La guida definitiva alla creazione di una potente wiki aziendale che i tuoi dipendenti adoreranno

Sapere è potere. E una delle risorse più preziose che possiede la tua azienda sono tutti i dettagli dei suoi processi, procedure e tutte le informazioni di cui i tuoi dipendenti hanno bisogno per svolgere il proprio lavoro con successo ed efficienza.

Tuttavia, tutte queste conoscenze possono andare perse se non vengono archiviate in modo sicuro o diventano obsolete se non vengono mantenute regolarmente. Ciò significa che diventerà rapidamente inutile per i tuoi dipendenti quando avranno bisogno di risposte rapide a una domanda comune.

Di conseguenza, le aziende vedono precipitare la produttività del proprio team e subiscono notevoli perdite finanziarie.

Per evitare che ciò accada, è necessario un wiki aziendale ben gestito e di facile manutenzione.

Quindi, come possono le aziende utilizzare i wiki a proprio vantaggio e, cosa più importante, crearne uno forte per la loro attività? Abbiamo raccolto tutte le informazioni necessarie per scrivere e mantenere una fantastica wiki aziendale che ti farà risparmiare tempo e denaro.

Che cos'è un Wiki aziendale?

Un wiki aziendale, noto anche come wiki aziendale o wiki aziendale, è un centro di conoscenza aziendale centrale pieno di informazioni interne specifiche per la tua azienda, che l'intero team può aggiungere, modificare e aggiornare. Tra le altre cose, può includere contenuti relativi a valori, processi, progetti e servizi dell'azienda.

In sostanza, il wiki aziendale funge da unica fonte di verità per tutte le questioni importanti. È l'hub di conoscenza unico della tua azienda in cui i tuoi dipendenti possono trovare facilmente e rapidamente le risposte a qualsiasi domanda.

I vantaggi di una Wiki aziendale

Un wiki aziendale è un potente strumento di business e andrà a beneficio della tua azienda nei seguenti modi:

Informazioni importanti sull'azienda sono spesso sparse nei manuali dei dipendenti, nei manuali, nei siti Web, nelle note e persino nella mente dei dipendenti. Un wiki aziendale centralizza tutta quella conoscenza in un'unica posizione ricercabile e accessibile.

Il wiki della tua azienda diventa la prima tappa dell'intero team per cercare le conoscenze di cui hanno bisogno per svolgere bene il proprio lavoro. Tutti hanno un accesso facile e veloce a queste informazioni, dalle linee guida e dai processi essenziali a piccole cose come l'impostazione della stampante o una definizione del gergo comune del settore.

Ogni volta che nuovi dipendenti si uniscono al tuo team, hanno molte informazioni da acquisire, dall'apprendimento dell'azienda a come svolgere il proprio lavoro, e probabilmente avranno molte domande lungo il percorso.

Avere tutte le informazioni e le risposte nel wiki della tua azienda accelererà il processo di inserimento dei dipendenti, ridurrà al minimo le domande ripetitive e consentirà ai nuovi dipendenti di trovare informazioni immediatamente e in modo indipendente.

A breve termine, tramandare la conoscenza tramite il passaparola può essere abbastanza buono per piccoli team che lavorano dalla stessa posizione.

Ma cosa succede quando uno dei vostri dipendenti esperti che ha acquisito anni di apprendimento ed esperienza decide di lasciare l'azienda e porta con sé le proprie conoscenze?

Informazioni preziose vanno perse, la formazione dei dipendenti richiede più tempo, gli errori si ripetono e la produttività diminuisce.

Documentare e concentrare le conoscenze in un wiki e aggiornarlo man mano che la tua azienda cresce e si sviluppa ti aiuterà a preservare le conoscenze all'interno della tua azienda affinché i dipendenti esistenti e futuri possano trarre vantaggio.

Secondo un sondaggio del 2019, i dipendenti hanno perso oltre il 25% del loro tempo alla ricerca delle informazioni di cui avevano bisogno per svolgere il proprio lavoro. Questo è il tempo pagato che potrebbero dedicare al lavoro vero e proprio.

Consentire ai dipendenti di accedere a tutte le informazioni necessarie da soli, quando necessario e da un'unica posizione, consentirà di risparmiare molto tempo prezioso.

Invece di dover cercare il documento pertinente, sfogliare le scartoffie o chiedere a più dipendenti di trovare la politica aziendale per il giorno di malattia o il manuale per utilizzare un determinato dispositivo, un wiki aziendale contiene tutte le risposte e consente ai dipendenti di procedere con sicurezza e rapidità .

Avere un ambiente di lavoro collaborativo è la chiave per le prestazioni sul posto di lavoro e un wiki aziendale ti aiuta a costruire questa cultura aziendale.

Ogni team all'interno della tua azienda probabilmente non comprende appieno come e perché gli altri gruppi fanno quello che fanno. Un wiki aziendale incoraggia i tuoi dipendenti a spiegarlo con parole proprie affinché l'intera azienda possa vederlo e beneficiarne.

Oltre alla condivisione delle conoscenze, questo rende più facile scoprire chi è responsabile di cosa e chi ha il know-how pertinente, rendendo più facile per i team lavorare insieme e coinvolgere le persone giuste in un progetto quando necessario.

Quando dovresti creare un Wiki aziendale?

Il momento migliore è dal primo giorno e, se non l'hai già fatto, ora è il momento perfetto per iniziare.

Dai priorità ai processi di documentazione sin dall'inizio e incoraggia i tuoi nuovi dipendenti ad adottare questa mentalità.

Se al momento non disponi di un wiki aziendale, esamineremo di seguito ciò che è necessario includervi. Se ne hai uno, ma non funziona, toccheremo anche alcuni motivi per cui ciò potrebbe accadere.

Perché la maggior parte dei wiki aziendali non funziona

Sebbene la maggior parte delle aziende abbia le migliori intenzioni quando configura un wiki, la maggior parte delle volte non funziona. Ciò accade per due ragioni principali:

Alcuni wiki aziendali sono difficili da navigare, vanificando il loro stesso scopo di avere tutte le tue informazioni importanti facilmente e immediatamente accessibili.

Ciò accade perché il software wiki aziendale utilizzato per creare le pagine wiki della tua azienda era obsoleto o perché la struttura aveva un senso per chiunque l'avesse impostata ma non per nessun altro.

Per evitare questa trappola, la tua wiki dovrebbe:

• Sii facile da navigare e disponi di menu strutturati
• Sii ricercabile
• Avere un formato di denominazione semplice e diretto

Per definizione, un wiki consente agli utenti di modificare e aggiornare in modo collaborativo il suo contenuto.

Per creare un wiki di successo, i tuoi team devono essere in grado di gestire le loro sezioni, commentare e suggerire modifiche per i contenuti di altri team. Uno o due dipendenti designati dovrebbero garantire che la qualità complessiva del tuo wiki rimanga puntuale.

Come costruire una wiki aziendale

Sebbene la creazione del wiki aziendale possa sembrare un compito arduo e dispendioso in termini di tempo, è più facile di quanto pensi. Segui questi semplici passaggi su come creare un wiki aziendale e lo avrai installato e funzionante in pochissimo tempo.

Passaggio 1: seleziona il software Wiki aziendale giusto

Innanzitutto, scegli il software wiki aziendale giusto con cui creare il wiki aziendale. Questo è il passaggio più importante in quanto il tuo wiki sarà utile solo se i tuoi dipendenti lo terranno aggiornato e lo consultano regolarmente.

Quando scegli una soluzione software wiki aziendale, dovresti tenere d'occhio le seguenti funzionalità:

• È semplice da navigare.
• È facile da usare e personalizzare per adattarsi alle strutture del tuo team.
• È completamente ricercabile.
• Può essere facilmente modificato.
• Puoi controllare i permessi degli utenti.
• Puoi supervisionare le attività dei file.
• Il contenuto viene archiviato in modo sicuro e sottoposto a backup.
• Non ci sono limiti di archiviazione.
• È conveniente e si adatta al tuo budget.

Connecteam è uno di questi strumenti. Fornisce agli utenti tutte le funzionalità essenziali e un'interfaccia pulita e facile da navigare, rendendola intuitiva e facile da usare. Può essere utilizzato in qualsiasi momento, anche in viaggio, rendendolo perfetto per i lavoratori che trascorrono buona parte della loro giornata fuori dall'ufficio.

Sebbene tu possa utilizzare Connecteam esclusivamente come wiki aziendale, puoi anche usarlo per semplificare l'intera attività. In quanto software all-in-one per la gestione dei dipendenti, include tutti gli strumenti necessari per gestire i dipendenti sotto lo stesso tetto. Ciò include strumenti per la gestione delle operazioni quotidiane, la comunicazione con i dipendenti e la gestione del personale delle risorse umane.

Passaggio 2: riempi il tuo wiki di contenuti

Inizia creando la struttura di base del wiki della tua azienda che si adatta alle strutture del tuo team. Puoi, ad esempio, creare sezioni dedicate per ogni argomento o dipartimento principale, come politiche aziendali, manuali e manuali per i dipendenti o linee guida per il dipartimento delle risorse umane.

Una volta che hai la tua struttura di base, puoi creare le prime pagine del tuo wiki e iniziare a riempirle di contenuti.

Passaggio 3: coinvolgi il tuo team

Poiché l'intera essenza di un wiki è l'input collaborativo che entra in esso, è giunto il momento di coinvolgere il tuo team. Invitali a partecipare fin dall'inizio e motivali a condividere le loro conoscenze e a lasciare il loro feedback dove e ogni volta che vedono qualcosa che necessita di un aggiornamento o di una correzione.

Imposta controlli a intervalli regolari per assicurarti che la tua wiki sia ancora pertinente e ricorda al tuo team di continuare ad aggiornare la wiki ogni volta che qualcosa cambia.

Passaggio 4: configurare le autorizzazioni di accesso e modifica

Sta a te decidere come vuoi gestire la tua wiki aziendale.

È possibile, ad esempio, decidere se tutti i dipendenti possono visualizzare tutti i contenuti o se si desidera limitare l'accesso a determinate informazioni riservate a dipendenti specifici. Lo stesso vale se si desidera che l'intero team sia in grado di modificare i contenuti o limitare i diritti di modifica solo a un gruppo di editor designati.

Cosa includere in una Wiki aziendale

Ogni wiki aziendale è unico e non ci sono regole fisse per quale contenuto dovrebbe essere incluso. In genere, i buoni wiki includono le seguenti sezioni:

Cultura aziendale, Missione, Visione e Valori

Questi punti sono al centro della tua azienda e descrivono cosa rappresenta la tua azienda e com'è far parte del team.

Sono essenziali per costruire l'azienda che desideri. Quindi crearli richiederà un grande sforzo e una riflessione interna, ma ne varrà la pena.

Manuali dei dipendenti, manuali del personale, politiche delle risorse umane e processi aziendali

Uno dei principali vantaggi di avere un wiki aziendale è che tutti i dipendenti possono cercare queste informazioni per vedere come viene condotta l'attività e trovare le risposte a qualsiasi domanda che potrebbero avere. Il tuo wiki dovrebbe quindi avere spiegato chiaramente ogni processo aziendale centrale e ricorrente.

La strategia aziendale e la tabella di marcia

Dovresti essere trasparente sulla visione a lungo termine della tua azienda e pubblicarla sul wiki della tua azienda consentirà a tutti di vederla e di contribuire ad essa. Questo ti aiuterà a guadagnare la fiducia dei tuoi dipendenti e a farli investire nel futuro della tua azienda.

Informazioni sulle risorse umane e sull'ufficio

Aiuta i tuoi dipendenti a orientarsi attraverso semplici procedure in ufficio o in cantiere che potrebbero incontrare nella loro vita quotidiana. Ciò consentirà inoltre al personale amministrativo di risparmiare tempo nel rispondere alle semplici domande del resto dell'azienda.

Organigrammi e profili dei membri del team

L'inclusione di questi elementi offre ai dipendenti una chiara panoramica della struttura dell'azienda e di chi fa cosa. Ciò è particolarmente utile per i nuovi dipendenti che stanno imparando a navigare all'interno dell'azienda e a conoscere tutti.

Liste di controllo per l'inserimento e materiali per la formazione dei dipendenti

Iniziare un nuovo lavoro può essere stressante per i nuovi assunti, soprattutto se non sanno cosa aspettarsi. L'inclusione di questi materiali fornirà loro una panoramica di cosa aspettarsi e li aiuterà a navigare nei processi di inserimento e formazione dei dipendenti.

Inoltre, i nuovi assunti e i tirocinanti possono offrire preziose informazioni e suggerimenti su come migliorare i tuoi programmi di inserimento e formazione dopo averli appena esaminati.

Guide pratiche, tutorial e manuali per la risoluzione dei problemi

Aiuta i tuoi dipendenti a trovare la soluzione a qualsiasi problema in cui potrebbero essersi imbattuti o le linee guida per l'esecuzione di qualsiasi attività in cui non hanno esperienza sul lavoro. Quale posto migliore per incorporarli se non il wiki della tua azienda a cui tutti possono accedere e contribuire.

Domande frequenti

Se noti che le stesse domande continuano a comparire, includere una sezione delle domande frequenti può essere una mossa intelligente e che fa risparmiare tempo.

Inoltre, se i tuoi dipendenti si sentono come se si fossero imbattuti in una domanda importante, possono aggiungerla al wiki affinché anche altri dipendenti possano trarre vantaggio.

Qual è la differenza tra un wiki aziendale e una base di conoscenza?

Sebbene entrambi siano strumenti per archiviare e condividere informazioni importanti, in realtà sono molto diversi.

La differenza principale sta in chi è in grado di creare e aggiornare il contenuto.

Un wiki aziendale è un sistema collaborativo di gestione della conoscenza interna in cui tutti i membri del team possono visualizzare e contribuire alle informazioni memorizzate al suo interno.

Una base di conoscenza, invece, è un hub centralizzato per la memorizzazione e l'accesso a tutte le informazioni aziendali importanti, che possono essere create e modificate solo da contributori dedicati. Invece della natura collaborativa del wiki, una base di conoscenza è un modo per la tua azienda di trasmettere le informazioni a tutti i dipendenti.

La linea di fondo su come costruire la tua wiki aziendale

Un wiki aziendale può essere uno strumento incredibilmente potente per condividere informazioni e creare un ambiente veramente collaborativo per far prosperare il tuo team.

Alla fine della giornata, la creazione di un wiki per la tua azienda è solo la prima metà dell'equazione.

Il successo dello strumento dipende dal fatto che il tuo team lo mantenga aggiornato e lo consulti regolarmente.

Una volta che hai coinvolto i tuoi dipendenti in questo processo, il wiki della tua azienda ha il potenziale per trasformarsi in uno dei migliori strumenti per aumentare la produttività sul posto di lavoro.