Sistemas heredados en la transformación digital: riesgos y desafíos

¿Qué son los sistemas heredados?

Un sistema heredado en una empresa es un sistema informático, una solución de software o una tecnología similar que está desactualizada y es difícil de administrar. Sin embargo, los sistemas heredados pueden ser vitales para los procesos de flujo de trabajo dentro de una organización. Un sistema heredado también se conoce como plataforma heredada o tecnología heredada.

Los sistemas heredados pueden ser una barrera para las operaciones eficientes, especialmente si los conjuntos de datos y otra información no se utilizan en la medida en que lo permiten los sistemas de nube modernos.

A menudo, los sistemas heredados no se pueden integrar con nuevas plataformas. Sus datos permanecen aislados e incompatibles con otros sistemas de procesamiento de datos. Esta es la razón por la que un sistema heredado es un ejemplo de un sistema dispar. Un sistema que funciona independientemente de los demás, puede no ser tan efectivo o productivo para su empresa.

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Las pymes se apresuran a implementar estrategias digitales a raíz de la pandemia. No es una gran sorpresa que se pronostique que el gasto mundial en DX alcance los 1,8 billones de dólares en 2022.

Desafortunadamente, a pesar de la gran cantidad de inversión de las pymes, el éxito a menudo puede ser difícil de alcanzar: el 70 % de las empresas no logra llevar a cabo sus planes de transformación digital de manera satisfactoria.

Una de las razones por las que la transformación puede ser difícil es la actualización de los sistemas heredados. Pueden ser engorrosos, rebeldes y difíciles de actualizar. Eso sin mencionar el rechazo de los usuarios finales que se sienten cómodos con el sistema anterior y son reacios a cambiarse a otra plataforma.

Los ejemplos comunes de sistemas heredados incluyen:

• Sistemas operativos
• ERP
• CRM
• Hardware
• Infraestructura de red

Hoy, veremos por qué los tomadores de decisiones se están deshaciendo de sus sistemas heredados, por qué es importante actualizar los sistemas de TI en una organización y qué obstáculos pueden aparecer con la transformación digital.

Problemas con los sistemas heredados

Mantenimiento

El costo de mantener los sistemas heredados es uno de los problemas más obvios. Las actualizaciones pueden ser esporádicas o descontinuadas. Estos sistemas suelen contener grandes cantidades de datos, por lo que migrar a una nueva plataforma puede resultar abrumador.

El hardware heredado es otro tema difícil de manejar. La infraestructura obsoleta puede tener dificultades para mantenerse al día con las demandas de las soluciones modernas, creando un cuello de botella para sus procesos y capacidad operativa.

El personal que utiliza estos sistemas heredados también podría tener reservas. Los trabajadores que están acostumbrados a los sistemas heredados pueden ser reacios a cambiar o ver el valor general de aprender un nuevo sistema. Por el contrario, es posible que tenga problemas al incorporar personal nuevo debido a la falta de familiaridad con un sistema antiguo.

Por supuesto, los nuevos sistemas también requieren incorporación. Su modernidad significa que habrá más apoyo de los proveedores para que todos se pongan al día. Si su organización depende de unas pocas personas para incorporar nuevos empleados a sus sistemas, puede tener problemas si esos empleados se van.

Integración

La integración de sistemas heredados y soluciones modernas puede ser una gran molestia para las PYMES que buscan mejorar sus procesos de trabajo.

Aquellos que se sienten cómodos, por ejemplo, con su ERP heredado actual, pueden querer mantener su sistema e integrarlo con soluciones más modernas. Sin embargo, muchas soluciones SaaS y en la nube modernas pueden ser incompatibles con los sistemas heredados más antiguos. Esto significa que para incorporar nuevas herramientas y programas, se requiere un extenso código personalizado para que funcione.

Este es un ejercicio costoso y que requiere mucho tiempo, especialmente para las PYMES que buscan reducir costos.

(96%) de las empresas utilizan al menos un servicio en la nube para su organización. Por lo tanto, tiene sentido buscar soluciones que tengan API que se puedan integrar fácilmente.

Un resultado típico de esta falta de integración es la aparición de silos de datos, que es cuando los diferentes departamentos de una empresa no pueden acceder libremente a los datos que necesitan.

El uso de un ERP moderno ayuda a eliminar los silos de datos y los sistemas heredados. También permite a las empresas utilizar sus datos de forma creativa. Por ejemplo, usar los datos de su cadena de suministro para tomar decisiones más informadas.

Las organizaciones basadas en datos tienen 23 veces más probabilidades de adquirir clientes, seis veces más probabilidades de retener clientes y 19 veces más probabilidades de ser rentables como resultado.

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La seguridad cibernética

Los sistemas obsoletos son un objetivo principal para los ciberdelincuentes. Los actores maliciosos buscan puntos débiles en las soluciones para poder acceder. Las organizaciones que descuidan su seguridad se exponen a ataques.

Los desarrolladores trabajan incansablemente para cerrar estas lagunas y evitar que los ciberdelincuentes se aprovechen. Sin embargo, con un sistema heredado, es posible que nadie lo mantenga actualizado, lo que lleva a un sistema que prácticamente pide ser violado.

Los ataques cibernéticos van en aumento y son extremadamente costosos para las empresas, en particular para las pymes. El ataque promedio de ransomware le cuesta a una empresa $ 5 millones. Si se quedan con los sistemas heredados en los negocios, los responsables de la toma de decisiones deben tener especial cuidado de haber tomado las medidas adecuadas para garantizar que tienen la mejor oportunidad posible contra un ataque.

Pasarse a la nube se ha convertido en una opción atractiva para las organizaciones en los últimos años debido a las sólidas capacidades de seguridad de la nube, más fuertes que la mayoría de los sistemas locales.

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Oportunidades de negocio

Una de las mayores consecuencias de continuar utilizando un sistema heredado es la incapacidad de modernizar y mejorar su organización. Evolucionar para seguir siendo competitivos es un objetivo central en la estrategia de transformación digital. Sin embargo, los sistemas heredados en los negocios son notoriamente inflexibles, un obstáculo para la mayoría de las organizaciones que operan en el entorno digital actual.

Los clientes esperan que las organizaciones se digitalicen y los ejecutivos ven la transformación digital como un medio para ser competitivos. Al no invertir en nueva tecnología y apegarse a un sistema heredado, está obstaculizando su propia capacidad para competir y cediendo terreno a sus competidores.

De los sistemas heredados a la transformación digital

5 razones para modernizar los sistemas heredados en los negocios

Aquí tienes cinco de las ventajas de modernizar tus sistemas y dar el salto a la nube:

1. Ventaja competitiva: la modernización de un sistema heredado, ya sea un ERP, CRM o su centro de datos, puede brindar una gran cantidad de ventajas a su empresa. Esto le permite volverse más capaz, ágil y darle una ventaja sobre sus competidores.
2. Más empleados contentos: las interfaces de usuario han evolucionado significativamente con el tiempo, y la mayoría de los empleados estarán acostumbrados a las UI con las que están familiarizados en sus teléfonos o computadoras portátiles en casa. Darles una interfaz de usuario moderna en el trabajo puede mejorar la satisfacción y el rendimiento en comparación con un sistema de estilo antiguo que no es tan fácil de usar. 
3. Oportunidades de crecimiento: la modernización de su sistema heredado le brinda mucho más espacio para crecer en el futuro. Si está invirtiendo en un servicio en la nube establecido como Microsoft Azure para su negocio, puede estar seguro de que no se quedará atrás. Mantenerse al día con los últimos desarrollos tecnológicos y de software le brinda una ventaja competitiva. También lo coloca en una excelente posición para expandir aún más los servicios que ofrece.
4. Hacer uso de big data: un problema importante que plantean los sistemas heredados que la transformación digital intenta remediar son los silos que surgen de sistemas dispares dentro de una organización. DX (Transformación digital) busca eliminar estas barreras y permitir que los usuarios hagan uso de la gran cantidad de datos (big data) que poseen las PYMES para ayudar a respaldar sus decisiones comerciales.
5. Seguridad y rendimiento: la actualización de una solución local a una solución en la nube ha sido durante mucho tiempo un área de preocupación para los tomadores de decisiones, principalmente debido a los riesgos percibidos de alojar datos de la empresa en servidores en la nube. Los avances en los servicios en la nube han llevado a un nivel de seguridad mucho más alto en 2019 que en años anteriores. Por ejemplo, los centros de datos de nivel IV ofrecen más seguridad que los servidores locales, lo que significa que sus datos están más seguros cuando están alojados en la nube. 

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Desafíos de actualizar sistemas heredados

Tiempo

Al igual que con cualquier esfuerzo de transformación digital, la modernización de sus sistemas heredados requerirá tiempo y paciencia. Es posible que los ejecutivos no entiendan que estos procesos a menudo tardan años en realizarse por completo.

Costo

DX puede ser un ejercicio costoso y es importante no dejarse llevar por la mentalidad de medir el éxito con un ROI inmediato. Recuerde que el objetivo es poner a su organización al día para mantenerse competitiva.

Gestión del cambio

Los ejecutivos clave y los responsables de la toma de decisiones en la organización deben respaldar y visualizar una estrategia DX para la transición. Es una de las razones por las que en Impact hacemos hincapié en garantizar un cambio fluido con un sistema integral de gestión de cambios.

Mejores prácticas para actualizar un sistema heredado

Elegir sabiamente

Es fácil para una empresa caer en la trampa de querer una rápida transformación de la TI heredada para modernizarse. Recomendamos no hacer esto, sino centrarse en los aspectos de su organización que se pueden actualizar para darle el máximo rendimiento a su inversión.

Por ejemplo, migrar su servidor de correo electrónico a una solución alojada en la nube es una estrategia inicial común que proporciona un retorno rápido y es relativamente sencillo. Pequeñas victorias como esta pueden ayudar a generar confianza mientras siguen haciendo el trabajo de eliminar los sistemas heredados en el negocio.

Fortalezca sus procesos

Ninguna solución introducida para los propósitos de DX debería debilitar un proceso de trabajo. Si encuentra que sus inversiones no conducen a mejorar la productividad o la eficiencia, entonces no fue una solución adecuada para usted o no se implementó tan bien como debería haber sido.

Asegúrese de centrarse en los procesos que necesitan transformación, en lugar de digitalizar por el simple hecho de hacerlo.

Tenga una estrategia para implementar sus soluciones

Muchos negocios, en su afán por modernizarse, promulgan estrategias de transformación digital que no son las adecuadas y que no se pueden entregar. Esto a menudo significa instalar demasiados sistemas, demasiado rápido y sin un plan para implementarlos a fondo.

Es una de las razones por las que una cantidad preocupante de planes DX se consideran fracasos, no porque la idea fuera mala, sino porque la estrategia que la respaldaba era deficiente.

Esta es la razón por la que tantas pymes se asocian con un MSP experimentado para desarrollar sus planes de transformación digital, ya que estas organizaciones cuentan con expertos con años de experiencia. Los expertos han elaborado muchas estrategias DX exitosas cientos de veces.

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