Wiki de la guía definitiva para crear una empresa poderosa que a sus empleados les encantará

El conocimiento es poder. Y uno de los activos más valiosos que posee su empresa son todos los entresijos de sus procesos, procedimientos y cualquier información que sus empleados necesiten para realizar su trabajo con éxito y eficiencia.

Sin embargo, todo este conocimiento se puede perder si no se almacena de forma segura o se vuelve obsoleto si no se mantiene con regularidad. Eso significa que rápidamente se volverá inútil para sus empleados cuando necesiten respuestas rápidas a una pregunta común.

Como resultado, las empresas ven caer en picada la productividad de su equipo y sufren pérdidas financieras sustanciales.

Para evitar que esto suceda, necesita un wiki de empresa bien administrado y fácil de mantener.

Entonces, ¿cómo pueden las empresas utilizar los wikis en su beneficio y, lo que es más importante, crear uno sólido para su negocio? Hemos recopilado toda la información que necesitará para escribir y mantener un fantástico wiki de empresa que le ahorrará tiempo y dinero.

¿Qué es un wiki de empresa?

Un wiki de la empresa, también conocido como wiki corporativo o wiki empresarial, es un centro central de conocimiento de la empresa lleno de información interna específica de su empresa, que todo su equipo puede agregar, editar y actualizar. Entre muchas otras cosas, puede incluir contenido relacionado con los valores, procesos, proyectos y servicios de la empresa.

Esencialmente, el wiki de la empresa sirve como una única fuente de información para todos los asuntos importantes. Es el centro de conocimiento de ventanilla única de su empresa donde sus empleados pueden encontrar fácil y rápidamente las respuestas a cualquier pregunta que puedan tener.

Los beneficios de una empresa Wiki

Un wiki de empresa es una poderosa herramienta comercial y beneficiará a su empresa de las siguientes maneras:

La información importante de la empresa a menudo se encuentra dispersa en manuales de empleados, manuales, sitios web, notas e incluso en las mentes de sus empleados. Un wiki de la empresa centraliza todo ese conocimiento en una ubicación accesible y de búsqueda.

El wiki de su empresa se convierte en la primera parada de todo su equipo para buscar el conocimiento que necesitan para hacer bien su trabajo. Todos tienen acceso rápido y fácil a esta información, desde pautas y procesos esenciales hasta pequeños detalles como configurar la impresora o una definición de la jerga común de la industria.

Cada vez que nuevos empleados se unen a su equipo, tienen mucha información para asimilar, desde aprender sobre la empresa hasta cómo realizar su trabajo, y es probable que tengan muchas preguntas en el camino.

Tener toda la información y las respuestas en el wiki de su empresa acelerará el proceso de incorporación de empleados, minimizará las preguntas repetitivas y permitirá que los nuevos empleados encuentren información de forma inmediata e independiente.

A corto plazo, transmitir conocimientos de boca en boca puede ser lo suficientemente bueno para equipos pequeños que trabajan desde el mismo lugar.

Pero, ¿qué sucede cuando uno de sus empleados experimentados que adquirió años de aprendizaje y experiencia decide dejar la empresa y se lleva sus conocimientos con ellos?

Se pierde información valiosa, la capacitación de los empleados lleva más tiempo, los errores se repiten y la productividad disminuye.

Documentar y concentrar el conocimiento en un wiki y actualizarlo a medida que su empresa crece y se desarrolla lo ayudará a preservar el conocimiento dentro de su empresa para que se beneficien tanto los empleados actuales como los futuros.

Según una encuesta de 2019, los empleados desperdiciaron más del 25 % de su tiempo buscando la información que necesitaban para realizar su trabajo. Ese es el tiempo pagado que podrían pasar haciendo un trabajo real.

Permitir que sus empleados accedan a toda la información necesaria por su cuenta, cuando sea necesario y desde un solo lugar ayudará a ahorrar mucho tiempo valioso.

En lugar de tener que buscar el documento relevante, cambiar el papeleo o pedir a varios empleados que encuentren la política de días de enfermedad de su empresa o el manual para operar un determinado dispositivo, una wiki de la empresa contiene todas las respuestas y permite a sus empleados proceder con confianza y rapidez. .

Tener un lugar de trabajo colaborativo es la clave para el rendimiento del lugar de trabajo, y un wiki de la empresa lo ayuda a desarrollar esta cultura empresarial.

Es probable que cada equipo dentro de su empresa no comprenda completamente cómo y por qué otros grupos hacen lo que hacen. Un wiki de la empresa alienta a sus empleados a explicar esto con sus propias palabras para que toda la empresa lo vea y se beneficie.

Más allá de compartir conocimientos, esto facilita saber quién está a cargo de qué y quién tiene los conocimientos técnicos pertinentes, lo que facilita que los equipos trabajen juntos e involucren a las personas adecuadas en un proyecto cuando sea necesario.

¿Cuándo deberías crear un wiki de empresa?

El mejor momento es desde el primer día, y si aún no lo ha hecho, ahora es el momento perfecto para comenzar.

Priorice la documentación de los procesos desde el principio y anime a sus nuevos empleados a adoptar esta mentalidad.

Si no tiene un wiki de la empresa en este momento, veremos lo que necesita incluir a continuación. Si tiene uno, pero no funciona, también vamos a mencionar algunas razones por las que esto podría suceder.

Por qué la mayoría de los wikis de empresas no funcionan

Si bien la mayoría de las empresas tienen las mejores intenciones al configurar un wiki, la mayoría de las veces no funcionan. Esto sucede por dos razones principales:

Algunos wikis de empresas son difíciles de navegar, lo que anula su propósito de tener toda su información importante accesible de manera fácil e inmediata.

Esto sucede porque el software wiki de la empresa utilizado para crear las páginas wiki de su empresa estaba desactualizado o porque la estructura tenía sentido para quien la configuró, pero no para nadie más.

Para evitar este escollo, su wiki debería:

• Ser fácil de navegar y tener menús estructurados
• Sea buscable
• Tener un formato de nomenclatura simple y directo

Por definición, un wiki permite a los usuarios editar y actualizar su contenido en colaboración.

Para hacer un wiki exitoso, sus equipos deben poder administrar sus secciones y comentar y sugerir ediciones para el contenido de otros equipos. Uno o dos empleados designados deben garantizar que la calidad general de su wiki se mantenga en el punto.

Cómo construir un wiki de empresa

Si bien crear el wiki de su empresa puede parecer una tarea desalentadora y que consume mucho tiempo, es más fácil de lo que piensa. Simplemente siga estos sencillos pasos sobre cómo crear un wiki de empresa y lo tendrá listo y funcionando en muy poco tiempo.

Paso 1: seleccione el software Wiki de la empresa adecuado

En primer lugar, elija el software de wiki empresarial adecuado para crear el wiki de su empresa. Este es el paso más importante ya que su wiki solo será útil si sus empleados lo mantienen actualizado y lo consultan regularmente.

Al elegir una solución de software wiki de la empresa, debe estar atento a las siguientes características:

• Es fácil de navegar.
• Es fácil de usar y personalizar para adaptarse a las estructuras de su equipo.
• Es completamente buscable.
• Se puede editar fácilmente.
• Puede controlar los permisos de los usuarios.
• Puede supervisar las actividades de los archivos.
• El contenido se almacena de forma segura y se realiza una copia de seguridad.
• No hay limitaciones de almacenamiento.
• Es rentable y se adapta a su presupuesto.

Connecteam es una de esas herramientas. Brinda a los usuarios todas las funciones esenciales y una interfaz limpia y fácil de navegar, lo que la hace intuitiva y fácil de usar. Se puede utilizar en cualquier momento, incluso sobre la marcha, por lo que es perfecto para los trabajadores que pasan gran parte del día fuera de la oficina.

Si bien puede usar Connecteam exclusivamente como un wiki de la empresa, también puede usarlo para optimizar todo su negocio. Como software de gestión de empleados todo en uno, incluye todas las herramientas que necesita para gestionar a sus empleados bajo un mismo techo. Esto incluye herramientas para gestionar sus operaciones diarias, la comunicación con los empleados y la gestión del personal de recursos humanos.

Paso 2: llena tu wiki con contenido

Comience por crear la estructura básica del wiki de su empresa que se adapte a las estructuras de su equipo. Puede, por ejemplo, crear secciones dedicadas para cada tema principal o departamento, como políticas de la empresa, guías y manuales para empleados o directrices para el departamento de recursos humanos.

Una vez que tenga su estructura básica, puede crear las primeras páginas de su wiki y comenzar a llenarlas con contenido.

Paso 3: Involucre a su equipo

Como toda la esencia de un wiki es el aporte colaborativo que se incluye en él, ahora es el momento de involucrar a su equipo. Haga que participen desde el primer momento y motívelos a compartir sus conocimientos y dejar sus comentarios donde y cuando vean algo que necesita una actualización o corrección.

Configure verificaciones en intervalos regulares para asegurarse de que su wiki siga siendo relevante y recuérdele a su equipo que siga actualizando el wiki cada vez que algo cambie.

Paso 4: Configure los permisos de acceso y edición

Depende de usted decidir cómo desea administrar el wiki de su empresa.

Puede, por ejemplo, decidir si todos los empleados pueden ver todo el contenido o si desea limitar el acceso a cierta información confidencial a empleados específicos. Lo mismo se aplica si desea que todo su equipo pueda editar contenido o limitar los derechos de edición a solo un grupo de editores designados.

Qué incluir en un wiki de empresa

Cada wiki de empresa es único y no hay reglas establecidas sobre qué contenido debe incluirse. Por lo general, los buenos wikis incluyen las siguientes secciones:

Cultura, misión, visión y valores de la empresa

Estos puntos se encuentran en el núcleo de su empresa y describen lo que representa su empresa y cómo es ser parte del equipo.

Son esenciales para construir la empresa que deseas. Así que crearlos requerirá mucho esfuerzo y reflexión interna, pero valdrá la pena.

Manuales del empleado, manuales del personal, políticas de recursos humanos y procesos de la empresa

Una de las principales ventajas de tener un wiki de la empresa es que todos sus empleados pueden consultar esta información para ver cómo se llevan a cabo los negocios y encontrar las respuestas a cualquier pregunta que puedan tener. Por lo tanto, su wiki debe tener todos los procesos centrales y recurrentes de la empresa explicados claramente.

La estrategia y hoja de ruta de la empresa

Debe ser transparente acerca de la visión a largo plazo de su empresa, y ponerla en el wiki de su empresa permitirá que todos la vean y contribuyan a ella. Esto lo ayudará a ganarse la confianza de sus empleados y lograr que inviertan en el futuro de su empresa.

Información de oficina y recursos humanos

Ayude a sus empleados a navegar a través de los procedimientos simples de la oficina o del lugar de trabajo que pueden encontrar en su día a día. Esto también ahorrará tiempo a su personal administrativo respondiendo preguntas simples del resto de la empresa.

Organigramas y perfiles de los miembros del equipo

Incluir estos elementos brinda a sus empleados una visión general clara de la estructura de la empresa y de quién hace qué. Esto es particularmente útil para los nuevos empleados que están aprendiendo a navegar por la empresa y conociendo a todos.

Listas de verificación de incorporación y materiales de capacitación para empleados

Comenzar un nuevo trabajo puede ser estresante para los nuevos empleados, especialmente si no saben qué esperar. Incluir estos materiales les dará una visión general de lo que pueden esperar y les ayudará a navegar los procesos de incorporación y capacitación de los empleados.

Además de eso, los nuevos empleados y aprendices pueden ofrecer información valiosa e indicaciones sobre cómo mejorar sus programas de incorporación y capacitación después de haberlos completado.

Guías prácticas, tutoriales y manuales de solución de problemas

Ayude a sus empleados a encontrar la solución a cualquier problema con el que se hayan encontrado o pautas para realizar cualquier tarea en la que no tengan experiencia en el trabajo. Qué mejor lugar para incorporarlos que el wiki de su empresa para que todos puedan acceder y contribuir.

preguntas frecuentes

Si nota que siguen apareciendo las mismas preguntas, incluir una sección de preguntas frecuentes puede ser una decisión inteligente y que le ahorrará tiempo.

Además, si sus empleados sienten que se encontraron con una pregunta importante, pueden agregarla a la wiki para que otros empleados también se beneficien.

¿Cuál es la diferencia entre un wiki de empresa y una base de conocimientos?

Si bien ambas son herramientas para almacenar y compartir información importante, en realidad son muy diferentes.

La principal diferencia radica en quién puede crear y actualizar el contenido.

Un wiki de la empresa es un sistema de gestión del conocimiento interno colaborativo donde todos los miembros del equipo pueden ver y contribuir a la información almacenada en él.

Una base de conocimiento, por otro lado, es un centro centralizado para almacenar y acceder a toda la información importante de la empresa, que solo pueden crear y editar colaboradores dedicados. En lugar de la naturaleza colaborativa de la wiki, una base de conocimiento es una forma de que su empresa transmita información a todos los empleados.

El resultado final sobre cómo construir el wiki de su empresa

Un wiki de la empresa puede ser una herramienta increíblemente poderosa para compartir información y crear un entorno verdaderamente colaborativo para que su equipo prospere.

Al final del día, crear un wiki para su empresa es solo la primera mitad de la ecuación.

El éxito de la herramienta depende de si su equipo la mantiene actualizada y la consulta periódicamente.

Una vez que haya involucrado a sus empleados en este proceso, el wiki de su empresa tiene el potencial de convertirse en una de las mejores herramientas para aumentar la productividad en el lugar de trabajo.