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5 pasos para crear un presupuesto comercial brillante
Publicado: 2019-12-04
Crear un presupuesto comercial para su organización es vital para su éxito, independientemente del tamaño. Es una realidad bien conocida que antes de ganar dinero, debe comprender cómo gastarlo.
Sin embargo, un presupuesto comercial implica más que gastos. Incluye el seguimiento de gastos, ingresos y cuánto efectivo tiene disponible una empresa.
Independientemente del tamaño y tipo de su negocio, es posible crear un presupuesto en cinco simples pasos. Compartimos algunos consejos a continuación para mostrarle lo fácil que es.
¿Qué es un presupuesto empresarial?
Un presupuesto comercial es un plan de acción que describe los objetivos financieros y operativos. Su objetivo principal es ayudar a rastrear y administrar los ingresos y gastos para el futuro. Un presupuesto comercial es un elemento esencial del plan de negocios. Sin uno, su negocio tendrá problemas.
Por qué su empresa necesita un presupuesto
La conclusión es que los presupuestos ayudan a las empresas a alcanzar sus objetivos. Si necesita ayuda para establecer prioridades comerciales, un presupuesto es el mejor lugar para comenzar. Los presupuestos también ayudan a reducir el riesgo comercial, identificar problemas y reconocer oportunidades. Es la herramienta definitiva para organizar y planificar. Sin un presupuesto, está operando ciegamente su negocio.
Un presupuesto es útil de muchas maneras, incluidas las siguientes:
- Costos totales de puesta en marcha (para una empresa nueva)
- Costos operativos
- Ingresos mensuales necesarios
- Una estimación realista de los beneficios.
- Fondos necesarios para gastos (es decir, marketing, suministros, etc.)
Cómo desarrollar un presupuesto comercial
La verdadera pregunta es ¿cómo creas algo útil para tu negocio? ¡Siga los cinco pasos a continuación para obtener un presupuesto comercial fácil de hacer en un día!
1. Calcular el ingreso promedio
Comencemos con algo fácil. El primer paso en un presupuesto comercial es calcular cuánto dinero ingresa. Una vez que determine todas las fuentes de ingresos, calcule su ingreso mensual.
Dado que está desarrollando un presupuesto para el próximo año, es probable que sea una proyección de los ingresos previstos. Esto será más fácil si puede utilizar los ingresos del año anterior como base para el próximo año. Recuerde tener en cuenta las fluctuaciones en el volumen de ventas. Obtendrá la imagen más precisa si observa los ingresos de los 12 meses anteriores. De esta manera, los patrones de ingresos son fáciles de detectar.
Si está comenzando un nuevo negocio, el presupuesto deberá ser más fluido. Las empresas emergentes pueden comenzar estimando ingresos realistas. Errar por el lado de la precaución, preferiría subestimar que sobreestimar. Recuerde, esto siempre se puede ajustar mes a mes para ilustrar con mayor precisión los ingresos.
La planificación del presupuesto comienza con los ingresos y los ingresos. Esto ayuda a determinar qué gastos son factibles.
Ejemplos de fuentes de ingresos incluyen:
- Ingreso por hora
- Venta de productos
- Ingreso de inversión
- Ahorros
- Préstamos
2. Determinar los costos fijos
El segundo paso para crear un presupuesto comercial es calcular todos los costos fijos. El término costo fijo se refiere a cualquier gasto recurrente que permanece igual cada mes. Los costos fijos pueden ser gastos diarios, semanales, mensuales o anuales.
Es una buena idea desglosarlos por separado para obtener una imagen clara. Cada negocio tiene gastos únicos para su funcionamiento. Aquí es donde la contabilidad y los estados financieros son útiles. Los estados financieros deben incluir una lista detallada de todos los costos fijos.
Algunos ejemplos de costos fijos comunes incluyen:
- Alquilar
- Seguro
- Impuestos
- Suministros
- Nómina de sueldos
- Alojamiento de páginas web
- Servicio telefónico
Si eres una startup, necesitarás estimar algunos de estos costos. Haga una lluvia de ideas sobre los próximos costos que pueden no haber ocurrido todavía. Una vez que haya identificado los costos fijos, réstelos de sus ingresos y avance al siguiente paso.
3. Conteo de Gastos Variables
El tercer paso para crear un presupuesto comercial es determinar los gastos variables. Los gastos variables también se incluyen en los estados financieros detallados del año anterior. Los gastos variables son aquellos que responden directa y proporcionalmente a cambios en el nivel o volumen de actividad. Estos gastos son cosas que no tienen un costo fijo y varían de un mes a otro.
Ejemplos de gastos variables incluyen:
- costos de mercadeo
- Comisiones de ventas
- Costos de envío
- Utilidades
- Viaje
- Equipo
Los viajes y los servicios públicos son gastos variables que pueden cambiar con frecuencia a lo largo del año. Si vives en un clima donde las temperaturas fluctúan, esto es especialmente cierto. El costo de los servicios públicos puede variar según la temporada. Y según el tipo de viaje, desde viajeros en carretera hasta viajeros aéreos de un millón de millas, los costos de viaje varían de un lugar a otro.
Otros gastos variables a menudo se pueden ajustar en función de los ingresos comerciales. Estos gastos se conocen comúnmente como “gastos discrecionales”. Estos no son necesarios para que su negocio funcione. Inclúyalos en su hoja de cálculo de presupuesto porque puede optar por agregarlos a sus gastos durante los meses más rentables.
Una vez que haya identificado los gastos comerciales variables, réstelos de sus ingresos.
4. Establecer un fondo de emergencia
Plan para lo inesperado con un fondo de emergencia. Se reserva para gastos únicos que no se incluyen dentro de los gastos variables. Estos gastos de emergencia casi siempre son inconvenientes y llegan en el peor momento. Esto incluye equipos que necesitan reemplazo o algo más catastrófico como un robo.
Si planifica con anticipación este tipo de situaciones, será mucho menos estresante cuando surjan. De hecho, con un presupuesto empresarial sólido como una roca, los gastos inesperados son simplemente un parpadeo en el radar.
5. Finaliza los Números
Has analizado ingresos, costes fijos, gastos variables y has creado un fondo de emergencia. Ahora es el momento de juntar todos los números para determinar las ganancias esperadas para el próximo año. Las ganancias crecientes son una buena señal de un negocio saludable y en crecimiento. Si este es el caso, ahora tiene la nueva tarea de averiguar dónde esas ganancias beneficiarían más a su negocio. Muchas empresas optan por reinvertir en su negocio, reinvirtiendo las ganancias en la organización para escalar y crecer.
Lo maravilloso de un presupuesto empresarial es su capacidad para ajustarse si los números no salen tan bien como se esperaba. Esto es especialmente cierto para los propietarios de pequeñas empresas que comienzan. Si encuentra que los gastos son más altos que los ingresos estimados, puede hacer ajustes. Está bien si la ganancia es mínima al principio si lo ha planeado.
Otra cosa para recordar es que debe ajustar las cifras a lo largo del año. Si sus ingresos aumentan o disminuyen (esperamos que no sea lo último), es probable que cambie la forma en que se gasta y asigna el dinero entre las unidades de negocio.
Crear una hoja de cálculo de presupuesto de un vistazo
Lo entendemos. La rutina diaria de administrar un negocio puede ser una pérdida de tiempo. Cuando el presupuesto cruza su lista de tareas pendientes, no tiene el tiempo ni la energía. Recomendamos crear una hoja de cálculo simple que le proporcione un resumen del presupuesto. Excel es un excelente lugar para comenzar. Si no está listo para crear el suyo propio, Google Sheets y The Balance ofrecen varias plantillas gratuitas. Esta es una excelente manera de resumir y revisar sus finanzas cada semana.
Algunos dueños de negocios evitan revisar las finanzas debido al estrés que provoca. Lo alentamos a que haga de la evaluación del presupuesto un hábito regular. Evitar las discusiones presupuestarias solo empeorará las cosas. El objetivo es tener un negocio exitoso y saludable. Así que deja de tener miedo a los presupuestos y comienza a amarlos.
Las empresas más exitosas monitorean y ajustan continuamente su presupuesto según sea necesario, la responsabilidad fiscal es clave no solo al comenzar, sino a medida que una organización expande sus operaciones. Un presupuesto adecuado permitirá un crecimiento responsable y más exitoso.
Presupuesto para diferentes tipos de negocios
A veces, los detalles del presupuesto deben adaptarse al tipo de negocio que ejecuta. Hemos enumerado varios negocios comunes a continuación con consideraciones especiales para cada uno.
Una empresa es otro término para una gran corporación. Las empresas empresariales suelen tener varios cientos de empleados o más.
Cuando se trata de una empresa más grande, cada departamento también tendrá presupuestos específicos. Este tipo de presupuesto es más complicado y requiere la participación de muchos departamentos. Involucrar a los gerentes de departamento en el proceso. Es importante recibir comentarios de ellos, ya que están más involucrados en las operaciones diarias de la organización.
Dependiendo de la industria, una pequeña empresa puede tener un máximo de 250 empleados a 1500 empleados. Esa es una amplia gama. La Asociación de Pequeñas Empresas tiene estándares de tamaño para ayudar a determinar si su empresa califica como pequeña. Sin embargo, cuando hablamos de pequeñas empresas, generalmente nos referimos a empresas con solo un puñado de empleados porque las pequeñas empresas con menos de 20 empleados representan aproximadamente el 89,6% de todas las empresas de EE. UU.
Con este tipo de presupuesto, es útil construir varios escenarios, incluido el mejor y el peor de los casos. De esa forma, si tu negocio despega puedes implementar los detalles expresados en el mejor de los casos presupuestarios. Y viceversa, si su negocio es lento, tiene un plan de acción para realizar cambios cuando las ganancias no son ideales.
Las empresas estacionales que tienen una temporada alta deben ser especialmente cuidadosas con el presupuesto. Si bien este desafío adicional puede ser una fuente de estrés, no tiene por qué ser así con una planificación financiera adecuada.
Las empresas estacionales que experimentan una temporada alta deben prestar mucha atención a los presupuestos. Si bien este desafío adicional puede ser una fuente de estrés, no tiene por qué ser así con una planificación financiera adecuada. Sin embargo, todas estas actividades aún cuestan dinero y los empleados aún deben recibir un pago. Una planificación cuidadosa y un presupuesto comercial adecuado ayudarán a mantener las proyecciones al día durante todo el año. Los pasos para un presupuesto comercial estacional son similares a los detallados anteriormente. Es importante prestar mucha atención a cómo se distribuyen los ingresos durante 12 meses.
Negocio de comercio electrónico
El factor más importante en un negocio de comercio electrónico es el costo de envío. Los costos de envío pueden fluctuar y lo harán con el tiempo, por lo que es importante contar con un plan. ¿El precio de su producto incluye el costo de envío u ofrece envío de tarifa plana? Esto debería ser una consideración, especialmente dependiendo del tamaño y la forma de su(s) producto(s).
La mejor manera de asegurar el éxito en un negocio de inventario es estimar con precisión la demanda futura. La forma más fácil de hacerlo es mirando las ventas anteriores. Mira el promedio de 12 meses. Esto tendrá en cuenta los meses de ventas altas y también los meses más lentos. Los costos de envío y del producto variarán mucho, por lo que es importante hacer la diligencia debida antes de ordenar el inventario.
Los ingresos y beneficios de las empresas de servicios requieren flexibilidad. Sin un producto físico, sus estimaciones se basarán en la cantidad de flujo de trabajo y las horas proyectadas de servicios de consultoría. Concentre su estimación de ingresos en las proyecciones de ventas y los costos de consultoría.
Presupuestar es más difícil para una startup. No tiene meses anteriores para basar las estimaciones de ingresos y gastos. En su lugar, comuníquese con amigos de redes y otros propietarios de negocios que podrían estar dispuestos a ayudar. ¡Haz tu investigación! Tomará más trabajo en la parte delantera, pero vale la pena. Siempre es mejor estimar los gastos en la gama alta, ya que hay algunas incógnitas con una puesta en marcha.
Negocio de pedidos personalizados
Al crear productos de pedidos personalizados, tenga en cuenta el tiempo y los materiales suficientes. Puede ser una buena idea incluir una reserva razonable para asegurarse de obtener ganancias. También alentamos a las empresas de pedidos personalizados a solicitar un depósito por adelantado. Esto asegura el pago en caso de que alguien se eche atrás.
Apostamos a que has estado pensando en crear un presupuesto durante mucho tiempo. Reserva un poco de tiempo y haz el esfuerzo. Use los cinco pasos que enumeramos anteriormente para crear un presupuesto comercial poderoso. Te sentirás mejor y más realizado una vez que hayas terminado. Pero eso no es donde termina. No cree un presupuesto y archívelo para revisarlo nuevamente el próximo trimestre. Manténgalo a mano y en la mente para ajustarlo a medida que escala su floreciente negocio.
Republicado con permiso. originales aqui
Imagen: Due.com
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