O guia definitivo para construir um wiki de empresa poderosa que seus funcionários vão adorar

Conhecimento é poder. E um dos ativos mais valiosos que sua empresa possui são todos os detalhes de seus processos, procedimentos e qualquer informação que seus funcionários precisem para realizar seus trabalhos com sucesso e eficiência.

No entanto, todo esse conhecimento pode se perder se não for armazenado com segurança ou ficar desatualizado se não for mantido regularmente. Isso significa que rapidamente se tornará inútil para seus funcionários quando eles precisarem de respostas rápidas para uma pergunta comum.

Como resultado, as empresas veem a produtividade de sua equipe despencar e sofrem perdas financeiras substanciais.

Para evitar que isso aconteça, você precisa de um wiki da empresa bem administrado e fácil de manter.

Então, como as empresas podem usar os wikis em seu benefício e, mais importante, construir um wiki forte para seus negócios? Reunimos todas as informações que você precisa para escrever e manter um fantástico wiki da empresa que economizará tempo e dinheiro.

O que é um Wiki da Empresa?

Um wiki da empresa, também conhecido como wiki corporativo ou wiki corporativo, é um centro de conhecimento central da empresa cheio de informações internas específicas da sua empresa, que toda a sua equipe pode adicionar, editar e atualizar. Entre muitas outras coisas, pode incluir conteúdo relacionado aos valores, processos, projetos e serviços da empresa.

Essencialmente, o wiki da empresa serve como uma única fonte de verdade para todos os assuntos importantes. É o centro de conhecimento completo da sua empresa, onde seus funcionários podem encontrar de maneira fácil e rápida as respostas para quaisquer dúvidas que possam ter.

Os benefícios de um Wiki da empresa

Um wiki da empresa é uma ferramenta de negócios poderosa e beneficiará sua empresa das seguintes maneiras:

As informações importantes da empresa geralmente estão espalhadas pelos manuais dos funcionários, manuais, sites, notas e até mesmo pelas mentes dos funcionários. Um wiki da empresa centraliza todo esse conhecimento em um local pesquisável e acessível.

O wiki da sua empresa se torna a primeira parada de toda a sua equipe para buscar o conhecimento necessário para fazer bem o seu trabalho. Todos têm acesso rápido e fácil a essas informações, desde diretrizes e processos essenciais até pequenas coisas como configurar a impressora ou uma definição de jargão comum do setor.

Sempre que novos funcionários se juntam à sua equipe, eles têm muitas informações para absorver – desde aprender sobre a empresa até como realizar seu trabalho – e provavelmente terão muitas perguntas ao longo do caminho.

Ter todas as informações e respostas no wiki da sua empresa acelerará o processo de integração de funcionários, minimizará perguntas repetitivas e permitirá que novos funcionários encontrem informações de forma imediata e independente.

No curto prazo, transmitir conhecimento de boca em boca pode ser bom o suficiente para pequenas equipes que trabalham no mesmo local.

Mas o que acontece quando um de seus funcionários experientes, que adquiriu anos de aprendizado e experiência, decide deixar a empresa e leva seu conhecimento com eles?

Informações valiosas são perdidas, o treinamento dos funcionários leva mais tempo, os erros são repetidos e a produtividade diminui.

Documentar e concentrar o conhecimento em um wiki e atualizá-lo à medida que sua empresa cresce e se desenvolve ajudará você a preservar o conhecimento dentro de sua empresa para que os funcionários existentes e futuros se beneficiem.

De acordo com uma pesquisa de 2019, os funcionários desperdiçaram mais de 25% do tempo procurando informações necessárias para realizar seus trabalhos. Esse é o tempo pago que eles poderiam estar gastando fazendo trabalho real.

Permitir que seus funcionários acessem todas as informações necessárias por conta própria, quando necessário e de um só lugar ajudará a economizar muito tempo valioso.

Em vez de ter que procurar o documento relevante, passar pela papelada ou pedir a vários funcionários para encontrar a política de licença médica da sua empresa ou o manual para operar um determinado dispositivo, um wiki da empresa contém todas as respostas e permite que seus funcionários prossigam com confiança e rapidez .

Ter um local de trabalho colaborativo é a chave para o desempenho no local de trabalho, e um wiki da empresa ajuda você a construir essa cultura da empresa.

Cada equipe dentro de sua empresa provavelmente não entende completamente como e por que outros grupos fazem o que fazem. Um wiki da empresa incentiva seus funcionários a explicar isso em suas próprias palavras para que toda a empresa veja e se beneficie.

Além de compartilhar conhecimento, fica mais fácil descobrir quem é responsável pelo quê e quem tem o know-how relevante, facilitando o trabalho conjunto das equipes e o envolvimento das pessoas certas em um projeto quando necessário.

Quando você deve criar um wiki da empresa?

O melhor momento é desde o primeiro dia, e se você ainda não o fez, agora é o momento perfeito para começar.

Priorize os processos de documentação desde o início e incentive seus novos funcionários a adotar essa mentalidade.

Se você não tiver um wiki da empresa no momento, veremos o que você precisa incluir abaixo. Se você tiver um, mas não estiver funcionando, também abordaremos algumas razões pelas quais isso pode acontecer.

Por que a maioria dos wikis da empresa não funciona

Embora a maioria das empresas tenha a melhor das intenções ao configurar um wiki, na maioria das vezes, eles não funcionam. Isso acontece por dois motivos principais:

Alguns wikis da empresa são difíceis de navegar, anulando seu propósito de ter todas as suas informações importantes facilmente e imediatamente acessíveis.

Isso acontece porque o software wiki da empresa usado para criar as páginas wiki da sua empresa estava desatualizado ou porque a estrutura fazia sentido para quem o configurou, mas não para mais ninguém.

Para evitar essa armadilha, seu wiki deve:

• Ser fácil de navegar e ter menus estruturados
• Ser pesquisável
• Tenha um formato de nomenclatura simples e direto

Por definição, um wiki permite que os usuários editem e atualizem colaborativamente seu conteúdo.

Para fazer um wiki bem-sucedido, suas equipes precisam ser capazes de gerenciar suas seções, comentar e sugerir edições para o conteúdo de outras equipes. Um ou dois funcionários designados devem garantir que a qualidade geral do seu wiki permaneça no ponto.

Como construir um Wiki da empresa

Embora a criação do wiki da sua empresa possa parecer uma tarefa assustadora e demorada, é mais fácil do que você pensa. Basta seguir estas etapas simples sobre como criar um wiki da empresa e você o colocará em funcionamento rapidamente.

Etapa 1: selecione o software Wiki da empresa certa

Em primeiro lugar, escolha o software wiki da empresa certo para criar o wiki da sua empresa. Este é o passo mais importante, pois seu wiki só será útil se seus funcionários o mantiverem atualizado e o consultarem regularmente.

Ao escolher uma solução de software wiki da empresa, você deve ficar atento aos seguintes recursos:

• É simples de navegar.
• É fácil de usar e personalizar para se adequar às estruturas de sua equipe.
• É totalmente pesquisável.
• Pode ser facilmente editado.
• Você pode controlar as permissões do usuário.
• Você pode supervisionar as atividades do arquivo.
• O conteúdo é armazenado com segurança e backup.
• Não há limitações de armazenamento.
• É econômico e cabe no seu orçamento.

Connecteam é uma dessas ferramentas. Ele fornece aos usuários todos os recursos essenciais e uma interface limpa e fácil de navegar, tornando-o intuitivo e fácil de usar. Pode ser usado a qualquer momento, mesmo em movimento, tornando-o perfeito para trabalhadores que passam boa parte do dia fora do escritório.

Embora você possa usar o Connecteam exclusivamente como um wiki da empresa, também pode usá-lo para otimizar todo o seu negócio. Como um software de gerenciamento de funcionários completo, ele inclui todas as ferramentas necessárias para gerenciar seus funcionários sob o mesmo teto. Isso inclui ferramentas para gerenciar suas operações diárias, comunicação com funcionários e gerenciamento de pessoas de RH.

Etapa 2: preencha seu wiki com conteúdo

Comece criando a estrutura básica do wiki da sua empresa que se adapte às estruturas da sua equipe. Você pode, por exemplo, criar seções dedicadas para cada assunto ou departamento principal, como políticas da empresa, manuais e manuais do funcionário ou diretrizes para o departamento de RH.

Depois de ter sua estrutura básica, você pode criar as primeiras páginas do seu wiki e começar a preenchê-las com conteúdo.

Etapa 3: envolva sua equipe

Como toda a essência de um wiki é a contribuição colaborativa que entra nele, agora é hora de envolver sua equipe. Faça com que participem desde o início e motive-os a compartilhar seus conhecimentos e deixe seus comentários onde e sempre que virem algo que precise de atualização ou correção.

Configure verificações em intervalos regulares para garantir que seu wiki ainda seja relevante e lembre sua equipe de continuar atualizando o wiki sempre que algo mudar.

Etapa 4: configurar permissões de acesso e edição

Cabe a você decidir como deseja gerenciar o wiki da sua empresa.

Você pode, por exemplo, decidir se todos os funcionários podem visualizar todo o conteúdo ou se deseja limitar o acesso a determinadas informações confidenciais a funcionários específicos. O mesmo vale para se você deseja que toda a sua equipe possa editar conteúdo ou limitar os direitos de edição a apenas um grupo de editores designados.

O que incluir em um wiki da empresa

Cada wiki da empresa é único e não há regras definidas para qual conteúdo deve ser incluído. Normalmente, bons wikis incluem as seguintes seções:

Cultura, Missão, Visão e Valores da Empresa

Esses pontos estão no centro da sua empresa e descrevem o que sua empresa representa e como é fazer parte da equipe.

Eles são essenciais para construir a empresa que você deseja. Portanto, criá-los exigirá muito esforço e reflexão interna, mas valerá a pena o esforço.

Manuais de funcionários, manuais de funcionários, políticas de RH e processos da empresa

Uma das principais vantagens de ter um wiki da empresa é que todos os seus funcionários podem pesquisar essas informações para ver como os negócios são conduzidos e encontrar as respostas para quaisquer dúvidas que possam ter. Seu wiki deve, portanto, ter todos os processos centrais e recorrentes da empresa explicados claramente.

A Estratégia e o Roteiro da Empresa

Você deve ser transparente sobre a visão de longo prazo de sua empresa, e colocá-la no wiki de sua empresa permitirá que todos vejam e contribuam com ela. Isso ajudará você a ganhar a confiança de seus funcionários e a investir no futuro de sua empresa.

Informações de RH e Escritório

Ajude seus funcionários a navegar por procedimentos simples de escritório ou local de trabalho que eles podem encontrar no dia-a-dia. Isso também economizará o tempo de sua equipe administrativa respondendo a perguntas simples do resto da empresa.

Organogramas e perfis de membros da equipe

A inclusão desses itens dá a seus funcionários uma visão clara da estrutura da empresa e de quem faz o quê. Isso é particularmente útil para novos funcionários que estão aprendendo a navegar na empresa e conhecendo todos.

Listas de verificação de integração e materiais de treinamento de funcionários

Começar um novo emprego pode ser estressante para novos contratados, especialmente se eles não souberem o que esperar. A inclusão desses materiais dará a eles uma visão geral do que esperar e os ajudará a navegar pelos processos de integração e treinamento de funcionários.

Além disso, novos contratados e trainees podem oferecer informações e dicas valiosas sobre como melhorar seus programas de integração e treinamento depois de passar por eles.

Guias de instruções, tutoriais e manuais de solução de problemas

Ajude seus funcionários a encontrar a solução para qualquer problema que possam ter ou diretrizes para realizar qualquer tarefa em que não tenham experiência no trabalho. Que melhor lugar para incorporá-los do que o wiki da sua empresa para que todos possam acessar e contribuir.

Perguntas frequentes

Se você perceber que as mesmas perguntas continuam aparecendo, incluir uma seção de perguntas frequentes pode ser uma jogada inteligente e que economiza tempo.

Além disso, se seus funcionários sentirem que encontraram uma pergunta importante, eles podem adicioná-la ao wiki para que outros funcionários também se beneficiem.

Qual é a diferença entre um Wiki da empresa e uma base de conhecimento?

Embora ambos sejam ferramentas para armazenar e compartilhar informações importantes, na verdade são muito diferentes.

A principal diferença está em quem é capaz de criar e atualizar o conteúdo.

Um wiki da empresa é um sistema de gerenciamento de conhecimento interno colaborativo onde todos os membros da equipe podem visualizar e contribuir com as informações armazenadas nele.

Uma base de conhecimento, por outro lado, é um hub centralizado para armazenar e acessar todas as informações importantes da empresa, que podem ser criadas e editadas apenas por colaboradores dedicados. Em vez da natureza colaborativa do wiki, uma base de conhecimento é uma maneira de sua empresa passar informações a todos os funcionários.

A linha de fundo sobre como construir o Wiki da sua empresa

Um wiki da empresa pode ser uma ferramenta incrivelmente poderosa para compartilhar informações e criar um ambiente verdadeiramente colaborativo para que sua equipe floresça.

No final das contas, construir um wiki para sua empresa é apenas a primeira metade da equação.

O sucesso da ferramenta depende se sua equipe a mantém atualizada e a consulta regularmente.

Depois de envolver seus funcionários nesse processo, o wiki da sua empresa tem o potencial de se transformar em uma das melhores ferramentas para aumentar a produtividade no local de trabalho.