Excel PTO & Vacation Tracker (5 plantillas y 1 mejor opción)

Siempre estamos buscando formas de manejar nuestro día a día más rápido y mejor. Y el seguimiento del tiempo libre de su personal no es una excepción.

Si confía en Excel para hacer el trabajo, una plantilla gratuita de seguimiento de PTO para empleados definitivamente lo ayudará a dar un paso en la dirección correcta. Pero eso no quita que el seguimiento manual del tiempo libre en Excel consuma mucho tiempo (al menos según el 93% de los usuarios de Excel) y sea propenso a errores (alrededor del 88% de las hojas de cálculo de Excel tienen errores).

Afortunadamente, usar Excel no es tu única opción. La aplicación digital adecuada para la gestión del tiempo libre de los empleados realmente hará que el seguimiento de los días de descanso y vacaciones de su equipo sea simple, rápido e integrado con sus operaciones comerciales diarias.

Las desventajas del seguimiento manual de la toma de fuerza

Si bien el seguimiento del tiempo libre es clave para administrar su fuerza laboral de manera efectiva, muchas empresas todavía usan métodos manuales que consumen mucho tiempo y son propensos a errores para hacer el trabajo.

El uso de plantillas de seguimiento de PTO de Excel es un paso para facilitar esta tarea. Sin embargo, en última instancia, se recomienda encarecidamente utilizar un método de seguimiento de PTO digital, y he aquí por qué:

• El manejo de PTO digitalmente es más rápido que cualquier método manual, con o sin plantillas. De esta manera, los usuarios pueden enviar tiempo libre con solo un clic, que puede aprobar o denegar, procesar y documentar con la misma rapidez y facilidad.
• Los métodos de gestión de la toma de fuerza digital ayudan a garantizar la precisión. Todo el proceso de gestión de la toma de fuerza se gestiona y registra en una base de datos digital sin margen para el error humano.
• Los sistemas de toma de fuerza digital suelen ofrecer características y ventajas adicionales. Los rastreadores de PTO a menudo son parte de un paquete de administración de empleados más grande que le permite optimizar sus operaciones diarias, como la programación de empleados, el seguimiento del tiempo y la administración de la nómina.
• El software de seguimiento de la toma de fuerza digital le brinda más transparencia y supervisión. A medida que gestiona más empleados, la capacidad de ver su PTO de un vistazo se vuelve más importante. Si bien el impacto de las plantillas de Excel es pequeño, los rastreadores digitales de PTO marcan una gran diferencia al permitirle ordenar datos rápidamente, revisar períodos de pago anteriores, filtrar por empleado y más.

Cómo elegir un rastreador de toma de fuerza digital

Sin duda, los PTO digitales y los rastreadores de vacaciones tienen una gran ventaja sobre cualquier método manual. Pero con tantas opciones y conjuntos de características diferentes disponibles, ¿cómo elegir la correcta?

Cuando busque uno que agilice y simplifique mejor su día a día, esté atento a las siguientes tres características:

• Responsabilidad de los empleados : esto motiva a su personal a administrar su tiempo de manera más efectiva mientras están en el trabajo, lo que reduce el impacto del PTO en el resultado final.
• Racionalización de la nómina : esto le permite registrar automáticamente datos precisos en hojas de horas digitales, incluidos los cálculos de tiempo extra y tiempo libre, listos para procesar la nómina.
• Programación de empleados : esto le permite crear fácilmente mejores horarios de trabajo para sus empleados, lo que les permite descansar lo suficiente sin usar PTO.

Connecteam como PTO Tracker (La Mejor Opción)

Connecteam es un rastreador de vacaciones y PTO de empleados todo en uno que le brinda todo lo que necesita para recibir, administrar y documentar las ausencias de su equipo con total facilidad y eficiencia, incluso mientras viaja.

Sus potentes características incluyen gestión de tiempo libre, seguimiento de tiempo, hojas de tiempo automatizadas e integraciones de nómina. Además, Connecteam ofrece una excelente atención al cliente, una experiencia de usuario intuitiva y una gran capacidad de personalización, lo que le permite adaptar la plataforma a sus necesidades comerciales exactas.

Echemos un vistazo más de cerca a las capacidades de administración del tiempo libre de Connecteam y cómo puede usarlas para optimizar su día a día.

Gestión del tiempo libre

Connecteam le permite configurar y administrar las políticas de tiempo libre de su empresa para cualquier tipo de ausencia, pagada o no, eligiendo entre varias plantillas de políticas o creando las suyas propias.

Sus empleados pueden enviar solicitudes de ausencia directamente desde la aplicación móvil. Según su configuración preferida, puede aceptar o rechazar solicitudes manualmente o hacer que el sistema lo haga automáticamente .

Luego, la aplicación calculará y procesará la ausencia de acuerdo con sus políticas definidas, notificará al empleado sobre el estado de su solicitud y registrará el proceso. Esto lo libera de los cálculos manuales complejos de ida y vuelta o de las operaciones dispersas.

Puede supervisar y administrar todo desde un tablero centralizado como administrador. Y, por supuesto, siempre puede conectarse rápidamente a las hojas de horas de sus empleados, el programador y cualquier otra función de administración de empleados dentro de la aplicación Connecteam para optimizar completamente su flujo de trabajo.

Seguimiento del tiempo

Más allá del seguimiento del tiempo libre, el reloj de tiempo GPS de Connecteam permite a sus empleados marcar la entrada y salida de turnos o trabajos con un simple toque directamente desde la aplicación. Esta función le permite realizar un seguimiento del tiempo desde cualquier lugar de trabajo y asegurarse de que sus empleados estén exactamente donde deben estar mientras trabajan con las funciones de seguimiento de GPS .

Hojas de tiempo automatizadas

Todas las horas registradas se registran automáticamente en hojas de tiempo digitales . Aquí puede ver y revisar fácilmente todos los datos registrados , incluido el total de horas de trabajo por día y el período de nómina, el tiempo libre, las horas extra y los salarios de los empleados. La aplicación también marca cualquier irregularidad , lo que le permite detectar y corregir fácilmente errores de nómina potencialmente costosos.

Desde la aplicación, sus empleados pueden acceder a sus hojas de tiempo, solicitar ediciones y enviar su aprobación antes de que procese la nómina.

Integraciones de nómina

Cuando esté listo, simplemente puede exportar las hojas de tiempo directamente a su software de nómina o usar una de las integraciones de nómina de Connecteam: Quickbooks y Gusto. Esto le permite omitir todo el proceso manual, ahorrándole tiempo y esfuerzo valiosos.

5 rastreadores de PTO de Excel

Esta plantilla gratuita de seguimiento de PTO para empleados en Excel aparentemente se creó para proporcionar a un miembro del equipo una mejor alternativa que un simple diagrama de Gantt para rastrear PTO en Excel. Le permite realizar un seguimiento de las vacaciones mensuales y anuales por empleado.

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La plantilla de Excel gratuita de seguimiento de vacaciones de LeaveMonitor hace que el seguimiento de las vacaciones sea más manejable. La hoja de cálculo le brinda una descripción general de cuándo los empleados están libres, lo que lo ayuda a administrar mejor las solicitudes de vacaciones y garantizar que no muchas personas tomen tiempo libre simultáneamente.

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Esta plantilla gratuita de seguimiento de vacaciones de empleados de Excel tiene como objetivo ayudarlo a rastrear y administrar las licencias de hasta 20 empleados manualmente. La licencia se divide en licencia deducible y no deducible para brindarle una descripción más transparente.

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La plantilla de Excel gratuita para el seguimiento del PTO de los empleados de ClockIt le permite marcar los días de diferentes tipos de ausencias, como días de enfermedad, vacaciones o licencia por maternidad. La hoja de cálculo muestra los días festivos y se puede ajustar según la política de PTO de su empresa.

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Con la plantilla de Excel de seguimiento de licencias de Indzara, puede realizar un seguimiento de los días parciales y completos de licencia por enfermedad y vacaciones para varios empleados en una vista de calendario. También le permite calcular su asistencia e imprimir un informe anual.

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Conclusión sobre las plantillas de seguimiento de PTO frente al software de seguimiento de PTO

Si bien las plantillas gratuitas de seguimiento de PTO para empleados pueden ser una solución familiar para algunos propietarios de negocios que confían en Excel en sus operaciones diarias, este método manual requiere mucho tiempo, es propenso a errores y es difícil de administrar.

Por otro lado, el software de seguimiento de PTO hace que la gestión de licencias sea fácil, rápida y precisa, lo que lo libera de idas y venidas innecesarias, cálculos manuales complicados o procesos dispersos. La principal aplicación de administración de licencias de empleados de Connecteam, por ejemplo, ofrece características excepcionales de administración de licencias, una experiencia de usuario intuitiva, precios justos y una excelente atención al cliente para respaldarlo en cualquier momento.