Sistem Warisan Dalam Transformasi Digital: Risiko dan Tantangan

Apa Itu Sistem Warisan?

Sistem warisan dalam bisnis adalah sistem komputer, solusi perangkat lunak, atau teknologi serupa yang sudah ketinggalan zaman dan sulit dikelola. Sistem warisan, bagaimanapun, dapat menjadi penting untuk proses alur kerja dalam suatu organisasi. Sistem warisan juga dikenal sebagai platform warisan atau teknologi warisan.

Sistem lama dapat menjadi penghalang untuk operasi yang efisien, terutama jika kumpulan data dan informasi lainnya tidak digunakan sejauh yang dimungkinkan oleh sistem cloud modern.

Seringkali, sistem lama tidak dapat diintegrasikan dengan platform baru. Data mereka tetap terisolasi dan tidak kompatibel dengan sistem pemrosesan data lainnya. Inilah sebabnya mengapa sistem warisan adalah contoh dari sistem yang berbeda. Sebuah sistem yang berfungsi secara independen dari orang lain, mungkin tidak efektif atau produktif untuk perusahaan Anda.

Blog Terkait: Status Adopsi Analisis Data

UKM bergegas untuk menerapkan strategi digital setelah pandemi. Bukan kejutan besar bahwa pengeluaran dunia untuk DX diperkirakan mencapai $1,8 triliun pada tahun 2022.

Sayangnya, terlepas dari banyaknya investasi dari UKM, kesuksesan seringkali sulit dipahami—70% bisnis gagal melihat melalui rencana transformasi digital mereka untuk mencapai kesimpulan yang memuaskan.

Salah satu alasan mengapa transformasi menjadi sulit adalah peningkatan sistem warisan. Mereka bisa rumit, sulit diatur, dan menantang untuk diperbarui. Belum lagi penolakan dari pengguna akhir yang merasa nyaman dengan sistem lama dan enggan pindah ke platform lain.

Contoh umum dari sistem warisan meliputi:

• Sistem operasi
• ERP
• CRM
• Perangkat keras
• Infrastruktur jaringan

Hari ini, kita akan melihat mengapa pengambil keputusan menyingkirkan sistem warisan mereka, mengapa peningkatan sistem TI dalam suatu organisasi itu penting, dan hambatan apa yang dapat muncul dengan transformasi digital.

Masalah dengan Sistem Lawas

Pemeliharaan

Biaya pemeliharaan sistem warisan adalah salah satu masalah yang paling jelas. Pembaruan mungkin sporadis atau dihentikan. Sistem ini sering berisi data dalam jumlah besar, sehingga dapat menjadi pertimbangan yang menakutkan untuk bermigrasi ke platform baru.

Perangkat keras lama adalah masalah lain yang sulit untuk ditangani. Infrastruktur yang ketinggalan zaman dapat berjuang untuk memenuhi tuntutan solusi modern, menciptakan hambatan untuk proses dan kapasitas operasi Anda.

Staf yang menggunakan sistem warisan ini mungkin juga memiliki reservasi. Pekerja yang terbiasa dengan sistem warisan mungkin enggan untuk mengubah atau melihat nilai keseluruhan dalam mempelajari sistem baru. Sebaliknya, Anda mungkin mengalami masalah saat merekrut staf baru, karena tidak terbiasa dengan sistem lama.

Tentu saja, sistem baru juga memerlukan orientasi. Modernitas mereka berarti akan ada lebih banyak dukungan dari vendor untuk mempercepat semua orang. Jika organisasi Anda bergantung pada beberapa orang untuk merekrut rekrutan baru untuk sistem Anda, Anda dapat mengalami masalah jika karyawan tersebut pergi.

Integrasi

Mengintegrasikan sistem warisan dan solusi modern dapat menjadi masalah besar bagi UKM yang ingin meningkatkan proses kerja mereka.

Mereka yang merasa nyaman dengan, misalnya, ERP warisan mereka saat ini, mungkin ingin mempertahankan sistem mereka dan mengintegrasikannya dengan solusi yang lebih modern. Namun, banyak cloud modern dan solusi SaaS lainnya mungkin tidak kompatibel dengan sistem lama. Ini berarti bahwa untuk menggabungkan alat dan program baru, diperlukan kode khusus yang ekstensif untuk membuatnya berfungsi.

Ini adalah latihan yang memakan waktu dan mahal, terutama bagi UKM yang ingin memangkas biaya.

(96%) perusahaan menggunakan setidaknya satu layanan cloud untuk organisasi mereka. Oleh karena itu, masuk akal untuk mencari solusi yang memiliki API yang dapat dengan mudah diintegrasikan.

Hasil khas dari kurangnya integrasi ini adalah munculnya silo data, yaitu ketika departemen yang berbeda di seluruh perusahaan tidak dapat dengan bebas mengakses data yang mereka butuhkan.

Menggunakan ERP modern membantu menghilangkan silo data dan sistem lama. Ini juga memungkinkan bisnis untuk menggunakan data mereka dengan cara yang kreatif. Misalnya, menggunakan data rantai pasokan Anda untuk membuat keputusan yang lebih tepat.

Organisasi yang digerakkan oleh data memiliki kemungkinan 23 kali lebih besar untuk mendapatkan pelanggan, enam kali lebih mungkin untuk mempertahankan pelanggan, dan sebagai hasilnya 19 kali lebih mungkin untuk mendapatkan keuntungan.

Terkait: Memecah Silo Data: Menyatukan Data Bisnis Anda

Keamanan cyber

Sistem yang ketinggalan zaman adalah target utama bagi penjahat dunia maya. Aktor jahat mencari titik lemah dalam solusi untuk mendapatkan akses. Organisasi yang mengabaikan keamanan mereka mengekspos diri mereka untuk diserang.

Pengembang bekerja tanpa lelah untuk menutup celah ini dan mencegah penjahat dunia maya mengambil keuntungan. Namun dengan sistem warisan, mungkin tidak ada yang menjaganya tetap mutakhir, yang mengarah ke sistem yang secara praktis meminta untuk dilanggar.

Serangan siber sedang meningkat dan sangat merugikan bisnis, khususnya UKM. Rata-rata serangan ransomware menelan biaya bisnis $5 juta. Jika bertahan dengan sistem warisan dalam bisnis, pengambil keputusan harus ekstra hati-hati bahwa mereka telah mengambil tindakan yang tepat untuk memastikan mereka memiliki peluang terbaik melawan serangan.

Pindah ke cloud telah menjadi pilihan yang menarik bagi organisasi dalam beberapa tahun terakhir karena kemampuan keamanan cloud yang kuat—lebih kuat daripada kebanyakan sistem lokal.

Blog Terkait: Evolusi Solusi Keamanan Siber untuk Bisnis

Peluang bisnis

Salah satu konsekuensi terbesar dari terus menggunakan sistem warisan adalah ketidakmampuan untuk memodernisasi dan meningkatkan organisasi Anda. Berkembang untuk tetap kompetitif adalah tujuan utama dalam strategi transformasi digital. Namun sistem warisan dalam bisnis terkenal tidak fleksibel, hambatan bagi sebagian besar organisasi yang beroperasi di lingkungan digital saat ini.

Pelanggan mengharapkan organisasi menjadi digital, dan eksekutif melihat transformasi digital sebagai sarana untuk menjadi kompetitif. Dengan tidak berinvestasi dalam teknologi baru dan bertahan dengan sistem lama, Anda menghambat kemampuan Anda sendiri untuk bersaing dan memberikan landasan bagi pesaing Anda.

Dari Sistem Warisan ke Transformasi Digital

5 Alasan Untuk Memodernisasi Sistem Warisan dalam Bisnis

Berikut adalah lima keuntungan memodernisasi sistem Anda dan membuat lompatan ke cloud:

1. Keunggulan kompetitif: Memodernisasi sistem lama, baik itu ERP, CRM, atau pusat data Anda, dapat memberikan banyak keuntungan bagi bisnis Anda. Ini memungkinkan Anda untuk menjadi lebih mampu, gesit, dan memberi Anda keunggulan atas pesaing Anda.
2. Lebih banyak karyawan konten: Antarmuka pengguna telah berkembang secara signifikan dari waktu ke waktu, dan sebagian besar karyawan akan terbiasa dengan UI yang mereka kenal di ponsel atau laptop mereka di rumah. Memberi mereka UI modern di tempat kerja dapat meningkatkan kepuasan dan kinerja dibandingkan sistem gaya lama yang tidak ramah pengguna. 
3. Peluang untuk pertumbuhan: Memodernisasi sistem warisan Anda memberi Anda lebih banyak ruang untuk pertumbuhan di masa depan. Jika Anda berinvestasi dalam layanan cloud yang mapan seperti Microsoft Azure untuk bisnis Anda, Anda dapat yakin bahwa Anda tidak akan ketinggalan. Mengikuti perkembangan teknologi dan perangkat lunak terbaru memberi Anda keunggulan kompetitif. Ini juga menempatkan Anda pada posisi yang bagus untuk lebih memperluas layanan yang Anda tawarkan.
4. Manfaatkan data besar: Masalah utama yang ditimbulkan oleh sistem warisan yang coba diperbaiki oleh transformasi digital adalah silo yang muncul dari sistem yang berbeda dalam suatu organisasi. DX (Transformasi Digital) berupaya menghilangkan hambatan ini dan memungkinkan pengguna memanfaatkan sejumlah besar data (big data) yang dimiliki UKM untuk membantu mendukung keputusan bisnis Anda.
5. Keamanan dan kinerja: Peningkatan dari solusi lokal ke solusi cloud telah lama menjadi perhatian para pengambil keputusan, terutama karena risiko yang dirasakan dari menghosting data perusahaan di server cloud. Kemajuan dalam layanan cloud telah menghasilkan tingkat keamanan yang jauh lebih tinggi pada tahun 2019 dibandingkan tahun-tahun sebelumnya. Misalnya, pusat data Tingkat IV menawarkan lebih banyak keamanan daripada server di lokasi, artinya data Anda paling aman saat dihosting di cloud. 

Blog Terkait: 3 Contoh Big Data Analytics yang Dapat Membantu Bisnis Anda

Tantangan Meningkatkan Sistem Legacy

Waktu

Seperti halnya upaya transformasi digital, memodernisasi sistem warisan Anda akan membutuhkan waktu dan kesabaran. Para eksekutif mungkin tidak mengerti bahwa proses ini seringkali membutuhkan waktu bertahun-tahun untuk direalisasikan sepenuhnya.

Biaya

DX bisa menjadi latihan yang mahal dan penting untuk tidak terjebak dalam pola pikir mengukur kesuksesan dengan ROI langsung. Ingat tujuannya adalah untuk membawa organisasi Anda ke kecepatan untuk tetap kompetitif.

Ubah manajemen

Strategi DX untuk transisi harus sepenuhnya didukung dan dibayangkan oleh eksekutif kunci dan pengambil keputusan dalam organisasi. Itulah salah satu alasan kami di Impact menekankan untuk memastikan pergantian yang mulus dengan sistem manajemen perubahan yang komprehensif.

Praktik Terbaik untuk Meningkatkan Sistem Lama

Pilihlah dengan bijak

Sangat mudah bagi bisnis untuk jatuh ke dalam perangkap yang menginginkan transformasi TI warisan yang cepat untuk dimodernisasi. Kami menyarankan untuk tidak melakukan ini, tetapi untuk fokus pada aspek organisasi Anda yang dapat ditingkatkan untuk memberi Anda hasil maksimal.

Misalnya, memigrasi server email Anda ke solusi yang dihosting di cloud adalah strategi awal umum yang memberikan pengembalian cepat dan relatif tidak menyakitkan. Kemenangan kecil seperti ini dapat membantu memberikan kepercayaan diri sambil tetap melakukan tugas menghapus sistem warisan dalam bisnis.

Perkuat Proses Anda

Tidak ada solusi yang diperkenalkan untuk tujuan DX yang dapat melemahkan proses kerja. Jika Anda menemukan bahwa investasi Anda tidak kondusif untuk meningkatkan produktivitas atau efisiensi, maka itu bukan solusi yang tepat untuk Anda atau tidak diterapkan sebagaimana mestinya.

Pastikan Anda menargetkan proses yang membutuhkan transformasi, bukan digitalisasi demi itu.

Miliki Strategi untuk Mengimplementasikan Solusi Anda

Banyak bisnis, dalam keinginan mereka untuk memodernisasi, memberlakukan strategi untuk transformasi digital yang tidak sesuai dan tidak terkirim. Ini sering berarti menginstal terlalu banyak sistem, terlalu cepat, dan tanpa rencana untuk mengimplementasikannya secara menyeluruh.

Itulah salah satu alasan mengapa sejumlah rencana DX dianggap gagal—bukan karena idenya buruk, tetapi karena strategi yang mendukungnya buruk.

Inilah sebabnya mengapa begitu banyak UKM bermitra dengan MSP berpengalaman untuk membangun rencana transformasi digital mereka, karena organisasi ini memiliki pakar dengan pengalaman bertahun-tahun. Para ahli telah mengumpulkan banyak strategi DX yang sukses ratusan kali.

Berlangganan ke blog kami untuk menerima wawasan bulanan tentang teknologi bisnis dan tetap mengikuti perkembangan pemasaran, keamanan siber, serta berita dan tren teknologi lainnya.