Comment créer un modèle de facture Excel (+ 3 modèles gratuits)

Vous cherchez à créer des factures professionnelles et de haute qualité pour votre entreprise ? L'utilisation d'un modèle de facture Google Docs ou Excel est l'un des meilleurs moyens de vous assurer que vos factures sont soignées, lisibles et professionnelles.

Il existe des dizaines de modèles disponibles en ligne auprès de Microsoft et d'autres éditeurs. Ces modèles vous permettent de créer facilement des factures sans passer des heures à créer votre propre cadre sur Excel avant de pouvoir facturer.

Les modèles de facture Excel vous permettent de facturer en quelques minutes. Vous faire gagner du temps et vous assurer d'être payé dans les meilleurs délais.

Les propriétaires d'entreprise, et les propriétaires de petites entreprises, en particulier, ont des responsabilités de facturation et de facturation sans fin. Ces responsabilités peuvent rapidement s'accumuler si vous avez de nombreux clients, clients et fournisseurs à facturer, ce qui rend le processus fastidieux et stressant.

L'utilisation d'un modèle de facture Excel vous permettra de réduire le stress et de créer des factures à grande échelle sans perdre un temps précieux dans le processus.

En utilisant les bons modèles, vous pouvez personnaliser vos factures en fonction des besoins de votre entreprise et de l'identité de votre marque. Les modèles vous permettent de créer et d'envoyer rapidement des factures en ligne, vous aidant ainsi à suivre plus facilement vos documents de facturation.

Comment créer un modèle de facture Excel

Vous pouvez également créer votre propre modèle de facture Excel personnalisé à utiliser pour votre entreprise. La création de votre propre modèle vous donne un contrôle total sur ce que vous incluez et sur la façon dont vous présentez vos factures aux clients, fournisseurs et clients.

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Alternativement, vous pouvez créer des factures dans Excel en utilisant des modèles préalablement définis.

Voici comment:

Utilisation d'un modèle de facture Excel prédéfini

Étape 1 : Ouvrez Excel

Ouvrez le programme Microsoft Excel dans votre système d'exploitation Windows en recherchant « Excel » dans la zone de recherche et en cliquant sur l'icône Excel. Cela ouvrira la page d'accueil d'Excel.

Étape 2 : Rechercher une facture

Utilisez la zone de recherche de la page d'accueil pour rechercher des modèles de facture Excel en tapant « facture ». Une fois que vous avez appuyé sur Entrée, vous trouverez une vaste gamme de modèles de facture prédéterminés stockés en ligne et disponibles via le programme Excel.

N'oubliez pas que vous aurez besoin d'une connexion Wi-Fi ou Internet pour rechercher ces modèles.

Étape 3 : Choisissez un modèle

Parcourez les modèles jusqu'à ce que vous trouviez celui qui correspond aux besoins de votre entreprise. Cliquez sur le bon modèle pour l'ouvrir.

Étape 4 : Ouvrez-le

Une fois que vous avez sélectionné votre modèle choisi, Excel vous donnera le choix de le télécharger et de le personnaliser dans le programme Excel. Cliquez sur le bouton "Créer" pour télécharger votre modèle et l'ouvrir dans Excel.

Étape 5 : Personnalisez-le

Maintenant que vous avez choisi et ouvert votre modèle, vous pouvez le personnaliser et le modifier comme bon vous semble. Ajoutez le nom officiel de votre entreprise au modèle et téléchargez un logo ou un en-tête d'entreprise si vous le souhaitez.

Il est important d'ajouter l'adresse professionnelle, l'indicatif régional et les coordonnées de votre entreprise pour vous assurer que les clients peuvent vous contacter facilement lorsqu'ils en ont besoin.

Étape 6 : Saisir les livrables

Votre modèle de facture Excel affichera des colonnes pour les descriptions de vos produits et services et leurs prix. Ajoutez vos prix selon les produits ou services que vous avez fournis. Ensuite, vérifiez que les algorithmes d'Excel calculeront le montant total final.

Tous les modèles Excel utilisent des formules pour que votre total final reste exact. Vous pouvez ajouter des taux de taxe et des frais supplémentaires, le cas échéant, en utilisant les zones appropriées de votre modèle.

Étape 7 : Enregistrez le modèle

Une fois que vous avez mis à jour votre facture et que vous êtes satisfait de son apparence, vous pouvez enregistrer votre modèle pour une utilisation future.

Sélectionnez le menu "Fichier" dans le menu Excel dans le coin supérieur de votre écran et cliquez sur "Enregistrer sous". Cela vous donnera la possibilité d'entrer un nom pour votre facture.

Une fois que vous avez fait cela, cliquez sur le bouton "Enregistrer" pour enregistrer votre modèle de facture sur votre ordinateur. Vous pourrez désormais appeler ce modèle chaque fois que vous en aurez besoin, mettre à jour les détails et en enregistrer des copies pour chacune de vos factures.

Étape 8 : Utiliser et répéter

Chaque fois que vous mettez à jour votre modèle de facture Excel, n'oubliez pas de mettre à jour la date, le numéro de facture, le client auquel elle est adressée, les produits et services vendus, les coûts totaux et toute autre information susceptible d'avoir changé depuis votre dernière facture.

Vous pouvez créer des modèles pour chacun de vos clients ou clients individuellement, ou mettre à jour votre modèle avec de nouvelles informations sur le client et le client chaque fois que vous générez une nouvelle facture.

Créer votre propre modèle de facture Excel à partir de zéro

Étape 1 : Ouvrez Excel

Ouvrez le programme Excel sur votre système d'exploitation Microsoft Windows en tapant "Excel" dans le champ de recherche et en cliquant dessus. Une fois le programme ouvert, sélectionnez l'option "Classeur vierge" pour ouvrir une page Excel vierge.

Étape 2 : Disposez les détails

Il est temps d'ajouter les détails essentiels à votre facture sous chaque cellule.

Commencez par le nom de votre entreprise, l'adresse de votre entreprise, la date de la facture et le numéro de facture. À côté de ces informations, indiquez les coordonnées de votre client, y compris son nom commercial, ainsi que l'adresse et les coordonnées du client en question.

Sous ces informations, ajoutez des colonnes intitulées "Description du produit", "Quantité", "Montant" et "Sous-total". Les colonnes « Total » et « Taxe » sont généralement placées sous la colonne de sous-total pour garantir que les formules d'Excel peuvent totaliser correctement vos sommes.

N'hésitez pas à ajouter une note de remerciement au bas de votre modèle de facture.

Étape 3 : Stylisez-le

Ajoutez un intérêt visuel à votre modèle en le créant sous la forme d'un tableau et en utilisant l'option "Styles de cellule" sous l'onglet Accueil pour ajouter des accents, des couleurs et des bordures.

Étape 4 : Saisir des formules

Pour calculer un total cumulé dans Excel, vous devez utiliser la fonction Excel AutoSum. Sélectionnez simplement une cellule sous les sous-totaux que vous souhaitez ajouter (votre colonne « Total »), cliquez sur Somme automatique dans l'onglet Accueil du groupe Édition, appuyez sur « Entrée » et vous pouvez insérer automatiquement une formule de somme.

Ensuite, cliquez et faites glisser votre souris sur tous les sous-totaux que vous souhaitez ajouter pour sélectionner manuellement la plage, puis appuyez sur la touche "Entrée". La formule AutoSum ajoutera vos nombres pour vous et affichera votre total dans la colonne que vous avez sélectionnée.

Étape 5 : Enregistrez votre modèle

Enregistrez votre nouveau modèle de facture Excel en sélectionnant « Fichier », « Enregistrer sous » et en donnant un titre à votre modèle. Une fois que vous l'avez intitulé, choisissez le dossier dans lequel vous souhaitez l'enregistrer et sélectionnez « Enregistrer » pour stocker votre modèle pour une utilisation future.

Ouvrez-le dans Excel chaque fois que vous en avez besoin, utilisez « Enregistrer sous » pour enregistrer une nouvelle copie et mettez à jour votre facture selon vos besoins.

3 modèles de facture Excel gratuits que vous pouvez utiliser maintenant

FreshBooks propose plusieurs types de modèles de facture Excel que vous pouvez utiliser pour générer différentes factures rapidement et efficacement.

Modèle de facture vierge

Si vous ne savez pas par où commencer pour créer une facture, un modèle vierge est un excellent point de référence à partir duquel travailler. La facture Excel vierge n'est pas seulement facile à télécharger, vous pouvez également la personnaliser avant de l'envoyer à un client. Vous pouvez ensuite l'utiliser comme modèle pour toutes les futures factures.

Modèle de facturation

La facturation est simplifiée avec ce modèle Excel. Également disponible en téléchargement gratuit, vous pouvez modifier les informations de facturation et personnaliser la facture pour refléter votre marque. Il additionne également automatiquement tous les éléments de ligne, donc même si vous facturez une commande importante, les totaux sont tous corrects et visibles.

Bon de travail Excel

Le modèle de bon de travail de FreshBook simplifie la capture des informations sur les clients et les travaux. Sa mise en page simple mais concise vous permet de fournir un résumé complet de la main-d'œuvre et des matériaux utilisés pour effectuer un travail. Les coûts unitaires et les quantités sont calculés automatiquement pour une plus grande facilité d'utilisation.

Tous les modèles téléchargeables FreshBooks sont aussi faciles à utiliser qu'un classeur Excel vierge, de sorte que toute personne familiarisée avec Excel les trouvera simples. De plus, ils sont téléchargeables dans différents formats, notamment .DOC, .XLS, .PDF, Google Sheets et Docs. Ces modèles sont également très utiles à des fins fiscales pour votre entreprise et vos clients.

Utilisez le bon modèle pour générer rapidement des factures et être payé dès que possible.

Comment l'utilisation d'un modèle de facture Excel peut vous aider

Vous vous demandez peut-être pourquoi vous devriez utiliser un modèle de facture Excel pour créer vos factures. La réponse simple à cette question est que l'utilisation de modèles Excel peut vous faire gagner des heures, simplifier votre processus de facturation et garantir que vous êtes considéré comme un professionnel.

Il existe des centaines, voire des milliers de pages de modèles de facture Excel disponibles en ligne, vous donnant un accès instantané aux modèles spécifiques dont vous avez besoin pour votre entreprise. Ces modèles offrent un degré élevé de personnalisation et proposent des mises en page simples qui sont pré-préparées pour vous. Cela signifie que votre travail de facturation sera minime, car il vous suffit de remplir les champs pertinents, de revérifier les données et d'envoyer la facture à votre client en quelques minutes.

La personnalisation des pages de modèle de facture Excel en ligne peut également être un outil de marketing fantastique. Vous pouvez personnaliser vos factures pour ajouter des messages spéciaux destinés à vos clients, les remerciant pour leur entreprise et suggérant d'autres produits et services susceptibles de les intéresser.

L'ajout des logos, des en-têtes, des en-têtes, des pieds de page, des polices et des combinaisons de couleurs de votre entreprise contribuera à créer une cohésion de marque, à renforcer la notoriété de votre marque et à garantir que vos clients sachent qui sont les factures dès qu'ils les ouvrent.

Réduire le temps que vous consacrez à la facturation permettra à vos clients de bénéficier de taux de gain plus constants et instantanés. L'utilisation de modèles garantit que vos clients recevront leurs factures dès que possible, ce qui signifie qu'ils sont plus susceptibles de payer vos factures à temps. Être payé à temps rationalisera les flux de trésorerie de votre entreprise, vous permettra de payer votre personnel à temps et de rembourser vos dettes sans encourir d'intérêts supplémentaires.

Conseils de facturation pratiques pour les factures professionnelles

Si vos factures ne sont pas détaillées, professionnelles et faciles à lire, vous courez le risque de confondre vos clients et clients et de ne pas être payé à temps. Des factures incorrectes peuvent également dissuader certains clients de faire affaire avec vous à l'avenir.

Utilisez ces conseils de facturation pour vous assurer que vous utilisez les pages de votre modèle de facture Excel à votre avantage.

Vérifiez toujours vos factures avant de les envoyer

Rien ne semble moins professionnel qu'une facture qui affiche des sous-totaux et des totaux incorrects, des prix obsolètes, des dates incorrectes, des noms de société mal orthographiés et d'autres erreurs flagrantes.

Il est absolument essentiel que vous vérifiiez la clarté et l'exactitude de vos factures avant de les envoyer à vos destinataires. Si vous pouvez toujours envoyer des factures correctes, vous contribuerez à établir la confiance entre votre entreprise et ses clients.

Numérotez chaque facture que vous envoyez

Numéroter vos factures est une astuce facile qui vous aidera à identifier chaque facture sans avoir à trier des dizaines de fichiers. Vous pouvez attribuer à chacun de vos clients son propre numéro de facture ou numéroter vos factures en fonction du nombre de factures que vous envoyez chaque mois.

Inclure une date d'échéance de paiement pour être payé à temps

Si vous ne précisez pas quand un paiement est dû, certains clients peuvent supposer qu'ils peuvent vous payer à leur guise. Soyez clair sur le moment où les paiements sont dus et s'il y aura des pénalités pour les retards de paiement. Cela vous permet, à vous et à vos clients, de rester sur la même longueur d'onde et maximise vos chances d'être payé le plus tôt possible.

Tenez à jour vos coordonnées professionnelles

Après avoir entré vos informations de contact dans votre modèle de facture Excel, vous devez le tenir à jour, en particulier si votre entreprise a modifié des détails importants, tels que son numéro de contact ou son adresse e-mail.

Des détails incorrects peuvent entraîner des retards de paiement et frustrer vos clients, qui peuvent ne pas être en mesure de vous contacter s'ils ont des questions ou des problèmes. Assurez-vous de vérifier chaque mois les informations de contact de votre modèle de facture pour éviter les malentendus et les retards.

Acceptez une gamme de méthodes de paiement différentes si possible

Si vous souhaitez être payé à temps, proposez à vos clients autant de moyens de paiement que possible, y compris les virements bancaires, les ordres de débit en ligne, les portefeuilles électroniques comme PayPal et d'autres plateformes de paiement fiables. N'oubliez pas de lister les modes de paiement que vous acceptez sur vos factures afin que vos clients sachent quels modes de paiement vous acceptez.

Conservez soigneusement les anciennes factures

Vous devrez peut-être consulter vos factures pour vérifier les retards de paiement et soumettre vos déclarations de revenus. L'un des nombreux avantages de l'utilisation d'un modèle de facture Excel pour votre entreprise est que vous pouvez stocker vos factures numériques sur le cloud sans avoir besoin de copies papier.

Envisagez de stocker vos factures sur un disque dur externe ou sur un service basé sur le cloud comme Google Drive pour vous assurer que vous pouvez toujours y accéder quand vous en avez besoin.

Envisagez de mettre en place des frais de retard

C'est un excellent moyen d'encourager les clients à payer à temps, car ils s'exposeront à des sanctions financières s'ils ne le font pas. Vous pouvez facturer un pourcentage ou un forfait comme bon vous semble. La plupart des propriétaires d'entreprise attendront qu'une facture soit en retard de 30 jours ou plus avant d'imposer des frais de retard de paiement, mais vous pouvez décider de la meilleure façon d'appliquer ces pénalités en fonction de la nature de votre travail.

Assurez-vous de mentionner les pénalités de retard et vos conditions pour ces pénalités sont clairement sur la facture afin que vos clients sachent à quoi s'attendre si leurs paiements sont en retard.

Un moyen de facturation prêté par Excel

L'utilisation d'un modèle de facture Excel pour les processus de facturation de votre entreprise vous donne un contrôle maximal sur l'apparence et le contenu de vos factures. Il existe des centaines de modèles différents parmi lesquels choisir, dont beaucoup sont spécifiquement conçus pour certaines entreprises ou certains processus.

Les pages de modèle de facture Excel téléchargeables sont faciles à personnaliser avec les informations et les images de votre marque pour créer une cohésion autour de votre marque et renforcer la reconnaissance de votre marque en même temps.

L'utilisation d'un modèle de facture Excel vous permettra de créer des factures complètes, professionnelles et faciles à lire pour vous aider à être payé à temps et à impressionner vos clients.

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