Der ultimative Leitfaden zum Aufbau eines leistungsstarken Unternehmens-Wikis, das Ihre Mitarbeiter lieben werden

Wissen ist Macht. Und eines der wertvollsten Vermögenswerte Ihres Unternehmens sind alle Einzelheiten seiner Prozesse, Verfahren und alle Informationen, die Ihre Mitarbeiter benötigen, um ihre Arbeit erfolgreich und effizient zu erledigen.

All dieses Wissen kann jedoch verloren gehen, wenn es nicht sicher aufbewahrt wird oder veraltet, wenn es nicht regelmäßig gepflegt wird. Das bedeutet, dass es für Ihre Mitarbeiter schnell nutzlos wird, wenn sie schnelle Antworten auf eine häufig gestellte Frage benötigen.

Infolgedessen sehen Unternehmen, dass die Produktivität ihrer Teams sinkt und erhebliche finanzielle Verluste erleiden.

Damit das nicht passiert, brauchen Sie ein gut geführtes und einfach zu pflegendes Firmenwiki.

Wie können Unternehmen also Wikis zu ihrem Vorteil nutzen und, was noch wichtiger ist, ein starkes Wiki für ihr Unternehmen aufbauen? Wir haben alle Informationen gesammelt, die Sie benötigen, um ein fantastisches Firmenwiki zu schreiben und zu pflegen, mit dem Sie Zeit und Geld sparen.

Was ist ein Firmen-Wiki?

Ein Unternehmens-Wiki, auch als Unternehmens-Wiki oder Unternehmens-Wiki bezeichnet, ist ein zentrales Unternehmens-Wissenszentrum voller interner Informationen zu Ihrem Unternehmen, die Ihr gesamtes Team ergänzen, bearbeiten und aktualisieren kann. Es kann unter anderem Inhalte zu Unternehmenswerten, Prozessen, Projekten und Dienstleistungen enthalten.

Im Wesentlichen dient das Firmenwiki als Single Source of Truth für alle wichtigen Belange. Es ist die Wissensdrehscheibe Ihres Unternehmens aus einer Hand, in der Ihre Mitarbeiter einfach und schnell die Antworten auf alle ihre Fragen finden können.

Die Vorteile eines Firmen-Wikis

Ein Unternehmenswiki ist ein leistungsstarkes Geschäftstool und wird Ihrem Unternehmen auf folgende Weise zugute kommen:

Wichtige Unternehmensinformationen sind oft in Mitarbeiterhandbüchern, Handbüchern, Websites, Notizen und sogar in den Köpfen Ihrer Mitarbeiter verstreut. Ein Unternehmens-Wiki zentralisiert all dieses Wissen an einem durchsuchbaren und zugänglichen Ort.

Ihr Firmen-Wiki wird zur ersten Anlaufstelle für Ihr gesamtes Team, um das Wissen nachzuschlagen, das es benötigt, um seine Arbeit gut zu erledigen. Jeder hat schnellen und einfachen Zugriff auf diese Informationen, von Richtlinien und wesentlichen Prozessen bis hin zu kleinen Dingen wie dem Einrichten des Druckers oder einer Definition des gängigen Branchenjargons.

Wenn neue Mitarbeiter Ihrem Team beitreten, müssen sie viele Informationen aufnehmen – vom Lernen über das Unternehmen bis hin zur Ausübung ihrer Arbeit – und werden dabei wahrscheinlich viele Fragen haben.

Alle Informationen und Antworten in Ihrem Unternehmenswiki zu haben, beschleunigt den Onboarding-Prozess der Mitarbeiter, minimiert sich wiederholende Fragen und ermöglicht es neuen Mitarbeitern, Informationen sofort und unabhängig zu finden.

Kurzfristig kann die mündliche Weitergabe von Wissen für kleine Teams, die von einem Standort aus arbeiten, gut genug sein.

Doch was passiert, wenn einer Ihrer erfahrenen Mitarbeiter mit langjähriger Erfahrung das Unternehmen verlässt und sein Wissen mitnimmt?

Wertvolle Informationen gehen verloren, Mitarbeiterschulungen dauern länger, Fehler wiederholen sich und die Produktivität sinkt.

Das Dokumentieren und Konzentrieren von Wissen in einem Wiki und das Aktualisieren, wenn Ihr Unternehmen wächst und sich entwickelt, hilft Ihnen, Wissen in Ihrem Unternehmen zu bewahren, damit sowohl bestehende als auch zukünftige Mitarbeiter davon profitieren können.

Laut einer Umfrage aus dem Jahr 2019 verschwenden Mitarbeiter über 25 % ihrer Zeit mit der Suche nach Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Das ist bezahlte Zeit, die sie mit der eigentlichen Arbeit verbringen könnten.

Wenn Sie Ihren Mitarbeitern ermöglichen, bei Bedarf selbstständig und von einem Ort aus auf alle benötigten Informationen zuzugreifen, sparen Sie viel wertvolle Zeit.

Anstatt nach dem relevanten Dokument suchen, Papierkram durchblättern oder mehrere Mitarbeiter bitten zu müssen, die Krankentageregelung Ihres Unternehmens oder die Bedienungsanleitung für ein bestimmtes Gerät zu finden, enthält ein Unternehmens-Wiki alle Antworten und ermöglicht es Ihren Mitarbeitern, sicher und schnell vorzugehen .

Ein kollaborativer Arbeitsplatz ist der Schlüssel zur Leistung am Arbeitsplatz, und ein Unternehmens-Wiki hilft Ihnen, diese Unternehmenskultur aufzubauen.

Jedes Team in Ihrem Unternehmen versteht wahrscheinlich nicht vollständig, wie und warum andere Gruppen tun, was sie tun. Ein Unternehmenswiki ermutigt Ihre Mitarbeiter, dies in eigenen Worten zu erklären, damit das gesamte Unternehmen es sehen und davon profitieren kann.

Über den Austausch von Wissen hinaus erleichtert dies das Herausfinden, wer für was zuständig ist und wer über das entsprechende Know-how verfügt, was die Zusammenarbeit von Teams erleichtert und bei Bedarf die richtigen Personen in ein Projekt einbezieht.

Wann sollten Sie ein Firmenwiki erstellen?

Die beste Zeit ist vom ersten Tag an, und wenn Sie es noch nicht getan haben, ist jetzt der perfekte Zeitpunkt, um damit zu beginnen.

Priorisieren Sie die Dokumentation von Prozessen von Anfang an und ermutigen Sie Ihre neuen Mitarbeiter, diese Denkweise anzunehmen.

Wenn Sie derzeit kein Firmenwiki haben, sehen wir uns unten an, was Sie darin aufnehmen müssen. Wenn Sie eine haben, diese aber nicht funktioniert, werden wir auch einige Gründe dafür ansprechen.

Warum die meisten Firmenwikis nicht funktionieren

Während die meisten Unternehmen beim Einrichten eines Wikis die besten Absichten haben, funktionieren sie meistens nicht. Dies geschieht aus zwei Hauptgründen:

Einige Unternehmenswikis sind schwer zu navigieren und verfehlen ihren eigentlichen Zweck, alle Ihre wichtigen Informationen einfach und sofort zugänglich zu machen.

Dies geschieht entweder, weil die Firmen-Wiki-Software, die zum Erstellen Ihrer Firmen-Wiki-Seiten verwendet wurde, veraltet war, oder weil die Struktur für den Ersteller sinnvoll war, aber für niemanden sonst.

Um diese Falle zu vermeiden, sollte Ihr Wiki:

• Seien Sie einfach zu navigieren und haben Sie strukturierte Menüs
• Durchsuchbar sein
• Verwenden Sie ein einfaches und unkompliziertes Namensformat

Per Definition ermöglicht ein Wiki Benutzern, seine Inhalte gemeinsam zu bearbeiten und zu aktualisieren.

Um ein erfolgreiches Wiki zu erstellen, müssen Ihre Teams in der Lage sein, ihre Abschnitte zu verwalten und Änderungen für die Inhalte anderer Teams zu kommentieren und vorzuschlagen. Ein oder zwei ausgewiesene Mitarbeiter sollten dafür sorgen, dass die Gesamtqualität Ihres Wikis stimmt.

So bauen Sie ein Firmen-Wiki auf

Das Erstellen Ihres Firmenwikis mag wie eine entmutigende und zeitaufwändige Aufgabe erscheinen, aber es ist einfacher als Sie denken. Befolgen Sie einfach diese einfachen Schritte zum Erstellen eines Unternehmens-Wikis, und Sie werden es im Handumdrehen zum Laufen bringen.

Schritt 1: Wählen Sie die richtige Firmen-Wiki-Software aus

Wählen Sie in erster Linie die richtige Firmen-Wiki-Software, um Ihr Firmen-Wiki zu erstellen. Dies ist der wichtigste Schritt, denn Ihr Wiki ist nur dann hilfreich, wenn Ihre Mitarbeiter es aktuell halten und regelmäßig konsultieren.

Bei der Wahl einer Firmen-Wiki-Softwarelösung sollten Sie auf folgende Features achten:

• Es ist einfach zu navigieren.
• Es ist einfach zu bedienen und an Ihre Teamstrukturen anzupassen.
• Es ist vollständig durchsuchbar.
• Es kann leicht bearbeitet werden.
• Sie können Benutzerberechtigungen steuern.
• Sie können Dateiaktivitäten überwachen.
• Die Inhalte werden sicher gespeichert und gesichert.
• Es gibt keine Speicherbeschränkungen.
• Es ist kostengünstig und passt zu Ihrem Budget.

Connecteam ist ein solches Tool. Es bietet Benutzern alle wesentlichen Funktionen und eine übersichtliche und einfach zu navigierende Benutzeroberfläche, wodurch es intuitiv und einfach zu bedienen ist. Es kann jederzeit, auch unterwegs, verwendet werden und ist somit perfekt für Arbeitnehmer, die einen Großteil ihres Tages außerhalb des Büros verbringen.

Während Sie Connecteam ausschließlich als Firmenwiki verwenden können, können Sie damit auch Ihr gesamtes Unternehmen optimieren. Als All-in-One-Mitarbeiterverwaltungssoftware enthält es alle Tools, die Sie benötigen, um Ihre Mitarbeiter unter einem Dach zu verwalten. Dazu gehören Tools für die Verwaltung Ihrer täglichen Abläufe, Mitarbeiterkommunikation und HR-Personalverwaltung.

Schritt 2: Füllen Sie Ihr Wiki mit Inhalten

Erstellen Sie zunächst die Grundstruktur Ihres Firmenwikis, die zu Ihren Teamstrukturen passt. Sie können zum Beispiel für jedes Hauptthema oder jede Abteilung eigene Rubriken erstellen, wie zum Beispiel Unternehmensrichtlinien, Mitarbeiterhandbücher und -handbücher oder Richtlinien für die Personalabteilung.

Sobald Sie Ihre Grundstruktur haben, können Sie die ersten Seiten Ihres Wikis erstellen und beginnen, sie mit Inhalten zu füllen.

Schritt 3: Beziehen Sie Ihr Team mit ein

Da die ganze Essenz eines Wikis der kollaborative Input ist, ist es jetzt an der Zeit, Ihr Team einzubeziehen. Bringen Sie sie dazu, von Anfang an mitzumachen, und motivieren Sie sie, ihr Wissen zu teilen und ihr Feedback zu hinterlassen, wo und wann immer sie etwas sehen, das aktualisiert oder korrigiert werden muss.

Richten Sie in regelmäßigen Abständen Überprüfungen ein, um sicherzustellen, dass Ihr Wiki noch relevant ist, und erinnern Sie Ihr Team daran, das Wiki immer dann zu aktualisieren, wenn sich etwas ändert.

Schritt 4: Zugriffs- und Bearbeitungsberechtigungen konfigurieren

Sie entscheiden selbst, wie Sie Ihr Firmenwiki verwalten möchten.

Sie können beispielsweise entscheiden, ob alle Mitarbeiter alle Inhalte sehen können oder ob Sie den Zugriff auf bestimmte vertrauliche Informationen auf bestimmte Mitarbeiter beschränken möchten. Das Gleiche gilt, wenn Sie möchten, dass Ihr gesamtes Team Inhalte bearbeiten kann, oder die Bearbeitungsrechte nur auf eine Gruppe ausgewiesener Bearbeiter beschränken.

Was gehört in ein Firmen-Wiki?

Jedes Firmenwiki ist einzigartig und es gibt keine festen Regeln dafür, welche Inhalte enthalten sein sollten. Typischerweise enthalten gute Wikis die folgenden Abschnitte:

Unternehmenskultur, Mission, Vision und Werte

Diese Punkte stehen im Mittelpunkt Ihres Unternehmens und beschreiben, wofür Ihr Unternehmen steht und wie es ist, Teil des Teams zu sein.

Sie sind unerlässlich, um das gewünschte Unternehmen aufzubauen. Sie zu erstellen, wird also viel Mühe und interne Reflexion erfordern, aber die Mühe wert sein.

Mitarbeiterhandbücher, Personalhandbücher, Personalrichtlinien und Unternehmensprozesse

Einer der Hauptvorteile eines Unternehmens-Wikis besteht darin, dass alle Ihre Mitarbeiter diese Informationen nachschlagen können, um zu sehen, wie Geschäfte abgewickelt werden, und Antworten auf eventuelle Fragen zu finden. Ihr Wiki sollte daher alle zentralen und wiederkehrenden Unternehmensprozesse anschaulich erklären.

Die Unternehmensstrategie und Roadmap

Sie sollten die langfristige Vision Ihres Unternehmens transparent darstellen, und wenn Sie sie in Ihrem Unternehmenswiki veröffentlichen, kann jeder sie sehen und dazu beitragen. Dies wird Ihnen helfen, das Vertrauen Ihrer Mitarbeiter zu gewinnen und sie in die Zukunft Ihres Unternehmens zu investieren.

Personal- und Büroinformationen

Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, sich durch einfache Büro- oder Baustellenverfahren zu navigieren, denen sie im Alltag begegnen können. Dies spart auch Ihren Verwaltungsmitarbeitern Zeit bei der Beantwortung einfacher Fragen aus dem Rest des Unternehmens.

Organigramme und Teammitgliederprofile

Durch die Aufnahme dieser Punkte erhalten Ihre Mitarbeiter einen klaren Überblick über die Unternehmensstruktur und darüber, wer was macht. Dies ist besonders hilfreich für neue Mitarbeiter, die lernen, sich im Unternehmen zurechtzufinden und alle kennenzulernen.

Onboarding-Checklisten und Schulungsmaterialien für Mitarbeiter

Der Beginn eines neuen Jobs kann für neue Mitarbeiter stressig sein, besonders wenn sie nicht wissen, was sie erwartet. Das Einbeziehen dieser Materialien gibt ihnen einen Überblick darüber, was sie erwartet, und hilft ihnen, die Einarbeitungs- und Schulungsprozesse für Mitarbeiter zu steuern.

Darüber hinaus können neue Mitarbeiter und Auszubildende wertvolle Einblicke und Hinweise geben, wie Sie Ihre Einarbeitungs- und Schulungsprogramme verbessern können, nachdem Sie sie gerade durchlaufen haben.

Anleitungen, Tutorials und Handbücher zur Fehlerbehebung

Helfen Sie Ihren Mitarbeitern, die Lösung für jedes Problem zu finden, auf das sie gestoßen sind, oder Richtlinien für die Ausführung von Aufgaben, mit denen sie bei der Arbeit nicht vertraut sind. Gibt es einen besseren Ort, um sie zu integrieren, als Ihr Unternehmens-Wiki, auf das jeder zugreifen und zu dem jeder beitragen kann?

Häufig gestellte Fragen

Wenn Sie feststellen, dass immer wieder die gleichen Fragen auftauchen, kann die Aufnahme eines FAQ-Bereichs ein kluger und zeitsparender Schritt sein.

Wenn Ihre Mitarbeiter das Gefühl haben, auf eine wichtige Frage gestoßen zu sein, können sie diese zum Wiki hinzufügen, damit auch andere Mitarbeiter davon profitieren können.

Was ist der Unterschied zwischen einem Firmenwiki und einer Wissensdatenbank?

Obwohl beide Tools zum Speichern und Teilen wichtiger Informationen sind, sind sie eigentlich sehr unterschiedlich.

Der Hauptunterschied besteht darin, wer die Inhalte erstellen und aktualisieren kann.

Ein Unternehmenswiki ist ein kollaboratives internes Wissensmanagementsystem, in dem alle Teammitglieder die darin gespeicherten Informationen einsehen und zu ihnen beitragen können.

Eine Wissensdatenbank hingegen ist ein zentraler Knotenpunkt für die Speicherung und den Zugriff auf alle wichtigen Unternehmensinformationen, die nur von engagierten Mitwirkenden erstellt und bearbeitet werden können. Anstelle des kollaborativen Charakters des Wikis ist eine Wissensdatenbank eine Möglichkeit für Ihr Unternehmen, Informationen an alle Mitarbeiter weiterzugeben.

Das Fazit zum Aufbau Ihres Firmen-Wikis

Ein Unternehmens-Wiki kann ein unglaublich leistungsfähiges Werkzeug sein, um Informationen auszutauschen und eine wirklich kollaborative Umgebung zu schaffen, in der Ihr Team gedeihen kann.

Letztendlich ist der Aufbau eines Wikis für Ihr Unternehmen nur die erste Hälfte der Gleichung.

Der Erfolg des Tools hängt davon ab, ob Ihr Team es auf dem neuesten Stand hält und regelmäßig konsultiert.

Sobald Sie Ihre Mitarbeiter in diesen Prozess einbezogen haben, hat Ihr Firmenwiki das Potenzial, sich zu einem der besten Tools zur Steigerung der Produktivität am Arbeitsplatz zu entwickeln.