Çalışanlarınızın Seveceği Güçlü Bir Şirket Wiki Kurmak İçin En İyi Kılavuz

Bilgi Güçtür. Ve şirketinizin sahip olduğu en değerli varlıklardan biri, süreçlerinin, prosedürlerinin ve çalışanlarınızın işlerini başarılı ve verimli bir şekilde yerine getirmeleri için ihtiyaç duyduğu tüm bilgilerin tüm girdileri ve çıktılarıdır.

Ancak, tüm bu bilgiler güvenli bir şekilde depolanmadığında kaybolabilir veya düzenli olarak bakımı yapılmazsa eski hale gelebilir. Bu, ortak bir soruya hızlı yanıtlara ihtiyaç duyduklarında çalışanlarınız için hızla işe yaramaz hale geleceği anlamına gelir.

Sonuç olarak, şirketler ekiplerinin üretkenliğinin düştüğünü görüyor ve önemli mali kayıplara maruz kalıyor.

Bunun olmasını önlemek için iyi yönetilen ve bakımı kolay bir şirket wiki'sine ihtiyacınız var.

Peki şirketler wiki'leri kendi çıkarları için nasıl kullanabilir ve daha da önemlisi işleri için güçlü bir wiki nasıl kurabilir? Size zaman ve para kazandıracak harika bir şirket wiki'si yazmak ve sürdürmek için ihtiyaç duyacağınız tüm bilgileri topladık.

Şirket Wiki'si nedir?

Kurumsal wiki veya kurumsal wiki olarak da adlandırılan bir şirket wiki, tüm ekibinizin ekleyebileceği, düzenleyebileceği ve güncelleyebileceği, şirketinize özgü dahili bilgilerle dolu merkezi bir şirket bilgi merkezidir. Diğer birçok şeyin yanı sıra şirket değerleri, süreçleri, projeleri ve hizmetleriyle ilgili içeriği içerebilir.

Esasen şirket wiki'si, tüm önemli konular için tek bir gerçek kaynağı olarak hizmet eder. Çalışanlarınızın sahip olabilecekleri tüm soruların yanıtlarını kolayca ve hızlı bir şekilde bulabilecekleri, şirketinizin tek noktadan bilgi merkezidir.

Bir Şirket Wikisinin Faydaları

Bir şirket wiki'si güçlü bir iş aracıdır ve şirketinize aşağıdaki şekillerde fayda sağlayacaktır:

Önemli şirket bilgileri genellikle çalışan el kitaplarına, kılavuzlara, web sitelerine, notlara ve hatta çalışanlarınızın zihnine dağılmıştır. Bir şirket wiki'si, tüm bu bilgileri aranabilir ve erişilebilir tek bir yerde merkezileştirir.

Şirket wiki'niz, tüm ekibinizin işlerini iyi yapmak için ihtiyaç duydukları bilgileri aramadaki ilk durağı olur. Yönergeler ve temel süreçlerden yazıcıyı kurmak veya genel endüstri jargonunun tanımı gibi küçük şeylere kadar herkesin bu bilgilere hızlı ve kolay erişimi vardır.

Ekibinize ne zaman yeni çalışanlar katılsa, şirket hakkında bilgi edinmekten işlerini nasıl yapacaklarına kadar pek çok bilgi edinirler ve muhtemelen yol boyunca birçok soruları olacaktır.

Şirket wiki'nizde tüm bilgilerin ve cevapların bulunması, çalışanların işe alım sürecini hızlandıracak, tekrarlayan soruları en aza indirecek ve yeni çalışanların bilgileri anında ve bağımsız olarak bulmasını sağlayacaktır.

Kısa vadede, bilgiyi ağızdan ağza aktarmak, aynı yerden çalışan küçük ekipler için yeterince iyi olabilir.

Ancak yılların birikimi ve tecrübesi olan deneyimli bir çalışanınız şirketten ayrılmaya karar verir ve bilgilerini de beraberinde götürürse ne olur?

Değerli bilgiler kaybolur, çalışanların eğitimi daha uzun sürer, hatalar tekrarlanır ve verimlilik düşer.

Bilgileri bir wiki'de belgelemek ve yoğunlaştırmak ve şirketiniz büyüdükçe ve geliştikçe güncellemek, hem mevcut hem de gelecekteki çalışanların faydalanması için şirketinizdeki bilgileri korumanıza yardımcı olacaktır.

2019'da yapılan bir ankete göre, çalışanlar zamanlarının %25'inden fazlasını işlerini yapmak için ihtiyaç duydukları bilgileri arayarak boşa harcıyor. Bu, gerçek iş yapmak için harcayabilecekleri ücretli zamandır.

Çalışanlarınızın ihtiyaç duydukları tüm bilgilere kendi başlarına, gerektiğinde ve tek bir yerden erişmelerini sağlamak, çok değerli zamandan tasarruf etmenize yardımcı olacaktır.

İlgili belgeyi aramak, evrak işlerini değiştirmek veya birden fazla çalışandan şirketinizin hastalık günü politikasını veya belirli bir cihazı çalıştırma kılavuzunu bulmasını istemek yerine, bir şirket wiki'si tüm cevapları içerir ve çalışanlarınızın kendinden emin ve hızlı bir şekilde ilerlemesini sağlar. .

İşbirlikçi bir işyerine sahip olmak, işyeri performansının anahtarıdır ve şirket wiki'si bu şirket kültürünü oluşturmanıza yardımcı olur.

Şirketinizdeki her ekip, muhtemelen diğer grupların yaptıklarını nasıl ve neden yaptığını tam olarak anlamıyor. Bir şirket wiki'si, çalışanlarınızı tüm şirketin görmesi ve faydalanması için bunu kendi sözleriyle açıklamaya teşvik eder.

Bu, bilgi paylaşımının ötesinde, kimin neyden sorumlu olduğunu ve kimin ilgili bilgi birikimine sahip olduğunu bulmayı kolaylaştırır, ekiplerin birlikte çalışmasını ve gerektiğinde doğru kişileri bir projeye dahil etmesini kolaylaştırır.

Bir Şirket Wiki'sini Ne Zaman Oluşturmalısınız?

En iyi zaman ilk günden itibarendir ve henüz yapmadıysanız, şimdi başlamak için mükemmel bir zaman.

En başından belgeleme süreçlerine öncelik verin ve yeni çalışanlarınızı bu zihniyeti benimsemeye teşvik edin.

Şu anda bir şirket wiki'niz yoksa, aşağıda neleri eklemeniz gerektiğine bakacağız. Bir tane varsa ama çalışmıyorsa, bunun olmasının birkaç nedenine de değineceğiz.

Neden Çoğu Şirket Wiki'si Çalışmıyor?

Çoğu şirket bir wiki kurarken en iyi niyete sahip olsa da, çoğu zaman işe yaramazlar. Bu iki ana nedenden dolayı olur:

Bazı şirket wiki'lerinde gezinmek zordur, tüm önemli bilgilerinize kolayca ve anında erişilebilir olma amaçlarını ortadan kaldırır.

Bu, ya şirketinizin wiki sayfalarını oluşturmak için kullanılan şirket wiki yazılımının güncelliğini yitirmiş olması ya da yapı, onu kim kurduysa ona mantıklı gelmesi, ancak başka hiç kimseye mantıklı gelmemesi nedeniyle olur.

Bu tuzaktan kaçınmak için wikiniz şunları yapmalıdır:

• Gezinmesi kolay olun ve yapılandırılmış menülere sahip olun
• aranabilir olun
• Basit ve anlaşılır bir adlandırma biçimine sahip olun

Tanım olarak, bir wiki, kullanıcıların içeriğini işbirliği içinde düzenlemesine ve güncellemesine olanak tanır.

Başarılı bir wiki oluşturmak için ekiplerinizin kendi bölümlerini yönetebilmeleri ve diğer ekiplerin içeriği hakkında yorum yapabilmeleri ve düzenlemeler önerebilmeleri gerekir. Bir veya iki atanmış çalışan, wikinizin genel kalitesinin yerinde kalmasını sağlamalıdır.

Şirket Wiki'si Nasıl İnşa Edilir?

Şirket wiki'nizi oluşturmak göz korkutucu ve zaman alıcı bir görev gibi görünse de, düşündüğünüzden daha kolaydır. Bir şirket wiki'sinin nasıl oluşturulacağına ilişkin bu basit adımları takip edin ve hemen çalışır duruma getireceksiniz.

Adım 1: Doğru Şirket Wiki Yazılımını Seçin

Her şeyden önce, şirket wiki'nizi oluşturmak için doğru şirket wiki yazılımını seçin. Bu en önemli adımdır, çünkü wikiniz ancak çalışanlarınız onu güncel tutarsa ​​ve düzenli olarak ona danışırsa yardımcı olacaktır.

Bir şirket wiki yazılım çözümü seçerken aşağıdaki özelliklere dikkat etmelisiniz:

• Gezinmek çok basit.
• Ekip yapılarınıza uyacak şekilde kullanımı ve özelleştirmesi kolaydır.
• Tamamen aranabilir.
• Kolayca düzenlenebilir.
• Kullanıcı izinlerini kontrol edebilirsiniz.
• Dosya etkinliklerini denetleyebilirsiniz.
• İçerik güvenli bir şekilde saklanır ve yedeklenir.
• Depolama sınırlaması yoktur.
• Uygun maliyetlidir ve bütçenize uygundur.

Connecteam böyle bir araçtır. Kullanıcılara tüm temel özellikleri ve temiz ve gezinmesi kolay bir arayüz sağlayarak sezgisel ve kullanımı kolay hale getirir. Hareket halindeyken bile her zaman kullanılabilir, bu da gününün büyük bir bölümünü ofis dışında geçiren çalışanlar için mükemmeldir.

Connecteam'i yalnızca bir şirket wiki'si olarak kullanabilirken, aynı zamanda tüm işinizi kolaylaştırmak için de kullanabilirsiniz. Hepsi bir arada çalışan yönetimi yazılımı olarak, çalışanlarınızı tek bir çatı altında yönetmeniz için ihtiyacınız olan tüm araçları içerir. Buna günlük operasyonlarınızı, çalışan iletişiminizi ve İK insan yönetiminizi yönetmek için araçlar dahildir.

2. Adım: Wiki'nizi İçerikle Doldurun

Ekip yapılarınıza uygun şirket wiki'nizin temel yapısını oluşturarak başlayın. Örneğin, şirket politikaları, çalışan el kitapları ve kılavuzları veya İK departmanı için yönergeler gibi her ana konu veya departman için özel bölümler oluşturabilirsiniz.

Temel yapınıza sahip olduğunuzda, wiki'nizin ilk sayfalarını oluşturabilir ve bunları içerikle doldurmaya başlayabilirsiniz.

3. Adım: Ekibinizi Dahil Edin

Bir wiki'nin tüm özü, içine giren işbirlikçi girdi olduğundan, şimdi ekibinizi dahil etmenin zamanı geldi. En başından katılmalarını sağlayın ve bilgilerini paylaşmaları için motive edin ve bir güncelleme veya düzeltme gerektiren bir şey gördükleri yerde ve her zaman geri bildirimlerini bırakın.

Vikinizin hala alakalı olduğundan emin olmak için düzenli aralıklarla kontroller ayarlayın ve ekibinize bir şeyler değiştiğinde wiki'yi güncellemeye devam etmelerini hatırlatın.

4. Adım: Erişim ve Düzenleme İzinlerini Yapılandırın

Şirket wiki'nizi nasıl yönetmek istediğinize karar vermek size kalmış.

Örneğin, tüm çalışanların tüm içeriği görüntüleyip görüntüleyemediğine veya belirli gizli bilgilere erişimi belirli çalışanlarla sınırlamak isteyip istemediğinize karar verebilirsiniz. Aynı şey, tüm ekibinizin içeriği düzenleyebilmesini mi yoksa düzenleme haklarını yalnızca belirli bir editör grubuyla sınırlandırmasını mı istediğiniz için de geçerlidir.

Bir Şirket Wiki'sine Neler Eklenmeli?

Her şirket wiki'si benzersizdir ve hangi içeriğin dahil edilmesi gerektiğine dair belirlenmiş kurallar yoktur. Tipik olarak, iyi wikiler aşağıdaki bölümleri içerir:

Şirket Kültürü, Misyon, Vizyon ve Değerler

Bu noktalar şirketinizin merkezinde yer alır ve şirketinizin neyi temsil ettiğini ve ekibin bir parçası olmanın nasıl bir şey olduğunu açıklar.

İstediğiniz şirketi kurmak için gereklidirler. Bu yüzden onları yaratmak çok fazla çaba ve içsel yansıma gerektirecektir, ancak bu çabaya değecektir.

Çalışan El Kitapları, Personel Kılavuzları, İK Politikaları ve Şirket Süreçleri

Bir şirket wikisine sahip olmanın başlıca avantajlarından biri, tüm çalışanlarınızın işin nasıl yürütüldüğünü görmek için bu bilgilere bakabilmeleri ve olabilecek tüm soruların yanıtlarını bulabilmeleridir. Bu nedenle wikinizde her merkezi ve yinelenen şirket süreci açık bir şekilde açıklanmalıdır.

Şirket Stratejisi ve Yol Haritası

Şirketinizin uzun vadeli vizyonu konusunda şeffaf olmalısınız ve bunu şirket wiki'nize koymak herkesin onu görmesine ve katkıda bulunmasına izin verecektir. Bu, çalışanlarınızın güvenini kazanmanıza ve şirketinizin geleceğine yatırım yapmalarına yardımcı olacaktır.

İK ve Ofis Bilgileri

Çalışanlarınızın günlük işlerinde karşılaşabilecekleri basit ofis veya şantiye prosedürlerinde ilerlemelerine yardımcı olun. Bu aynı zamanda idari personelinize şirketin geri kalanından gelen basit soruları yanıtlamak için zaman kazandıracaktır.

Organizasyon Şemaları ve Takım Üyesi Profilleri

Bu öğeleri dahil etmek, çalışanlarınıza şirketin yapısı ve kimin ne yaptığı hakkında net bir genel bakış sağlar. Bu, özellikle şirkette gezinmeyi ve herkesi tanımayı öğrenen yeni çalışanlar için yararlıdır.

İşe Alım Kontrol Listeleri ve Çalışan Eğitim Materyalleri

Yeni bir işe başlamak, özellikle ne bekleyeceklerini bilmiyorlarsa, yeni işe alınanlar için stresli olabilir. Bu materyalleri dahil etmek, onlara ne beklemeleri gerektiğine dair bir genel bakış sunacak ve çalışanların işe alım ve eğitim süreçlerinde gezinmelerine yardımcı olacaktır.

Bunun da ötesinde, yeni işe alınanlar ve stajyerler, onları yeni geçirdikten sonra işe alım ve eğitim programlarınızı nasıl iyileştireceğiniz konusunda değerli bilgiler ve ipuçları sunabilir.

Nasıl Yapılır Kılavuzları, Öğreticiler ve Sorun Giderme Kılavuzları

Çalışanlarınızın karşılaşabilecekleri herhangi bir sorunun çözümünü bulmalarına veya işte deneyimli olmadıkları herhangi bir görevi yerine getirme yönergelerine yardımcı olun. Bunları dahil etmek için herkesin erişebileceği ve katkıda bulunabileceği şirket wiki'nizden daha iyi bir yer var mı?

SSS

Bir SSS bölümü de dahil olmak üzere aynı soruların ortaya çıkmaya devam ettiğini fark ederseniz, akıllı ve zaman kazandıran bir hareket olabilir.

Ayrıca, çalışanlarınız önemli bir soruyla karşılaştıklarını hissederlerse, diğer çalışanların da faydalanması için bunu wiki'ye ekleyebilirler.

Şirket Wiki'si ile Bilgi Tabanı Arasındaki Fark Nedir?

Her ikisi de önemli bilgileri depolamak ve paylaşmak için araçlar olsa da, aslında çok farklıdırlar.

Temel fark, içeriği kimin oluşturabileceği ve güncelleyebileceğidir.

Bir şirket wiki'si, tüm ekip üyelerinin içinde depolanan bilgileri görüntüleyebildiği ve katkıda bulunabildiği, işbirlikçi bir dahili bilgi yönetim sistemidir.

Öte yandan bir bilgi tabanı, yalnızca özel katkıda bulunanlar tarafından oluşturulabilen ve düzenlenebilen tüm önemli şirket bilgilerini depolamak ve bunlara erişmek için merkezi bir merkezdir. Wiki'nin işbirlikçi doğası yerine bir bilgi tabanı, şirketinizin bilgileri tüm çalışanlara iletmesinin bir yoludur.

Şirket Wiki'nizi Nasıl İnşa Edeceğinizin Özeti

Bir şirket wiki'si, bilgi paylaşmak ve ekibinizin gelişmesi için gerçek bir işbirliği ortamı yaratmak için inanılmaz derecede güçlü bir araç olabilir.

Günün sonunda, şirketiniz için bir wiki oluşturmak denklemin yalnızca ilk yarısıdır.

Aracın başarısı, ekibinizin aracı güncel tutmasına ve düzenli olarak ona danışıp danışmamasına bağlıdır.

Çalışanlarınızı bu sürece dahil ettiğinizde, şirket wiki'niz işyeri verimliliğini artırmak için en iyi araçlardan birine dönüşme potansiyeline sahiptir.