Kompletny przewodnik po budowaniu silnej firmy Wiki, którą pokochają Twoi pracownicy

Wiedza to potęga. A jednym z najcenniejszych zasobów, które posiada Twoja firma, są wszystkie tajniki jej procesów, procedur i wszelkie informacje, których potrzebują Twoi pracownicy, aby skutecznie i wydajnie wykonywać swoją pracę.

Jednak cała ta wiedza może zostać utracona, jeśli nie będzie bezpiecznie przechowywana lub stanie się nieaktualna, jeśli nie będzie regularnie konserwowana. Oznacza to, że szybko stanie się bezużyteczny dla Twoich pracowników, gdy będą potrzebować szybkich odpowiedzi na często zadawane pytania.

W rezultacie firmy obserwują spadek produktywności swoich zespołów i ponoszą znaczne straty finansowe.

Aby temu zapobiec, potrzebujesz dobrze zarządzanej i łatwej w utrzymaniu firmowej wiki.

Jak więc firmy mogą wykorzystać wiki na swoją korzyść i, co ważniejsze, zbudować silną witrynę dla swojej firmy? Zebraliśmy wszystkie informacje potrzebne do napisania i utrzymania fantastycznej firmowej wiki, która pozwoli zaoszczędzić czas i pieniądze.

Co to jest firmowa Wiki?

Firmowa wiki, określana również jako firmowa wiki lub firmowa wiki, to centralne centrum wiedzy firmy, pełne wewnętrznych informacji specyficznych dla Twojej firmy, które cały zespół może dodawać, edytować i aktualizować. Może zawierać między innymi treści związane z wartościami firmy, procesami, projektami i usługami.

Zasadniczo firmowa wiki służy jako pojedyncze źródło prawdy we wszystkich ważnych sprawach. Jest to kompleksowe centrum wiedzy Twojej firmy, w którym Twoi pracownicy mogą łatwo i szybko znaleźć odpowiedzi na wszelkie pytania.

Korzyści z firmy Wiki

Firmowa wiki to potężne narzędzie biznesowe, które przyniesie Twojej firmie następujące korzyści:

Ważne informacje o firmie są często rozproszone w podręcznikach dla pracowników, podręcznikach, witrynach internetowych, notatkach, a nawet w umysłach pracowników. Firmowa wiki gromadzi całą tę wiedzę w jednej, przeszukiwalnej i dostępnej lokalizacji.

Witryna Twojej firmy staje się pierwszym przystankiem dla całego zespołu w poszukiwaniu wiedzy, której potrzebują, aby dobrze wykonywać swoją pracę. Każdy ma szybki i łatwy dostęp do tych informacji, od wytycznych i podstawowych procesów po drobiazgi, takie jak konfiguracja drukarki lub definicja popularnego żargonu branżowego.

Za każdym razem, gdy nowi pracownicy dołączają do Twojego zespołu, mają do zdobycia wiele informacji – od poznawania firmy po wykonywanie swojej pracy – i prawdopodobnie będą mieli po drodze wiele pytań.

Posiadanie wszystkich informacji i odpowiedzi w firmowej wiki przyspieszy proces onboardingu pracowników, zminimalizuje powtarzające się pytania i umożliwi nowym pracownikom natychmiastowe i niezależne znajdowanie informacji.

Na krótką metę przekazywanie wiedzy ustnie może być wystarczające dla małych zespołów pracujących z tego samego miejsca.

Ale co się stanie, gdy jeden z Twoich doświadczonych pracowników, który nabył lata nauki i doświadczenia, zdecyduje się odejść z firmy i zabierze ze sobą swoją wiedzę?

Cenne informacje giną, szkolenie pracowników trwa dłużej, błędy się powtarzają, a wydajność spada.

Dokumentowanie i koncentracja wiedzy na wiki oraz aktualizowanie jej w miarę wzrostu i rozwoju firmy pomoże Ci zachować wiedzę w firmie, z której mogą korzystać zarówno obecni, jak i przyszli pracownicy.

Według ankiety z 2019 r. pracownicy zmarnowali ponad 25% swojego czasu na wyszukiwanie informacji potrzebnych do wykonywania swojej pracy. To płatny czas, który mogliby poświęcić na rzeczywistą pracę.

Umożliwienie pracownikom dostępu do wszystkich potrzebnych informacji samodzielnie, w razie potrzeby, z jednego miejsca, pozwoli zaoszczędzić wiele cennego czasu.

Zamiast szukać odpowiedniego dokumentu, przeszukiwać dokumentów lub prosić wielu pracowników o znalezienie zasad dotyczących zwolnienia chorobowego firmy lub instrukcji obsługi określonego urządzenia, firmowa wiki zawiera wszystkie odpowiedzi i pozwala pracownikom działać pewnie i szybko .

Posiadanie miejsca pracy opartego na współpracy jest kluczem do wydajności w miejscu pracy, a firmowa wiki pomaga budować kulturę firmy.

Każdy zespół w Twojej firmie prawdopodobnie nie w pełni rozumie, jak i dlaczego inne grupy robią to, co robią. Firmowa wiki zachęca pracowników do wyjaśniania tego własnymi słowami, aby cała firma mogła to zobaczyć i czerpać z tego korzyści.

Poza dzieleniem się wiedzą ułatwia to ustalenie, kto za czym odpowiada i kto ma odpowiednią wiedzę, co ułatwia zespołom współpracę i angażowanie w projekt odpowiednich osób, gdy jest to konieczne.

Kiedy powinieneś stworzyć firmową Wiki?

Najlepszy czas jest od pierwszego dnia, a jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, teraz jest idealny czas na rozpoczęcie.

Ustal priorytety procesów dokumentowania od samego początku i zachęć nowych pracowników do przyjęcia tego sposobu myślenia.

Jeśli w tej chwili nie masz firmowej wiki, poniżej przyjrzymy się, co musisz w niej umieścić. Jeśli go masz, ale nie działa, poruszymy również kilka powodów, dla których może się to wydarzyć.

Dlaczego większość firmowych wiki nie działa

Podczas gdy większość firm ma najlepsze intencje podczas tworzenia wiki, przez większość czasu nie działają. Dzieje się tak z dwóch głównych powodów:

Niektóre firmowe wiki są trudne w nawigacji, co nie pozwala na łatwy i natychmiastowy dostęp do wszystkich ważnych informacji.

Dzieje się tak, ponieważ oprogramowanie firmy wiki używane do tworzenia firmowych stron wiki było przestarzałe lub ponieważ struktura miała sens dla każdego, kto je skonfigurował, ale nie dla nikogo innego.

Aby uniknąć tej pułapki, twoja wiki powinna:

• Łatwa nawigacja i uporządkowane menu
• Daj się przeszukiwać
• Miej prosty i zrozumiały format nazewnictwa

Z definicji wiki pozwala użytkownikom wspólnie edytować i aktualizować swoją zawartość.

Aby odnieść sukces wiki, Twoje zespoły muszą być w stanie zarządzać swoimi sekcjami oraz komentować i sugerować zmiany treści innych zespołów. Jeden lub dwóch wyznaczonych pracowników powinno zapewnić, że ogólna jakość Twojej wiki pozostanie na miejscu.

Jak zbudować firmową Wiki

Chociaż tworzenie firmowej wiki może wydawać się zniechęcającym i czasochłonnym zadaniem, jest to łatwiejsze niż myślisz. Po prostu wykonaj te proste kroki, jak zbudować firmową wiki, a będziesz mieć ją i uruchomić w mgnieniu oka.

Krok 1: Wybierz odpowiednią firmę Oprogramowanie Wiki

Przede wszystkim wybierz odpowiednie oprogramowanie wiki firmy, za pomocą którego utworzysz swoją firmową wiki. Jest to najważniejszy krok, ponieważ Twoja wiki będzie pomocna tylko wtedy, gdy Twoi pracownicy będą ją aktualizować i regularnie ją konsultować.

Wybierając firmowe oprogramowanie wiki, należy zwracać uwagę na następujące funkcje:

• Nawigacja jest prosta.
• Jest łatwy w użyciu i dostosowywany do struktur Twojego zespołu.
• Jest w pełni przeszukiwalny.
• Można go łatwo edytować.
• Możesz kontrolować uprawnienia użytkowników.
• Możesz nadzorować działania związane z plikami.
• Zawartość jest bezpiecznie przechowywana i archiwizowana.
• Nie ma ograniczeń dotyczących przechowywania.
• Jest tani i pasuje do Twojego budżetu.

Connecteam jest jednym z takich narzędzi. Zapewnia użytkownikom wszystkie niezbędne funkcje oraz przejrzysty i łatwy w obsłudze interfejs, dzięki czemu jest intuicyjny i łatwy w użyciu. Może być używany w dowolnym momencie, nawet w podróży, dzięki czemu jest idealny dla pracowników, którzy spędzają dużą część dnia poza biurem.

Chociaż możesz używać Connecteam wyłącznie jako firmowej wiki, możesz jej również użyć do usprawnienia całej firmy. Jako kompleksowe oprogramowanie do zarządzania pracownikami zawiera wszystkie narzędzia potrzebne do zarządzania pracownikami pod jednym dachem. Obejmuje to narzędzia do zarządzania codziennymi operacjami, komunikacją z pracownikami i zarządzaniem personelem HR.

Krok 2: Wypełnij swoją Wiki treścią

Zacznij od stworzenia podstawowej struktury wiki Twojej firmy, która będzie pasować do struktur Twojego zespołu. Możesz na przykład utworzyć dedykowane sekcje dla każdego głównego tematu lub działu, takie jak zasady firmy, podręczniki i podręczniki dla pracowników lub wytyczne dla działu HR.

Gdy masz już swoją podstawową strukturę, możesz stworzyć pierwsze strony swojej wiki i zacząć wypełniać je treścią.

Krok 3: Zaangażuj swój zespół

Ponieważ cała esencja wiki to wkład w nią oparty na współpracy, nadszedł czas, aby zaangażować swój zespół. Zachęć ich do udziału od samego początku i zmotywuj ich do dzielenia się swoją wiedzą i pozostawiania opinii, gdzie i kiedy zobaczą coś, co wymaga aktualizacji lub korekty.

Ustawiaj kontrole w regularnych odstępach czasu, aby upewnić się, że Twoja wiki jest nadal aktualna i przypominaj swojemu zespołowi, aby aktualizował wiki za każdym razem, gdy coś się zmieni.

Krok 4: Skonfiguruj uprawnienia dostępu i edycji

Od Ciebie zależy, jak chcesz zarządzać swoją firmową wiki.

Możesz na przykład zdecydować, czy wszyscy pracownicy mogą przeglądać wszystkie treści, czy też chcesz ograniczyć dostęp do niektórych poufnych informacji do określonych pracowników. To samo dotyczy tego, czy chcesz, aby cały zespół mógł edytować treść, czy też ograniczyć prawa do edycji tylko do grupy wyznaczonych redaktorów.

Co uwzględnić w firmowej Wiki

Każda firmowa wiki jest unikalna i nie ma ustalonych zasad dotyczących tego, jakie treści powinny być zawarte. Zazwyczaj dobre wiki zawierają następujące sekcje:

Kultura, misja, wizja i wartości firmy

Te punkty stoją u podstaw Twojej firmy i opisują, co reprezentuje Twoja firma i jak to jest być częścią zespołu.

Są niezbędne do budowania pożądanej firmy. Tak więc tworzenie ich będzie wymagało wiele wysiłku i wewnętrznej refleksji, ale będzie warte wysiłku.

Podręczniki dla pracowników, podręczniki dla pracowników, zasady HR i procesy firmowe

Jedną z głównych zalet posiadania firmowej wiki jest to, że wszyscy Twoi pracownicy mogą przeglądać te informacje, aby zobaczyć, jak prowadzona jest firma i znaleźć odpowiedzi na wszelkie pytania, jakie mogą mieć. Twoja wiki powinna zatem mieć jasno wyjaśnione wszystkie centralne i powtarzające się procesy w firmie.

Strategia i mapa drogowa firmy

Powinieneś jasno określić długoterminową wizję swojej firmy, a umieszczenie jej na firmowej wiki pozwoli każdemu ją zobaczyć i przyczynić się do jej realizacji. Pomoże Ci to zdobyć zaufanie pracowników i zainwestować w przyszłość Twojej firmy.

Informacje kadrowe i biurowe

Pomóż swoim pracownikom poruszać się po prostych procedurach biurowych lub na miejscu pracy, z którymi mogą się spotkać na co dzień. Pozwoli to również zaoszczędzić czas pracowników administracyjnych na odpowiadanie na proste pytania od reszty firmy.

Schematy organizacyjne i profile członków zespołu

Uwzględnienie tych elementów daje pracownikom jasny przegląd struktury firmy i tego, kto czym się zajmuje. Jest to szczególnie pomocne dla nowych pracowników, którzy uczą się poruszania się po firmie i poznawania wszystkich.

Wprowadzające listy kontrolne i materiały szkoleniowe dla pracowników

Rozpoczęcie nowej pracy może być stresujące dla nowych pracowników, zwłaszcza jeśli nie wiedzą, czego się spodziewać. Uwzględnienie tych materiałów zapewni im przegląd tego, czego mogą się spodziewać, i pomoże w nawigowaniu w procesach onboardingu i szkolenia pracowników.

Co więcej, nowi pracownicy i stażyści mogą zaoferować cenny wgląd i wskazówki, jak ulepszyć swoje programy wprowadzające i szkoleniowe po ich przejściu.

Poradniki, samouczki i instrukcje rozwiązywania problemów

Pomóż swoim pracownikom znaleźć rozwiązanie każdego problemu, który mogli napotkać, lub wskazówki dotyczące wykonywania zadań, w których nie mają doświadczenia w pracy. Nie ma lepszego miejsca na ich włączenie niż wiki firmy, aby wszyscy mogli mieć do nich dostęp i do których mogliby się przyczynić.

Często zadawane pytania

Jeśli zauważysz, że wciąż pojawiają się te same pytania, włączenie sekcji FAQ może być mądrym i oszczędzającym czas posunięciem.

Ponadto, jeśli Twoi pracownicy czują, że natknęli się na ważne pytanie, mogą dodać je do wiki, aby inni pracownicy również mogli z niego skorzystać.

Jaka jest różnica między firmową wiki a bazą wiedzy?

Chociaż oba są narzędziami do przechowywania i udostępniania ważnych informacji, w rzeczywistości są bardzo różne.

Główna różnica polega na tym, kto może tworzyć i aktualizować treści.

Firmowa wiki to oparty na współpracy wewnętrzny system zarządzania wiedzą, w którym wszyscy członkowie zespołu mogą przeglądać i wnosić wkład w przechowywane w nim informacje.

Z drugiej strony baza wiedzy to scentralizowane centrum przechowywania i dostępu do wszystkich ważnych informacji firmy, które mogą być tworzone i edytowane tylko przez dedykowanych współpracowników. Zamiast wspólnego charakteru wiki, baza wiedzy to sposób, w jaki Twoja firma może przekazać informacje wszystkim pracownikom.

Podsumowanie, jak zbudować swoją firmę Wiki

Firmowa wiki może być niesamowicie potężnym narzędziem do dzielenia się informacjami i tworzenia prawdziwie opartego na współpracy środowiska, aby Twój zespół mógł się rozwijać.

Podsumowując, budowanie wiki dla Twojej firmy to tylko pierwsza połowa równania.

Sukces narzędzia zależy od tego, czy Twój zespół na bieżąco je aktualizuje i regularnie je konsultuje.

Po zaangażowaniu pracowników w ten proces, wiki Twojej firmy mogą stać się jednym z najlepszych narzędzi zwiększających produktywność w miejscu pracy.