Le guide ultime pour créer un wiki d'entreprise puissant que vos employés vont adorer

La connaissance est le pouvoir. Et l'un des actifs les plus précieux que possède votre entreprise est tous les tenants et les aboutissants de ses processus, procédures et toutes les informations dont vos employés ont besoin pour effectuer leur travail avec succès et efficacité.

Cependant, toutes ces connaissances peuvent être perdues si elles ne sont pas stockées en toute sécurité ou deviennent obsolètes si elles ne sont pas entretenues régulièrement. Cela signifie qu'il deviendra rapidement inutile pour vos employés lorsqu'ils ont besoin de réponses rapides à une question courante.

En conséquence, les entreprises voient la productivité de leur équipe s'effondrer et subissent des pertes financières importantes.

Pour éviter que cela ne se produise, vous avez besoin d'un wiki d'entreprise bien géré et facile à entretenir.

Alors, comment les entreprises peuvent-elles utiliser les wikis à leur avantage et, plus important encore, en créer un solide pour leur entreprise ? Nous avons rassemblé toutes les informations dont vous aurez besoin pour écrire et maintenir un fantastique wiki d'entreprise qui vous fera gagner du temps et de l'argent.

Qu'est-ce qu'un wiki d'entreprise ?

Un wiki d'entreprise, également appelé wiki d'entreprise ou wiki d'entreprise, est un centre de connaissances central de l'entreprise rempli d'informations internes spécifiques à votre entreprise, que toute votre équipe peut ajouter, modifier et mettre à jour. Entre autres choses, il peut inclure du contenu lié aux valeurs, processus, projets et services de l'entreprise.

Essentiellement, le wiki de l'entreprise sert de source unique de vérité pour toutes les questions importantes. C'est le centre de connaissances à guichet unique de votre entreprise où vos employés peuvent facilement et rapidement trouver les réponses à toutes leurs questions.

Les avantages d'un wiki d'entreprise

Un wiki d'entreprise est un outil commercial puissant et bénéficiera à votre entreprise des manières suivantes :

Les informations importantes sur l'entreprise sont souvent éparpillées dans les manuels des employés, les manuels, les sites Web, les notes et même dans l'esprit de vos employés. Un wiki d'entreprise centralise toutes ces connaissances dans un emplacement consultable et accessible.

Le wiki de votre entreprise devient le premier arrêt de toute votre équipe pour rechercher les connaissances dont ils ont besoin pour bien faire leur travail. Tout le monde a un accès rapide et facile à ces informations, des directives et des processus essentiels aux petites choses comme la configuration de l'imprimante ou une définition du jargon courant de l'industrie.

Chaque fois que de nouveaux employés rejoignent votre équipe, ils ont beaucoup d'informations à assimiler - de l'apprentissage de l'entreprise à la façon d'effectuer leur travail - et auront probablement beaucoup de questions en cours de route.

Avoir toutes les informations et réponses dans le wiki de votre entreprise accélérera le processus d'intégration des employés, minimisera les questions répétitives et permettra aux nouveaux employés de trouver des informations immédiatement et indépendamment.

À court terme, la transmission des connaissances par le bouche à oreille peut être suffisante pour les petites équipes travaillant au même endroit.

Mais que se passe-t-il lorsqu'un de vos employés expérimentés qui a acquis des années d'apprentissage et d'expérience décide de quitter l'entreprise et emporte ses connaissances avec lui ?

Des informations précieuses se perdent, la formation des employés prend plus de temps, les erreurs se répètent et la productivité diminue.

Documenter et concentrer les connaissances dans un wiki et les mettre à jour au fur et à mesure que votre entreprise grandit et se développe vous aidera à préserver les connaissances au sein de votre entreprise pour que les employés actuels et futurs puissent en bénéficier.

Selon une enquête de 2019, les employés ont perdu plus de 25 % de leur temps à rechercher les informations dont ils avaient besoin pour effectuer leur travail. C'est du temps rémunéré qu'ils pourraient passer à faire du travail réel.

Permettre à vos employés d'accéder par eux-mêmes à toutes les informations nécessaires, en cas de besoin et à partir d'un seul endroit, vous fera gagner un temps précieux.

Plutôt que d'avoir à rechercher le document pertinent, à parcourir la paperasse ou à demander à plusieurs employés de trouver la politique de votre entreprise en matière de congés de maladie ou le manuel pour faire fonctionner un certain appareil, un wiki d'entreprise contient toutes les réponses et permet à vos employés de procéder en toute confiance et rapidement. .

Avoir un lieu de travail collaboratif est la clé de la performance au travail, et un wiki d'entreprise vous aide à construire cette culture d'entreprise.

Chaque équipe au sein de votre entreprise ne comprend probablement pas entièrement comment et pourquoi les autres groupes font ce qu'ils font. Un wiki d'entreprise encourage vos employés à expliquer cela dans leurs propres mots pour que toute l'entreprise puisse le voir et en bénéficier.

Au-delà du partage des connaissances, cela permet de savoir plus facilement qui est en charge de quoi et qui possède le savoir-faire pertinent, ce qui permet aux équipes de travailler plus facilement ensemble et d'impliquer les bonnes personnes dans un projet lorsque cela est nécessaire.

Quand créer un wiki d'entreprise ?

Le meilleur moment est dès le premier jour, et si vous ne l'avez pas déjà fait, c'est maintenant le moment idéal pour commencer.

Priorisez la documentation des processus dès le départ et encouragez vos nouveaux employés à adopter cet état d'esprit.

Si vous n'avez pas de wiki d'entreprise pour le moment, nous examinerons ci-dessous ce que vous devez y inclure. Si vous en avez un, mais qu'il ne fonctionne pas, nous allons également aborder quelques raisons pour lesquelles cela pourrait se produire.

Pourquoi la plupart des wikis d'entreprise ne fonctionnent pas

Alors que la plupart des entreprises ont les meilleures intentions lors de la mise en place d'un wiki, la plupart du temps, elles ne fonctionnent pas. Cela se produit pour deux raisons principales :

Certains wikis d'entreprise sont difficiles à naviguer, ce qui va à l'encontre de leur objectif même d'avoir toutes vos informations importantes facilement et immédiatement accessibles.

Cela se produit soit parce que le logiciel wiki de l'entreprise utilisé pour créer les pages wiki de votre entreprise était obsolète, soit parce que la structure avait du sens pour celui qui l'a configuré mais pas pour quelqu'un d'autre.

Pour éviter cet écueil, votre wiki doit :

• Être facile à naviguer et avoir des menus structurés
• Soyez consultable
• Avoir un format de nommage simple et direct

Par définition, un wiki permet aux utilisateurs d'éditer et de mettre à jour son contenu de manière collaborative.

Pour créer un wiki réussi, vos équipes doivent pouvoir gérer leurs sections et commenter et suggérer des modifications pour le contenu des autres équipes. Un ou deux employés désignés devraient s'assurer que la qualité globale de votre wiki reste au point.

Comment créer un wiki d'entreprise

Bien que la création du wiki de votre entreprise puisse sembler une tâche ardue et fastidieuse, c'est plus facile que vous ne le pensez. Suivez simplement ces étapes simples sur la façon de créer un wiki d'entreprise, et vous l'aurez opérationnel en un rien de temps.

Étape 1 : Sélectionnez le bon logiciel Wiki d'entreprise

Tout d'abord, choisissez le bon logiciel de wiki d'entreprise avec lequel créer votre wiki d'entreprise. C'est l'étape la plus importante car votre wiki ne sera utile que si vos employés le tiennent à jour et le consultent régulièrement.

Lorsque vous choisissez une solution logicielle de wiki d'entreprise, vous devez garder un œil sur les fonctionnalités suivantes :

• C'est simple à naviguer.
• Il est facile à utiliser et à personnaliser pour s'adapter aux structures de votre équipe.
• Il est entièrement consultable.
• Il peut facilement être modifié.
• Vous pouvez contrôler les autorisations des utilisateurs.
• Vous pouvez superviser les activités du dossier.
• Le contenu est stocké et sauvegardé en toute sécurité.
• Il n'y a pas de limitation de stockage.
• C'est économique et adapté à votre budget.

Connecteam est l'un de ces outils. Il fournit aux utilisateurs toutes les fonctionnalités essentielles et une interface claire et facile à naviguer, ce qui le rend intuitif et facile à utiliser. Il peut être utilisé à tout moment, même en déplacement, ce qui le rend parfait pour les travailleurs qui passent une bonne partie de leur journée en dehors du bureau.

Bien que vous puissiez utiliser Connecteam exclusivement en tant que wiki d'entreprise, vous pouvez également l'utiliser pour rationaliser l'ensemble de votre entreprise. En tant que logiciel de gestion des employés tout-en-un, il comprend tous les outils dont vous avez besoin pour gérer vos employés sous un même toit. Cela inclut des outils pour gérer vos opérations quotidiennes, la communication avec les employés et la gestion des ressources humaines.

Étape 2 : Remplissez votre wiki de contenu

Commencez par créer la structure de base du wiki de votre entreprise qui convient aux structures de votre équipe. Vous pouvez, par exemple, créer des sections dédiées à chaque sujet ou service principal, telles que les politiques de l'entreprise, les guides et manuels des employés ou les directives pour le service RH.

Une fois que vous avez votre structure de base, vous pouvez créer les premières pages de votre wiki et commencer à les remplir de contenu.

Étape 3 : Impliquez votre équipe

Comme l'essence même d'un wiki est l'apport collaboratif qui y est intégré, il est maintenant temps d'impliquer votre équipe. Faites-les participer dès le départ et motivez-les à partager leurs connaissances et à laisser leurs commentaires là où et chaque fois qu'ils voient quelque chose qui nécessite une mise à jour ou une correction.

Configurez des vérifications à intervalles réguliers pour vous assurer que votre wiki est toujours pertinent et rappelez à votre équipe de continuer à mettre à jour le wiki chaque fois que quelque chose change.

Étape 4 : Configurer les autorisations d'accès et de modification

C'est à vous de décider comment vous voulez gérer votre wiki d'entreprise.

Vous pouvez, par exemple, décider si tous les employés peuvent voir tout le contenu ou si vous souhaitez limiter l'accès à certaines informations confidentielles à des employés spécifiques. Il en va de même si vous souhaitez que toute votre équipe puisse modifier le contenu ou limiter les droits de modification à un groupe d'éditeurs désignés.

Quoi inclure dans un wiki d'entreprise

Chaque wiki d'entreprise est unique et il n'y a pas de règles définies pour le contenu à inclure. Généralement, les bons wikis incluent les sections suivantes :

Culture d'entreprise, mission, vision et valeurs

Ces points sont au cœur de votre entreprise et décrivent ce que représente votre entreprise et ce que c'est que de faire partie de l'équipe.

Ils sont essentiels pour bâtir l'entreprise que vous souhaitez. Donc, les créer demandera beaucoup d'efforts et de réflexion interne, mais cela en vaudra la peine.

Manuels de l'employé, manuels du personnel, politiques RH et processus de l'entreprise

L'un des principaux avantages d'avoir un wiki d'entreprise est que tous vos employés peuvent rechercher ces informations pour voir comment les affaires sont menées et trouver les réponses à toutes leurs questions. Votre wiki devrait donc avoir une explication claire de chaque processus central et récurrent de l'entreprise.

La stratégie et la feuille de route de l'entreprise

Vous devez être transparent sur la vision à long terme de votre entreprise, et la publier sur le wiki de votre entreprise permettra à chacun de la voir et d'y contribuer. Cela vous aidera à gagner la confiance de vos employés et à les investir dans l'avenir de votre entreprise.

Informations sur les RH et le bureau

Aidez vos employés à naviguer à travers des procédures simples de bureau ou de chantier qu'ils peuvent rencontrer au quotidien. Cela permettra également à votre personnel administratif de gagner du temps en répondant à des questions simples du reste de l'entreprise.

Organigrammes et profils des membres de l'équipe

L'inclusion de ces éléments donne à vos employés un aperçu clair de la structure de l'entreprise et de qui fait quoi. Ceci est particulièrement utile pour les nouveaux employés qui apprennent à naviguer dans l'entreprise et à connaître tout le monde.

Listes de contrôle d'intégration et matériel de formation des employés

Commencer un nouvel emploi peut être stressant pour les nouveaux employés, surtout s'ils ne savent pas à quoi s'attendre. L'inclusion de ces documents leur donnera un aperçu de ce à quoi s'attendre et les aidera à naviguer dans les processus d'intégration et de formation des employés.

En plus de cela, les nouvelles recrues et les stagiaires peuvent offrir des informations précieuses et des conseils sur la façon d'améliorer vos programmes d'intégration et de formation après les avoir suivis.

Guides pratiques, didacticiels et manuels de dépannage

Aidez vos employés à trouver la solution à tout problème qu'ils ont pu rencontrer ou des directives pour effectuer toute tâche dans laquelle ils ne sont pas expérimentés au travail. Quel meilleur endroit pour les intégrer que le wiki de votre entreprise auquel tout le monde peut accéder et contribuer.

FAQ

Si vous remarquez que les mêmes questions reviennent sans cesse, inclure une section FAQ peut être une décision intelligente et rapide.

De plus, si vos employés ont l'impression d'avoir rencontré une question importante, ils peuvent l'ajouter au wiki pour que d'autres employés en bénéficient également.

Quelle est la différence entre un wiki d'entreprise et une base de connaissances ?

Bien que les deux soient des outils de stockage et de partage d'informations importantes, ils sont en fait très différents.

La principale différence réside dans la capacité de créer et de mettre à jour le contenu.

Un wiki d'entreprise est un système de gestion des connaissances interne collaboratif où tous les membres de l'équipe peuvent consulter et contribuer aux informations qui y sont stockées.

Une base de connaissances, en revanche, est un hub centralisé pour stocker et accéder à toutes les informations importantes de l'entreprise, qui ne peuvent être créées et modifiées que par des contributeurs dédiés. Au lieu de la nature collaborative du wiki, une base de connaissances est un moyen pour votre entreprise de transmettre des informations à tous les employés.

L'essentiel sur la façon de créer votre wiki d'entreprise

Un wiki d'entreprise peut être un outil incroyablement puissant pour partager des informations et créer un véritable environnement collaboratif permettant à votre équipe de s'épanouir.

En fin de compte, la création d'un wiki pour votre entreprise n'est que la première moitié de l'équation.

Le succès de l'outil dépend de la capacité de votre équipe à le tenir à jour et à le consulter régulièrement.

Une fois que vous avez impliqué vos employés dans ce processus, le wiki de votre entreprise a le potentiel de devenir l'un des meilleurs outils pour augmenter la productivité au travail.