建立您的員工會喜歡的強大公司的終極指南 Wiki

知識就是力量。 貴公司擁有的最有價值的資產之一是其流程、程序的所有細節，以及您的員工成功高效地完成工作所需的任何信息。

但是，如果不安全存儲或不定期維護，所有這些知識都可能會丟失。 這意味著當您的員工需要快速回答一個常見問題時，它很快就會變得毫無用處。

結果，公司看到他們團隊的生產力直線下降，並遭受巨大的經濟損失。

為防止這種情況發生，您需要一個運行良好且易於維護的公司 wiki。

那麼，公司如何利用 wiki 為自己謀取利益，更重要的是，為他們的業務打造一個強大的 wiki？ 我們收集了您編寫和維護出色的公司 wiki 所需的所有信息，這將為您節省時間和金錢。

什麼是公司 Wiki？

公司 wiki，也稱為公司 wiki 或企業 wiki，是一個中央公司知識中心，其中包含您公司特定的內部信息，您的整個團隊都可以添加、編輯和更新這些信息。 其中，它可以包括與公司價值觀、流程、項目和服務相關的內容。

從本質上講，公司 wiki 是所有重要事項的單一事實來源。 它是貴公司的一站式知識中心，您的員工可以輕鬆快速地找到他們可能遇到的任何問題的答案。

公司 Wiki 的好處

公司 wiki 是一種強大的業務工具，它將通過以下方式使您的公司受益：

重要的公司信息通常散佈在員工手冊、手冊、網站、筆記，甚至是員工的腦海中。 公司 wiki 將所有知識集中到一個可搜索和可訪問的位置。

您的公司 wiki 將成為您整個團隊的第一站，以查找他們做好工作所需的知識。 每個人都可以快速輕鬆地訪問這些信息，從指南和基本流程到設置打印機或常見行業術語的定義等小事。

每當新員工加入您的團隊時，他們都會吸收很多信息——從了解公司到如何完成工作——並且在此過程中可能會遇到很多問題。

在您的公司 wiki 中擁有所有信息和答案將加快員工入職流程，最大限度地減少重複性問題，並使新員工能夠立即獨立地查找信息。

在短期內，通過口耳相傳的方式對在同一地點工作的小型團隊來說可能已經足夠了。

但是，當您獲得多年學習和經驗的一位經驗豐富的員工決定離開公司並帶走他們的知識時會發生什麼？

有價值的信息會丟失，員工培訓需要更長的時間，錯誤會重複出現，生產力會下降。

在 wiki 中記錄和集中知識，並隨著公司的成長和發展對其進行更新，這將有助於您在公司內保存知識，讓現有和未來的員工都能從中受益。

根據 2019 年的一項調查，員工浪費了超過 25% 的時間來搜索完成工作所需的信息。 那是他們可以花在實際工作上的帶薪時間。

使您的員工能夠在需要時從一個地方自行訪問所有需要的信息，這將有助於節省大量寶貴的時間。

無需搜索相關文檔、翻閱文書工作或要求多名員工查找貴公司的病假政策或操作特定設備的手冊，公司 wiki 包含所有答案，讓您的員工能夠自信而快速地進行操作.

擁有協作的工作場所是工作場所績效的關鍵，而公司 wiki 可以幫助您建立這種公司文化。

公司內的每個團隊都可能不完全理解其他團隊如何以及為什麼做他們所做的事情。 公司 wiki 鼓勵您的員工用自己的話解釋這一點，讓整個公司都能看到並從中受益。

除了共享知識之外，這還可以更容易地找出誰負責什麼以及誰擁有相關的專業知識，從而使團隊更容易合作並在必要時讓合適的人參與項目。

什麼時候應該創建公司 Wiki？

最好的時間是從第一天開始，如果你還沒有，現在是開始的最佳時間。

從一開始就優先考慮記錄流程，並鼓勵您的新員工採用這種心態。

如果您目前沒有公司 wiki，我們將在下面查看您需要在其中包含的內容。 如果您確實有一個，但它不起作用，我們還將討論可能發生這種情況的一些原因。

為什麼大多數公司 Wiki 不起作用

雖然大多數公司在建立 wiki 時都有最好的意圖，但大多數時候，它們不起作用。 發生這種情況的主要原因有兩個：

一些公司的 wiki 很難導航，違背了他們輕鬆、立即訪問所有重要信息的目的。

發生這種情況要么是因為用於創建公司 wiki 頁面的公司 wiki 軟件已過時，要么是因為該結構對設置它的人有意義，但對其他人沒有意義。

為了避免這個陷阱，你的 wiki 應該：

• 易於導航並具有結構化菜單
• 可搜索
• 有一個簡單明了的命名格式

根據定義，wiki 允許用戶協作編輯和更新其內容。

要製作成功的 wiki，您的團隊需要能夠管理他們的部分，並對來自其他團隊的內容進行評論和建議編輯。 一到兩名指定員工應確保您的 wiki 的整體質量始終如一。

如何建立公司 Wiki

雖然創建公司 wiki 似乎是一項艱鉅且耗時的任務，但它比您想像的要容易。 只需按照這些關於如何構建公司 wiki 的簡單步驟，您就可以立即啟動並運行它。

第 1 步：選擇合適的公司 Wiki 軟件

首先，選擇合適的公司 wiki 軟件來創建您的公司 wiki。 這是最重要的一步，因為您的 wiki 只有在您的員工保持最新並定期查閱時才會有所幫助。

在選擇公司 wiki 軟件解決方案時，您應該留意以下功能：

• 導航很簡單。
• 它易於使用和定制以適應您的團隊結構。
• 它是完全可搜索的。
• 它可以很容易地編輯。
• 您可以控制用戶權限。
• 您可以監督文件活動。
• 內容被安全地存儲和備份。
• 沒有存儲限制。
• 它經濟實惠，適合您的預算。

Connecteam 就是這樣一種工具。 它為用戶提供了所有基本功能和乾淨且易於導航的界面，使其直觀且易於使用。 它可以隨時使用，即使在旅途中也可以使用，非常適合在辦公室外度過大部分時間的員工。

雖然您可以將 Connecteam 專門用作公司 wiki，但您也可以使用它來簡化您的整個業務。 作為一款多合一的員工管理軟件，它包含了在一個屋簷下管理員工所需的所有工具。 這包括用於管理日常運營、員工溝通和 HR 人員管理的工具。

第 2 步：用內容填充您的 Wiki

首先創建適合您的團隊結構的公司 wiki 的基本結構。 例如，您可以為每個主要主題或部門創建專門的部分，例如公司政策、員工手冊和手冊，或人力資源部門的指導方針。

一旦你有了基本的結構，你就可以創建你的 wiki 的第一頁並開始用內容填充它們。

第 3 步：讓您的團隊參與進來

由於 wiki 的全部本質是進入其中的協作輸入，現在是時候讓您的團隊參與進來了。 讓他們從一開始就參與並激勵他們分享他們的知識，並在他們看到需要更新或更正的內容的任何時間和地點留下他們的反饋。

定期設置檢查以確保您的 wiki 仍然相關，並提醒您的團隊在發生變化時不斷更新 wiki。

第 4 步：配置訪問和編輯權限

由您決定如何管理您的公司 wiki。

例如，您可以決定是否所有員工都可以查看所有內容，或者是否要將某些機密信息的訪問權限限制為特定員工。 無論您希望您的整個團隊能夠編輯內容還是將編輯權限限制為僅一組指定的編輯者，這同樣適用。

公司 Wiki 中應包含的內容

每個公司的 wiki 都是獨一無二的，對於應該包含哪些內容沒有固定的規則。 通常，好的 wiki 包括以下部分：

公司文化、使命、願景和價值觀

這些要點是您公司的核心，並描述了您的公司代表什麼以及成為團隊一員的感覺。

它們對於建立您想要的公司至關重要。 因此，創建它們將需要大量的努力和內部反思，但值得付出努力。

員工手冊、員工手冊、人力資源政策和公司流程

擁有公司 wiki 的主要優勢之一是，您的所有員工都可以查找此信息以了解業務是如何進行的，並找到他們可能遇到的任何問題的答案。 因此，您的 wiki 應該清楚地解釋每個中心和經常性的公司流程。

公司戰略和路線圖

您應該對公司的長期願景保持透明，並將其放在公司的 wiki 上，這樣每個人都可以看到並為之做出貢獻。 這將幫助您獲得員工的信任並讓他們投資於您公司的未來。

人力資源和辦公室信息

幫助您的員工完成他們在日常工作中可能遇到的簡單辦公室或工作現場程序。 這也將節省您的行政人員回答公司其他人員的簡單問題的時間。

組織結構圖和團隊成員簡介

包括這些項目可以讓您的員工清楚地了解公司的結構以及誰在做什麼。 這對於正在學習駕馭公司並了解每個人的新員工特別有幫助。

入職清單和員工培訓材料

開始新工作可能會給新員工帶來壓力，尤其是在他們不知道會發生什麼的情況下。 包括這些材料將使他們對預期內容有一個概述，並幫助他們了解員工入職和培訓流程。

最重要的是，新員工和受訓人員可以就如何在剛剛完成入職培訓和培訓計劃後提供寶貴的見解和指導。

操作指南、教程和故障排除手冊

幫助您的員工找到他們可能遇到的任何問題的解決方案或執行他們在工作中沒有經歷過的任何任務的指導方針。 有什麼地方比您的公司 wiki 更適合讓每個人都可以訪問和貢獻內容。

常見問題

如果您注意到相同的問題不斷出現，包括常見問題解答部分可能是明智且省時的舉措。

此外，如果您的員工覺得他們遇到了一個重要問題，他們可以將其添加到 wiki 以供其他員工也從中受益。

公司 Wiki 和知識庫有什麼區別？

雖然兩者都是用於存儲和共享重要信息的工具，但它們實際上是非常不同的。

主要區別在於誰能夠創建和更新內容。

公司 wiki 是一個協作的內部知識管理系統，所有團隊成員都可以在其中查看和貢獻存儲在其中的信息。

另一方面，知識庫是一個集中的中心，用於存儲和訪問所有重要的公司信息，這些信息只能由專門的貢獻者創建和編輯。 知識庫不是 wiki 的協作性質，而是您的公司將信息傳遞給所有員工的一種方式。

如何建立您的公司 Wiki 的底線

公司 wiki 可以成為一個非常強大的工具，用於共享信息和創建真正的協作環境，讓您的團隊蓬勃發展。

歸根結底，為您的公司構建 wiki 只是等式的前半部分。

該工具的成功取決於您的團隊是否保持最新並定期進行諮詢。

一旦您的員工參與了這個過程，您的公司 wiki 就有可能變成提高工作場所生產力的最佳工具之一。