Как перейти на безбумажный бизнес в вашем малом бизнесе

Опубликовано: 2021-04-14

Если вы покупаете что-то по нашим ссылкам, мы можем зарабатывать деньги от наших аффилированных партнеров. Учить больше.

Бумажная документация была важной частью ведения бизнеса на протяжении десятилетий. Но времена меняются. И все больше и больше предприятий рассматривают возможность отказа от бумаги, чтобы сэкономить деньги, сохранить организованность и помочь окружающей среде. Если вы хотите обменять свои бумажные документы на альтернативу, вот руководство.

Что значит стать безбумажным?

Переход на безбумажную основу означает отказ от использования бумажных документов. Обычно это включает обмен этих бумаг и квитанций на цифровые файлы и квитанции. Например, вы можете обменять все эти налоговые документы на облачное бухгалтерское программное обеспечение. И вы можете связаться с вашими коммунальными службами, чтобы настроить выставление счетов онлайн вместо получения бумажных выписок.

Советы по переходу на безбумажную работу с сотрудниками и членами команды

Переход на безбумажную документацию для малого бизнеса будет означать серьезные изменения процессов для ваших сотрудников и членов команды. Не перегружайтесь! Вот несколько советов, как начать.

1. Оцифруйте бумажную документацию

Вероятно, в вашей текущей картотеке есть какие-то бумажные документы, которые вам нужно держать под рукой. Однако очень немногие из них, если таковые имеются, должны быть в печатном виде.

Просмотрите свою файловую систему и отсканируйте каждый документ, который вам нужно сохранить, чтобы вы могли получить доступ к этим файлам в цифровом виде. Затем вы можете настроить папки на своих устройствах или в компьютерной сети и дать каждому файлу имя, чтобы его было легко найти.

2. Используйте облако для хранения документов

Облачное хранилище документов становится все более важным, особенно с ростом удаленной работы. Хранение файлов в облаке не только позволяет избежать печати бумажных копий. Но это также позволяет вашей команде получать доступ к файлам из любого места. Таким образом, вы можете работать над предложением во время путешествия, а ваша команда может совместно работать над творческим текстом для вашей следующей маркетинговой кампании, пока все работают из дома.

Для этого вам сначала нужно найти облачный сервис хранения документов. Затем вы можете использовать его для резервного копирования цифровых файлов, хранящихся на ваших устройствах. Кроме того, вы можете сохранять дополнительные документы в облаке, чтобы упростить совместную работу.

3. Зарегистрируйтесь для получения электронных подписей

Некоторые компании избегают перехода на безбумажную документацию из-за необходимости подписывать определенные документы. Тем не менее, теперь есть сервисы, которые позволяют вам подписывать вещи в цифровом виде. Эти услуги не только помогают сократить потребление бумаги. Они также могут помочь вам отслеживать пункты, которые вы подписали, чтобы вам было легче оставаться организованным и отслеживать контракты и другие документы, на которых вы поставили свою печать.

Существует множество онлайн-программ, которые можно использовать для цифровой подписи документов. Или вы можете просто использовать PDF-документы. Вы можете поставить свою подпись на эти документы или просто настроить процесс добавления собственного цифрового маркера.

4. Удалите нежелательную почту

Никто не хочет получать нежелательную почту. Но, кажется, это всегда доставляется в любом случае. Вместо того, чтобы постоянно выбрасывать или перерабатывать эти бумаги, найдите способы отказаться от них.

Для некоторых почтовых программ вы можете напрямую связаться с отправителем и запросить удаление из их списка. Для других у FTC есть телефонная линия, которая позволяет вам навсегда или на пять лет остановить нежелательную почту, телефонные звонки и электронную почту.

5. Избавьтесь от бумажных счетов

Счета — это отдельная история, потому что вам действительно нужно получать информацию. Но почти каждый поставщик услуг теперь предлагает возможность оплаты онлайн или по телефону. Это поможет вам избавиться от бумажных счетов, конвертов и чеков, не говоря уже о времени, которое вы сэкономите, настроив цифровые или автоматические платежи.

Свяжитесь со своим арендодателем, коммунальными службами, поставщиками кредитных карт и поставщиками, которые отправляют вам бумажные счета, и попросите вместо этого оплатить их онлайн. Возможно, вам придется специально потребовать, чтобы они прекратили отправлять бумажные счета, даже если вы обычно платите онлайн.

6. Избегайте делать заметки на бумаге

Ведение заметок — еще один потенциальный источник бумажных отходов. Многие владельцы бизнеса и сотрудники делают заметки во время встреч или звонков клиентов. Но для этого есть и цифровые варианты.

Используйте приложение для заметок на телефоне или компьютере. Или зарегистрируйтесь в облачных службах заметок, чтобы иметь доступ к своим мыслям из любого места. Некоторые даже предоставляют возможность рисовать или систематизировать мысли с помощью интересных функций, таких как наклейки и этикетки. Затем оставьте блокнот вне комнаты для совещаний.

7. Скажи нет бумажной печати

В некоторых случаях отказ от бумаги может помочь вам полностью избавиться от принтеров. В других можно как минимум значительно сократить количество распечатываемых документов.

Чтобы добиться этого вместе с командой, создайте политику, определяющую, что можно печатать, а что нельзя. Например, вы можете разрешить печать контрактов, если клиент специально запрашивает печатную копию, но не документы, которые вы хотите сохранить для своих собственных записей. Конечно, если вы можете полностью отказаться от печати, то удаление принтера и факсимильного аппарата из вашего офиса может легко исключить эту деятельность.

8. Работайте эффективнее с канцелярскими товарами

Контракты и счета — не единственные источники бумажных отходов в офисах. Примеры других бумажных изделий, которые предприятия также держат под рукой, включают блокноты, стикеры и даже туалетную бумагу.

В некоторых случаях вы можете просто не покупать эти товары для своих сотрудников. Например, избавьтесь от стикеров и предложите членам команды делать заметки на своих телефонах. Если вы действительно хотите иметь что-то под рукой, выделяйте небольшую сумму для каждого человека каждый квартал вместо того, чтобы давать им доступ ко всей кладовой, полной бумаги.

Конечно, это невозможно с такими вещами, как туалетная бумага. Но вы все равно можете помочь окружающей среде, купив переработанную туалетную бумагу. Что касается бумажных полотенец и салфеток на вашей кухне, покупайте переработанные продукты или держите под рукой тряпки, которые можно стирать.

9. Удалите устаревшие налоговые отчеты и файлы по клиентам

В большинстве случаев вы должны вести налоговую отчетность за последние три года. Но старые элементы обычно можно безопасно удалить. Кроме того, цифровых записей часто бывает достаточно, если вы хотите сэкономить место в своих картотеках.

Вероятно, у вас также есть множество файлов от клиентов, таких как контракты и записи о переписке. Полезно хранить юридические документы и контракты под рукой в течение всего срока действия соглашения. Но вместо этого вы обычно можете хранить цифровые версии. Вы даже можете удалить контракты и сообщения, которые больше не активны, из облака, чтобы сэкономить место.

Все типы инструментов для безбумажного офиса

Для перехода на безбумажный бизнес в вашем малом бизнесе требуются определенные инструменты и технологии. Вот обзор того, что вам понадобится для безбумажного офиса.

1. Приложения для сканирования документов

Сканирование документов — самый эффективный способ избавиться от бумаг, которые у вас уже есть. Вы можете использовать простой сканер, чтобы просто сохранить изображения этих файлов. Но такие инструменты, как PaperScan, Adobe Scan и Zoho Doc Scanner, предлагают более продвинутые возможности сканирования. Например, вы можете сканировать элементы с помощью мобильного устройства или собирать данные из каждого документа.

2. PDF-формы для сокращения использования бумаги

PDF-файлы — это цифровые файлы, которые позволяют заполнять поля и сохранять различные документы в цифровом виде. Вы можете использовать их в качестве контрактов и даже разрешить клиентам и членам команды добавлять свои собственные цифровые подписи. Вы также можете создавать опросы клиентов и оставлять поля открытыми, чтобы они могли легко заполнить их информацией.

3. Онлайн-инструменты для обслуживания клиентов

В наши дни существует множество способов обслуживать клиентов без бумажных файлов. Электронная почта и сайты социальных сетей позволяют облегчить и контролировать общение. Программное обеспечение CRM, такое как Salesforce, HubSpot и Zoho, обеспечивает простой способ организации всех взаимодействий. А инструменты службы поддержки позволяют клиентам легко обращаться к вам через чат, если им нужна помощь. Все эти инструменты позволяют отказаться от бумажных сообщений и записей обслуживания клиентов.

4. Электронная почта и программное обеспечение для совместной работы для членов команды

Общение внутри вашей команды также может быть полностью цифровым. Всегда есть электронная почта, которую вы можете использовать для отправки быстрых сообщений и организации встреч, когда это необходимо. Но есть также множество других инструментов, которые могут помочь вам оставаться более организованным без бумажной документации. Рассмотрите такие инструменты чата, управления проектами и совместной работы, как Slack, Basecamp и Skype. Все это может заменить бумажные заметки или те стикеры, которые вы можете оставить на столе коллеги, чтобы поделиться напоминаниями или идеями.

5. Облачные сервисы хранения для очистки картотеки

Что теперь делать со всеми теми цифровыми файлами и документами, которые когда-то хранились в ваших офисных картотеках? Некоторые компании хранят некоторые элементы на своих жестких дисках или на локальных серверах. Но облако предлагает больше универсальности и доступности. Поставщики облачных хранилищ, такие как Google Cloud, Dropbox и BackBlaze, позволяют вам получать доступ к файлам из любого места. Существуют опции, которые автоматически создают резервные копии файлов с вашего компьютера и позволяют сортировать документы по категориям и устанавливать доступ и разрешения.

6. Системы управления документами для цифрового документооборота

Программное обеспечение для управления документами разработано, чтобы помочь компаниям управлять цифровым рабочим процессом без бумаги. Эти инструменты позволяют оцифровывать такие элементы, как контракты, квитанции и даже презентации. Многие также позволяют отслеживать изменения в документах, чтобы помочь вам оставаться организованным.

Программное обеспечение для управления документами, которое сделает вашу компанию безбумажной

Хотите узнать, с чего начать выбор системы управления документами для вашего бизнеса? Вот список некоторых из самых популярных платформ и услуг, которые они предоставляют.

1. Офисный пакет Зохо

Zoho Office Suite предоставляет инструменты повышения производительности для создания и редактирования файлов в Интернете. Это включает в себя Zoho Writer для редактирования текстов, Zoho Sheets для электронных таблиц и Zoho Show для презентаций. Все эти инструменты работают вместе, позволяя вашим сотрудникам упростить работу.

В дополнение к цифровым файлам в различных форматах, Zoho Office Suite обеспечивает хранение файлов. И вы даже можете организовать их в папки на основе отделов или клиентских проектов. Пакет также обеспечивает безопасный обмен файлами, когда вам нужно отправить документы членам команды или клиентам. И он интегрируется с огромным количеством других продуктов Zoho, таких как CRM, онлайн-подписи и управление социальными сетями.

2. Microsoft Sharepoint

Microsoft Sharepoint — это веб-платформа для совместной работы. Он включает в себя параметры для хранения файлов, организации их в папки и безопасного обмена ими с определенными сотрудниками. Инструмент полностью настраиваемый. Таким образом, ваша компания может легко выбрать конкретные функции, наиболее важные для вашей деятельности. Кроме того, он интегрируется с Microsoft Office, что идеально подходит для офисов, которые уже используют такие инструменты, как Word и Excel, или чьи клиенты используют эти популярные программы.

Когда дело доходит до безбумажной работы, Microsoft Sharepoint обеспечивает онлайн-хранилище данных и организацию, необходимые для доступа к файлам из любого места. Вы можете использовать его на своих офисных компьютерах, ноутбуках или даже мобильных устройствах. Это упрощает совместную работу и устраняет необходимость в бумажных документах и презентационных материалах.

3. Рабочая область Google

Google Workspace предлагает набор облачных инструментов для повышения производительности и совместной работы. Google Workspace, ранее называвшийся G Suite, включает Gmail, Google Calendar, Docs, Drive, Meet, Chat, Sheets, Slide, Forms и многое другое. По сути, пользователи могут создавать документы в различных формах из любого места. Используйте Документы для создания письменных контрактов, Таблицы для финансовых таблиц и Слайды для презентаций. Затем вы можете хранить все эти элементы на Google Диске и получать к ним доступ из любого места.

По сути, Google Workspace может помочь вам отказаться от бумаги, выступая в качестве цифровой домашней базы для вашей компании. Распределите все нужные вам элементы по папкам и добавьте метки, чтобы все быстро найти. Вы также можете предоставить различным членам команды разрешение на доступ и редактирование содержимого каждого элемента. Также легко сотрудничать с клиентами, поскольку учетные записи Google очень широко используются.

4. Облачное хранилище документов Adobe

Adobe Document Cloud Storage предлагает облачное управление документами и платформу PDF. Используйте его для хранения документов, к которым затем можно получить доступ на нескольких устройствах. Вы также можете настроить рабочие процессы и задачи, чтобы упростить совместную работу над документами между членами команды и партнерами или клиентами за пределами вашей компании.

Этот инструмент может помочь вам отказаться от бумаги, предоставляя вам простой способ создания, резервного копирования и хранения файлов. Помимо хранения документов, Adobe Document Cloud Storage включает функцию цифровой подписи. Это идеально подходит для компании, которая имеет дело с контрактами или другими типами соглашений, которые необходимо рассмотреть и подписать. Adobe также известна оптимизацией производительности с помощью PDF-файлов. Это общий формат, который ваши партнеры и клиенты должны легко просматривать и редактировать. И вы даже можете создавать PDF-файлы с заполняемыми формами для обмена информацией между членами команды и клиентами.

Каковы преимущества перехода на безбумажный формат?

Предприятия предпочитают отказываться от бумаги по разным причинам, начиная от экологических проблем и заканчивая экономией средств. Вот несколько наиболее распространенных преимуществ.

Легкая организация: просеивание вашего ящика или картотеки каждый раз, когда вам нужен документ, может быть утомительным. А бумага приводит к большому беспорядку. Цифровые версии можно легко пометить и рассортировать по нужным папкам, чтобы избежать беспорядка и упростить поиск.
Более быстрая связь: электронная почта и программное обеспечение для совместной работы, как правило, быстрее, чем обычная почта и бумажные заметки. Отказавшись от бумаги, вы сможете сразу же получать ответы на важные вопросы и с легкостью обмениваться быстрыми сообщениями.
Экономия затрат: печать сопряжена с расходами — бумага, чернила и сами машины. Выбор цифровых опций поможет вам сократить эти позиции. И вы даже можете получить скидку на определенные счета, сэкономив деньги ваших поставщиков на почте.
Легкий доступ: облачное хранилище упрощает доступ к файлам из любого места. Забыть важный документ для встречи с клиентом может быть катастрофой. Но с цифровым хранилищем вы можете легко получить доступ к тому, что вам нужно, со смартфона или ноутбука.
Защита файлов: если у вас есть только бумажные файлы с определенными документами, эти элементы могут быть уничтожены в результате пожара, наводнения или кражи. Резервное копирование этих элементов или сохранение только цифровых копий снижает вероятность физического повреждения важной информации.
Преимущества для окружающей среды. Безбумажный подход означает, что для снабжения вашего офиса расходными материалами вырубается меньше деревьев. Деревья поглощают вредные газы CO2, а ограничение переработки деревьев в бумагу также сокращает потребление энергии. Переход на безбумажную работу может быть одним из способов реализовать идеи Дня Земли для работы с вашими сотрудниками.

Безопасно ли вести свой бизнес без бумаги?

Несмотря на то, что переход на безбумажный документ имеет много преимуществ, есть и некоторые проблемы. Как правило, безопасно отказаться от бумаги в повседневной работе. На самом деле, это может сделать некоторые ваши данные еще более безопасными. Но есть проблемы с такими вещами, как безопасность и доступность. Примите во внимание эти факторы, прежде чем убрать всю бумагу из своего офиса.

Кибербезопасность: хакеры могут взломать облачные системы хранения и/или локальные жесткие диски. Несмотря на то, что во многих цифровых решениях есть брандмауэры и средства защиты, некоторые предприниматели чувствуют себя в большей безопасности с бумажными копиями.

Сбой жесткого диска. Если вы храните документы только на одном жестком диске, его повреждение может привести к потере важных данных. Резервное копирование этих элементов в облаке может решить эту проблему, но некоторые компании не делают этого шага.

Трудности с переходом: чтобы успешно избавиться от бумаги в офисе, вам нужны сотрудники, готовые к этому. Если ваша команда десятилетиями работала с бумажными контрактами и стикерами, им может потребоваться некоторое время, чтобы привыкнуть к новым системам.

Ошибки с важными файлами: требуется время, чтобы найти физический документ в вашей файловой системе и уничтожить его. Но удаление цифрового файла может произойти в одно мгновение. Часто есть способы восстановить файлы, которые были только что удалены. Но это все еще может быть стрессовым опытом для владельцев бизнеса и сотрудников.

Есть ли причины, по которым вам не следует отказываться от бумаги?

Безбумажный подход подходит не для каждого офиса. Но большинство из них может значительно сократить использование бумаги. Чтобы определить, какой уровень потребления бумаги подходит для вашей компании, вот несколько главных плюсов и минусов:

Плюсы перехода на безбумажный формат:

Универсальность: у компании есть масса способов перейти на безбумажную документацию. Вы можете хранить файлы в облаке, на своих компьютерах или даже на мобильных устройствах. Таким образом, вы можете легко настроить процессы для нужд вашего бизнеса.
Меньше беспорядка: больше бумаги означает больше физических предметов в вашем офисе. Если вы изо всех сил пытаетесь оставаться организованным, возможно, стоит хотя бы сократить количество бумажных изделий.
Больше удобства для удаленных сотрудников: безбумажный офис может быть идеальным для компании с удаленными работниками. Вы можете более легко получить доступ к цифровым файлам в дороге или во время работы дома.

Минусы перехода на безбумажный формат:

Первоначальные временные затраты: сканирование документов и поиск новых программ могут занять некоторое время. Может быть сложно добавить что-то несрочное в свой список, если вы уже изо всех сил пытаетесь уложиться в сроки. Это также может потребовать некоторой корректировки, если вы привыкли находить все в определенном месте в своих ящиках или файловой системе.
Трудно изменить поведение: некоторые сотрудники могут быть неравнодушны к своему текущему процессу. Если они не захотят адаптироваться к безбумажному офису, это может негативно сказаться на производительности и моральном духе. Постепенное изменение может помочь людям адаптироваться. А надлежащее обучение может помочь им максимально эффективно использовать новые системы, которые вы внедряете.
Трудно адаптироваться к потребностям клиентов: некоторые клиенты могут также захотеть придерживаться процесса, связанного с бумагой. Например, если вы работаете с людьми, которые предпочитают отправлять контракты по факсу, они могут быть недовольны удалением этой опции. Подумайте, как вы обычно взаимодействуете с клиентами, прежде чем вносить какие-либо серьезные изменения. Или проконсультируйтесь с ними об изменении процессов, прежде чем выбрасывать свой факсимильный аппарат.

Изображение: Depositphotos