中小企業でペーパーレス化する方法

公開: 2021-04-14

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紙の文書は、何十年にもわたってビジネスを運営する上で主要な部分を占めてきました。しかし、時代は変わりつつあります。そして、ますます多くの企業が、お金を節約し、整理された状態を保ち、環境を助けるためにペーパーレス化を検討しています。紙の文書を代替品と交換することを検討している場合は、ここにガイドがあります。

ペーパーレス化とはどういう意味ですか？

ペーパーレス化とは、基本的に紙の文書を使わないことを意味します。これには通常、これらの書類と領収書をデジタルファイルと領収書と交換することが含まれます。たとえば、これらすべての税務書類をクラウドベースの会計ソフトウェアと交換する場合があります。また、紙の明細書を受け取る代わりに、公益事業会社に連絡してオンライン請求を設定することもできます。

従業員やチームメンバーとペーパーレス化するためのヒント

中小企業のドキュメントをペーパーレス化することは、従業員とチームメンバーにとって大きなプロセス変更を意味します。圧倒されないでください！開始するためのヒントをいくつか紹介します。

1.紙のドキュメントをデジタル化する

現在のファイリングキャビネットには、保管しておく必要のある紙の文書がいくつかある可能性があります。ただし、ハードコピーである必要がある場合はごくわずかです。

ファイリングシステムを調べて、これらのファイルにデジタルでアクセスできるように、保持する必要のある各ドキュメントをスキャンします。次に、デバイスまたはコンピューターネットワークにフォルダーを設定し、各ファイルに名前を付けて、簡単に検索できるようにします。

2.ドキュメントストレージにクラウドを使用する

クラウドベースのドキュメントストレージは、特にリモートワークの台頭に伴い、ますます重要になっています。ファイルをクラウドに保持すると、ハードコピーの印刷を回避できるだけではありません。ただし、チームはどこからでもファイルにアクセスできます。そのため、旅行中に提案に取り組むことができ、全員が自宅で作業している間、チームは次のマーケティングキャンペーンのクリエイティブコピーで共同作業を行うことができます。

これを実現するには、最初にクラウドベースのドキュメントストレージサービスを見つける必要があります。次に、それを使用して、デバイスに保存されているデジタルファイルをバックアップできます。また、追加のドキュメントをクラウドに保存して、コラボレーションを容易にすることができます。

3.e署名にサインアップします

一部の企業は、特定の文書に署名する必要があるため、ペーパーレス化を避けています。ただし、現在、デジタルで署名できるサービスがあります。これらのサービスは、紙の消費量を削減するのに役立つだけではありません。また、署名したアイテムを追跡するのに役立つため、整理された状態を維持し、スタンプを押した契約書やその他のドキュメントを追跡することができます。

ドキュメントにデジタル署名するために使用できるオンラインプログラムはたくさんあります。または、単にPDFドキュメントを使用することもできます。これらのドキュメントに署名を重ねたり、独自のデジタルマーカーを追加するプロセスを設定したりできる場合があります。

4.ジャンクメールを排除する

迷惑メールは誰も受け取りたくない。しかし、とにかくそれは常に配達されるようです。これらの紙を絶えず投げたりリサイクルしたりする代わりに、オプトアウトする方法を見つけてください。

一部のメーラーでは、送信者に直接連絡して、リストからの削除をリクエストできる場合があります。その他の場合、FTCには電話回線があり、迷惑メール、電話、および電子メールを永続的または5年間停止できます。

5.紙の請求書を取り除く

あなたが実際に情報を受け取る必要があるので、請求書は別の話です。しかし、ほとんどすべてのサービスプロバイダーは、現在、オンラインまたは電話で支払うオプションを提供しています。そうすることで、これらの紙幣、封筒、小切手を切り取ることができます。デジタルまたは自動支払いを設定することで節約できる時間は言うまでもありません。

家主、公益事業会社、クレジットカードプロバイダー、および紙の請求書を送付するベンダーに連絡し、代わりにオンラインでの支払いについて尋ねてください。通常はオンラインで支払う場合でも、紙の請求書の送信を停止するように具体的に要求する必要がある場合があります。

6.紙にメモを取ることは避けてください

メモを取ることは、紙の無駄のもう1つの潜在的な原因です。多くの事業主や従業員は、会議やクライアントへの電話中にメモを取ります。しかし、これにはデジタルオプションもあります。

携帯電話またはコンピューターでメモアプリを使用します。または、クラウドベースのノートサービスにサインアップして、どこからでも自分の考えにアクセスできるようにします。ステッカーやラベルなどのクールな機能を使って、落書きや考えを整理するためのオプションを提供するものもあります。次に、メモ帳を会議室の外に置きます。

7.紙の印刷にノーと言う

場合によっては、ペーパーレス化することで、プリンターを完全になくすことができます。また、印刷するドキュメントの数を少なくとも大幅に削減できる場合もあります。

チームでこれを達成するには、印刷できるものとできないものに関するポリシーを作成します。たとえば、クライアントが特にハードコピーを要求したが、自分の記録のために保持したいドキュメントを要求しない場合は、契約書の印刷を許可できます。もちろん、印刷を完全に切り取ることができれば、プリンターとファックス機をオフィスから外すと、この作業を簡単に切り取ることができます。

8.事務用品をより効率的にする

オフィスでの紙の無駄の原因は、契約書と請求書だけではありません。他の紙製品ビジネスの例としては、メモ帳、付箋紙、さらにはトイレットペーパーもあります。

場合によっては、従業員のためにこれらのアイテムを購入することを単に避けるかもしれません。たとえば、付箋を取り除き、代わりにチームメンバーに電話でメモを取るように促します。手元に置いておきたい場合は、紙でいっぱいの供給クローゼット全体にアクセスできるようにするのではなく、四半期ごとに各人に少量を指定します。

もちろん、これはトイレットペーパーのようなものでは不可能です。しかし、リサイクルされたトイレットペーパーを購入することで、環境に貢献することができます。キッチンのペーパータオルやナプキンについては、リサイクル製品を購入するか、洗える布を手元に置いておきます。

9.クライアントの古い税務記録とファイルを排除する

ほとんどの場合、過去3年間の税務記録を保持する必要があります。ただし、通常、古いアイテムは安全に削除できます。さらに、ファイルキャビネットのスペースを節約したい場合は、デジタルレコードで十分なことがよくあります。

契約書や通信記録など、クライアントからのファイルもたくさんある可能性があります。契約期間中、法的文書と契約書を手元に置いておくことは有益です。ただし、通常は代わりにデジタルバージョンを保存できます。スペースを節約するために、クラウドからアクティブでなくなった契約や通信を削除することもできます。

ペーパーレスオフィス向けのあらゆるタイプのツール

中小企業でペーパーレス化するには、特定のツールとテクノロジーが必要です。ペーパーレスオフィスに必要なものの概要は次のとおりです。

1.ドキュメントをスキャンするためのアプリ

ドキュメントをスキャンすることは、あなたがすでに持っている紙を取り除くための最も効率的な方法です。単純なスキャナーを使用して、これらのファイルの画像を保存することができます。ただし、PaperScan、Adobe Scan、Zoho Doc Scannerなどのツールは、より高度なスキャンオプションを提供します。たとえば、モバイルデバイスでアイテムをスキャンしたり、各ドキュメントからデータを収集したりできます。

2.紙の使用量を削減するPDFフォーム

PDFは、フィールドに入力してさまざまなドキュメントをデジタルで保存できるデジタルファイルです。それらを契約として使用し、クライアントやチームメンバーが独自のデジタル署名を追加できるようにすることもできます。また、顧客調査を作成し、フィールドを開いたままにして、顧客が簡単に洞察を入力できるようにすることもできます。

3.カスタマーサービスのためのオンラインツール

最近では、紙のファイルなしで顧客にサービスを提供する方法はたくさんあります。電子メールやソーシャルメディアサイトを使用すると、コミュニケーションを促進および監視できます。 Salesforce、HubSpot、ZohoなどのCRMソフトウェアは、すべてのやり取りを簡単に整理する方法を提供します。また、ヘルプデスクツールを使用すると、顧客はサポートが必要な場合にライブチャットを介して簡単に連絡を取ることができます。これらのツールはすべて、紙のコミュニケーションとカスタマーサービスの記録を切り取ることができます。

4.チームメンバー向けの電子メールおよびコラボレーションソフトウェア

チーム内のコミュニケーションも完全にデジタル化できます。必要に応じて、簡単なメッセージを送信したり、会議を開催したりするために使用できる電子メールが常にあります。しかし、紙の文書を必要とせずに、より整理された状態を維持するのに役立つツールは他にもたくさんあります。チャット、プロジェクト管理、Slack、Basecamp、Skypeなどのコラボレーションツールを検討してください。これらはすべて、リマインダーや洞察を共有するために同僚の机に置いておく可能性のある紙のメモや付箋に取って代わることができます。

5.ファイリングキャビネットを一掃するクラウドストレージサービス

今、あなたはかつてあなたのオフィスのファイリングキャビネットにあったすべてのそれらのデジタルファイルとドキュメントをどうするべきですか？一部の企業は、一部のアイテムをハードドライブまたはオンプレミスサーバーに保存しています。しかし、クラウドはより多様性とアクセシビリティを提供します。 Google Cloud、Dropbox、BackBlazeなどのクラウドストレージプロバイダーを使用すると、どこからでもファイルにアクセスできます。コンピューターからファイルを自動的にバックアップし、ドキュメントをカテゴリに分類し、アクセスとアクセス許可を設定できるオプションがあります。

6.デジタルワークフロー用のドキュメント管理システム

ドキュメント管理ソフトウェアは、企業が紙なしでデジタルワークフローを管理できるように設計されています。これらのツールを使用すると、契約書、領収書、さらにはプレゼンテーションなどのアイテムをデジタル化できます。多くの場合、ドキュメントへの変更を追跡して、整理された状態を維持することもできます。

あなたの会社をペーパーレスにするための文書管理ソフトウェア

あなたのビジネスのためのドキュメント管理システムの選択をどこから始めるべきかを学びたいですか？最も人気のあるプラットフォームとそれらが提供するサービスのリストを次に示します。

1. Zoho Office Suite

Zoho Office Suiteは、ファイルをオンラインで作成および編集するための生産性向上ツールを提供します。これには、ワード編集用のZoho Writer、スプレッドシート用のZoho Sheets、プレゼンテーション用のZohoShowが含まれます。これらのツールはすべて連携して機能するため、従業員は物事をシンプルに保つことができます。

Zoho Office Suiteは、さまざまな形式のデジタルファイルを提供するだけでなく、ファイルストレージも提供します。また、部門やクライアントプロジェクトに基づいてフォルダに整理することもできます。このスイートは、チームメンバーまたはクライアントにドキュメントを送信する必要がある場合の安全なファイル共有も提供します。また、CRM、オンライン署名、ソーシャルメディア管理など、他の多数のZoho製品と統合できます。

2. Microsoft Sharepoint

Microsoft Sharepointは、Webベースのコラボレーションプラットフォームです。ファイルを保存し、フォルダに整理し、特定の従業員と安全に共有するためのオプションが含まれています。ツールは完全にカスタマイズ可能です。したがって、あなたの会社はあなたの業務に最も関連する特定の機能を簡単に選ぶことができます。また、Microsoft Officeと統合されています。これは、WordやExcelなどのツールを既に使用しているオフィス、またはクライアントがこれらの人気のあるプログラムを使用しているオフィスに最適です。

ペーパーレス化に関しては、Microsoft Sharepointは、どこからでもファイルにアクセスするために必要なオンラインデータストレージと組織を提供します。オフィスのコンピューター、ラップトップ、さらにはモバイルデバイスでも使用できます。そのため、コラボレーションが容易になり、紙のドキュメントやプレゼンテーション資料が不要になります。

3.Googleワークスペース

Google Workspaceは、クラウドベースの生産性およびコラボレーションツールのコレクションを提供します。以前のGSuiteであるGoogleWorkspaceには、Gmail、Googleカレンダー、ドキュメント、ドライブ、ミート、チャット、スプレッドシート、スライド、フォームなどが含まれています。基本的に、ユーザーはどこからでもさまざまな形式のドキュメントを作成できます。ドキュメントを使用して契約書を作成し、シートを財務スプレッドシートに、スライドをプレゼンテーションに使用します。次に、これらすべてのアイテムをGoogleドライブに保存して、どこからでもアクセスできます。

基本的に、Google Workspaceは、会社のデジタルホームベースとして機能することにより、ペーパーレス化を支援します。必要なすべてのアイテムをフォルダーに整理し、ラベルを追加してすべてをすばやく検索します。また、さまざまなチームメンバーに、各アイテムのコンテンツにアクセスして編集する権限を与えることもできます。 Googleアカウントは非常に広く使用されているため、クライアントとのコラボレーションも簡単です。

4. Adobe Document Cloud Storage

Adobe Document Cloud Storageは、クラウドベースのドキュメント管理とPDFプラットフォームを提供します。複数のデバイスでアクセスできるドキュメントを保存するために使用します。また、ワークフローとタスクを設定して、チームメンバーとパートナーまたは社外のクライアントとの間のドキュメントコラボレーションを促進することもできます。

このツールは、ファイルを作成、バックアップ、および保存する簡単な方法を提供することにより、ペーパーレス化に役立ちます。 Adobe Document Cloud Storageには、ドキュメントの保存に加えて、デジタル署名機能が含まれています。これは、レビューと署名が必要な契約やその他の種類の契約を扱う会社に最適です。 Adobeは、PDFを使用して生産性を最適化することでも知られています。これは、パートナーとクライアントがすべて簡単に表示および編集できる一般的な形式です。また、入力可能なフォームを使用してPDFを作成し、チームメンバーとクライアント間で情報を共有することもできます。

ペーパーレス化のメリットは何ですか？

企業は、環境問題からコスト削減に至るまで、さまざまな理由でペーパーレス化を選択しています。最も一般的なメリットのいくつかを次に示します。

整理が簡単：ドキュメントが必要になるたびに引き出しやファイリングキャビネットをふるいにかけるのは面倒です。そして、紙は多くの混乱につながります。デジタルバージョンは、簡単にラベルを付けて適切なフォルダに並べ替えることができるため、煩雑さを軽減し、見つけやすくなります。
より高速なコミュニケーション：電子メールとコラボレーションソフトウェアは、一般的にカタツムリのメールや紙のメモよりも高速です。ペーパーレス化することで、重要な質問への回答をすぐに得て、簡単にメッセージを共有できます。
コスト削減：印刷には、紙、インク、および機械自体の費用が伴います。デジタルオプションを選択すると、これらの広告申込情報を削減できます。そして、あなたはあなたの売り手に郵便でお金を節約することによって特定の請求書の休憩を受け取るかもしれません。
簡単なアクセス：クラウドストレージを使用すると、どこからでもファイルに簡単にアクセスできます。クライアントミーティングのための重要な論文を忘れることは悲惨なことかもしれません。しかし、デジタルストレージを使用すると、スマートフォンやラップトップから必要なものに簡単にアクセスできます。
ファイル保護：特定のドキュメントの紙のファイルしかない場合、それらのアイテムは火災、洪水、または盗難で破壊される可能性があります。これらのアイテムをバックアップするか、デジタルコピーのみを保持することは、重要な情報に物理的な損傷を与える可能性を減らすことを意味します。
環境へのメリット：ペーパーレス化とは、オフィスに物資を供給するために伐採される木が少なくなることを意味します。樹木は有害なCO2ガスを吸収し、樹木の紙への加工を制限することでエネルギー使用量も削減されます。ペーパーレス化は、従業員に仕事をするためのアースデイのアイデアを実装する1つの方法です。

あなたのビジネスでペーパーレスになるのは安全ですか？

ペーパーレス化には多くのメリットがありますが、いくつかの懸念もあります。一般的に、日常業務から紙を切り取るのは安全です。実際、データの一部がさらに安全になる可能性があります。しかし、セキュリティやアクセシビリティなどの懸念があります。オフィスからすべての紙を排除する前に、これらの要因を考慮してください。

サイバーセキュリティ：ハッカーがクラウドストレージシステムやオンプレミスのハードドライブに侵入する可能性があります。多くのデジタルソリューションにはファイアウォールとセーフガードがありますが、一部の起業家はハードコピーの方が安全だと感じています。

ハードドライブの障害：ドキュメントを1台のハードドライブにのみ保存する場合、ハードドライブが損傷すると、重要なデータが失われる可能性があります。これらのアイテムをクラウドにバックアップすると、この問題は解決する可能性がありますが、一部の企業はこの手順を実行できません。

移行の難しさ：オフィスから紙をうまく排除するには、従業員が購入する必要があります。チームが何十年にもわたって紙の契約書や付箋紙を扱ってきた場合、新しいシステムに慣れるまでに時間がかかることがあります。

重要なファイルの間違い：ファイリングシステムで物理的なドキュメントを見つけて細断処理するには時間がかかります。ただし、デジタルファイルの削除は瞬時に発生する可能性があります。多くの場合、削除されたばかりのファイルを回復する方法があります。しかし、それでも事業主や従業員にとってはストレスの多い経験になる可能性があります。

ペーパーレスにすべきではない理由はありますか？

ペーパーレス化は、すべてのオフィスに適しているわけではありません。しかし、ほとんどの場合、紙の使用量を大幅に削減できます。あなたの会社にとってどのレベルの紙の消費が適切であるかを決定するために、ここにいくつかのトップの賛否両論があります：

ペーパーレス化のメリット：

汎用性：企業がペーパーレス化する方法はたくさんあります。ファイルは、クラウド、コンピューター、さらにはモバイルデバイスに保存できます。したがって、ビジネスのニーズに合わせてプロセスを簡単にカスタマイズできます。
整理整頓：紙が多いほど、オフィス周辺の物理的なアイテムが多くなります。整理整頓に苦労しているのなら、少なくとも紙製品を減らす価値があるかもしれません。
リモートワーカーにとってより使いやすい：ペーパーレスオフィスは、リモートワーカーがいる会社にとって理想的かもしれません。外出先や自宅での作業中に、より簡単にデジタルファイルにアクセスできます。

ペーパーレス化の短所：

初期のコミットメント：ドキュメントのスキャンと新しいソフトウェアプログラムの検索には時間がかかる場合があります。すでに期限を守るのに苦労している場合は、緊急ではないものをリストに追加するのは難しいかもしれません。引き出しやファイリングシステムの特定の場所にあるすべてのものを見つけることに慣れている場合は、調整が必要になることもあります。
行動の変化の難しさ：一部の従業員は、現在のプロセスに部分的である可能性があります。彼らがペーパーレスオフィスに適応することをいとわない場合、それは生産性と士気に悪影響を与える可能性があります。徐々に変化することは人々が適応するのを助けるかもしれません。また、適切なトレーニングを行うことで、導入した新しいシステムを最大限に活用できます。
クライアントのニーズへの適応の難しさ：一部のクライアントは、紙を使用するプロセスに固執したい場合もあります。たとえば、FAX契約を好む人と一緒に仕事をしている場合、オプションとしてこれを削除すると、彼らは満足できないかもしれません。大きな変更を加える前に、通常どのようにクライアントとやり取りするかを検討してください。または、ファックス機を廃棄する前に、プロセスの変更について彼らに確認してください。

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