強力な会社Wikiを構築するための究極のガイドあなたの従業員は気に入るはずです

知識は力である。 そして、あなたの会社が所有する最も価値のある資産の1つは、そのプロセス、手順、および従業員が仕事を成功させて効率的に実行するために必要な情報のすべての詳細です。

ただし、この知識はすべて、安全に保管されていないと失われたり、定期的に保守されていないと古くなったりする可能性があります。 つまり、従業員が一般的な質問にすばやく回答する必要がある場合、それはすぐに役に立たなくなります。

その結果、企業はチームの生産性が急落し、多大な経済的損失を被ることになります。

これを防ぐには、適切に実行され、保守が容易な会社Wikiが必要です。

では、企業はどのようにしてウィキを自分たちの利益のために使用し、さらに重要なことに、ビジネスのために強力なウィキを構築できるのでしょうか。 時間とお金を節約する素晴らしい会社のウィキを作成して維持するために必要なすべての情報を収集しました。

Company Wikiとは何ですか？

企業ウィキは、企業ウィキまたは企業ウィキとも呼ばれ、チーム全体が追加、編集、および更新できる、企業に固有の内部情報でいっぱいの中央企業ナレッジセンターです。 とりわけ、企業の価値観、プロセス、プロジェクト、およびサービスに関連するコンテンツを含めることができます。

基本的に、会社のwikiは、すべての重要な問題の信頼できる唯一の情報源として機能します。 これは、従業員が質問に対する答えを簡単かつ迅速に見つけることができる、会社のワンストップショップナレッジハブです。

会社のWikiの利点

会社のウィキは強力なビジネスツールであり、次の点で会社に利益をもたらします。

重要な会社情報は、多くの場合、従業員のハンドブック、マニュアル、Webサイト、メモ、さらには従業員の心に散らばっています。 会社のウィキは、そのすべての知識を1つの検索可能でアクセス可能な場所に一元化します。

あなたの会社のウィキは、チーム全体が仕事を上手に行うために必要な知識を調べるための最初の立ち寄り場所になります。 ガイドラインや重要なプロセスから、プリンタの設定や一般的な業界用語の定義などの小さなことまで、誰もがこの情報にすばやく簡単にアクセスできます。

新入社員がチームに加わるときはいつでも、会社について学ぶことから仕事を遂行する方法まで、取り入れるべき多くの情報を持っており、途中で多くの質問をする可能性があります。

会社のウィキにすべての情報と回答があると、従業員のオンボーディングプロセスがスピードアップし、繰り返しの質問が最小限に抑えられ、新しい従業員が情報を即座に独立して見つけることができるようになります。

短期的には、口コミで知識を伝えることは、同じ場所で作業する小さなチームにとっては十分かもしれません。

しかし、長年の学習と経験を積んだ経験豊富な従業員の1人が会社を辞め、知識を持って行くことにした場合はどうなるでしょうか。

貴重な情報が失われ、従業員のトレーニングに時間がかかり、ミスが繰り返され、生産性が低下します。

ウィキに知識を文書化して集中させ、会社の成長と発展に合わせて更新することで、既存の従業員と将来の従業員の両方が恩恵を受けるために、社内の知識を維持するのに役立ちます。

2019年の調査によると、従業員は仕事を遂行するために必要な情報を探すために25％以上の時間を無駄にしています。 それは彼らが実際の仕事をするのに費やすことができる有給の時間です。

従業員が必要なときに必要なすべての情報に1か所からアクセスできるようにすることで、貴重な時間を大幅に節約できます。

関連するドキュメントを検索したり、書類を移動したり、複数の従業員に会社の病欠ポリシーや特定のデバイスを操作するためのマニュアルを見つけてもらう必要はありません。会社のWikiにはすべての回答が含まれており、従業員は自信を持って迅速に進めることができます。 。

共同作業場を持つことは職場のパフォーマンスの鍵であり、会社のwikiはこの会社の文化を構築するのに役立ちます。

社内の各チームは、他のグループがどのように、そしてなぜ彼らがしていることをしているのかを完全には理解していない可能性があります。 会社のウィキは、会社全体が見て利益を得ることができるように、従業員が自分の言葉でこれを説明することを奨励しています。

これにより、知識を共有するだけでなく、誰が何を担当し、誰が関連するノウハウを持っているかを簡単に見つけることができ、チームが協力して、必要に応じて適切な人をプロジェクトに参加させることが容易になります。

いつ会社のWikiを作成する必要がありますか？

最適な時間は初日からです。まだ行っていない場合は、今が開始するのに最適な時間です。

最初から文書化プロセスに優先順位を付け、新入社員にこの考え方を採用するように促します。

現時点で会社のウィキをお持ちでない場合は、以下でウィキに含める必要があるものを検討します。 持っていても機能しない場合は、これが発生する可能性のあるいくつかの理由についても触れます。

ほとんどの企業Wikiが機能しない理由

ほとんどの企業はウィキを設定する際に最善の意図を持っていますが、ほとんどの場合、それらは機能しません。 これは主に2つの理由で発生します。

一部の会社のWikiはナビゲートするのが難しく、重要な情報すべてに簡単かつ即座にアクセスできるようにするという本来の目的を破っています。

これは、会社のWikiページの作成に使用された会社のWikiソフトウェアが古くなっているか、構造が設定者には意味があり、他の人には意味がないために発生します。

この落とし穴を避けるために、ウィキは次のことを行う必要があります。

• ナビゲートしやすく、構造化されたメニューを用意する
• 検索可能であること
• シンプルでわかりやすい命名形式にする

定義上、Wikiを使用すると、ユーザーはコンテンツを共同で編集および更新できます。

ウィキを成功させるには、チームがセクションを管理し、他のチームのコンテンツにコメントしたり、編集を提案したりできる必要があります。 1人または2人の指定された従業員は、ウィキの全体的な品質が適切に保たれるようにする必要があります。

会社のWikiを構築する方法

会社のwikiを作成することは、困難で時間のかかる作業のように思えるかもしれませんが、思ったよりも簡単です。 会社のウィキを構築する方法については、これらの簡単な手順に従うだけで、すぐに稼働させることができます。

ステップ1：適切な会社のWikiソフトウェアを選択する

まず第一に、あなたの会社のウィキを作成するのに適切な会社のウィキソフトウェアを選択してください。 これは最も重要なステップです。ウィキは、従業員が最新の状態に保ち、定期的に参照する場合にのみ役立つためです。

会社のウィキソフトウェアソリューションを選択するときは、次の機能に注意する必要があります。

• ナビゲートするのは簡単です。
• チーム構造に合わせて簡単に使用およびカスタマイズできます。
• 完全に検索可能です。
• 簡単に編集できます。
• ユーザー権限を制御できます。
• ファイルアクティビティを監視できます。
• コンテンツは安全に保存およびバックアップされます。
• ストレージの制限はありません。
• それは費用対効果が高く、あなたの予算に合っています。

Connecteamはそのようなツールの1つです。 すべての重要な機能とクリーンでナビゲートしやすいインターフェイスをユーザーに提供し、直感的で使いやすいものにします。 外出先でもいつでも使用できるので、オフィスの外で一日の大半を過ごす労働者に最適です。

Connecteamは会社のウィキとしてのみ使用できますが、ビジネス全体を合理化するためにも使用できます。 オールインワンの従業員管理ソフトウェアとして、1つの屋根の下で従業員を管理するために必要なすべてのツールが含まれています。 これには、日常業務、従業員のコミュニケーション、および人事担当者の管理を管理するためのツールが含まれます。

ステップ2：Wikiをコンテンツで埋める

チーム構造に適した会社Wikiの基本構造を作成することから始めます。 たとえば、会社の方針、従業員のハンドブックやマニュアル、人事部門のガイドラインなど、主要な主題や部門ごとに専用のセクションを作成できます。

基本的な構造ができたら、Wikiの最初のページを作成して、コンテンツで埋め始めることができます。

ステップ3：チームを巻き込む

ウィキの本質はそこに入る共同入力であるため、今度はチームを関与させるときです。 最初から参加してもらい、知識を共有し、更新や修正が必要なものを見つけたときはいつでもフィードバックを残すように動機付けます。

定期的にチェックを設定して、Wikiが引き続き関連していることを確認し、何かが変更された場合は常にWikiを更新し続けるようにチームに通知します。

ステップ4：アクセスと編集のアクセス許可を構成する

会社のウィキをどのように管理するかはあなた次第です。

たとえば、すべての従業員がすべてのコンテンツを表示できるかどうか、または特定の機密情報へのアクセスを特定の従業員に制限するかどうかを決定できます。 チーム全体でコンテンツを編集できるようにするか、編集権限を指定された編集者のグループのみに制限するかについても同じことが言えます。

会社のWikiに含めるもの

会社のウィキはどれも独自のものであり、どのコンテンツを含めるかについての決まったルールはありません。 通常、優れたWikiには次のセクションが含まれます。

企業文化、使命、ビジョン、価値観

これらのポイントはあなたの会社の中核であり、あなたの会社が何を表しているのか、そしてチームの一員であることがどのようなものかを説明しています。

彼らはあなたが望む会社を構築するために不可欠です。 したがって、それらを作成するには多大な労力と内部の反省が必要ですが、努力する価値はあります。

従業員ハンドブック、スタッフマニュアル、HRポリシー、および会社のプロセス

会社のウィキを持つことの主な利点の1つは、すべての従業員がこの情報を調べてビジネスがどのように行われているかを確認し、質問に対する回答を見つけることができることです。 したがって、ウィキには、すべての中央および定期的な会社のプロセスが明確に説明されている必要があります。

会社の戦略とロードマップ

あなたはあなたの会社の長期ビジョンについて透明でなければなりません、そしてあなたの会社のウィキにそれを載せることは誰もがそれを見て貢献することを可能にするでしょう。 これにより、従業員の信頼を獲得し、会社の将来に投資してもらうことができます。

人事およびオフィス情報

従業員が日常的に遭遇する可能性のある簡単なオフィスまたは現場の手順をナビゲートするのを支援します。 これにより、管理スタッフが会社の他のメンバーからの簡単な質問に答える時間を節約できます。

組織図とチームメンバーのプロファイル

これらの項目を含めることで、従業員は会社の構造と誰が何をしているのかを明確に把握できます。 これは、会社をナビゲートすることを学び、すべての人と知り合うことを学んでいる新入社員にとって特に役立ちます。

オンボーディングチェックリストと従業員トレーニング資料

新しい仕事を始めることは、特に彼らが何を期待すべきかわからない場合、新入社員にとってストレスになる可能性があります。 これらの資料を含めると、何が期待できるかについての概要がわかり、従業員のオンボーディングおよびトレーニングプロセスをナビゲートするのに役立ちます。

その上、新入社員と研修生は、それらを経験した直後に、オンボーディングとトレーニングプログラムを改善する方法についての貴重な洞察と指針を提供することができます。

ハウツーガイド、チュートリアル、およびトラブルシューティングマニュアル

従業員が遭遇した可能性のある問題の解決策や、仕事で経験していないタスクを実行するためのガイドラインを見つけるのを支援します。 誰もがアクセスして貢献できるように、会社のwikiよりもそれらを組み込むのに最適な場所です。

よくある質問

同じ質問が頻繁に表示されることに気付いた場合は、FAQセクションを含めると、賢明で時間を節約できます。

また、従業員が重要な質問に遭遇したと感じた場合は、他の従業員も同様に恩恵を受けるために、それをwikiに追加できます。

会社のWikiとナレッジベースの違いは何ですか？

どちらも重要な情報を保存および共有するためのツールですが、実際には大きく異なります。

主な違いは、誰がコンテンツを作成および更新できるかということです。

会社のウィキは、チームメンバー全員がその中に保存されている情報を表示して貢献できる、協調的な内部知識管理システムです。

一方、ナレッジベースは、すべての重要な企業情報を保存およびアクセスするための集中型ハブであり、専任の寄稿者のみが作成および編集できます。 ウィキの協調的な性質の代わりに、ナレッジベースはあなたの会社がすべての従業員に情報を伝えるための方法です。

あなたの会社のWikiを構築する方法の結論

会社のウィキは、情報を共有し、チームが繁栄するための真に協調的な環境を作成するための非常に強力なツールになります。

結局のところ、あなたの会社のためにwikiを構築することは、方程式の前半にすぎません。

ツールが成功するかどうかは、チームがツールを最新の状態に保ち、定期的に参照するかどうかにかかっています。

従業員をこのプロセスに参加させると、会社のwikiは、職場の生産性を向上させるための最良のツールの1つになる可能性があります。