สุดยอดคู่มือในการสร้างบริษัทที่ทรงพลัง Wiki ที่พนักงานของคุณจะหลงรัก

ความรู้คือพลัง. และหนึ่งในทรัพย์สินที่มีค่าที่สุดที่บริษัทของคุณเป็นเจ้าของก็คือกระบวนการ ขั้นตอน และข้อมูลใดๆ ที่พนักงานของคุณต้องการเพื่อให้งานของพวกเขาประสบความสำเร็จและมีประสิทธิภาพ

อย่างไรก็ตาม ความรู้ทั้งหมดนี้อาจสูญหายได้หากไม่ได้จัดเก็บไว้อย่างปลอดภัยหรือล้าสมัยหากไม่ได้รับการดูแลอย่างสม่ำเสมอ ซึ่งหมายความว่าพนักงานของคุณจะไร้ประโยชน์อย่างรวดเร็วเมื่อพวกเขาต้องการคำตอบอย่างรวดเร็วสำหรับคำถามทั่วไป

เป็นผลให้บริษัทต่างๆ เห็นว่าประสิทธิภาพการทำงานของทีมลดลงและประสบความสูญเสียทางการเงินจำนวนมาก

เพื่อป้องกันไม่ให้สิ่งนี้เกิดขึ้น คุณต้องมีวิกิของบริษัทที่ใช้งานได้ดีและดูแลรักษาง่าย

ดังนั้น บริษัทต่างๆ จะใช้ wiki เพื่อประโยชน์ของตนได้อย่างไร และที่สำคัญกว่านั้นคือ สร้างความแข็งแกร่งให้กับธุรกิจของพวกเขา เราได้รวบรวมข้อมูลทั้งหมดที่คุณจำเป็นต้องใช้ในการเขียนและดูแลรักษาวิกิของบริษัทที่ยอดเยี่ยม ซึ่งจะช่วยคุณประหยัดเวลาและเงิน

Wiki ของบริษัทคืออะไร?

วิกิของบริษัท หรือที่เรียกว่าวิกิขององค์กรหรือวิกิสำหรับองค์กร เป็นศูนย์ความรู้กลางของบริษัทที่เต็มไปด้วยข้อมูลภายในเฉพาะสำหรับบริษัทของคุณ ซึ่งทั้งทีมของคุณสามารถเพิ่ม แก้ไข และอัปเดตได้ เหนือสิ่งอื่นใด อาจรวมถึงเนื้อหาที่เกี่ยวข้องกับค่านิยม กระบวนการ โครงการ และบริการของบริษัท

โดยพื้นฐานแล้ว Wiki ของบริษัททำหน้าที่เป็นแหล่งความจริงเพียงแหล่งเดียวสำหรับเรื่องสำคัญทั้งหมด เป็นศูนย์รวมความรู้แบบครบวงจรของบริษัทของคุณที่พนักงานของคุณสามารถค้นหาคำตอบสำหรับคำถามที่พวกเขาอาจมีได้อย่างง่ายดายและรวดเร็ว

ประโยชน์ของบริษัท Wiki

Wiki ของบริษัทเป็นเครื่องมือทางธุรกิจที่ทรงพลัง และจะเป็นประโยชน์ต่อบริษัทของคุณในวิธีต่อไปนี้:

ข้อมูลสำคัญของบริษัทมักจะกระจัดกระจายอยู่ในคู่มือพนักงาน คู่มือ เว็บไซต์ บันทึกย่อ และแม้กระทั่งจิตใจของพนักงานของคุณ วิกิของบริษัทรวมศูนย์ความรู้ทั้งหมดไว้ในตำแหน่งที่ค้นหาและเข้าถึงได้แห่งเดียว

Wiki ของบริษัทของคุณเป็นจุดแรกของทั้งทีมในการค้นหาความรู้ที่จำเป็นต่อการทำงานให้ดี ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลนี้ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย ตั้งแต่แนวทางปฏิบัติและกระบวนการที่จำเป็นไปจนถึงสิ่งเล็กน้อย เช่น การตั้งค่าเครื่องพิมพ์หรือคำจำกัดความของศัพท์แสงทั่วไปในอุตสาหกรรม

เมื่อใดก็ตามที่พนักงานใหม่เข้าร่วมทีมของคุณ พวกเขามีข้อมูลมากมายที่ต้องใช้ ตั้งแต่การเรียนรู้เกี่ยวกับบริษัทไปจนถึงวิธีปฏิบัติงาน และมีแนวโน้มที่จะมีคำถามมากมายระหว่างทาง

การมีข้อมูลและคำตอบทั้งหมดใน Wiki ของบริษัทของคุณจะช่วยเร่งกระบวนการเตรียมความพร้อมให้กับพนักงาน ลดคำถามที่ซ้ำซาก และทำให้พนักงานใหม่สามารถค้นหาข้อมูลได้ทันทีและเป็นอิสระ

ในระยะสั้น การถ่ายทอดความรู้แบบปากต่อปากอาจดีพอสำหรับทีมเล็กๆ ที่ทำงานในที่เดียวกัน

แต่จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อหนึ่งในพนักงานที่มีประสบการณ์ของคุณซึ่งเรียนรู้และมีประสบการณ์มาหลายปีตัดสินใจลาออกจากบริษัทและนำความรู้ของพวกเขาไปด้วย

ข้อมูลที่มีค่าสูญหาย การฝึกอบรมพนักงานใช้เวลานานขึ้น ข้อผิดพลาดซ้ำแล้วซ้ำอีก และประสิทธิภาพการทำงานลดลง

การจัดทำเอกสารและเน้นความรู้ในวิกิและอัปเดตเมื่อบริษัทของคุณเติบโตและพัฒนาจะช่วยให้คุณรักษาความรู้ภายในบริษัทของคุณไว้สำหรับพนักงานทั้งที่มีอยู่และในอนาคตเพื่อรับประโยชน์

จากการสำรวจในปี 2019 พนักงานใช้เวลามากกว่า 25% ไปกับการค้นหาข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการทำงาน นั่นเป็นเวลาที่จ่ายให้พวกเขาสามารถทำงานจริงได้

ให้พนักงานของคุณเข้าถึงข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมดได้ด้วยตนเอง เมื่อจำเป็น และจากที่เดียวจะช่วยประหยัดเวลาอันมีค่าได้มาก

แทนที่จะต้องค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้อง เปลี่ยนงานเอกสาร หรือขอให้พนักงานหลายคนค้นหานโยบายวันลาป่วยของบริษัทคุณหรือคู่มือในการใช้งานอุปกรณ์บางอย่าง Wiki ของบริษัทมีคำตอบทั้งหมดและช่วยให้พนักงานของคุณดำเนินการได้อย่างมั่นใจและรวดเร็ว .

การมีสถานที่ทำงานร่วมกันเป็นหัวใจสำคัญของประสิทธิภาพการทำงาน และ Wiki ของบริษัทจะช่วยให้คุณสร้างวัฒนธรรมของบริษัทได้

แต่ละทีมในบริษัทของคุณอาจไม่เข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าทำไมกลุ่มอื่นๆ ถึงทำในสิ่งที่พวกเขาทำ Wiki ของบริษัทสนับสนุนให้พนักงานของคุณอธิบายสิ่งนี้ด้วยคำพูดของพวกเขาเอง เพื่อให้ทั้งบริษัทเห็นและได้รับประโยชน์

นอกเหนือจากการแบ่งปันความรู้ การทำเช่นนี้ยังช่วยให้ค้นหาได้ง่ายขึ้นว่าใครมีหน้าที่รับผิดชอบอะไรและใครมีความรู้ที่เกี่ยวข้อง ทำให้ทีมทำงานร่วมกันได้ง่ายขึ้นและมีส่วนร่วมกับบุคคลที่เหมาะสมในโครงการเมื่อจำเป็น

คุณควรสร้างบริษัท Wiki เมื่อใด

เวลาที่ดีที่สุดคือตั้งแต่วันแรก และหากคุณยังไม่ได้ทำ ตอนนี้เป็นเวลาที่เหมาะที่จะเริ่มต้น

จัดลำดับความสำคัญของกระบวนการจัดทำเอกสารตั้งแต่เริ่มต้น และสนับสนุนให้พนักงานใหม่ของคุณนำแนวคิดนี้มาใช้

หากคุณไม่มีวิกิของบริษัทในขณะนี้ เราจะพิจารณาสิ่งที่คุณต้องการรวมไว้ด้านล่าง หากคุณมี แต่ใช้งานไม่ได้ เราจะพูดถึงสาเหตุบางประการที่อาจเกิดขึ้น

ทำไม Wikis ของบริษัทส่วนใหญ่จึงไม่ทำงาน

แม้ว่าบริษัทส่วนใหญ่จะมีเจตนาดีที่สุดเมื่อตั้งค่าวิกิ แต่ส่วนใหญ่ก็ใช้ไม่ได้ผล สิ่งนี้เกิดขึ้นด้วยเหตุผลสองประการ:

วิกิของบริษัทบางแห่งใช้งานยาก ขัดต่อจุดประสงค์ในการมีข้อมูลสำคัญทั้งหมดของคุณอย่างง่ายดายและเข้าถึงได้ทันที

สิ่งนี้เกิดขึ้นเนื่องจากซอฟต์แวร์ wiki ของบริษัทที่ใช้สร้างหน้า wiki ของบริษัทของคุณล้าสมัย หรือเนื่องจากโครงสร้างเหมาะสมสำหรับผู้ที่ตั้งค่าไว้ แต่ไม่ใช่สำหรับใครอื่น

เพื่อหลีกเลี่ยงหลุมพรางนี้ Wiki ของคุณควร:

• ใช้งานง่ายและมีเมนูที่มีโครงสร้าง
• สามารถค้นหาได้
• มีรูปแบบการตั้งชื่อที่เรียบง่ายและตรงไปตรงมา

ตามคำจำกัดความ Wiki อนุญาตให้ผู้ใช้แก้ไขและปรับปรุงเนื้อหาร่วมกันได้

ในการสร้าง Wiki ที่ประสบความสำเร็จ ทีมของคุณจะต้องสามารถจัดการส่วนต่างๆ ของพวกเขาและแสดงความคิดเห็น และแนะนำการแก้ไขเนื้อหาจากทีมอื่นได้ พนักงานที่ได้รับมอบหมายหนึ่งหรือสองคนควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณภาพโดยรวมของวิกิของคุณตรงประเด็น

วิธีสร้างบริษัท Wiki

แม้ว่าการสร้าง wiki ของบริษัทคุณอาจดูเหมือนเป็นงานที่น่ากลัวและใช้เวลานาน แต่ก็ง่ายกว่าที่คิด เพียงทำตามขั้นตอนง่าย ๆ เหล่านี้ในการสร้างวิกิของบริษัท คุณก็จะพร้อมและใช้งานได้ในเวลาไม่นาน

ขั้นตอนที่ 1: เลือกซอฟต์แวร์ Wiki ของบริษัทที่เหมาะสม

ก่อนอื่น เลือกซอฟต์แวร์ Wiki ของบริษัทที่เหมาะสมเพื่อสร้าง Wiki ของบริษัทคุณด้วย นี่เป็นขั้นตอนที่สำคัญที่สุด เนื่องจากวิกิของคุณจะมีประโยชน์ก็ต่อเมื่อพนักงานของคุณอัปเดตและให้คำปรึกษาเป็นประจำเท่านั้น

เมื่อเลือกโซลูชันซอฟต์แวร์ Wiki ของบริษัท คุณควรจับตาดูคุณลักษณะต่อไปนี้:

• นำทางได้ง่าย
• ใช้งานง่ายและปรับแต่งให้เหมาะกับโครงสร้างทีมของคุณ
• สามารถค้นหาได้อย่างเต็มที่
• สามารถแก้ไขได้ง่าย
• คุณสามารถควบคุมการอนุญาตของผู้ใช้
• คุณสามารถดูแลกิจกรรมไฟล์
• เนื้อหาจะถูกจัดเก็บและสำรองข้อมูลอย่างปลอดภัย
• ไม่มีข้อจำกัดในการจัดเก็บ
• เป็นมิตรกับต้นทุนและเหมาะสมกับงบประมาณของคุณ

Connecteam เป็นหนึ่งในเครื่องมือดังกล่าว มันให้คุณสมบัติที่จำเป็นทั้งหมดแก่ผู้ใช้และอินเทอร์เฟซที่สะอาดและใช้งานง่าย ทำให้ใช้งานง่ายและใช้งานง่าย สามารถใช้ได้ทุกเมื่อแม้ในขณะเดินทาง ทำให้เหมาะสำหรับพนักงานที่ใช้เวลาดีๆ นอกสำนักงาน

แม้ว่าคุณจะสามารถใช้ Connecteam เป็นวิกิของบริษัทโดยเฉพาะ คุณยังสามารถใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพธุรกิจทั้งหมดของคุณได้ ในฐานะที่เป็นซอฟต์แวร์การจัดการพนักงานแบบครบวงจร มันรวมเครื่องมือทั้งหมดที่คุณต้องการเพื่อจัดการพนักงานของคุณภายใต้หลังคาเดียวกัน ซึ่งรวมถึงเครื่องมือสำหรับจัดการการปฏิบัติงานประจำวันของคุณ การสื่อสารของพนักงาน และการจัดการบุคลากรฝ่ายทรัพยากรบุคคล

ขั้นตอนที่ 2: กรอก Wiki ของคุณด้วยเนื้อหา

เริ่มต้นด้วยการสร้างโครงสร้างพื้นฐาน Wiki ของบริษัทของคุณที่เหมาะกับโครงสร้างทีมของคุณ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสร้างส่วนเฉพาะสำหรับแต่ละวิชาหลักหรือแผนก เช่น นโยบายบริษัท คู่มือและคู่มือพนักงาน หรือแนวทางสำหรับแผนกทรัพยากรบุคคล

เมื่อคุณมีโครงสร้างพื้นฐานแล้ว คุณสามารถสร้างหน้าแรกของวิกิและเริ่มกรอกเนื้อหาได้

ขั้นตอนที่ 3: ให้ทีมของคุณมีส่วนร่วม

เนื่องจากสาระสำคัญทั้งหมดของวิกิคือการให้ข้อมูลร่วมกันที่เข้าสู่วิกิ ถึงเวลาแล้วที่ทีมของคุณจะมีส่วนร่วม ให้พวกเขามีส่วนร่วมตั้งแต่เริ่มต้นและกระตุ้นให้พวกเขาแบ่งปันความรู้และแสดงความคิดเห็นได้ทุกที่และทุกเวลาที่พวกเขาเห็นบางสิ่งที่ต้องการการปรับปรุงหรือแก้ไข

ตั้งค่าการตรวจสอบเป็นระยะเพื่อให้แน่ใจว่าวิกิของคุณยังคงมีความเกี่ยวข้อง และเตือนทีมของคุณให้อัปเดตวิกิทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง

ขั้นตอนที่ 4: กำหนดค่าการเข้าถึงและแก้ไขการอนุญาต

ขึ้นอยู่กับคุณที่จะตัดสินใจว่าต้องการจัดการวิกิของบริษัทคุณอย่างไร

ตัวอย่างเช่น คุณสามารถตัดสินใจว่าพนักงานทุกคนสามารถดูเนื้อหาทั้งหมดได้หรือไม่ หรือคุณต้องการจำกัดการเข้าถึงข้อมูลที่เป็นความลับบางอย่างสำหรับพนักงานบางคน เช่นเดียวกับที่คุณต้องการให้ทั้งทีมของคุณสามารถแก้ไขเนื้อหาหรือจำกัดสิทธิ์การแก้ไขเฉพาะกลุ่มของบรรณาธิการที่กำหนด

สิ่งที่จะรวมไว้ในบริษัท Wiki

Wiki ของบริษัททุกอันมีเอกลักษณ์เฉพาะ และไม่มีกฎเกณฑ์สำหรับเนื้อหาที่ควรรวมไว้ โดยทั่วไป Wiki ที่ดีจะมีส่วนต่างๆ ดังต่อไปนี้:

วัฒนธรรมองค์กร พันธกิจ วิสัยทัศน์ และค่านิยม

ประเด็นเหล่านี้คือหัวใจหลักของบริษัทคุณ และอธิบายว่าบริษัทของคุณมีจุดยืนอย่างไรและรู้สึกอย่างไรที่ได้เป็นส่วนหนึ่งของทีม

สิ่งเหล่านี้จำเป็นสำหรับการสร้างบริษัทที่คุณต้องการ ดังนั้นการสร้างพวกเขาจะต้องใช้ความพยายามอย่างมากและการไตร่ตรองภายใน แต่จะคุ้มค่ากับความพยายาม

คู่มือพนักงาน คู่มือพนักงาน นโยบายทรัพยากรบุคคล และกระบวนการของบริษัท

ข้อดีหลักประการหนึ่งของการมี Wiki ของบริษัทคือ พนักงานทุกคนสามารถค้นหาข้อมูลนี้เพื่อดูว่าดำเนินธุรกิจอย่างไร และค้นหาคำตอบสำหรับคำถามต่างๆ ที่พวกเขาอาจมี วิกิของคุณควรอธิบายกระบวนการของบริษัทส่วนกลางและที่เกิดขึ้นประจำทุกกระบวนการอย่างชัดเจน

กลยุทธ์และแผนงานของบริษัท

คุณควรมีความโปร่งใสเกี่ยวกับวิสัยทัศน์ระยะยาวของบริษัทของคุณ และการวางมันไว้ในวิกิของบริษัทของคุณ จะช่วยให้ทุกคนเห็นและมีส่วนร่วมในมัน สิ่งนี้จะช่วยให้คุณได้รับความไว้วางใจจากพนักงานและทำให้พวกเขาได้ลงทุนในอนาคตของบริษัท

ข้อมูลทรัพยากรบุคคลและสำนักงาน

ช่วยให้พนักงานของคุณนำทางผ่านขั้นตอนง่ายๆ ของสำนักงานหรือไซต์งานที่พวกเขาอาจพบเจอในแต่ละวัน วิธีนี้จะช่วยประหยัดเวลาที่เจ้าหน้าที่ธุรการของคุณตอบคำถามง่ายๆ จากส่วนที่เหลือของบริษัท

แผนผังองค์กรและโปรไฟล์สมาชิกในทีม

การรวมรายการเหล่านี้จะช่วยให้พนักงานของคุณมีภาพรวมที่ชัดเจนเกี่ยวกับโครงสร้างของบริษัทและว่าใครทำอะไร สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับพนักงานใหม่ที่กำลังเรียนรู้ที่จะนำทางบริษัทและทำความรู้จักกับทุกคน

รายการตรวจสอบการเริ่มต้นใช้งานและเอกสารการฝึกอบรมพนักงาน

การเริ่มต้นงานใหม่อาจสร้างความเครียดให้กับพนักงานใหม่ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขาไม่รู้ว่าจะคาดหวังอะไร การรวมเอกสารเหล่านี้จะช่วยให้พวกเขาเห็นภาพรวมของสิ่งที่คาดหวังและช่วยนำทางพนักงานในการปฐมนิเทศและกระบวนการฝึกอบรม

ยิ่งไปกว่านั้น พนักงานใหม่และผู้เข้ารับการฝึกอบรมสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าและคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีปรับปรุงโปรแกรมการเริ่มต้นใช้งานและการฝึกอบรมของคุณหลังจากที่ผ่านขั้นตอนเหล่านี้ไปแล้ว

คู่มือวิธีการ บทช่วยสอน และคู่มือการแก้ไขปัญหา

ช่วยพนักงานของคุณหาทางแก้ไขสำหรับปัญหาใด ๆ ที่พวกเขาอาจพบหรือแนวทางปฏิบัติสำหรับการปฏิบัติงานใด ๆ ที่พวกเขาไม่เคยมีประสบการณ์ในงาน จะมีอะไรดีไปกว่าการรวม Wiki ของบริษัทของคุณเพื่อให้ทุกคนเข้าถึงและมีส่วนร่วมได้

คำถามที่พบบ่อย

หากคุณสังเกตเห็นว่าคำถามเดิมปรากฏขึ้นตลอด รวมถึงส่วนคำถามที่พบบ่อยอาจเป็นขั้นตอนที่ชาญฉลาดและช่วยประหยัดเวลาได้

นอกจากนี้ หากพนักงานของคุณรู้สึกว่าพวกเขาเจอคำถามสำคัญ พวกเขาสามารถเพิ่มคำถามนั้นในวิกิเพื่อให้พนักงานคนอื่นๆ ได้รับประโยชน์เช่นกัน

ความแตกต่างระหว่าง Wiki ของบริษัทและฐานความรู้คืออะไร?

แม้ว่าทั้งสองเครื่องมือจะเป็นเครื่องมือสำหรับจัดเก็บและแบ่งปันข้อมูลสำคัญ แต่แท้จริงแล้วเครื่องมือทั้งสองนั้นแตกต่างกันมาก

ความแตกต่างหลักอยู่ที่ว่าใครสามารถสร้างและอัปเดตเนื้อหาได้

Wiki ของบริษัทเป็นระบบการจัดการความรู้ภายในที่ทำงานร่วมกัน ซึ่งสมาชิกในทีมทุกคนสามารถดูและสนับสนุนข้อมูลที่จัดเก็บไว้ในนั้นได้

ในทางกลับกัน ฐานความรู้คือศูนย์กลางที่รวมศูนย์สำหรับการจัดเก็บและเข้าถึงข้อมูลสำคัญของบริษัททั้งหมด ซึ่งสามารถสร้างและแก้ไขได้โดยผู้ให้ข้อมูลเฉพาะเท่านั้น แทนที่จะเป็นลักษณะการทำงานร่วมกันของวิกิ ฐานความรู้เป็นวิธีที่บริษัทของคุณส่งข้อมูลให้กับพนักงานทุกคน

บรรทัดล่างเกี่ยวกับวิธีการสร้างบริษัทของคุณ Wiki

Wiki ของบริษัทสามารถเป็นเครื่องมือที่ทรงพลังอย่างเหลือเชื่อสำหรับการแบ่งปันข้อมูลและสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานร่วมกันอย่างแท้จริงเพื่อให้ทีมของคุณเจริญรุ่งเรือง

ในที่สุด การสร้างวิกิสำหรับบริษัทของคุณก็เป็นเพียงครึ่งแรกของสมการเท่านั้น

ความสำเร็จของเครื่องมือนั้นขึ้นอยู่กับว่าทีมของคุณอัพเดทอยู่เสมอและให้คำปรึกษาเป็นประจำหรือไม่

เมื่อคุณให้พนักงานของคุณมีส่วนร่วมในกระบวนการนี้ Wiki ของบริษัทของคุณมีศักยภาพที่จะเปลี่ยนให้เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ดีที่สุดในการเพิ่มผลผลิตในที่ทำงาน