如何在您的小型企业中实现无纸化
已发表: 2021-04-14几十年来，纸质文档一直是经营企业的主要部分。 但时代在变。 越来越多的企业正在考虑实现无纸化以节省资金、保持井井有条并保护环境。 如果您想用纸质文件换取替代品，这里有一个指南。
无纸化意味着什么？
无纸化基本上意味着消除纸质文件的使用。 这通常涉及将这些文件和收据换成数字文件和收据。 例如，您可以用所有这些税单换取基于云的会计软件。 您可以联系您的公用事业公司来设置在线账单，而不是接收纸质报表。
与员工和团队成员一起实现无纸化的提示
对您的小型企业文档进行无纸化将意味着您的员工和团队成员需要进行一些重大的流程更改。 不要不知所措！ 这里有一些关于如何开始的提示。
1. 将纸质文档数字化
您当前的文件柜中可能有一些您需要保留的纸质文件。 然而，很少，如果有的话，应该是硬拷贝。
浏览您的文件系统并扫描您需要保留的每个文件，以便您可以数字方式访问这些文件。 然后，您可以在您的设备或计算机网络上设置文件夹并命名每个文件，以便轻松搜索。
2. 使用云存储文档
基于云的文档存储变得越来越重要，尤其是随着远程工作的兴起。 将文件保存在云中不仅可以避免打印硬拷贝。 但它也允许您的团队从任何地方访问文件。 因此，您可以在旅行时处理提案，并且您的团队可以在每个人都在家工作时协作为您的下一个营销活动制作创意副本。
为此，您首先需要找到基于云的文档存储服务。 然后，您可以使用它来备份存储在设备上的数字文件。 您还可以将其他文档保存到云中，以促进轻松协作。
3. 注册电子签名
由于需要签署某些文件，一些公司避免无纸化。 但是，现在有一些服务可以让您对事物进行数字签名。 这些服务不仅可以帮助您减少纸张消耗。 它们还可以帮助您跟踪您已签署的项目，以便您可以更轻松地保持井井有条并跟踪您盖章的合同和其他文件。
有很多在线程序可以用来对文档进行数字签名。 或者您可以简单地使用 PDF 文档。 您可以将您的签名叠加在这些文档上，或者简单地设置一个流程来添加您自己的数字标记。
4. 消除垃圾邮件
没有人愿意收到垃圾邮件。 但无论如何，它似乎总是能送达。 与其不断地扔掉或回收这些纸，不如想办法退出。
对于某些邮寄者，您可以直接与发件人联系并请求从他们的列表中删除。 对于其他人来说，FTC 有一条电话线，可让您永久或五年停止不请自来的邮件、电话和电子邮件。
5.摆脱纸质账单
账单是另一回事，因为您确实需要接收信息。 但现在几乎每个服务提供商都提供在线或电话支付的选项。 这样做可以帮助您省去那些纸质账单、信封和支票——更不用说通过设置数字或自动付款节省的所有时间了。
联系您的房东、公用事业公司、信用卡提供商和向您发送纸质账单并询问在线支付的供应商。 即使您通常在线支付，您也可能需要特别要求他们停止发送纸质账单。
6.避免在纸上记笔记
记笔记是纸张浪费的另一个潜在来源。 许多企业主和员工在会议或客户电话中做笔记。 但是也有数字选项。
使用手机或电脑上的笔记应用。 或者注册基于云的笔记服务，这样您就可以从任何地方访问您的想法。 有些甚至提供了涂鸦或组织想法的选项，带有贴纸和标签等很酷的功能。 然后将记事本留在会议室外。
7.对纸质印刷说不
在某些情况下，无纸化可以帮助您完全摆脱打印机。 在其他情况下，您至少可以显着减少打印的文档数量。
要与团队一起完成此任务，请制定关于什么可以打印和什么不能打印的策略。 例如，如果客户特别要求打印合同，您可能会允许打印合同，但您希望保留自己记录的文件则不允许。 当然，如果您可以完全取消打印，那么从办公室中移除打印机和传真机可以轻松取消此活动。
8. 使用办公用品提高效率
合同和账单并不是办公室纸张浪费的唯一来源。 其他纸制品业务的例子还包括记事本、便利贴，甚至卫生纸。
在某些情况下，您可能只是避免为您的员工购买这些物品。 例如，摆脱便签并鼓励团队成员改为在手机上做笔记。 如果您确实想保留一些，请在每个季度为每个人指定少量，而不是让他们访问装满纸张的整个供应柜。
当然，这对于卫生纸之类的东西是不可能的。 但是您仍然可以通过购买可回收卫生纸来保护环境。 对于厨房里的纸巾和餐巾纸，要么购买可回收产品，要么将可洗的布放在手边。