Panduan Utama untuk Membangun Wiki Perusahaan yang Kuat yang Akan Disukai Karyawan Anda

Pengetahuan adalah kekuatan. Dan salah satu aset paling berharga yang dimiliki perusahaan Anda adalah semua seluk beluk proses, prosedur, dan informasi apa pun yang dibutuhkan karyawan Anda untuk melakukan pekerjaan mereka dengan sukses dan efisien.

Namun, semua pengetahuan ini bisa hilang jika tidak disimpan dengan aman atau menjadi usang jika tidak dirawat secara teratur. Itu berarti itu akan dengan cepat menjadi tidak berguna bagi karyawan Anda ketika mereka membutuhkan jawaban cepat untuk pertanyaan umum.

Akibatnya, perusahaan melihat produktivitas tim mereka anjlok dan menderita kerugian finansial yang besar.

Untuk mencegah hal ini terjadi, Anda memerlukan wiki perusahaan yang dikelola dengan baik dan mudah dirawat.

Jadi, bagaimana perusahaan dapat menggunakan wiki untuk keuntungan mereka dan, yang lebih penting, membangun wiki yang kuat untuk bisnis mereka? Kami telah mengumpulkan semua informasi yang Anda perlukan untuk menulis dan memelihara wiki perusahaan yang fantastis yang akan menghemat waktu dan uang Anda.

Apa itu Wiki Perusahaan?

Wiki perusahaan, juga disebut sebagai wiki perusahaan atau wiki perusahaan, adalah pusat pengetahuan perusahaan pusat yang penuh dengan informasi internal khusus untuk perusahaan Anda, yang dapat ditambahkan, diedit, dan diperbarui oleh seluruh tim Anda. Di antara banyak hal lainnya, ini dapat mencakup konten yang terkait dengan nilai, proses, proyek, dan layanan perusahaan.

Pada dasarnya, wiki perusahaan berfungsi sebagai sumber kebenaran tunggal untuk semua hal penting. Ini adalah pusat pengetahuan serba ada perusahaan Anda di mana karyawan Anda dapat dengan mudah dan cepat menemukan jawaban atas pertanyaan apa pun yang mungkin mereka miliki.

Manfaat Wiki Perusahaan

Wiki perusahaan adalah alat bisnis yang kuat dan akan menguntungkan perusahaan Anda dengan cara berikut:

Informasi penting perusahaan sering tersebar di seluruh buku pegangan karyawan, manual, situs web, catatan, dan bahkan pikiran karyawan Anda. Wiki perusahaan memusatkan semua pengetahuan itu ke dalam satu lokasi yang dapat dicari dan diakses.

Wiki perusahaan Anda menjadi perhentian pertama seluruh tim Anda untuk mencari pengetahuan yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan baik. Setiap orang memiliki akses cepat dan mudah ke informasi ini, mulai dari pedoman dan proses penting hingga hal-hal kecil seperti menyiapkan printer atau definisi jargon industri umum.

Setiap kali karyawan baru bergabung dengan tim Anda, mereka memiliki banyak informasi untuk diambil–mulai dari belajar tentang perusahaan hingga bagaimana melakukan pekerjaan mereka–dan kemungkinan akan memiliki banyak pertanyaan di sepanjang jalan.

Memiliki semua informasi dan jawaban di wiki perusahaan Anda akan mempercepat proses orientasi karyawan, meminimalkan pertanyaan berulang, dan memungkinkan karyawan baru menemukan informasi dengan segera dan mandiri.

Dalam jangka pendek, menyebarkan pengetahuan dari mulut ke mulut mungkin cukup baik untuk tim kecil yang bekerja dari lokasi yang sama.

Tetapi apa yang terjadi ketika salah satu karyawan Anda yang berpengalaman yang memperoleh pembelajaran dan pengalaman bertahun-tahun memutuskan untuk meninggalkan perusahaan dan membawa pengetahuan mereka bersama mereka?

Informasi berharga hilang, pelatihan karyawan membutuhkan waktu lebih lama, kesalahan berulang, dan produktivitas turun.

Mendokumentasikan dan memusatkan pengetahuan di wiki dan memperbaruinya seiring pertumbuhan dan perkembangan perusahaan Anda akan membantu Anda melestarikan pengetahuan di dalam perusahaan Anda agar dapat dimanfaatkan oleh karyawan yang ada dan yang akan datang.

Menurut survei 2019, karyawan menghabiskan lebih dari 25% waktu mereka untuk mencari informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka. Itu adalah waktu berbayar yang bisa mereka habiskan untuk melakukan pekerjaan yang sebenarnya.

Memungkinkan karyawan Anda untuk mengakses semua informasi yang dibutuhkan sendiri, saat dibutuhkan, dan dari satu tempat akan membantu menghemat banyak waktu yang berharga.

Daripada harus mencari dokumen yang relevan, menggeser dokumen, atau meminta beberapa karyawan untuk menemukan kebijakan hari sakit perusahaan Anda atau manual untuk mengoperasikan perangkat tertentu, wiki perusahaan berisi semua jawaban dan memungkinkan karyawan Anda untuk melanjutkan dengan percaya diri dan cepat .

Memiliki tempat kerja yang kolaboratif adalah kunci untuk kinerja tempat kerja, dan wiki perusahaan membantu Anda membangun budaya perusahaan ini.

Setiap tim dalam perusahaan Anda kemungkinan besar tidak sepenuhnya memahami bagaimana dan mengapa kelompok lain melakukan apa yang mereka lakukan. Wiki perusahaan mendorong karyawan Anda untuk menjelaskan hal ini dengan kata-kata mereka sendiri agar seluruh perusahaan dapat melihat dan mengambil manfaat.

Selain berbagi pengetahuan, ini memudahkan untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas apa dan siapa yang memiliki pengetahuan yang relevan, memudahkan tim untuk bekerja sama dan melibatkan orang yang tepat dalam sebuah proyek bila diperlukan.

Kapan Anda Harus Membuat Wiki Perusahaan?

Waktu terbaik adalah dari hari pertama, dan jika Anda belum melakukannya, sekarang adalah waktu yang tepat untuk memulai.

Prioritaskan proses pendokumentasian sejak awal dan dorong karyawan baru Anda untuk mengadopsi pola pikir ini.

Jika Anda tidak memiliki wiki perusahaan saat ini, kami akan melihat apa yang perlu Anda sertakan di dalamnya di bawah ini. Jika Anda memilikinya, tetapi tidak berfungsi, kami juga akan membahas beberapa alasan mengapa hal ini dapat terjadi.

Mengapa Kebanyakan Wiki Perusahaan Tidak Berfungsi

Sementara sebagian besar perusahaan memiliki niat baik saat menyiapkan wiki, sebagian besar waktu, mereka tidak berhasil. Ini terjadi karena dua alasan utama:

Beberapa wiki perusahaan sulit dinavigasi, mengalahkan tujuan utama mereka agar semua informasi penting Anda dapat diakses dengan mudah dan segera.

Ini terjadi karena perangkat lunak wiki perusahaan yang digunakan untuk membuat halaman wiki perusahaan Anda sudah usang atau karena strukturnya masuk akal bagi siapa pun yang mengaturnya tetapi tidak bagi orang lain.

Untuk menghindari perangkap ini, wiki Anda harus:

• Mudah dinavigasi dan memiliki menu terstruktur
• Dapat dicari
• Memiliki format penamaan yang sederhana dan lugas

Menurut definisi, wiki memungkinkan pengguna untuk secara kolaboratif mengedit dan memperbarui kontennya.

Untuk membuat wiki yang sukses, tim Anda harus mampu mengelola bagian mereka dan mengomentari serta menyarankan pengeditan untuk konten dari tim lain. Satu atau dua karyawan yang ditunjuk harus memastikan kualitas keseluruhan wiki Anda tetap tepat sasaran.

Cara Membangun Perusahaan Wiki

Meskipun membuat wiki perusahaan Anda mungkin tampak seperti tugas yang menakutkan dan memakan waktu, itu lebih mudah dari yang Anda pikirkan. Cukup ikuti langkah-langkah sederhana tentang cara membangun wiki perusahaan, dan Anda akan segera menjalankannya.

Langkah 1: Pilih Perangkat Lunak Wiki Perusahaan yang Tepat

Pertama dan terpenting, pilih perangkat lunak wiki perusahaan yang tepat untuk membuat wiki perusahaan Anda. Ini adalah langkah paling penting karena wiki Anda hanya akan membantu jika karyawan Anda selalu memperbaruinya dan berkonsultasi dengannya secara teratur.

Saat memilih solusi perangkat lunak wiki perusahaan, Anda harus memperhatikan fitur-fitur berikut:

• Ini mudah untuk dinavigasi.
• Mudah digunakan dan disesuaikan agar sesuai dengan struktur tim Anda.
• Ini sepenuhnya dapat dicari.
• Itu dapat dengan mudah diedit.
• Anda dapat mengontrol izin pengguna.
• Anda dapat mengawasi aktivitas file.
• Konten disimpan dan dicadangkan dengan aman.
• Tidak ada batasan penyimpanan.
• Ini hemat biaya dan sesuai dengan anggaran Anda.

Connecteam adalah salah satu alat tersebut. Ini memberi pengguna semua fitur penting dan antarmuka yang bersih dan mudah dinavigasi, menjadikannya intuitif dan mudah digunakan. Dapat digunakan kapan saja, bahkan saat bepergian, sehingga cocok untuk pekerja yang menghabiskan sebagian besar waktunya di luar kantor.

Meskipun Anda dapat menggunakan Connecteam secara eksklusif sebagai wiki perusahaan, Anda juga dapat menggunakannya untuk merampingkan seluruh bisnis Anda. Sebagai perangkat lunak manajemen karyawan all-in-one, ini mencakup semua alat yang Anda butuhkan untuk mengelola karyawan Anda di bawah satu atap. Ini termasuk alat untuk mengelola operasi harian Anda, komunikasi karyawan, dan manajemen SDM.

Langkah 2: Isi Wiki Anda Dengan Konten

Mulailah dengan membuat struktur dasar wiki perusahaan Anda yang sesuai dengan struktur tim Anda. Anda dapat, misalnya, membuat bagian khusus untuk setiap subjek atau departemen utama, seperti kebijakan perusahaan, buku pegangan dan manual karyawan, atau pedoman untuk departemen SDM.

Setelah Anda memiliki struktur dasar, Anda dapat membuat halaman pertama wiki Anda dan mulai mengisinya dengan konten.

Langkah 3: Libatkan Tim Anda

Karena seluruh inti dari wiki adalah masukan kolaboratif yang masuk ke dalamnya, sekarang saatnya untuk melibatkan tim Anda. Ajak mereka untuk berpartisipasi sejak awal dan motivasi mereka untuk membagikan pengetahuan mereka dan meninggalkan umpan balik mereka di mana dan kapan pun mereka melihat sesuatu yang membutuhkan pembaruan atau koreksi.

Siapkan pemeriksaan secara berkala untuk memastikan bahwa wiki Anda masih relevan dan ingatkan tim Anda untuk terus memperbarui wiki setiap kali ada perubahan.

Langkah 4: Konfigurasikan Akses dan Izin Pengeditan

Terserah Anda untuk memutuskan bagaimana Anda ingin mengelola wiki perusahaan Anda.

Anda dapat, misalnya, memutuskan apakah semua karyawan dapat melihat semua konten atau apakah Anda ingin membatasi akses ke informasi rahasia tertentu kepada karyawan tertentu. Hal yang sama berlaku untuk apakah Anda ingin seluruh tim Anda dapat mengedit konten atau membatasi hak pengeditan hanya untuk sekelompok editor yang ditunjuk.

Apa yang Harus Disertakan dalam Wiki Perusahaan

Setiap wiki perusahaan adalah unik, dan tidak ada aturan yang ditetapkan untuk konten apa yang harus disertakan. Biasanya, wiki yang baik mencakup bagian berikut:

Budaya, Misi, Visi, dan Nilai Perusahaan

Poin-poin ini merupakan inti dari perusahaan Anda dan menjelaskan apa yang diperjuangkan perusahaan Anda dan bagaimana rasanya menjadi bagian dari tim.

Mereka sangat penting untuk membangun perusahaan yang Anda inginkan. Jadi menciptakannya akan membutuhkan banyak usaha dan refleksi internal tetapi akan sepadan dengan usaha.

Buku Pegangan Karyawan, Manual Staf, Kebijakan SDM, dan Proses Perusahaan

Salah satu keuntungan utama memiliki wiki perusahaan adalah semua karyawan Anda dapat mencari informasi ini untuk melihat bagaimana bisnis dijalankan dan menemukan jawaban atas pertanyaan apa pun yang mungkin mereka miliki. Oleh karena itu, wiki Anda harus menjelaskan setiap proses perusahaan pusat dan berulang dengan jelas.

Strategi dan Peta Jalan Perusahaan

Anda harus transparan tentang visi jangka panjang perusahaan Anda, dan memasangnya di wiki perusahaan Anda akan memungkinkan semua orang untuk melihat dan berkontribusi di dalamnya. Ini akan membantu Anda mendapatkan kepercayaan karyawan Anda dan membuat mereka berinvestasi di masa depan perusahaan Anda.

Informasi SDM dan Kantor

Bantu karyawan Anda menavigasi jalan mereka melalui prosedur kantor atau lokasi kerja sederhana yang mungkin mereka temui sehari-hari. Ini juga akan menghemat waktu staf administrasi Anda untuk menjawab pertanyaan sederhana dari seluruh perusahaan.

Bagan Organisasi dan Profil Anggota Tim

Memasukkan item-item ini memberi karyawan Anda gambaran yang jelas tentang struktur perusahaan dan siapa yang melakukan apa. Ini sangat membantu bagi karyawan baru yang sedang belajar menavigasi perusahaan dan mengenal semua orang.

Daftar Periksa Orientasi dan Materi Pelatihan Karyawan

Memulai pekerjaan baru bisa membuat karyawan baru stres, terutama jika mereka tidak tahu apa yang diharapkan. Memasukkan materi ini akan memberi mereka gambaran umum tentang apa yang diharapkan dan membantu mereka menavigasi proses orientasi dan pelatihan karyawan.

Selain itu, karyawan dan peserta pelatihan baru dapat menawarkan wawasan dan petunjuk berharga tentang cara meningkatkan program orientasi dan pelatihan Anda setelah baru saja melewatinya.

Panduan Cara, Tutorial, dan Manual Pemecahan Masalah

Bantu karyawan Anda menemukan solusi untuk masalah apa pun yang mungkin mereka hadapi atau pedoman untuk melakukan tugas apa pun yang tidak mereka alami di tempat kerja. Tempat apa yang lebih baik untuk menggabungkannya selain wiki perusahaan Anda agar semua orang dapat mengakses dan berkontribusi.

FAQ

Jika Anda memperhatikan bahwa pertanyaan yang sama terus bermunculan, menyertakan bagian FAQ dapat menjadi langkah yang cerdas dan menghemat waktu.

Juga, jika karyawan Anda merasa seperti mereka mengalami pertanyaan penting, mereka dapat menambahkannya ke wiki agar karyawan lain juga mendapat manfaat.

Apa Perbedaan Antara Wiki Perusahaan dan Basis Pengetahuan?

Meskipun keduanya adalah alat untuk menyimpan dan berbagi informasi penting, keduanya sebenarnya sangat berbeda.

Perbedaan utama terletak pada siapa yang mampu membuat dan memperbarui konten.

Wiki perusahaan adalah sistem manajemen pengetahuan internal kolaboratif di mana semua anggota tim dapat melihat dan berkontribusi pada informasi yang tersimpan di dalamnya.

Basis pengetahuan, di sisi lain, adalah pusat terpusat untuk menyimpan dan mengakses semua informasi penting perusahaan, yang dapat dibuat dan diedit hanya oleh kontributor khusus. Alih-alih sifat kolaboratif dari wiki, basis pengetahuan adalah cara bagi perusahaan Anda untuk memberikan informasi kepada semua karyawan.

Intinya tentang Cara Membangun Perusahaan Anda Wiki

Wiki perusahaan dapat menjadi alat yang sangat kuat untuk berbagi informasi dan menciptakan lingkungan yang benar-benar kolaboratif bagi tim Anda untuk berkembang.

Pada akhirnya, membangun wiki untuk perusahaan Anda hanyalah setengah dari persamaan.

Keberhasilan alat ini bergantung pada apakah tim Anda selalu memperbaruinya dan berkonsultasi secara teratur.

Setelah Anda melibatkan karyawan dalam proses ini, wiki perusahaan Anda berpotensi menjadi salah satu alat terbaik untuk meningkatkan produktivitas di tempat kerja.