如何在您的小型企業中實現無紙化
已發表: 2021-04-14幾十年來，紙質文檔一直是經營企業的主要部分。 但時代在變。 越來越多的企業正在考慮實現無紙化以節省資金、保持井井有條並保護環境。 如果您想用紙質文件換取替代品，這裡有一個指南。
無紙化意味著什麼？
無紙化基本上意味著消除紙質文件的使用。 這通常涉及將這些文件和收據換成數字文件和收據。 例如，您可以用所有這些稅單換取基於雲的會計軟件。 您可以聯繫您的公用事業公司來設置在線賬單，而不是接收紙質報表。
與員工和團隊成員一起實現無紙化的提示
對您的小型企業文檔進行無紙化將意味著您的員工和團隊成員需要進行一些重大的流程更改。 不要不知所措！ 這裡有一些關於如何開始的提示。
1. 將紙質文檔數字化
您當前的文件櫃中可能有一些您需要保留的紙質文件。 然而，很少，如果有的話，應該是硬拷貝。
瀏覽您的文件系統並掃描您需要保留的每個文件，以便您可以數字方式訪問這些文件。 然後，您可以在您的設備或計算機網絡上設置文件夾並命名每個文件，以便輕鬆搜索。
2. 使用雲存儲文檔
基於雲的文檔存儲變得越來越重要，尤其是隨著遠程工作的興起。 將文件保存在雲中不僅可以避免打印硬拷貝。 但它也允許您的團隊從任何地方訪問文件。 因此，您可以在旅行時處理提案，並且您的團隊可以在每個人都在家工作時協作為您的下一個營銷活動製作創意副本。
為此，您首先需要找到基於雲的文檔存儲服務。 然後，您可以使用它來備份存儲在設備上的數字文件。 您還可以將其他文檔保存到雲中，以促進輕鬆協作。
3. 註冊電子簽名
由於需要簽署某些文件，一些公司避免無紙化。 但是，現在有一些服務可以讓您對事物進行數字簽名。 這些服務不僅可以幫助您減少紙張消耗。 它們還可以幫助您跟踪您已簽署的項目，以便您可以更輕鬆地保持井井有條並跟踪您蓋章的合同和其他文件。
有很多在線程序可以用來對文檔進行數字簽名。 或者您可以簡單地使用 PDF 文檔。 您可以將您的簽名疊加在這些文檔上，或者簡單地設置一個流程來添加您自己的數字標記。
4. 消除垃圾郵件
沒有人願意收到垃圾郵件。 但無論如何，它似乎總是能送達。 與其不斷地扔掉或回收這些紙，不如想辦法退出。
對於某些郵寄者，您可以直接與發件人聯繫並請求從他們的列表中刪除。 對於其他人來說，FTC 有一條電話線，可讓您永久或五年停止不請自來的郵件、電話和電子郵件。
5.擺脫紙質賬單
賬單是另一回事，因為您確實需要接收信息。 但現在幾乎每個服務提供商都提供在線或電話支付的選項。 這樣做可以幫助您省去那些紙質賬單、信封和支票——更不用說通過設置數字或自動付款節省的所有時間了。
聯繫您的房東、公用事業公司、信用卡提供商和向您發送紙質賬單並詢問在線支付的供應商。 即使您通常在線支付，您也可能需要特別要求他們停止發送紙質賬單。
6.避免在紙上記筆記
記筆記是紙張浪費的另一個潛在來源。 許多企業主和員工在會議或客戶電話中做筆記。 但是也有數字選項。
使用手機或電腦上的筆記應用。 或者註冊基於雲的筆記服務，這樣您就可以從任何地方訪問您的想法。 有些甚至提供了塗鴉或組織想法的選項，帶有貼紙和標籤等很酷的功能。 然後將記事本留在會議室外。
7.對紙質印刷說不
在某些情況下，無紙化可以幫助您完全擺脫打印機。 在其他情況下，您至少可以顯著減少打印的文檔數量。
要與團隊一起完成此任務，請制定關於什麼可以打印和什麼不能打印的策略。 例如，如果客戶特別要求打印合同，您可能會允許打印合同，但您希望保留自己記錄的文件則不允許。 當然，如果您可以完全取消打印，那麼從辦公室中移除打印機和傳真機可以輕鬆取消此活動。
8. 使用辦公用品提高效率
合同和賬單並不是辦公室紙張浪費的唯一來源。 其他紙製品業務的例子還包括記事本、便利貼，甚至衛生紙。
在某些情況下，您可能只是避免為您的員工購買這些物品。 例如，擺脫便簽並鼓勵團隊成員改為在手機上做筆記。 如果您確實想保留一些，請在每個季度為每個人指定少量，而不是讓他們訪問裝滿紙張的整個供應櫃。
當然，這對於衛生紙之類的東西是不可能的。 但是您仍然可以通過購買可回收衛生紙來保護環境。 對於廚房裡的紙巾和餐巾紙，要么購買可回收產品，要么將可洗的布放在手邊。