkan. Namun, jika Anda mengundang pasangan dan anak-anak mereka, pertimbangkan waktu mulai sore hari, seperti jam 4 sore, sehingga mereka yang sekolah dan pekerjaan lain masih bisa hadir. Anda mungkin juga hanya berbicara dengan karyawan Anda untuk melihat jam berapa yang mereka inginkan.

4. Pertimbangkan Mempekerjakan Perencana Acara

Anda tentu dapat merencanakan piknik sederhana sendiri. Tetapi jika Anda ingin acara tersebut menonjol atau Anda tidak memiliki waktu ekstra untuk menyatukan semuanya, perencana acara dapat membantu. Mereka akan berkoordinasi dengan vendor dan memastikan semuanya berjalan lancar berdasarkan tema, sasaran, dan anggaran Anda.

Jika Anda tidak yakin harus mulai dari mana, kamar dagang lokal Anda mungkin memiliki anggota yang merencanakan acara perusahaan. Jika Anda sudah menyelenggarakan perjamuan perusahaan atau penggalangan dana, perencana yang bekerja dengan Anda untuk acara tersebut juga dapat membantu piknik tim.

5. Dapatkan Daftar Tamu dengan Benar

Sebagian besar perusahaan mengundang semua karyawan ke piknik perusahaan. Tetapi Anda juga dapat mengizinkan mereka membawa tamu seperti orang penting dan/atau anak-anak. Pertimbangkan anggaran Anda dan ruang yang tersedia untuk melihat apakah menggandakan atau melipattigakan daftar tamu tampaknya layak. Karena kemungkinan besar Anda tidak akan memiliki jumlah karyawan yang sebenarnya sampai orang-orang melakukan RSVP, hindari membeli detail menit terakhir untuk acara tersebut sampai Anda memiliki biaya utama seperti makanan yang ditanggung. Selain itu, jika bisnis Anda perlu dikelola selama piknik perusahaan Anda, pertimbangkan untuk mengadakan beberapa acara sehingga anggota staf yang bekerja masih dapat menikmati makanan dan membangun tim.

6. Pilih Tema

Sebuah tema mungkin tampaknya tidak perlu untuk piknik perusahaan. Tapi itu bisa menginformasikan setiap keputusan perencanaan yang Anda buat dan membantu acara tampak kohesif. Jadi itu sebenarnya salah satu keputusan paling penting yang dapat Anda buat sejak dini. Tema dapat didasarkan pada lokasi, aktivitas, atau acara. Anda juga harus memutuskan apakah acara Anda ramah anak, karena hal itu dapat menginformasikan pilihan tema. Ini adalah beberapa ide piknik perusahaan yang bagus untuk dipertimbangkan.

Ide Piknik Perusahaan

Karibia: Tema Karibia untuk piknik perusahaan Anda mungkin termasuk dekorasi tropis dan makanan dari wilayah tersebut. Menu dapat mencakup udang dan daging berbumbu di atas nasi dan sayuran, dengan banyak buah dan minuman tropis. Ini mungkin cocok untuk tempat kerja yang santai dan piknik di pertengahan musim panas.

Oktoberfest: Piknik Oktoberfest berkisar seputar bir dan makanan yang terinspirasi dari Jerman. Ini mungkin yang terbaik untuk piknik hanya dengan tim Anda dan orang penting mereka.

Karnaval: Tema karnaval sangat cocok untuk piknik ramah anak. Anda dapat membuat makanan sederhana dengan corndog dan kue corong. Dan sebaliknya, berinvestasilah dalam permainan dan aktivitas yang menyenangkan seperti lempar cincin dan membuat balon binatang.

Mardi Gras: Mardi Gras adalah tema piknik yang lebih dewasa. Pilihlah makanan yang terinspirasi dari New Orleans seperti jambalaya dan beignet. Dan sertakan minuman dan musik dalam rencana Anda.

Pesta Pantai: Tema pantai bisa khusus dewasa atau ramah anak. Sangat cocok untuk Anda yang menginginkan suasana santai. Jaga agar makanan tetap sederhana dengan hot dog dan hamburger atau sandwich dan mainkan permainan seperti voli pantai.

Kasino: Kasino malam sempurna untuk acara malam hanya dengan karyawan Anda dan orang penting mereka. Hadirkan permainan kasino seperti slot dan blackjack bersama dengan makanan ringan dan minuman.

Luau: Luaus adalah acara bertema Hawaii yang sempurna untuk seluruh keluarga. Hidangan unik seperti babi panggang dan nanas dapat melengkapi menu. Anda bahkan bisa mendatangkan penghibur seperti penari hula untuk membuat acara yang tak terlupakan.

Barat: Tema barat mungkin meniru hoedown atau sedan barat lama. Mainkan elemen koboi jika anak-anak hadir. Aktivitas seperti line dancing mungkin cocok untuk gaya ini.

7. Pilih Tempat yang Sempurna

Tempat adalah salah satu elemen terpenting dari piknik perusahaan mana pun. Pilih lokasi yang mudah dijangkau dan dapat menampung semua tamu Anda. Pilihan Anda juga dapat bervariasi berdasarkan tema. Misalnya, pesta ramah anak harus berada di lokasi yang aman dan mudah diakses seperti taman dengan ayunan dan taman bermain.

  • Taman
  • Pusat komunitas
  • Bumi Perkemahan
  • Pantai
  • Lapangan olahraga
  • Kebun binatang
  • Pusat perjamuan luar ruangan
  • Tempat parkir kantor
  • Teras restoran
  • Atap bertingkat tinggi

8. Rancang Menu untuk Piknik Kantor Anda

Menu Anda mungkin juga bergantung pada tema dan anggaran Anda. Misalnya, acara bertema karnaval dapat mencakup permen kapas dan corndog, sedangkan pesta bertema Karibia mungkin lebih fokus pada udang dan makanan laut. Apa pun temanya, pastikan item menu sesuai dengan anggaran Anda dan mudah dibawa serta disajikan dalam skala besar.

Meskipun setiap acara berbeda, ada beberapa makanan piknik populer yang dapat digunakan di hampir setiap pesta. Misalnya, hot dog dan salad kentang cenderung mudah dibawa dan bahkan dimasak di tempat.

9. Pilih Aktivitas dan Permainan

Kegiatan menyediakan beberapa struktur untuk piknik perusahaan dan membuat semua orang berinteraksi satu sama lain. Permainan atau tantangan spesifik yang Anda pilih bergantung pada tujuan Anda dan siapa yang hadir. Misalnya, jika tujuan Anda adalah untuk mendorong lebih banyak kolaborasi, latihan membangun tim mungkin ideal. Namun jika Anda hanya ingin memberikan waktu yang menyenangkan bagi karyawan dan keluarganya, permainan outdoor sederhana mungkin sudah cukup.

  • Membangun tim
  • Balap karung
  • Selipkan n geser
  • Tarik tambang
  • Toss golf tantangan
  • sepatu kuda
  • Perburuan
  • Perlombaan telur di sendok
  • kontes seni
  • lib gila

10. Pilih Hiburan

Hiburan juga dapat memberi piknik Anda beberapa struktur dan menambahkan sedikit kesenangan. Pertimbangkan tema Anda dan jenis suasana yang ingin Anda berikan. Ini berbeda dari kegiatan karena orang mungkin tidak berpartisipasi di dalamnya dengan cara yang terorganisir.

Misalnya, jika Anda merencanakan acara bertema barat, hiburan rodeo mungkin ideal. Tetapi jika Anda ingin fokus pada latihan membangun tim, tetap sederhana dengan musik sehingga semua orang dapat berbaur setelah aktivitas selesai.

  • Pertunjukan band secara langsung
  • DJ
  • Pesulap
  • Hewan balon
  • Artis karikatur
  • Instruksi menari baris
  • Rodeo
  • penari hula
  • Naik kuda poni
  • Kebun binatang
  • memahat es
  • Bioskop luar ruangan

11. Tetapkan Beberapa Aturan Dasar

Memberi tahu karyawan Anda apa yang diharapkan sebelum acara dapat membantu semuanya berjalan lancar. Ini juga dapat membantu Anda mematuhi tata cara dan peraturan setempat di tempat tersebut. Berikut adalah beberapa hal yang perlu dipertimbangkan ketika menetapkan aturan dasar.

  • Siapa yang diundang? (anak-anak, pasangan, hewan peliharaan, dll.)
  • Apakah piknik akan memiliki alkohol?
  • Haruskah peserta membawa sesuatu?
  • Apakah orang-orang diharuskan untuk berpartisipasi dalam kegiatan?
  • Pukul berapa mereka harus tiba dan pergi?
  • Apakah venue memiliki aturan yang perlu dikomunikasikan? (aturan kebisingan, dll.)

12. Kirim Undangan

Setelah Anda mengetahui detail seperti tanggal dan lokasi, kirimkan undangan ke semua orang di daftar tamu Anda. Tentukan siapa yang diundang dan apa yang diharapkan dari setiap tamu. Kemudian mintalah RSVP agar Anda dapat merencanakan makanan dan aktivitas Anda.

Mengirim undangan kertas adalah tradisi. Tapi ini mungkin berbeda berdasarkan cara Anda berkomunikasi dengan tim Anda. Misalnya, Anda dapat mengirim undangan digital melalui email atau bahkan membuat acara Facebook jika Anda memiliki komunitas aktif dari anggota tim Anda di situs tersebut. Pastikan semua orang di tim Anda memiliki akses ke platform yang Anda pilih.

13. Tentukan Pengaturan Tempat Duduk

Beberapa piknik membiarkan meja terbuka sehingga semua orang dapat memilih tempat duduk. Namun, membuat pengaturan tempat duduk sebelumnya dapat membantu Anda mencapai tujuan Anda. Misalnya, jika Anda ingin lebih banyak orang dari departemen yang berbeda untuk bertemu, tempatkan orang-orang dari bagian kantor yang berbeda di meja yang sama. Namun, jika Anda ingin mendorong kolaborasi yang lebih erat dalam departemen, pertimbangkan tempat duduk berdasarkan jabatan masing-masing orang.

Kemudian di acara Anda, tandai dengan jelas di mana setiap orang seharusnya duduk. Gunakan bagan tempat duduk atau berikan token kecil atau hadiah dengan nama setiap orang dan nomor meja.

14. Nikmati Piknik Bisnis yang Sempurna!

Setelah Anda menangani tugas-tugas di atas, Anda seharusnya sudah siap untuk piknik perusahaan yang sukses. Saat menghadiri, jangan lupa untuk bersenang-senang dan berbaur dengan semua karyawan Anda dan bertemu keluarga mereka.

Apa yang harus saya bawa ke piknik perusahaan?

Item yang tepat untuk dibawa ke piknik perusahaan dapat bervariasi tergantung pada tema dan lokasi. Misalnya, piknik di pantai mungkin memerlukan handuk atau kursi pantai, sementara piknik dengan anak-anak mungkin memerlukan beberapa makanan ringan tambahan untuk berjaga-jaga. Berikut adalah beberapa item populer yang mungkin Anda bawa.

  • Tabir surya
  • Semprotan serangga
  • Pakaian dan sepatu yang nyaman
  • Air ekstra
  • Hidangan untuk dibagikan

Apakah piknik perusahaan itu penting?

Piknik perusahaan atau ide tamasya tim lainnya penting bagi bisnis apa pun yang ingin meningkatkan moral dan mendorong kolaborasi. Piknik memberikan suasana sederhana bagi semua orang untuk berkumpul dan bersosialisasi di luar kantor. Anda juga dapat merencanakan permainan dan aktivitas yang mendorong pembangunan tim dan membantu Anda mencapai tujuan perusahaan.

Apa yang bisa saya lakukan daripada piknik perusahaan?

Jika Anda tidak tertarik untuk merencanakan piknik perusahaan yang sebenarnya, ada acara lain yang dapat mencapai tujuan serupa. Ini mungkin ideal untuk tim kecil, mereka yang berada di iklim yang tidak terduga, atau tim yang tidak ingin merencanakan acara dari awal. Sebagai contoh:

  • Lakukan aktivitas membangun tim di kantor Anda selama jam kerja
  • Selenggarakan pesta pizza saat makan siang
  • Menghadiri acara olahraga bersama
  • Sewa arena bowling untuk malam hari
  • Selenggarakan perjamuan dalam ruangan yang mewah

Gambar: Depositphotos