كيف تصبح بلا أوراق في مشروعك الصغير

9. القضاء على السجلات الضريبية القديمة والملفات على العملاء

في معظم الحالات ، يجب عليك الاحتفاظ بسجلات ضريبية من السنوات الثلاث الماضية. ولكن يمكن عادةً التخلص من العناصر القديمة بأمان. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما تكون السجلات الرقمية كافية إذا كنت تريد توفير مساحة في خزائن الملفات الخاصة بك.

من المحتمل أيضًا أن يكون لديك الكثير من الملفات من العملاء ، مثل العقود وسجلات الاتصالات. من المفيد الاحتفاظ بالمستندات والعقود القانونية في متناول اليد طوال مدة الاتفاقية. ولكن يمكنك عادةً تخزين الإصدارات الرقمية بدلاً من ذلك. يمكنك أيضًا حذف العقود والاتصالات التي لم تعد نشطة من السحابة لتوفير مساحة.

كل نوع من الأدوات لمكتب بلا ورق

يتطلب عدم استخدام الورق في عملك الصغير أدوات وتقنيات معينة. فيما يلي نظرة عامة على ما ستحتاجه لمكتب بلا أوراق.

1. تطبيقات لمسح المستندات

يعد مسح المستندات ضوئيًا الطريقة الأكثر فاعلية للتخلص من الأوراق الموجودة لديك بالفعل. يمكنك استخدام ماسح ضوئي بسيط لحفظ صور هذه الملفات فقط. لكن أدوات مثل PaperScan و Adobe Scan و Zoho Doc Scanner توفر خيارات مسح ضوئي أكثر تقدمًا. على سبيل المثال ، يمكنك مسح العناصر ضوئيًا باستخدام جهاز محمول أو جمع البيانات من كل مستند.

2. نماذج PDF لقص استخدام الورق

ملفات PDF هي ملفات رقمية تسمح لك بملء الحقول وحفظ المستندات المختلفة رقميًا. يمكنك استخدامها كعقود وحتى السماح للعملاء وأعضاء الفريق بإضافة التوقيعات الرقمية الخاصة بهم. يمكنك أيضًا إنشاء استبيانات للعملاء وترك الحقول مفتوحة حتى يتمكنوا من ملئها بسهولة بالأفكار.

3. أدوات عبر الإنترنت لخدمة العملاء

في هذه الأيام ، هناك العديد من الطرق لخدمة العملاء بدون ملفات ورقية. تتيح لك رسائل البريد الإلكتروني ومواقع التواصل الاجتماعي تسهيل الاتصال ومراقبته. توفر برامج CRM مثل تلك الموجودة في Salesforce و HubSpot و Zoho طريقة سهلة لتنظيم جميع التفاعلات. وتسهل أدوات مكتب المساعدة على العملاء الوصول إليك عبر الدردشة المباشرة إذا احتاجوا إلى المساعدة. تتيح لك كل هذه الأدوات قطع الاتصالات الورقية وسجلات خدمة العملاء.

4. برامج البريد الإلكتروني والتعاون لأعضاء الفريق

يمكن أيضًا اعتبار الاتصال داخل فريقك رقميًا بالكامل. هناك دائمًا بريد إلكتروني يمكنك استخدامه لإرسال رسائل سريعة وتنظيم الاجتماعات عند الضرورة. ولكن هناك أيضًا الكثير من الأدوات الأخرى التي يمكن أن تساعدك على البقاء منظمًا بشكل أكبر دون الحاجة إلى التوثيق الورقي. ضع في اعتبارك أدوات الدردشة وإدارة المشاريع والتعاون مثل Slack و Basecamp و Skype. يمكن أن تحل هذه جميعها محل المذكرات الورقية أو تلك الملاحظات اللاصقة التي قد تتركها على مكتب أحد الزملاء لمشاركة التذكيرات أو الأفكار.

5. خدمات التخزين السحابية لمسح خزائن الملفات

الآن ماذا يجب أن تفعل بكل تلك الملفات والمستندات الرقمية التي كانت موجودة في خزائن الملفات في مكتبك؟ تقوم بعض الشركات بتخزين بعض العناصر على محركات الأقراص الثابتة أو الخوادم المحلية. لكن السحابة توفر المزيد من التنوع وإمكانية الوصول. يتيح لك موفرو التخزين السحابي مثل Google Cloud و Dropbox و BackBlaze الوصول إلى الملفات من أي مكان. هناك خيارات تقوم بنسخ الملفات احتياطيًا تلقائيًا من جهاز الكمبيوتر الخاص بك وتسمح لك بفرز المستندات إلى فئات وتعيين الوصول والأذونات.

6. نظم إدارة الوثائق لسير العمل الرقمي

تم تصميم برنامج إدارة المستندات لمساعدة الشركات على إدارة سير العمل الرقمي بدون ورق. تسمح لك هذه الأدوات برقمنة العناصر مثل العقود والإيصالات وحتى العروض التقديمية. يسمح لك العديد أيضًا بتعقب التغييرات على المستندات لمساعدتك على البقاء منظمًا.

برنامج إدارة المستندات يجعل شركتك بلا أوراق

هل تريد معرفة من أين تبدأ في اختيار نظام إدارة المستندات لعملك؟ فيما يلي قائمة ببعض أكثر الأنظمة الأساسية شيوعًا والخدمات التي تقدمها.

1. Zoho Office Suite

يوفر Zoho Office Suite أدوات إنتاجية لإنشاء الملفات وتحريرها عبر الإنترنت. يتضمن ذلك Zoho Writer لتحرير الكلمات و Zoho Sheets لجداول البيانات و Zoho Show للعروض التقديمية. تعمل كل هذه الأدوات معًا ، مما يسمح لموظفيك بإبقاء الأمور بسيطة.

بالإضافة إلى تقديم الملفات الرقمية بتنسيقات مختلفة ، يوفر Zoho Office Suite تخزين الملفات. ويمكنك حتى تنظيمها في مجلدات بناءً على الإدارات أو مشاريع العملاء. يوفر الجناح أيضًا مشاركة آمنة للملفات عندما تحتاج إلى إرسال مستندات إلى أعضاء الفريق أو العملاء. وهو يتكامل مع مجموعة ضخمة من منتجات Zoho الأخرى ، مثل تلك الخاصة بـ CRM والتوقيعات عبر الإنترنت وإدارة الوسائط الاجتماعية.

2. مايكروسوفت شير بوينت

Microsoft Sharepoint هو نظام أساسي قائم على الويب للتعاون. يتضمن خيارات لتخزين الملفات وتنظيمها في مجلدات ومشاركتها بأمان مع موظفين محددين. الأداة قابلة للتخصيص بالكامل. لذلك يمكن لشركتك بسهولة اختيار الوظائف المحددة الأكثر صلة بعملياتك. وهو يتكامل مع Microsoft Office ، وهو مثالي للمكاتب التي تستخدم بالفعل أدوات مثل Word و Excel ، أو التي يستخدم عملاؤها هذه البرامج الشائعة.

عندما يتعلق الأمر بعدم استخدام الورق ، يوفر Microsoft Sharepoint تخزين البيانات عبر الإنترنت والتنظيم الذي تحتاجه للوصول إلى الملفات من أي مكان. يمكنك استخدامه على أجهزة الكمبيوتر المكتبية أو أجهزة الكمبيوتر المحمولة أو حتى الأجهزة المحمولة. لذلك فهو يجعل التعاون أسهل ويلغي الحاجة إلى المستندات الورقية ومواد العرض التقديمي.

3. مساحة عمل Google

تقدم Google Workspace مجموعة من أدوات التعاون والإنتاجية المستندة إلى السحابة. يتضمن Google Workspace ، المعروف سابقًا باسم G Suite ، Gmail وتقويم Google والمستندات و Drive و Meet والدردشة وجداول البيانات والشرائح والنماذج والمزيد. في الأساس ، يمكن للمستخدمين إنشاء مستندات بأشكال مختلفة من أي مكان. استخدم محرر المستندات لإنشاء عقود مكتوبة ، وجداول بيانات لجداول البيانات المالية ، وشرائح للعروض التقديمية. ثم يمكنك تخزين كل هذه العناصر في Google Drive والوصول إليها من أي مكان.

في الأساس ، يمكن أن يساعدك Google Workspace على عدم استخدام الورق من خلال العمل كقاعدة رقمية منزلية لشركتك. نظّم جميع العناصر التي تحتاجها في مجلدات وأضف تسميات للعثور على كل شيء بسرعة. يمكنك أيضًا منح العديد من أعضاء الفريق الإذن بالوصول إلى محتوى كل عنصر وتحريره. من السهل أيضًا التعاون مع العملاء ، نظرًا لاستخدام حسابات Google على نطاق واسع.

4. Adobe Document Cloud Storage

يوفر Adobe Document Cloud Storage إدارة مستندات سحابية ومنصة PDF. استخدمه لتخزين المستندات التي يمكن الوصول إليها بعد ذلك على أجهزة متعددة. يمكنك أيضًا تعيين مهام سير العمل والمهام لتسهيل تعاون المستندات بين أعضاء الفريق والشركاء أو العملاء خارج شركتك.

يمكن أن تساعدك هذه الأداة على عدم استخدام الأوراق من خلال منحك طريقة سهلة لإنشاء الملفات ونسخها احتياطيًا وتخزينها. بالإضافة إلى تخزين المستندات ، يتضمن Adobe Document Cloud Storage وظيفة التوقيع الرقمي. هذا مثالي للشركة التي تتعامل مع العقود أو الأنواع الأخرى من الاتفاقيات التي تحتاج إلى المراجعة والتوقيع. تشتهر Adobe أيضًا بتحسين الإنتاجية باستخدام ملفات PDF. هذا تنسيق شائع يجب أن يتمكن شركاؤك وعملائك من عرضه وتحريره بسهولة. ويمكنك أيضًا إنشاء ملفات PDF بنماذج قابلة للتعبئة لمشاركة المعلومات بين أعضاء الفريق والعملاء.

ما هي فوائد عدم استخدام الورق؟

تختار الشركات عدم استخدام الأوراق لأسباب مختلفة ، تتراوح من المخاوف البيئية إلى توفير التكاليف. فيما يلي بعض الفوائد الأكثر شيوعًا.

• تنظيم أسهل: غربلة الدرج أو خزانة الملفات في كل مرة تحتاج فيها إلى مستند يمكن أن يكون مملاً. والورق يؤدي إلى الكثير من الفوضى. يمكن بسهولة تصنيف الإصدارات الرقمية وفرزها في المجلدات المناسبة لتقليل الفوضى وتسهيل العثور على الأشياء.
• اتصال أسرع: يكون البريد الإلكتروني وبرامج التعاون بشكل عام أسرع من البريد العادي والمذكرات الورقية. من خلال عدم استخدام الأوراق ، يمكنك الحصول على إجابات للأسئلة المهمة على الفور ومشاركة الرسائل السريعة بسهولة.
• توفير التكاليف: تأتي الطباعة مصحوبة بمصاريف - الورق والحبر والآلات نفسها. يساعدك اختيار الخيارات الرقمية في قص هذه العناصر. وقد تتلقى أيضًا استراحة على فواتير معينة عن طريق توفير أموال البائعين عبر البريد.
• سهولة الوصول: يجعل التخزين السحابي من السهل الوصول إلى الملفات من أي مكان. قد يكون نسيان ورقة مهمة لاجتماع العميل كارثيًا. ولكن مع التخزين الرقمي ، يمكنك الوصول بسهولة إلى ما تحتاجه من هاتف ذكي أو كمبيوتر محمول.
• حماية الملفات: إذا كان لديك فقط ملفات ورقية لوثائق معينة ، فقد يتم إتلاف هذه العناصر في حريق أو فيضان أو سرقة. إن نسخ هذه العناصر احتياطيًا أو الاحتفاظ بنسخ رقمية فقط يعني فرصة أقل للتلف المادي لمعلوماتك المهمة.
• الفوائد البيئية: عدم استخدام الورق يعني قطع عدد أقل من الأشجار لتزويد مكتبك بالإمدادات. تمتص الأشجار غازات ثاني أكسيد الكربون الضارة ، كما أن الحد من معالجة الأشجار وتحويلها إلى ورق يقلل أيضًا من استخدام الطاقة. يمكن أن يكون الاستغناء عن الأوراق إحدى الطرق لتنفيذ أفكار يوم الأرض للعمل لدى موظفيك.

هل من الآمن عدم استخدام الأوراق في عملك؟

على الرغم من وجود العديد من الفوائد للاستغناء عن الأوراق ، إلا أن هناك أيضًا بعض المخاوف. من الآمن بشكل عام قطع الورق من عملياتك اليومية. في الواقع ، قد يجعل بعض بياناتك أكثر أمانًا. ولكن هناك مخاوف بشأن أشياء مثل الأمان وإمكانية الوصول. ضع في اعتبارك هذه العوامل قبل التخلص من جميع الأوراق من مكتبك.

الأمن السيبراني: من الممكن للمتسللين اقتحام أنظمة التخزين السحابية و / أو محركات الأقراص الثابتة المحلية. في حين أن هناك جدران حماية وضمانات مطبقة مع العديد من الحلول الرقمية ، يشعر بعض رواد الأعمال بأمان أكبر عند استخدام النسخ المطبوعة.

فشل محرك الأقراص الثابتة: إذا قمت بتخزين المستندات على محرك أقراص ثابت واحد فقط ، فقد يؤدي تلفه إلى فقد البيانات الأساسية. قد يؤدي الاحتفاظ بنسخة احتياطية من هذه العناصر في السحابة إلى حل هذه المشكلة ، لكن بعض الشركات تفشل في اتخاذ هذه الخطوة.

صعوبة في الانتقال: لإزالة الورق من مكتبك بنجاح ، تحتاج إلى موظفين يشتركون فيها. إذا عمل فريقك باستخدام العقود الورقية والملاحظات اللاصقة لعقود من الزمن ، فقد يستغرق الأمر بعض الوقت للتعود على الأنظمة الجديدة.

أخطاء في الملفات المهمة: يستغرق الأمر وقتًا للعثور على مستند مادي في نظام الملفات لديك وتمزيقه. لكن حذف ملف رقمي يمكن أن يحدث في لحظة. غالبًا ما توجد طرق لاستعادة الملفات التي تم حذفها للتو. لكنها لا تزال تجربة مرهقة لأصحاب الأعمال والموظفين.

هل هناك أسباب تمنعك من الاستغناء عن الأوراق؟

إن عدم استخدام الأوراق ليس مناسبًا لكل مكتب. لكن معظمهم يستطيع تقليل استخدام الورق بشكل كبير. لتحديد مستوى استهلاك الورق المناسب لشركتك ، إليك بعض أهم الإيجابيات والسلبيات:

إيجابيات عدم استخدام الأوراق:

• تعددية الاستخدامات: هناك الكثير من الطرق التي يمكن للشركة أن تصبح فيها بلا أوراق. يمكنك تخزين الملفات في السحابة أو على أجهزة الكمبيوتر أو حتى الأجهزة المحمولة. لذلك يمكنك بسهولة تخصيص العمليات لاحتياجات عملك.
• فوضى أقل: المزيد من الورق يعني المزيد من العناصر المادية حول مكتبك. إذا كنت تكافح من أجل البقاء منظمًا ، فقد يكون من المفيد على الأقل تقليل المنتجات الورقية.
• مزيد من السهولة للعمال عن بُعد: قد يكون المكتب غير الورقي مثاليًا لشركة بها عمال عن بُعد. يمكنك الوصول بسهولة إلى الملفات الرقمية على الطريق أو أثناء العمل من المنزل.

سلبيات عدم استخدام الأوراق:

• الالتزام بالوقت الأولي: يمكن أن يستغرق مسح المستندات والبحث عن برامج جديدة وقتًا. قد يكون من الصعب إضافة شيء غير ملح إلى قائمتك إذا كنت تكافح بالفعل للوفاء بالمواعيد النهائية. قد يتطلب الأمر أيضًا بعض التعديل إذا كنت معتادًا على العثور على كل شيء في مكان معين في الأدراج أو نظام الملفات.
• صعوبة تغيير السلوك: قد يكون بعض الموظفين جزئيًا في عمليتهم الحالية. إذا لم يكونوا مستعدين للتكيف مع مكتب بلا أوراق ، فقد يكون لذلك تأثير سلبي على الإنتاجية والروح المعنوية. قد يساعد التغيير التدريجي الأشخاص على التكيف. ويمكن أن يساعدهم التدريب المناسب على تحقيق أقصى استفادة من الأنظمة الجديدة التي تضعها في مكانها الصحيح.
• صعوبة التكيف مع احتياجات العميل: قد يرغب بعض العملاء أيضًا في الالتزام بعملية تتضمن الورق. على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل مع أشخاص يفضلون عقود الفاكس ، فقد لا يكونوا سعداء إذا قمت بإزالة هذا كخيار. ضع في اعتبارك كيف تتفاعل عادةً مع العملاء قبل إجراء أي تغييرات كبيرة. أو تحقق معهم بشأن تغيير العمليات قبل التخلص من جهاز الفاكس الخاص بك.

الصورة: Depositphotos