Come andare senza carta nella tua piccola impresa

Pubblicato: 2021-04-14

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La documentazione cartacea è stata una parte importante della gestione di un'azienda per decenni. Ma i tempi stanno cambiando. E sempre più aziende stanno prendendo in considerazione l'assenza di carta per risparmiare denaro, rimanere organizzati e aiutare l'ambiente. Se stai cercando di scambiare i tuoi documenti cartacei con alternative, ecco una guida.

Cosa significa andare senza carta?

Andare senza carta significa sostanzialmente eliminare l'uso di documenti cartacei. Questo di solito comporta lo scambio di quei documenti e ricevute con file e ricevute digitali. Ad esempio, potresti scambiare tutti quei documenti fiscali con un software di contabilità basato su cloud. E puoi contattare le tue società di servizi pubblici per impostare la fatturazione online invece di ricevere estratti conto cartacei.

Suggerimenti per l'eliminazione della carta con dipendenti e membri del team

L'eliminazione della carta con i documenti della tua piccola impresa comporterà alcuni grandi cambiamenti di processo per i tuoi dipendenti e membri del team. Non farti sopraffare! Ecco alcuni suggerimenti su come iniziare.

1. Digitalizzare la documentazione cartacea

È probabile che nel tuo attuale schedario ci siano dei documenti cartacei che devi tenere in giro. Tuttavia, pochissimi, se del caso, dovrebbero essere copie cartacee.

Esamina il tuo sistema di archiviazione ed esegui la scansione di ogni documento che devi conservare in modo da poter accedere a questi file digitalmente. Quindi puoi impostare cartelle sui tuoi dispositivi o sulla rete di computer e assegnare un nome a ciascun file in modo che sia facilmente ricercabile.

2. Utilizzare il cloud per l'archiviazione dei documenti

L'archiviazione dei documenti basata sul cloud sta diventando sempre più importante, soprattutto con l'aumento del lavoro a distanza. Mantenere i file nel cloud non solo ti consente di evitare la stampa di copie cartacee. Ma consente anche al tuo team di accedere ai file da qualsiasi luogo. Così puoi lavorare su una proposta mentre sei in viaggio e il tuo team può collaborare alla copia creativa per la tua prossima campagna di marketing mentre tutti lavorano da casa.

Per fare ciò, devi prima trovare un servizio di archiviazione dei documenti basato su cloud. Quindi puoi usarlo per eseguire il backup dei file digitali archiviati sui tuoi dispositivi. E puoi salvare documenti aggiuntivi nel cloud per facilitare la collaborazione.

3. Registrati per le firme elettroniche

Alcune aziende evitano di rinunciare alla carta a causa della necessità di firmare determinati documenti. Tuttavia, ora ci sono servizi che ti consentono di firmare le cose digitalmente. Questi servizi non solo aiutano a ridurre il consumo di carta. Possono anche aiutarti a tenere traccia degli articoli che hai firmato in modo da poter essere più facilmente organizzato e tenere traccia dei contratti e degli altri documenti su cui hai apposto il timbro.

Ci sono molti programmi online che puoi usare per firmare documenti digitalmente. Oppure puoi semplicemente utilizzare i documenti PDF. Potresti essere in grado di sovrapporre la tua firma a questi documenti o semplicemente impostare un processo per aggiungere il tuo pennarello digitale.

4. Elimina la posta indesiderata

Nessuno vuole ricevere posta indesiderata. Ma sembra che venga sempre consegnato comunque. Invece di gettare o riciclare costantemente questi documenti, trova dei modi per rinunciare.

Per alcuni dei mailer, potresti essere in grado di contattare direttamente il mittente e richiedere di essere rimosso dal suo elenco. Per altri, l'FTC ha una linea telefonica che ti consente di bloccare posta, telefonate ed e-mail indesiderate in modo permanente o per cinque anni.

5. Sbarazzati delle fatture cartacee

Le bollette sono una storia diversa, perché in realtà è necessario ricevere le informazioni. Ma quasi tutti i fornitori di servizi ora offrono la possibilità di pagare online o per telefono. E ciò può aiutarti a tagliare banconote, buste e assegni cartacei, per non parlare di tutto il tempo che risparmierai impostando pagamenti digitali o automatici.

Contatta il tuo padrone di casa, le società di servizi pubblici, i fornitori di carte di credito e i fornitori che ti inviano fatture cartacee e chiedono invece di pagare online. Potrebbe essere necessario richiedere specificamente che interrompano l'invio di fatture cartacee, anche se normalmente paghi online.

6. Evita di prendere appunti su carta

Prendere appunti è un'altra potenziale fonte di spreco di carta. Molti imprenditori e dipendenti prendono appunti durante le riunioni o le chiamate dei clienti. Ma ci sono anche opzioni digitali per questo.

Usa l'app Note sul tuo telefono o computer. Oppure iscriviti a servizi di note basati su cloud in modo da poter accedere ai tuoi pensieri da qualsiasi luogo. Alcuni offrono anche la possibilità di scarabocchiare o organizzare pensieri con funzioni interessanti come adesivi ed etichette. Quindi lascia il blocco note fuori dalla tua sala riunioni.

7. Dì no alla stampa su carta

In alcuni casi, l'eliminazione della carta può aiutarti a sbarazzarti del tutto delle stampanti. In altri, puoi almeno ridurre significativamente il numero di documenti che stampi.

Per ottenere questo risultato con un team, crea una politica su cosa può essere stampato e cosa no. Ad esempio, potresti consentire la stampa di contratti se un cliente richiede specificamente una copia cartacea, ma non i documenti che desideri conservare per tuo archivio. Naturalmente, se riesci a eliminare del tutto la stampa, rimuovere la stampante e il fax dal tuo ufficio può facilmente eliminare questa attività.

8. Diventa più efficiente con le forniture per ufficio

Contratti e bollette non sono le uniche fonti di spreco di carta negli uffici. Esempi di altri prodotti di carta che le aziende tengono a portata di mano includono blocchi per appunti, note adesive e persino carta igienica.

In alcuni casi, potresti semplicemente evitare di acquistare questi articoli per i tuoi dipendenti. Ad esempio, elimina le note adesive e incoraggia i membri del team a prendere appunti sui loro telefoni. Se vuoi tenerne un po' a portata di mano, designa una piccola quantità per ogni persona ogni trimestre invece di dare loro accesso a un intero armadio pieno di carta.

Naturalmente, questo non è possibile con cose come la carta igienica. Ma puoi comunque aiutare l'ambiente acquistando carta igienica riciclata. Per asciugamani di carta e tovaglioli in cucina, acquista prodotti riciclati o tieni a portata di mano panni lavabili.

9. Elimina documenti fiscali e file obsoleti sui clienti

Nella maggior parte dei casi, dovresti conservare i registri fiscali degli ultimi tre anni. Ma gli oggetti più vecchi di solito possono essere eliminati in modo sicuro. Inoltre, i record digitali sono spesso sufficienti se si desidera risparmiare spazio negli schedari.

Probabilmente hai anche molti file dai clienti, come contratti e record di comunicazione. È utile tenere a portata di mano documenti legali e contratti per tutta la durata dell'accordo. Ma di solito puoi invece archiviare le versioni digitali. Puoi anche eliminare dal cloud contratti e comunicazioni non più attive per risparmiare spazio.

Ogni tipo di strumento per un ufficio senza carta

Andare senza carta nella tua piccola impresa richiede determinati strumenti e tecnologie. Ecco una panoramica di ciò di cui avrai bisogno per un ufficio senza carta.

1. App per la scansione di documenti

La scansione dei documenti è il modo più efficiente per sbarazzarsi dei documenti che già possiedi. È possibile utilizzare un semplice scanner per salvare semplicemente le immagini di questi file. Ma strumenti come PaperScan, Adobe Scan e Zoho Doc Scanner offrono opzioni di scansione più avanzate. Ad esempio, puoi scansionare elementi con un dispositivo mobile o raccogliere dati da ciascun documento.

2. Moduli PDF per ridurre l'utilizzo della carta

I PDF sono file digitali che consentono di compilare campi e salvare vari documenti in formato digitale. Puoi usarli come contratti e persino consentire a clienti e membri del team di aggiungere le proprie firme digitali. Puoi anche creare sondaggi sui clienti e lasciare i campi aperti in modo che possano riempirli facilmente di approfondimenti.

3. Strumenti online per il servizio clienti

Al giorno d'oggi, ci sono molti modi per servire i clienti senza file cartacei. Le e-mail e i siti di social media consentono di facilitare e monitorare la comunicazione. I software CRM come quelli di Salesforce, HubSpot e Zoho forniscono un modo semplice per organizzare tutte le interazioni. Inoltre, gli strumenti dell'help desk consentono ai clienti di contattarti tramite chat dal vivo se hanno bisogno di assistenza. Tutti questi strumenti ti consentono di ritagliare le comunicazioni cartacee e i record del servizio clienti.

4. E-mail e software di collaborazione per i membri del team

La comunicazione all'interno del tuo team può anche essere presa completamente digitale. C'è sempre la posta elettronica, che puoi usare per inviare messaggi veloci e organizzare riunioni quando necessario. Ma ci sono anche molti altri strumenti che possono aiutarti a rimanere più organizzato senza la necessità di documentazione cartacea. Prendi in considerazione strumenti di chat, gestione dei progetti e collaborazione come Slack, Basecamp e Skype. Questi possono tutti sostituire i promemoria cartacei o quelle note adesive che potresti lasciare sulla scrivania di un collega per condividere promemoria o approfondimenti.

5. Servizi di cloud storage per svuotare gli schedari

Ora cosa dovresti fare con tutti quei file e documenti digitali che un tempo risiedevano negli schedari del tuo ufficio? Alcune aziende archiviano alcuni elementi sui propri dischi rigidi o server locali. Ma il cloud offre maggiore versatilità e accessibilità. I provider di archiviazione cloud come Google Cloud, Dropbox e BackBlaze ti consentono di accedere ai file da qualsiasi luogo. Ci sono opzioni che eseguono automaticamente il backup dei file dal tuo computer e ti consentono di ordinare i documenti in categorie e impostare l'accesso e le autorizzazioni.

6. Sistemi di gestione dei documenti per il flusso di lavoro digitale

Il software di gestione dei documenti è progettato per aiutare le aziende a gestire il flusso di lavoro digitale senza carta. Questi strumenti ti consentono di digitalizzare articoli come contratti, ricevute e persino presentazioni. Molti ti consentono anche di tenere traccia delle modifiche ai documenti per aiutarti a rimanere organizzato.

Software di gestione dei documenti per portare la tua azienda senza carta

Vuoi sapere da dove iniziare a scegliere un sistema di gestione dei documenti per la tua azienda? Ecco un elenco di alcune delle piattaforme più popolari e dei servizi che offrono.

1. Suite per ufficio Zoho

Zoho Office Suite fornisce strumenti di produttività per la creazione e la modifica di file online. Ciò include Zoho Writer per la modifica delle parole, Zoho Sheets per i fogli di calcolo e Zoho Show per le presentazioni. Tutti questi strumenti funzionano insieme, consentendo ai tuoi dipendenti di semplificare le cose.

Oltre a offrire file digitali in vari formati, Zoho Office Suite fornisce l'archiviazione di file. E puoi persino organizzarli in cartelle in base ai reparti o ai progetti dei clienti. La suite fornisce anche una condivisione sicura dei file per quando è necessario inviare documenti a membri del team o clienti. E si integra con la vasta gamma di altri prodotti Zoho, come quelli per CRM, firme online e gestione dei social media.

2. Microsoft Sharepoint

Microsoft Sharepoint è una piattaforma di collaborazione basata sul Web. Include opzioni per archiviare file, organizzarli in cartelle e condividerli in modo sicuro con dipendenti specifici. Lo strumento è completamente personalizzabile. In questo modo la tua azienda può scegliere facilmente le funzioni specifiche più rilevanti per le tue operazioni. E si integra con Microsoft Office, che è l'ideale per gli uffici che già utilizzano strumenti come Word ed Excel, o i cui clienti utilizzano questi programmi popolari.

Quando si tratta di rinunciare alla carta, Microsoft Sharepoint fornisce l'archiviazione dei dati online e l'organizzazione di cui hai bisogno per accedere ai file da qualsiasi luogo. Puoi usarlo sui computer dell'ufficio, sui laptop o persino sui dispositivi mobili. Quindi semplifica la collaborazione ed elimina la necessità di documenti cartacei e materiali di presentazione.

3. Area di lavoro di Google

Google Workspace offre una raccolta di strumenti di collaborazione e produttività basati su cloud. Precedentemente G Suite, Google Workspace include Gmail, Google Calendar, Documenti, Drive, Meet, Chat, Fogli, Diapositive, Moduli e altro ancora. Fondamentalmente, gli utenti possono creare documenti in varie forme da qualsiasi luogo. Usa Documenti per creare contratti scritti, Fogli per fogli di calcolo finanziari e Diapositiva per presentazioni. Quindi puoi archiviare tutti quegli elementi in Google Drive e accedervi da qualsiasi luogo.

Fondamentalmente, Google Workspace può aiutarti a eliminare la carta fungendo da base digitale per la tua azienda. Organizza tutti gli elementi di cui hai bisogno in cartelle e aggiungi etichette per trovare tutto rapidamente. Puoi anche concedere a vari membri del team l'autorizzazione ad accedere e modificare il contenuto di ogni elemento. È anche facile collaborare con i clienti, dal momento che gli account Google sono molto utilizzati.

4. Archiviazione su cloud di documenti Adobe

Adobe Document Cloud Storage offre una gestione dei documenti basata su cloud e una piattaforma PDF. Usalo per archiviare documenti a cui è possibile accedere su più dispositivi. Puoi anche impostare flussi di lavoro e attività per facilitare la collaborazione sui documenti tra membri del team e partner o clienti esterni alla tua azienda.

Questo strumento può aiutarti a eliminare la carta offrendoti un modo semplice per creare, eseguire il backup e archiviare i file. Oltre all'archiviazione dei documenti, Adobe Document Cloud Storage include la funzionalità di firma digitale. Questo è perfetto per un'azienda che si occupa di contratti o altri tipi di accordi che devono essere rivisti e firmati. Adobe è anche noto per ottimizzare la produttività con i PDF. Questo è un formato comune che tutti i tuoi partner e clienti dovrebbero essere facilmente in grado di visualizzare e modificare. E puoi persino creare PDF con moduli compilabili per condividere informazioni tra membri del team e clienti.

Quali sono i vantaggi di andare senza carta?

Le aziende scelgono di rinunciare alla carta per vari motivi, che vanno dalle preoccupazioni ambientali al risparmio sui costi. Ecco alcuni dei vantaggi più comuni.

Organizzazione più semplice: spulciare nel cassetto o nello schedario ogni volta che hai bisogno di un documento può essere noioso. E la carta crea molto disordine. Le versioni digitali possono essere facilmente etichettate e ordinate nelle cartelle appropriate per ridurre il disordine e rendere le cose più facili da trovare.
Comunicazione più veloce: i software di posta elettronica e di collaborazione sono generalmente più veloci della posta ordinaria e dei promemoria cartacei. Se non utilizzi la carta, puoi ottenere subito risposte a domande importanti e condividere messaggi veloci con facilità.
Risparmio sui costi: la stampa comporta delle spese: carta, inchiostro e le macchine stesse. La scelta delle opzioni digitali ti aiuta a tagliare questi elementi pubblicitari. E potresti persino ricevere una pausa su alcune bollette risparmiando denaro ai tuoi fornitori sulla posta.
Facile accesso: l' archiviazione su cloud semplifica l'accesso ai file da qualsiasi luogo. Dimenticare un documento importante per una riunione con un cliente potrebbe essere disastroso. Ma con l'archiviazione digitale, puoi accedere facilmente a ciò di cui hai bisogno da uno smartphone o un laptop.
Protezione dei file: se disponi solo di file cartacei di determinati documenti, tali elementi potrebbero essere distrutti in caso di incendio, inondazione o furto. Eseguire il backup di questi elementi o conservare solo copie digitali significa meno possibilità di danni fisici alle tue informazioni importanti.
Vantaggi ambientali: l' eliminazione della carta significa che vengono abbattuti meno alberi per fornire forniture al tuo ufficio. Gli alberi assorbono i gas nocivi di CO2 e limitare la trasformazione degli alberi in carta riduce anche il consumo di energia. Andare senza carta può essere un modo per implementare le idee per la Giornata della Terra per il lavoro per i tuoi dipendenti.

È sicuro andare senza carta con la tua attività?

Sebbene ci siano molti vantaggi nell'andare senza carta, ci sono anche alcune preoccupazioni. È generalmente sicuro ritagliare la carta dalle operazioni quotidiane. In effetti, potrebbe rendere alcuni dei tuoi dati ancora più sicuri. Ma ci sono problemi con cose come la sicurezza e l'accessibilità. Considera questi fattori prima di eliminare tutta la carta dal tuo ufficio.

Sicurezza informatica: è possibile che gli hacker penetrino nei sistemi di archiviazione cloud e/o nei dischi rigidi locali. Sebbene ci siano firewall e protezioni in atto con molte soluzioni digitali, alcuni imprenditori si sentono più al sicuro con le copie cartacee.

Guasto del disco rigido: se archivi solo documenti su un singolo disco rigido, danneggiarlo potrebbe significare la perdita di dati essenziali. Il backup di questi elementi nel cloud può risolvere questo problema, ma alcune aziende non riescono a eseguire questo passaggio.

Difficoltà con la transizione: per eliminare con successo la carta dal tuo ufficio, hai bisogno che i dipendenti si mettano in gioco. Se il tuo team ha lavorato con contratti cartacei e note appiccicose per decenni, potrebbe volerci un po' di tempo per abituarsi ai nuovi sistemi.

Errori con file importanti: ci vuole tempo per trovare un documento fisico nel tuo sistema di archiviazione e distruggerlo. Ma l'eliminazione di un file digitale può avvenire in un istante. Ci sono spesso modi per recuperare i file che sono stati appena eliminati. Ma può comunque essere un'esperienza stressante per imprenditori e dipendenti.

Ci sono ragioni per cui non dovresti andare senza carta?

Andare senza carta non è giusto per ogni ufficio. Ma la maggior parte può ridurre significativamente l'uso della carta. Per determinare quale livello di consumo di carta è giusto per la tua azienda, ecco alcuni dei principali vantaggi e svantaggi:

Pro di andare senza carta:

Versatilità: ci sono un sacco di modi in cui un'azienda può rinunciare alla carta. Puoi archiviare file nel cloud, sui tuoi computer o persino sui dispositivi mobili. Così puoi personalizzare facilmente i processi per le esigenze della tua azienda.
Meno disordine: più carta significa più oggetti fisici nel tuo ufficio. Se fai fatica a rimanere organizzato, potrebbe valere la pena almeno ridurre i prodotti di carta.
Più facilità per i lavoratori remoti: un ufficio senza carta può essere l'ideale per un'azienda con lavoratori remoti. Puoi accedere più facilmente ai file digitali mentre sei in viaggio o mentre lavori da casa.

Contro di andare senza carta:

Impegno di tempo iniziale: la scansione di documenti e la ricerca di nuovi programmi software possono richiedere tempo. Potrebbe essere difficile aggiungere qualcosa di non urgente alla tua lista se hai già difficoltà a rispettare le scadenze. Potrebbe anche essere necessario un aggiustamento se sei abituato a trovare tutto in un punto specifico nei cassetti o nel sistema di archiviazione.
Difficoltà a modificare il comportamento: alcuni dipendenti potrebbero essere parziali rispetto al loro processo attuale. Se non sono disposti ad adattarsi a un ufficio senza carta, potrebbe avere un impatto negativo sulla produttività e sul morale. Cambiare gradualmente può aiutare le persone ad adattarsi. E una formazione adeguata può aiutarli a massimizzare l'uso dei nuovi sistemi che hai messo in atto.
Difficoltà di adattamento alle esigenze del cliente: alcuni clienti potrebbero anche voler attenersi a un processo che coinvolge la carta. Ad esempio, se lavori con persone che preferiscono i contratti di fax, potrebbero non essere felici se lo rimuovi come opzione. Considera come interagisci normalmente con i clienti prima di apportare modifiche importanti. Oppure verifica con loro di modificare i processi prima di buttare via il tuo fax.

Immagine: Depositphotos