Cum să faci fără hârtie la afacerea ta mică

Publicat: 2021-04-14

Dacă cumpărați ceva prin link-urile noastre, este posibil să câștigăm bani de la partenerii noștri afiliați. Află mai multe.

Documentarea pe hârtie a reprezentat o parte importantă a conducerii unei afaceri de zeci de ani. Dar vremurile se schimbă. Și tot mai multe companii iau în considerare utilizarea fără hârtie pentru a economisi bani, a rămâne organizate și a ajuta mediul înconjurător. Dacă doriți să tranzacționați documentele pe hârtie pentru alternative, iată un ghid.

Ce înseamnă să fii fără hârtie?

A trece fără hârtie înseamnă, practic, eliminarea utilizării documentelor pe hârtie. Acest lucru implică, de obicei, tranzacționarea acelor documente și chitanțe pentru fișiere și chitanțe digitale. De exemplu, ați putea tranzacționa toate acele documente fiscale pentru un software de contabilitate bazat pe cloud. Și puteți contacta companiile dvs. de utilități pentru a configura facturarea online în loc să primiți extrase de cont pe hârtie.

Sfaturi pentru a fi fără hârtie cu angajații și membrii echipei

Folosirea documentelor de afaceri fără hârtie va însemna unele schimbări majore de proces pentru angajații și membrii echipei. Nu te lăsa copleșit! Iată câteva sfaturi despre cum să începeți.

1. Digitalizați documentația pe hârtie

Există probabil câteva documente pe hârtie în biroul dvs. actual de dosare pe care trebuie să le păstrați. Cu toate acestea, foarte puține, dacă există, ar trebui să fie copii pe hârtie.

Parcurgeți sistemul dvs. de arhivare și scanați fiecare document pe care trebuie să îl păstrați, astfel încât să puteți accesa aceste fișiere digital. Apoi puteți configura foldere pe dispozitivele dvs. sau în rețeaua de computere și puteți denumi fiecare fișier, astfel încât să fie ușor de căutat.

2. Utilizați Cloud pentru stocarea documentelor

Stocarea documentelor bazată pe cloud devine din ce în ce mai importantă, în special odată cu creșterea muncii la distanță. Păstrarea fișierelor în cloud nu numai că vă permite să evitați tipărirea copiilor pe hârtie. Dar, de asemenea, permite echipei dvs. să acceseze fișierele de oriunde. Astfel, puteți lucra la o propunere în timp ce călătoriți, iar echipa dvs. poate colabora la o copie creativă pentru următoarea campanie de marketing, în timp ce toată lumea lucrează de acasă.

Pentru a realiza acest lucru, mai întâi trebuie să găsiți un serviciu de stocare a documentelor bazat pe cloud. Apoi îl puteți folosi pentru a face copii de rezervă ale fișierelor digitale stocate pe dispozitivele dvs. Și puteți salva documente suplimentare în cloud pentru a facilita colaborarea ușoară.

3. Înscrieți-vă pentru e Semnături

Unele companii evită să treacă fără hârtie din cauza necesității de a semna anumite documente. Cu toate acestea, acum există servicii care vă permit să semnați lucrurile digital. Aceste servicii nu vă ajută doar să reduceți consumul de hârtie. De asemenea, vă pot ajuta să urmăriți articolele pe care le-ați semnat, astfel încât să vă puteți organiza mai ușor și să urmăriți contractele și alte documente pe care le-ați pus ștampila.

Există o mulțime de programe online pe care le puteți folosi pentru a semna documente digital. Sau puteți utiliza pur și simplu documente PDF. Este posibil să vă puteți suprapune semnătura acestor documente sau pur și simplu să configurați un proces pentru a adăuga propriul marker digital.

4. Eliminați mesajele nedorite

Nimeni nu vrea să primească mesaje nedorite. Dar oricum pare să fie întotdeauna livrat. În loc să aruncați sau să reciclați în mod constant aceste hârtii, găsiți modalități de a renunța.

Pentru unii dintre e-maileri, este posibil să puteți contacta direct expeditorul și să solicitați să fiți eliminat din lista lor. Pentru alții, FTC are o linie telefonică care vă permite să opriți corespondența nesolicitată, apelurile telefonice și e-mailul permanent sau timp de cinci ani.

5. Scapă de facturile de hârtie

Facturile sunt o poveste diferită, pentru că de fapt trebuie să primiți informațiile. Dar aproape fiecare furnizor de servicii oferă acum opțiunea de a plăti online sau prin telefon. Iar acest lucru vă poate ajuta să eliminați acele facturi, plicuri și cecuri pe hârtie – ca să nu mai vorbim de tot timpul pe care îl veți economisi prin configurarea plăților digitale sau automate.

Contactați proprietarul, companiile de utilități, furnizorii de carduri de credit și vânzătorii care vă trimit facturi pe hârtie și întrebați-vă în schimb despre plata online. Este posibil să fie necesar să le solicitați în mod special să nu mai trimită facturi pe hârtie, chiar dacă plătiți în mod normal online.

6. Evitați luarea de note pe hârtie

Luarea de note este o altă sursă potențială de deșeuri de hârtie. Mulți proprietari și angajați de afaceri iau note în timpul întâlnirilor sau apelurilor clienților. Dar există și opțiuni digitale pentru asta.

Utilizați aplicația Note pe telefon sau computer. Sau înscrieți-vă pentru servicii de note bazate pe cloud, astfel încât să vă puteți accesa gândurile de oriunde. Unele oferă chiar și opțiunea de a mâzgăli sau de a organiza gânduri cu funcții interesante, cum ar fi autocolante și etichete. Apoi lăsați blocnotesul în afara sălii de ședințe.

7. Spuneți Nu la imprimarea pe hârtie

În unele cazuri, utilizarea fără hârtie vă poate ajuta să scăpați complet de imprimante. În altele, puteți reduce cel puțin semnificativ numărul de documente pe care le imprimați.

Pentru a realiza acest lucru cu o echipă, creați o politică despre ceea ce poate fi tipărit și ce nu. De exemplu, puteți permite tipărirea contractelor dacă un client solicită în mod special o copie pe hârtie, dar nu documente pe care doriți să le păstrați pentru propriile evidențe. Desigur, dacă puteți întrerupe cu totul tipărirea, atunci îndepărtarea imprimantei și a aparatului de fax din biroul dvs. poate elimina cu ușurință această activitate.

8. Fii mai eficient cu materialele de birou

Contractele și facturile nu sunt singurele surse de deșeuri de hârtie în birouri. Exemple de alte produse din hârtie pe care companiile le au la îndemână includ blocnotes, note lipicioase și chiar hârtie igienică.

În unele cazuri, este posibil să evitați pur și simplu să cumpărați aceste articole pentru angajații dvs. De exemplu, scăpați de notele lipicioase și încurajați membrii echipei să ia note pe telefoanele lor. Dacă doriți să păstrați unele la îndemână, desemnați o sumă mică pentru fiecare persoană în fiecare trimestru, în loc să le oferiți acces la un întreg dulap plin de hârtie.

Desigur, acest lucru nu este posibil cu lucruri precum hârtie igienică. Dar poți totuși să ajuți mediul prin achiziționarea de hârtie igienică reciclată. Pentru prosoape de hârtie și șervețele din bucătărie, fie cumpărați produse reciclate, fie păstrați cârpe lavabile la îndemână.

9. Eliminați înregistrările fiscale și fișierele învechite ale clienților

În cele mai multe cazuri, ar trebui să păstrați evidența fiscală din ultimii trei ani. Dar articolele mai vechi pot fi de obicei eliminate în siguranță. În plus, înregistrările digitale sunt adesea suficiente dacă doriți să economisiți spațiu în dulapurile dvs. de fișiere.

Probabil că aveți și o mulțime de fișiere de la clienți, cum ar fi contracte și înregistrări de comunicare. Este benefic să păstrați documentele legale și contractele la îndemână pe toată durata acordului. Dar, de obicei, puteți stoca versiuni digitale. Puteți chiar să ștergeți contractele și comunicațiile care nu mai sunt active din cloud pentru a economisi spațiu.

Fiecare tip de instrument pentru un birou fără hârtie

A trece fără hârtie în afacerea dvs. mică necesită anumite instrumente și tehnologie. Iată o prezentare generală a ceea ce aveți nevoie pentru un birou fără hârtie.

1. Aplicații pentru scanarea documentelor

Scanarea documentelor este cea mai eficientă modalitate de a scăpa de hârtiile pe care le aveți deja. Puteți utiliza un scaner simplu pentru a salva imagini ale acestor fișiere. Dar instrumente precum PaperScan, Adobe Scan și Zoho Doc Scanner oferă opțiuni de scanare mai avansate. De exemplu, puteți scana articole cu un dispozitiv mobil sau puteți colecta date din fiecare document.

2. Formulare PDF pentru a reduce utilizarea hârtiei

PDF-urile sunt fișiere digitale care vă permit să completați câmpuri și să salvați diverse documente digital. Le puteți folosi ca contracte și chiar le puteți permite clienților și membrilor echipei să adauge propriile semnături digitale. De asemenea, puteți crea sondaje pentru clienți și puteți lăsa câmpuri deschise, astfel încât aceștia să le poată completa cu ușurință cu informații.

3. Instrumente online pentru serviciul clienți

În zilele noastre, există o mulțime de moduri de a servi clienții fără dosare de hârtie. E-mailurile și site-urile de social media vă permit să facilitați și să monitorizați comunicarea. Software-ul CRM precum cele de la Salesforce, HubSpot și Zoho oferă o modalitate ușoară de a organiza toate interacțiunile. Și instrumentele biroului de asistență facilitează clienților să vă contacteze prin chat live dacă au nevoie de asistență. Toate aceste instrumente vă permit să eliminați înregistrările de comunicații pe hârtie și de servicii pentru clienți.

4. E-mail și software de colaborare pentru membrii echipei

Comunicarea în cadrul echipei dumneavoastră poate fi, de asemenea, complet digitală. Există întotdeauna e-mail, pe care îl puteți folosi pentru a trimite mesaje rapide și pentru a organiza întâlniri atunci când este necesar. Dar există și o mulțime de alte instrumente care vă pot ajuta să rămâneți mai organizat fără a fi nevoie de documentație pe hârtie. Luați în considerare chat, managementul proiectelor și instrumente de colaborare precum Slack, Basecamp și Skype. Toate acestea pot înlocui note de hârtie sau acele note lipicioase pe care le puteți lăsa pe biroul unui coleg pentru a împărtăși mementouri sau informații.

5. Servicii de stocare în cloud pentru a goli dulapuri

Acum, ce ar trebui să faci cu toate acele fișiere și documente digitale care s-au aflat cândva în dulapurile de la birou? Unele companii stochează unele articole pe hard disk-urile lor sau pe serverele locale. Dar cloud-ul oferă mai multă versatilitate și accesibilitate. Furnizorii de stocare în cloud precum Google Cloud, Dropbox și BackBlaze vă permit să accesați fișiere de oriunde. Există opțiuni care fac backup automat pentru fișierele de pe computer și vă permit să sortați documentele în categorii și să setați accesul și permisiunile.

6. Sisteme de management al documentelor pentru fluxul de lucru digital

Software-ul de gestionare a documentelor este conceput pentru a ajuta companiile să gestioneze fluxul de lucru digital fără hârtie. Aceste instrumente vă permit să digitalizați articole precum contracte, chitanțe și chiar prezentări. Multe vă permit, de asemenea, să urmăriți modificările aduse documentelor pentru a vă ajuta să rămâneți organizat.

Software de gestionare a documentelor pentru a vă duce compania fără hârtie

Doriți să aflați de unde să începeți să alegeți un sistem de management al documentelor pentru afacerea dvs.? Iată o listă cu unele dintre cele mai populare platforme și serviciile pe care le oferă.

1. Zoho Office Suite

Zoho Office Suite oferă instrumente de productivitate pentru crearea și editarea fișierelor online. Aceasta include Zoho Writer pentru editare de cuvinte, Zoho Sheets pentru foi de calcul și Zoho Show pentru prezentări. Toate aceste instrumente funcționează împreună, permițând angajaților tăi să simplifice lucrurile.

Pe lângă faptul că oferă fișiere digitale în diferite formate, Zoho Office Suite oferă stocare de fișiere. Și le puteți chiar organiza în dosare în funcție de departamente sau proiecte ale clienților. Suita oferă, de asemenea, partajarea securizată a fișierelor atunci când trebuie să trimiteți documente membrilor echipei sau clienților. Și se integrează cu o gamă largă de alte produse Zoho, cum ar fi cele pentru CRM, semnături online și managementul rețelelor sociale.

2. Microsoft Sharepoint

Microsoft Sharepoint este o platformă de colaborare bazată pe web. Include opțiuni pentru stocarea fișierelor, organizarea lor în dosare și partajarea în siguranță a acestora cu anumiți angajați. Instrumentul este complet personalizabil. Astfel, compania dumneavoastră poate alege cu ușurință funcțiile specifice care sunt cele mai relevante pentru operațiunile dumneavoastră. Și se integrează cu Microsoft Office, care este ideal pentru birourile care folosesc deja instrumente precum Word și Excel sau ai căror clienți folosesc aceste programe populare.

Când vine vorba de utilizarea fără hârtie, Microsoft Sharepoint oferă stocarea online a datelor și organizarea de care aveți nevoie pentru a accesa fișierele de oriunde. Îl puteți folosi pe computerele de birou, laptopurile sau chiar dispozitivele mobile. Astfel, facilitează colaborarea și elimină nevoia de documente pe hârtie și materiale de prezentare.

3. Google Workspace

Google Workspace oferă o colecție de instrumente de colaborare și productivitate bazate pe cloud. Fost G Suite, Google Workspace include Gmail, Google Calendar, Docs, Drive, Meet, Chat, Sheets, Slide, Forms și multe altele. Practic, utilizatorii pot crea documente sub diferite forme de oriunde. Folosiți Documente pentru a crea contracte scrise, Foi de calcul pentru foile de calcul financiare și Diapozitive pentru prezentări. Apoi puteți stoca toate aceste articole în Google Drive și le puteți accesa de oriunde.

Practic, Google Workspace te poate ajuta să nu faci hârtie, servind drept bază digitală pentru compania ta. Organizați toate elementele de care aveți nevoie în dosare și adăugați etichete pentru a găsi totul rapid. De asemenea, puteți acorda mai multor membri ai echipei permisiunea de a accesa și edita conținutul fiecărui articol. De asemenea, este ușor să colaborați cu clienții, deoarece conturile Google sunt atât de utilizate pe scară largă.

4. Adobe Document Cloud Storage

Adobe Document Cloud Storage oferă o platformă de gestionare a documentelor și PDF bazată pe cloud. Folosiți-l pentru a stoca documente care pot fi apoi accesate pe mai multe dispozitive. De asemenea, puteți seta fluxuri de lucru și sarcini pentru a facilita colaborarea documentelor între membrii echipei și partenerii sau clienții din afara companiei dvs.

Acest instrument vă poate ajuta să treceți fără hârtie, oferindu-vă o modalitate ușoară de a crea, face copii de rezervă și stoca fișiere. Pe lângă stocarea documentelor, Adobe Document Cloud Storage include și funcționalitate de semnătură digitală. Acest lucru este perfect pentru o companie care se ocupă de contracte sau alte tipuri de acorduri care trebuie revizuite și semnate. Adobe este, de asemenea, cunoscut pentru optimizarea productivității cu ajutorul fișierelor PDF. Acesta este un format comun pe care partenerii și clienții dvs. ar trebui să îl poată vizualiza și edita cu ușurință. Și puteți chiar să creați PDF-uri cu formulare completabile pentru a partaja informații între membrii echipei și clienți.

Care sunt beneficiile de a deveni fără hârtie?

Companiile aleg să nu aibă hârtie din diverse motive, de la preocupări de mediu până la economii de costuri. Iată câteva dintre cele mai comune beneficii.

Organizare mai ușoară: Cernerea sertarului sau a dosarului de fiecare dată când aveți nevoie de un document poate fi plictisitoare. Și hârtia duce la multă dezordine. Versiunile digitale pot fi cu ușurință etichetate și sortate în folderele adecvate pentru a reduce dezordinea și a face lucrurile mai ușor de găsit.
Comunicare mai rapidă: e-mailul și software-ul de colaborare sunt, în general, mai rapide decât poșta melc și notele de hârtie. Făcând fără hârtie, puteți obține imediat răspunsuri la întrebări importante și puteți partaja cu ușurință mesaje rapide.
Economii de costuri: imprimarea vine cu cheltuieli – hârtie, cerneală și mașinile în sine. Optarea pentru opțiuni digitale vă ajută să reduceți aceste elemente rând. Și este posibil să primiți chiar o pauză pentru anumite facturi economisind banii vânzătorilor pe poștă.
Acces ușor: stocarea în cloud facilitează accesul la fișiere de oriunde. Uitarea unei lucrări importante pentru o întâlnire cu clientul ar putea fi dezastruoasă. Dar, cu stocarea digitală, puteți accesa cu ușurință ceea ce aveți nevoie de pe un smartphone sau laptop.
Protecția fișierelor: dacă aveți doar fișiere pe hârtie ale anumitor documente, acele articole ar putea fi distruse în caz de incendiu, inundație sau furt. Copierea de rezervă a acestor elemente sau păstrarea doar a copiilor digitale înseamnă mai puține șanse de deteriorare fizică a informațiilor dvs. importante.
Beneficii pentru mediu: fără hârtie înseamnă că sunt tăiați mai puțini copaci pentru a vă asigura biroul. Copacii absorb gazele CO2 nocive, iar limitarea procesării copacilor în hârtie reduce, de asemenea, consumul de energie. A face fără hârtie poate fi o modalitate de a implementa ideile de Ziua Pământului pentru muncă pentru angajații dvs.

Este sigur să nu faci hârtie cu afacerea ta?

Deși există multe beneficii de a deveni fără hârtie, există și unele preocupări. În general, este sigur să tăiați hârtie din operațiunile dvs. de zi cu zi. De fapt, poate face unele dintre datele tale și mai sigure. Dar există preocupări cu lucruri precum securitatea și accesibilitatea. Luați în considerare acești factori înainte de a elimina toată hârtia din birou.

Securitate cibernetică: este posibil ca hackerii să pătrundă în sistemele de stocare în cloud și/sau în hard disk-urile locale. Deși există firewall-uri și măsuri de protecție în vigoare cu multe soluții digitale, unii antreprenori se simt mai în siguranță cu copiile pe hârtie.

Eroare de hard disk: dacă stocați doar documente pe un singur hard disk, deteriorarea acestuia ar putea însemna pierderea datelor esențiale. Copierea de rezervă a acestor elemente în cloud poate rezolva această problemă, dar unele companii nu reușesc să facă acest pas.

Dificultate cu tranziția: pentru a elimina cu succes hârtia din biroul dvs., aveți nevoie de angajați să cumpere. Dacă echipa dvs. a lucrat cu contracte de hârtie și note lipicioase de zeci de ani, le poate dura ceva timp pentru a se obișnui cu noile sisteme.

Greșeli cu fișierele importante: este nevoie de timp pentru a găsi un document fizic în sistemul de arhivare și a-l distruge. Dar ștergerea unui fișier digital se poate întâmpla într-o clipă. Există adesea modalități de a recupera fișierele care tocmai au fost șterse. Dar poate fi totuși o experiență stresantă pentru proprietarii de afaceri și pentru angajați.

Există motive pentru care nu ar trebui să rămâneți fără hârtie?

A face fără hârtie nu este potrivit pentru fiecare birou. Dar majoritatea pot reduce în mod semnificativ utilizarea hârtiei. Pentru a determina ce nivel de consum de hârtie este potrivit pentru compania dvs., iată câteva argumente pro și contra:

Avantajele de a deveni fără hârtie:

Versatilitate: Există o mulțime de modalități prin care o companie poate deveni fără hârtie. Puteți stoca fișiere în cloud, pe computere sau chiar pe dispozitive mobile. Astfel, puteți personaliza cu ușurință procesele pentru nevoile afacerii dvs.
Mai puțină dezordine: mai multă hârtie înseamnă mai multe articole fizice în jurul biroului tău. Dacă te străduiești să rămâi organizat, s-ar putea să merite măcar să reducă din consumul de produse din hârtie.
Mai multă ușurință pentru lucrătorii la distanță: un birou fără hârtie poate fi ideal pentru o companie cu lucrători la distanță. Puteți accesa mai ușor fișierele digitale pe drum sau în timp ce lucrați de acasă.

Dezavantajele devenirii fără hârtie:

Timp inițial: scanarea documentelor și găsirea de noi programe software poate dura timp. Poate fi greu să adăugați ceva care nu este urgent pe lista dvs. dacă vă luptați deja să respectați termenele limită. De asemenea, poate fi nevoie de unele ajustări dacă sunteți obișnuit să găsiți totul într-un anumit loc în sertare sau în sistemul de arhivare.
Dificultate în schimbarea comportamentului: Unii angajați pot fi parțiali la procesul lor actual. Dacă nu sunt dispuși să se adapteze la un birou fără hârtie, ar putea avea un impact negativ asupra productivității și moralului. Schimbarea treptată poate ajuta oamenii să se adapteze. Iar formarea adecvată îi poate ajuta să maximizeze utilizarea noilor sisteme pe care le-ați implementat.
Dificultate de adaptare la nevoile clienților: Unii clienți ar putea dori, de asemenea, să rămână cu un proces care implică hârtie. De exemplu, dacă lucrați cu persoane care preferă contracte de fax, este posibil să nu fie mulțumiți dacă eliminați această opțiune. Luați în considerare modul în care interacționați în mod normal cu clienții înainte de a face modificări majore. Sau verificați cu ei despre schimbarea proceselor înainte de a vă arunca faxul.

Imagine: Depositphotos