소규모 비즈니스에서 종이 없는 방식으로 전환하는 방법

9. 고객에 대한 오래된 세금 기록 및 파일 제거

대부분의 경우 지난 3년 동안의 세금 기록을 보관해야 합니다. 그러나 오래된 항목은 일반적으로 안전하게 제거할 수 있습니다. 또한 파일 캐비닛의 공간을 절약하려는 경우 디지털 레코드로도 충분합니다.

또한 계약 및 통신 기록과 같은 클라이언트의 파일이 많이 있을 수 있습니다. 계약 기간 동안 법적 문서와 계약서를 보관하는 것이 좋습니다. 그러나 일반적으로 대신 디지털 버전을 저장할 수 있습니다. 공간을 절약하기 위해 더 이상 활성화되지 않은 계약 및 커뮤니케이션을 클라우드에서 삭제할 수도 있습니다.

종이 없는 사무실을 위한 모든 유형의 도구

소규모 비즈니스에서 페이퍼리스로 전환하려면 특정 도구와 기술이 필요합니다. 다음은 종이 없는 사무실에 필요한 사항에 대한 개요입니다.

1. 문서 스캔용 앱

문서 스캔은 이미 가지고 있는 문서를 제거하는 가장 효율적인 방법입니다. 간단한 스캐너를 사용하여 이러한 파일의 이미지를 저장할 수 있습니다. 그러나 PaperScan, Adobe Scan 및 Zoho Doc 스캐너와 같은 도구는 고급 스캔 옵션을 제공합니다. 예를 들어 모바일 장치로 항목을 스캔하거나 각 문서에서 데이터를 수집할 수 있습니다.

2. 종이 사용량을 줄이기 위한 PDF 양식

PDF는 필드를 채우고 다양한 문서를 디지털로 저장할 수 있는 디지털 파일입니다. 이를 계약으로 사용할 수 있으며 고객과 팀 구성원이 자신의 디지털 서명을 추가하도록 허용할 수도 있습니다. 또한 고객 설문 조사를 만들고 필드를 열어 두어 인사이트로 쉽게 채울 수 있습니다.

3. 고객 서비스를 위한 온라인 도구

요즘에는 종이 파일 없이 고객에게 서비스를 제공할 수 있는 방법이 많이 있습니다. 이메일과 소셜 미디어 사이트를 통해 커뮤니케이션을 촉진하고 모니터링할 수 있습니다. Salesforce, HubSpot 및 Zoho와 같은 CRM 소프트웨어는 모든 상호 작용을 쉽게 구성할 수 있는 방법을 제공합니다. 또한 헬프 데스크 도구를 사용하면 고객이 도움이 필요한 경우 실시간 채팅을 통해 쉽게 연락할 수 있습니다. 이러한 모든 도구를 사용하면 종이 커뮤니케이션 및 고객 서비스 기록을 잘라낼 수 있습니다.

4. 팀원을 위한 이메일 및 협업 소프트웨어

팀 내 커뮤니케이션도 완전히 디지털화될 수 있습니다. 필요할 때 빠른 메시지를 보내고 회의를 구성하는 데 사용할 수 있는 이메일이 항상 있습니다. 그러나 종이 문서 없이도 보다 체계적으로 정리하는 데 도움이 되는 다른 도구가 많이 있습니다. 채팅, 프로젝트 관리, Slack, Basecamp, Skype와 같은 협업 도구를 고려하십시오. 이것들은 종이 메모나 동료의 책상에 남겨 미리 알림이나 통찰력을 공유할 수 있는 스티커 메모를 모두 대체할 수 있습니다.

5. 파일 캐비넷 정리를 위한 클라우드 스토리지 서비스

이제 한때 사무실 파일 캐비닛에 있던 모든 디지털 파일과 문서를 어떻게 해야 합니까? 일부 회사는 하드 드라이브나 사내 서버에 일부 항목을 저장합니다. 그러나 클라우드는 더 많은 융통성과 접근성을 제공합니다. Google Cloud, Dropbox 및 BackBlaze와 같은 클라우드 저장소 제공업체를 사용하면 어디에서나 파일에 액세스할 수 있습니다. 컴퓨터에서 파일을 자동으로 백업하고 문서를 범주로 분류하고 액세스 및 권한을 설정할 수 있는 옵션이 있습니다.

6. 디지털 워크플로를 위한 문서 관리 시스템

문서 관리 소프트웨어는 기업이 종이 없이 디지털 워크플로우를 관리할 수 있도록 설계되었습니다. 이러한 도구를 사용하면 계약서, 영수증 및 프레젠테이션과 같은 항목을 디지털화할 수 있습니다. 또한 많은 문서에서 문서의 변경 사항을 추적하여 정리를 유지할 수 있습니다.

회사를 종이 없이 만드는 문서 관리 소프트웨어

귀하의 비즈니스를 위한 문서 관리 시스템을 선택할 때 어디서부터 시작해야 하는지 알고 싶으십니까? 다음은 가장 인기 있는 플랫폼과 이들이 제공하는 서비스의 목록입니다.

1. 조호 오피스 스위트

Zoho Office Suite는 온라인에서 파일을 만들고 편집하기 위한 생산성 도구를 제공합니다. 여기에는 단어 편집용 Zoho Writer, 스프레드시트용 Zoho Sheets, 프레젠테이션용 Zoho Show가 포함됩니다. 이러한 모든 도구가 함께 작동하므로 직원이 작업을 단순하게 유지할 수 있습니다.

다양한 형식의 디지털 파일을 제공하는 것 외에도 Zoho Office Suite는 파일 저장소를 제공합니다. 또한 부서 또는 클라이언트 프로젝트를 기반으로 폴더로 구성할 수도 있습니다. 이 제품군은 또한 팀 구성원이나 클라이언트에게 문서를 보내야 할 때 보안 파일 공유를 제공합니다. 그리고 CRM, 온라인 서명 및 소셜 미디어 관리용 제품과 같은 다양한 Zoho 제품과 통합됩니다.

2. 마이크로소프트 셰어포인트

Microsoft Sharepoint는 웹 기반 협업 플랫폼입니다. 여기에는 파일을 저장하고, 폴더로 구성하고, 특정 직원과 안전하게 공유하는 옵션이 포함됩니다. 이 도구는 완전히 사용자 정의할 수 있습니다. 따라서 귀하의 회사는 귀하의 작업과 가장 관련이 있는 특정 기능을 쉽게 선택할 수 있습니다. 또한 Microsoft Office와 통합되어 이미 Word 및 Excel과 같은 도구를 사용하거나 클라이언트가 이러한 인기 프로그램을 사용하는 사무실에 이상적입니다.

종이를 사용하지 않는 경우 Microsoft Sharepoint는 어디서나 파일에 액세스하는 데 필요한 온라인 데이터 저장소 및 구성을 제공합니다. 사무실 컴퓨터, 랩톱 또는 모바일 장치에서도 사용할 수 있습니다. 따라서 공동 작업이 더 쉬워지고 종이 문서와 프레젠테이션 자료가 필요하지 않습니다.

3. 구글 워크스페이스

Google Workspace는 클라우드 기반 생산성 및 공동작업 도구 모음을 제공합니다. 이전 G Suite인 Google Workspace에는 Gmail, Google 캘린더, 문서, 드라이브, Meet, 채팅, 스프레드시트, 슬라이드, 설문지 등이 포함됩니다. 기본적으로 사용자는 어디서나 다양한 형태의 문서를 작성할 수 있습니다. 문서를 사용하여 서면 계약서, 스프레드시트용 재무 스프레드시트, 프레젠테이션용 슬라이드를 만드세요. 그런 다음 해당 항목을 모두 Google 드라이브에 저장하고 어디에서나 액세스할 수 있습니다.

기본적으로 Google Workspace는 회사의 디지털 홈 기반 역할을 하여 종이 없는 환경으로 전환하는 데 도움이 될 수 있습니다. 필요한 모든 항목을 폴더로 구성하고 레이블을 추가하여 모든 항목을 빠르게 찾을 수 있습니다. 또한 다양한 팀 구성원에게 각 항목의 콘텐츠에 액세스하고 편집할 수 있는 권한을 부여할 수 있습니다. Google 계정이 널리 사용되기 때문에 클라이언트와 공동 작업도 쉽습니다.

4. 어도비 도큐먼트 클라우드 스토리지

Adobe Document Cloud Storage는 클라우드 기반 문서 관리 및 PDF 플랫폼을 제공합니다. 여러 장치에서 액세스할 수 있는 문서를 저장하는 데 사용합니다. 또한 팀 구성원과 회사 외부의 파트너 또는 클라이언트 간의 문서 공동 작업을 용이하게 하기 위해 워크플로 및 작업을 설정할 수 있습니다.

이 도구는 파일을 생성, 백업 및 저장하는 쉬운 방법을 제공하여 종이를 사용하지 않는 데 도움이 될 수 있습니다. 문서 저장 외에도 Adobe Document Cloud Storage에는 디지털 서명 기능이 포함되어 있습니다. 이는 검토 및 서명이 필요한 계약 또는 기타 유형의 계약을 처리하는 회사에 적합합니다. Adobe는 PDF로 생산성을 최적화하는 것으로도 알려져 있습니다. 이것은 파트너와 고객이 모두 쉽게 보고 편집할 수 있어야 하는 일반적인 형식입니다. 또한 채울 수 있는 양식으로 PDF를 만들어 팀원과 고객 간에 정보를 공유할 수도 있습니다.

종이를 사용하지 않으면 어떤 이점이 있습니까?

기업은 환경 문제에서 비용 절감에 이르기까지 다양한 이유로 종이 없는 방식을 선택합니다. 다음은 가장 일반적인 몇 가지 이점입니다.

• 더 쉬운 정리: 문서가 필요할 때마다 서랍이나 파일 캐비닛을 뒤지는 것은 지루할 수 있습니다. 그리고 종이는 많은 혼란을 야기합니다. 디지털 버전은 쉽게 레이블을 지정하고 적절한 폴더로 분류하여 혼란을 줄이고 더 쉽게 찾을 수 있습니다.
• 더 빠른 커뮤니케이션: 이메일 및 협업 소프트웨어는 일반적으로 달팽이 메일 및 종이 메모보다 빠릅니다. 페이퍼리스로 전환하여 중요한 질문에 대한 답변을 즉시 얻고 빠른 메시지를 쉽게 공유할 수 있습니다.
• 비용 절감: 인쇄에는 종이, 잉크 및 기계 자체와 같은 비용이 따릅니다. 디지털 옵션을 선택하면 이러한 광고 항목을 줄이는 데 도움이 됩니다. 또한 공급업체의 우편 비용을 절약하여 특정 청구서에 대한 공제를 받을 수도 있습니다.
• 손쉬운 액세스: 클라우드 스토리지를 사용하면 어디서나 파일에 쉽게 액세스할 수 있습니다. 고객 회의를 위한 중요한 문서를 잊어버리면 재앙이 될 수 있습니다. 그러나 디지털 스토리지를 사용하면 스마트폰이나 노트북에서 필요한 것에 쉽게 액세스할 수 있습니다.
• 파일 보호: 특정 문서의 종이 파일만 있는 경우 해당 항목은 화재, 홍수 또는 도난으로 파괴될 수 있습니다. 이러한 항목을 백업하거나 디지털 사본만 보관하면 중요한 정보가 물리적으로 손상될 가능성이 줄어듭니다.
• 환경적 이점: 종이를 사용하지 않는다는 것은 사무실에 공급품을 제공하기 위해 더 적은 수의 나무를 베어낸다는 것을 의미합니다. 나무는 유해한 CO2 가스를 흡수하고 나무를 종이로 가공하는 것을 제한하는 것도 에너지 사용량을 줄입니다. 종이를 사용하지 않는 것은 직원들에게 지구의 날 아이디어를 구현하는 한 가지 방법이 될 수 있습니다.

귀하의 비즈니스에 종이 없이 진행하는 것이 안전합니까?

종이 없는 방식으로 전환하면 많은 이점이 있지만 몇 가지 우려 사항도 있습니다. 일반적으로 일상적인 작업에서 종이를 잘라내는 것이 안전합니다. 실제로 일부 데이터를 더욱 안전하게 만들 수 있습니다. 그러나 보안 및 접근성과 같은 문제가 있습니다. 사무실에서 모든 종이를 없애기 전에 이러한 요소를 고려하십시오.

사이버 보안: 해커가 클라우드 스토리지 시스템 및/또는 온프레미스 하드 드라이브에 침입할 수 있습니다. 많은 디지털 솔루션에 방화벽과 보호 장치가 있지만 일부 기업가는 하드 카피가 더 안전하다고 느낍니다.

하드 드라이브 오류: 단일 하드 드라이브에만 문서를 저장하는 경우 하드 드라이브가 손상되면 필수 데이터가 손실될 수 있습니다. 클라우드에서 이러한 항목을 백업하면 이 문제를 해결할 수 있지만 일부 기업에서는 이 단계를 수행하지 않습니다.

전환의 어려움: 사무실에서 종이를 성공적으로 없애려면 직원이 필요합니다. 팀이 수십 년 동안 종이 계약과 스티커 메모로 작업한 경우 새 시스템에 익숙해지는 데 시간이 걸릴 수 있습니다.

중요한 파일의 실수: 파일링 시스템에서 물리적 문서를 찾아 파쇄하는 데 시간이 걸립니다. 그러나 디지털 파일을 삭제하는 것은 순식간에 일어날 수 있습니다. 방금 삭제한 파일을 복구하는 방법이 종종 있습니다. 그러나 여전히 사업주와 직원에게는 스트레스가 많은 경험이 될 수 있습니다.

페이퍼리스로 가지 말아야 할 이유가 있습니까?

종이를 사용하지 않는 것이 모든 사무실에 적합한 것은 아닙니다. 그러나 대부분은 종이 사용을 크게 줄일 수 있습니다. 귀사에 적합한 용지 소비 수준을 결정하기 위해 다음은 몇 가지 주요 장단점입니다.

종이 없는 방식의 장점:

• 다재다능함: 기업이 페이퍼리스로 전환하는 방법은 무수히 많습니다. 클라우드, 컴퓨터 또는 모바일 장치에 파일을 저장할 수 있습니다. 따라서 비즈니스 요구 사항에 맞게 프로세스를 쉽게 사용자 지정할 수 있습니다.
• 덜 복잡함: 더 많은 종이는 사무실 주변에 더 많은 물리적 항목을 의미합니다. 조직을 유지하는 데 어려움을 겪고 있다면 최소한 종이 제품을 줄이는 것이 좋습니다.
• 원격 작업자를 위한 더 쉬운 작업: 종이 없는 사무실은 원격 작업자가 있는 회사에 이상적일 수 있습니다. 이동 중에 또는 집에서 작업하는 동안 디지털 파일에 더 쉽게 액세스할 수 있습니다.

종이 없는 방식의 단점:

• 초기 시간 약속: 문서를 스캔하고 새 소프트웨어 프로그램을 찾는 데 시간이 걸릴 수 있습니다. 이미 마감일을 맞추는 데 어려움을 겪고 있다면 긴급하지 않은 항목을 목록에 추가하는 것이 어려울 수 있습니다. 서랍이나 서류 정리 시스템의 특정 위치에서 모든 것을 찾는 데 익숙하다면 약간의 조정이 필요할 수도 있습니다.
• 행동 변화의 어려움: 일부 직원은 현재 프로세스에 부분적일 수 있습니다. 종이 없는 사무실에 적응하지 않으려면 생산성과 사기에 부정적인 영향을 미칠 수 있습니다. 점진적으로 변경하면 적응하는 데 도움이 될 수 있습니다. 그리고 적절한 교육을 통해 귀하가 배치한 새로운 시스템을 최대한 활용할 수 있습니다.
• 고객의 요구에 적응하기 어려움: 일부 고객은 종이를 사용하는 프로세스를 고수하기를 원할 수도 있습니다. 예를 들어 팩스 계약을 선호하는 사람들과 함께 작업하는 경우 이를 옵션으로 제거하면 그들은 만족하지 않을 수 있습니다. 주요 변경 사항을 적용하기 전에 일반적으로 클라이언트와 상호 작용하는 방법을 고려하십시오. 또는 팩스를 버리기 전에 프로세스 변경에 대해 확인하십시오.

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