Comment éliminer le papier dans votre petite entreprise

Publié: 2021-04-14

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La documentation papier a joué un rôle majeur dans la gestion d'une entreprise pendant des décennies. Mais les temps changent. Et de plus en plus d'entreprises envisagent de se passer du papier pour économiser de l'argent, rester organisées et protéger l'environnement. Si vous cherchez à échanger vos documents papier contre des alternatives, voici un guide.

Qu'est-ce que cela signifie d'aller sans papier?

Aller sans papier signifie essentiellement éliminer l'utilisation de documents papier. Cela implique généralement d'échanger ces papiers et reçus contre des fichiers et des reçus numériques. Par exemple, vous pourriez échanger tous ces documents fiscaux contre un logiciel de comptabilité basé sur le cloud. Et vous pouvez contacter vos entreprises de services publics pour configurer la facturation en ligne au lieu de recevoir des relevés papier.

Conseils pour éliminer le papier avec les employés et les membres de l'équipe

La dématérialisation des documents de votre petite entreprise entraînera de grands changements de processus pour vos employés et les membres de votre équipe. Ne vous laissez pas submerger ! Voici quelques conseils pour commencer.

1. Numérisez la documentation papier

Il y a probablement des documents papier dans votre classeur actuel que vous devez conserver. Cependant, très peu, le cas échéant, devraient avoir besoin d'être des copies papier.

Parcourez votre système de classement et numérisez chaque document que vous devez conserver afin de pouvoir accéder à ces fichiers sous forme numérique. Ensuite, vous pouvez configurer des dossiers sur vos appareils ou votre réseau informatique et nommer chaque fichier afin qu'il soit facilement consultable.

2. Utilisez le cloud pour le stockage de documents

Le stockage de documents basé sur le cloud devient de plus en plus important, en particulier avec l'essor du travail à distance. Garder les fichiers dans le cloud vous permet non seulement d'éviter d'imprimer des copies papier. Mais cela permet également à votre équipe d'accéder aux fichiers de n'importe où. Ainsi, vous pouvez travailler sur une proposition pendant que vous voyagez et votre équipe peut collaborer sur la copie créative de votre prochaine campagne marketing pendant que tout le monde travaille à domicile.

Pour ce faire, vous devez d'abord trouver un service de stockage de documents basé sur le cloud. Ensuite, vous pouvez l'utiliser pour sauvegarder les fichiers numériques stockés sur vos appareils. Et vous pouvez enregistrer des documents supplémentaires dans le cloud pour faciliter la collaboration.

3. Inscrivez-vous aux signatures électroniques

Certaines entreprises évitent la dématérialisation en raison de la nécessité de signer certains documents. Cependant, il existe maintenant des services qui vous permettent de signer numériquement. Ces services ne vous aident pas seulement à réduire votre consommation de papier. Ils peuvent également vous aider à suivre les éléments que vous avez signés afin que vous puissiez plus facilement rester organisé et suivre les contrats et autres documents sur lesquels vous avez apposé votre tampon.

Il existe de nombreux programmes en ligne que vous pouvez utiliser pour signer numériquement des documents. Ou vous pouvez simplement utiliser des documents PDF. Vous pourrez peut-être superposer votre signature sur ces documents ou simplement mettre en place un processus pour ajouter votre propre marqueur numérique.

4. Éliminer le courrier indésirable

Personne ne veut recevoir de courrier indésirable. Mais il semble toujours être livré de toute façon. Au lieu de jeter ou de recycler constamment ces papiers, trouvez des moyens de vous retirer.

Pour certains expéditeurs, vous pourrez peut-être contacter directement l'expéditeur et demander à être retiré de sa liste. Pour d'autres, la FTC dispose d'une ligne téléphonique qui vous permet d'arrêter les courriers non sollicités, les appels téléphoniques et les e-mails de manière permanente ou pendant cinq ans.

5. Débarrassez-vous des factures papier

Les factures sont une autre histoire, car vous avez réellement besoin de recevoir les informations. Mais presque tous les fournisseurs de services offrent désormais la possibilité de payer en ligne ou par téléphone. Et cela peut vous aider à réduire les factures papier, les enveloppes et les chèques, sans parler du temps que vous gagnerez en configurant des paiements numériques ou automatiques.

Contactez votre propriétaire, les entreprises de services publics, les fournisseurs de cartes de crédit et les fournisseurs qui vous envoient des factures papier et demandez-leur plutôt de payer en ligne. Vous devrez peut-être leur demander spécifiquement de cesser d'envoyer des factures papier, même si vous payez normalement en ligne.

6. Évitez de prendre des notes sur papier

La prise de notes est une autre source potentielle de gaspillage de papier. De nombreux propriétaires d'entreprise et employés prennent des notes lors de réunions ou d'appels de clients. Mais il existe également des options numériques pour cela.

Utilisez l'application Notes sur votre téléphone ou votre ordinateur. Ou inscrivez-vous à des services de notes basés sur le cloud pour pouvoir accéder à vos pensées de n'importe où. Certains offrent même la possibilité de gribouiller ou d'organiser des pensées avec des fonctionnalités intéressantes comme des autocollants et des étiquettes. Laissez ensuite le bloc-notes hors de votre salle de réunion.

7. Dites non à l'impression papier

Dans certains cas, la dématérialisation peut vous aider à vous débarrasser complètement des imprimantes. Dans d'autres, vous pouvez au moins réduire considérablement le nombre de documents que vous imprimez.

Pour y parvenir avec une équipe, créez une politique sur ce qui peut être imprimé et ce qui ne peut pas l'être. Par exemple, vous pouvez autoriser l'impression de contrats si un client demande spécifiquement une copie papier, mais pas les documents que vous souhaitez conserver pour vos propres dossiers. Bien sûr, si vous pouvez supprimer complètement l'impression, retirer l'imprimante et le télécopieur de votre bureau peut facilement supprimer cette activité.

8. Soyez plus efficace avec les fournitures de bureau

Les contrats et les factures ne sont pas les seules sources de gaspillage de papier dans les bureaux. Parmi les exemples d'autres entreprises de produits en papier, citons également les blocs-notes, les notes autocollantes et même le papier hygiénique.

Dans certains cas, vous pourriez simplement éviter d'acheter ces articles pour vos employés. Par exemple, débarrassez-vous des notes autocollantes et encouragez les membres de l'équipe à prendre des notes sur leur téléphone à la place. Si vous voulez en garder sous la main, désignez une petite quantité pour chaque personne chaque trimestre au lieu de leur donner accès à tout un placard rempli de papier.

Bien sûr, ce n'est pas possible avec des choses comme le papier toilette. Mais vous pouvez toujours aider l'environnement en achetant du papier toilette recyclé. Pour les essuie-tout et les serviettes de table dans votre cuisine, achetez des produits recyclés ou gardez des chiffons lavables à portée de main.

9. Éliminer les dossiers fiscaux obsolètes et les fichiers des clients

Dans la plupart des cas, vous devez conserver les dossiers fiscaux des trois dernières années. Mais les objets plus anciens peuvent généralement être éliminés en toute sécurité. De plus, les enregistrements numériques sont souvent suffisants si vous souhaitez gagner de la place dans vos classeurs.

Vous avez probablement aussi beaucoup de fichiers de clients, comme des contrats et des enregistrements de communication. Il est avantageux de conserver les documents juridiques et les contrats à portée de main pendant toute la durée de l'accord. Mais vous pouvez généralement stocker des versions numériques à la place. Vous pouvez même supprimer des contrats et des communications qui ne sont plus actifs depuis le cloud pour économiser de l'espace.

Chaque type d'outil pour un bureau sans papier

La dématérialisation dans votre petite entreprise nécessite certains outils et technologies. Voici un aperçu de ce dont vous aurez besoin pour un bureau sans papier.

1. Applications pour numériser des documents

La numérisation de documents est le moyen le plus efficace de vous débarrasser des papiers que vous avez déjà. Vous pouvez utiliser un simple scanner pour simplement enregistrer des images de ces fichiers. Mais des outils comme PaperScan, Adobe Scan et Zoho Doc Scanner offrent des options de numérisation plus avancées. Par exemple, vous pouvez numériser des éléments avec un appareil mobile ou collecter des données à partir de chaque document.

2. Formulaires PDF pour réduire l'utilisation du papier

Les PDF sont des fichiers numériques qui vous permettent de remplir des champs et d'enregistrer divers documents sous forme numérique. Vous pouvez les utiliser comme contrats et même permettre aux clients et aux membres de l'équipe d'ajouter leurs propres signatures numériques. Vous pouvez également créer des sondages auprès des clients et laisser des champs ouverts afin qu'ils puissent facilement les remplir d'informations.

3. Outils en ligne pour le service client

De nos jours, il existe de nombreuses façons de servir les clients sans dossiers papier. Les e-mails et les sites de médias sociaux vous permettent de faciliter et de surveiller la communication. Les logiciels CRM comme ceux de Salesforce, HubSpot et Zoho offrent un moyen simple d'organiser toutes les interactions. Et les outils d'assistance permettent aux clients de vous contacter facilement via le chat en direct s'ils ont besoin d'aide. Tous ces outils vous permettent de supprimer les documents papier de communication et de service client.

4. Logiciel de messagerie et de collaboration pour les membres de l'équipe

La communication au sein de votre équipe peut également être entièrement numérique. Il y a toujours un e-mail, que vous pouvez utiliser pour envoyer des messages rapides et organiser des réunions si nécessaire. Mais il existe également de nombreux autres outils qui peuvent vous aider à rester plus organisé sans avoir besoin de documentation papier. Envisagez des outils de chat, de gestion de projet et de collaboration comme Slack, Basecamp et Skype. Ceux-ci peuvent tous remplacer les mémos papier ou les notes autocollantes que vous pouvez laisser sur le bureau d'un collègue pour partager des rappels ou des idées.

5. Services de stockage en nuage pour vider les classeurs

Maintenant, que devez-vous faire de tous ces fichiers et documents numériques qui résidaient autrefois dans les classeurs de votre bureau ? Certaines entreprises stockent certains éléments sur leurs disques durs ou leurs serveurs sur site. Mais le cloud offre plus de polyvalence et d'accessibilité. Les fournisseurs de stockage cloud tels que Google Cloud, Dropbox et BackBlaze vous permettent d'accéder aux fichiers de n'importe où. Il existe des options qui sauvegardent automatiquement les fichiers de votre ordinateur et vous permettent de trier les documents en catégories et de définir l'accès et les autorisations.

6. Systèmes de gestion de documents pour le flux de travail numérique

Le logiciel de gestion de documents est conçu pour aider les entreprises à gérer le flux de travail numérique sans papier. Ces outils vous permettent de numériser des éléments tels que des contrats, des reçus et même des présentations. Beaucoup vous permettent également de suivre les modifications apportées aux documents pour vous aider à rester organisé.

Logiciel de gestion de documents pour dématérialiser votre entreprise

Vous voulez savoir par où commencer pour choisir un système de gestion de documents pour votre entreprise ? Voici une liste de certaines des plateformes les plus populaires et des services qu'elles offrent.

1. Suite bureautique Zoho

Zoho Office Suite fournit des outils de productivité pour créer et modifier des fichiers en ligne. Cela inclut Zoho Writer pour l'édition de mots, Zoho Sheets pour les feuilles de calcul et Zoho Show pour les présentations. Tous ces outils fonctionnent ensemble, permettant à vos employés de garder les choses simples.

En plus d'offrir des fichiers numériques dans divers formats, Zoho Office Suite fournit un stockage de fichiers. Et vous pouvez même les organiser dans des dossiers en fonction des départements ou des projets clients. La suite fournit également un partage de fichiers sécurisé lorsque vous devez envoyer des documents aux membres de l'équipe ou aux clients. Et il s'intègre à la vaste gamme d'autres produits Zoho, comme ceux pour le CRM, les signatures en ligne et la gestion des médias sociaux.

2. Microsoft SharePoint

Microsoft Sharepoint est une plate-forme de collaboration basée sur le Web. Il comprend des options pour stocker des fichiers, les organiser en dossiers et les partager en toute sécurité avec des employés spécifiques. L'outil est entièrement personnalisable. Ainsi, votre entreprise peut facilement choisir les fonctions spécifiques les plus pertinentes pour vos opérations. Et il s'intègre à Microsoft Office, ce qui est idéal pour les bureaux qui utilisent déjà des outils comme Word et Excel, ou dont les clients utilisent ces programmes populaires.

En ce qui concerne la dématérialisation, Microsoft Sharepoint fournit le stockage et l'organisation des données en ligne dont vous avez besoin pour accéder aux fichiers de n'importe où. Vous pouvez l'utiliser sur vos ordinateurs de bureau, vos ordinateurs portables ou même vos appareils mobiles. Cela facilite donc la collaboration et élimine le besoin de documents papier et de supports de présentation.

3. Espace de travail Google

Google Workspace propose une collection d'outils de productivité et de collaboration basés sur le cloud. Anciennement G Suite, Google Workspace comprend Gmail, Google Agenda, Docs, Drive, Meet, Chat, Sheets, Slide, Forms, etc. Fondamentalement, les utilisateurs peuvent créer des documents sous diverses formes depuis n'importe où. Utilisez Docs pour créer des contrats écrits, Sheets pour les feuilles de calcul financières et Slide pour les présentations. Ensuite, vous pouvez stocker tous ces éléments dans Google Drive et y accéder de n'importe où.

Fondamentalement, Google Workspace peut vous aider à éliminer le papier en servant de base d'accueil numérique pour votre entreprise. Organisez tous les éléments dont vous avez besoin dans des dossiers et ajoutez des étiquettes pour tout trouver rapidement. Vous pouvez également autoriser divers membres de l'équipe à accéder au contenu de chaque élément et à le modifier. Il est également facile de collaborer avec les clients, car les comptes Google sont si largement utilisés.

4. Stockage en nuage de documents Adobe

Adobe Document Cloud Storage offre une plateforme de gestion de documents et PDF basée sur le cloud. Utilisez-le pour stocker des documents qui peuvent ensuite être consultés sur plusieurs appareils. Vous pouvez également définir des flux de travail et des tâches pour faciliter la collaboration documentaire entre les membres de l'équipe et les partenaires ou clients extérieurs à votre entreprise.

Cet outil peut vous aider à éliminer le papier en vous offrant un moyen simple de créer, de sauvegarder et de stocker des fichiers. En plus de stocker des documents, Adobe Document Cloud Storage inclut une fonctionnalité de signature numérique. C'est parfait pour une entreprise qui traite des contrats ou d'autres types d'accords qui doivent être examinés et signés. Adobe est également connu pour optimiser la productivité avec les PDF. Il s'agit d'un format courant que vos partenaires et clients devraient tous pouvoir visualiser et modifier facilement. Et vous pouvez même créer des PDF avec des formulaires à remplir pour partager des informations entre les membres de l'équipe et les clients.

Quels sont les avantages de la dématérialisation ?

Les entreprises choisissent de se passer du papier pour diverses raisons, allant des préoccupations environnementales aux économies de coûts. Voici quelques-uns des avantages les plus courants.

Organisation plus facile : passer au crible votre tiroir ou votre classeur chaque fois que vous avez besoin d'un document peut être fastidieux. Et le papier entraîne beaucoup d'encombrement. Les versions numériques peuvent facilement être étiquetées et triées dans les dossiers appropriés pour réduire l'encombrement et faciliter la recherche.
Communication plus rapide : les logiciels de messagerie et de collaboration sont généralement plus rapides que le courrier postal et les mémos papier. En optant pour la dématérialisation, vous pouvez obtenir immédiatement des réponses à des questions importantes et partager facilement des messages rapides.
Économies de coûts : l'impression entraîne des dépenses - papier, encre et machines elles-mêmes. Opter pour les options numériques vous aide à réduire ces éléments de campagne. Et vous pouvez même bénéficier d'une réduction sur certaines factures en économisant de l'argent à vos fournisseurs sur le courrier.
Accès facile : le stockage dans le cloud facilite l'accès aux fichiers depuis n'importe où. Oublier un papier important pour une réunion avec un client pourrait être désastreux. Mais avec le stockage numérique, vous pouvez facilement accéder à ce dont vous avez besoin à partir d'un smartphone ou d'un ordinateur portable.
Protection des fichiers : si vous n'avez que des fichiers papier de certains documents, ces éléments pourraient être détruits lors d'un incendie, d'une inondation ou d'un vol. Sauvegarder ces éléments ou ne conserver que des copies numériques signifie moins de risques de dommages physiques à vos informations importantes.
Avantages pour l'environnement : L' élimination du papier signifie que moins d'arbres sont abattus pour approvisionner votre bureau en fournitures. Les arbres absorbent les gaz CO2 nocifs et limiter la transformation des arbres en papier réduit également la consommation d'énergie. La dématérialisation peut être un moyen de mettre en œuvre des idées de travail pour le Jour de la Terre auprès de vos employés.

Est-il sûr d'aller sans papier avec votre entreprise ?

Bien que la dématérialisation présente de nombreux avantages, il existe également certaines préoccupations. Il est généralement sûr de découper le papier de vos opérations quotidiennes. En fait, cela peut rendre certaines de vos données encore plus sûres. Mais il y a des problèmes avec des choses comme la sécurité et l'accessibilité. Considérez ces facteurs avant d'éliminer tout le papier de votre bureau.

Cybersécurité : il est possible que des pirates s'introduisent dans des systèmes de stockage en nuage et/ou des disques durs sur site. Bien qu'il existe des pare-feu et des protections en place avec de nombreuses solutions numériques, certains entrepreneurs se sentent plus en sécurité avec des copies papier.

Panne de disque dur : Si vous ne stockez que des documents sur un seul disque dur, l'endommagement de celui-ci peut entraîner la perte de données essentielles. La sauvegarde de ces éléments dans le cloud peut résoudre ce problème, mais certaines entreprises ne franchissent pas cette étape.

Difficulté avec la transition : Pour réussir à éliminer le papier de votre bureau, vous avez besoin que les employés s'y mettent. Si votre équipe a travaillé avec des contrats papier et des notes autocollantes pendant des décennies, il leur faudra peut-être un certain temps pour s'habituer aux nouveaux systèmes.

Erreurs avec des fichiers importants : il faut du temps pour trouver un document physique dans votre système de classement et le déchiqueter. Mais la suppression d'un fichier numérique peut se faire en un instant. Il existe souvent des moyens de récupérer des fichiers qui viennent d'être supprimés. Mais cela peut toujours être une expérience stressante pour les propriétaires d'entreprise et les employés.

Y a-t-il des raisons pour lesquelles vous ne devriez pas vous passer du papier ?

La dématérialisation ne convient pas à tous les bureaux. Mais la plupart peuvent réduire considérablement la consommation de papier. Pour déterminer quel niveau de consommation de papier convient à votre entreprise, voici quelques avantages et inconvénients :

Avantages de la dématérialisation :

Polyvalence : Il existe de nombreuses façons pour une entreprise de se passer du papier. Vous pouvez stocker des fichiers dans le cloud, sur vos ordinateurs ou même sur des appareils mobiles. Ainsi, vous pouvez facilement personnaliser les processus en fonction des besoins de votre entreprise.
Moins d'encombrement : Plus de papier signifie plus d'objets physiques autour de votre bureau. Si vous avez du mal à rester organisé, cela vaut peut-être la peine de réduire au moins les produits en papier.
Plus de facilité pour les télétravailleurs : Un bureau sans papier peut être idéal pour une entreprise avec des télétravailleurs. Vous pouvez accéder plus facilement aux fichiers numériques sur la route ou en travaillant à domicile.

Inconvénients de la dématérialisation :

Engagement de temps initial : La numérisation de documents et la recherche de nouveaux logiciels peuvent prendre du temps. Il peut être difficile d'ajouter quelque chose de non urgent à votre liste si vous avez déjà du mal à respecter les délais. Cela peut également nécessiter quelques ajustements si vous avez l'habitude de tout trouver à un endroit précis de vos tiroirs ou de votre système de classement.
Difficulté à changer de comportement : certains employés peuvent avoir un faible pour leur processus actuel. S'ils ne veulent pas s'adapter à un bureau sans papier, cela pourrait avoir un impact négatif sur la productivité et le moral. Changer progressivement peut aider les gens à s'adapter. Et une formation adéquate peut les aider à maximiser l'utilisation des nouveaux systèmes que vous mettez en place.
Difficulté à s'adapter aux besoins des clients : Certains clients peuvent également vouloir s'en tenir à un processus qui implique du papier. Par exemple, si vous travaillez avec des personnes qui préfèrent envoyer des contrats par télécopie, elles peuvent ne pas être satisfaites si vous supprimez cette option. Réfléchissez à la façon dont vous interagissez normalement avec les clients avant d'apporter des modifications majeures. Ou renseignez-vous auprès d'eux sur les changements de processus avant de jeter votre télécopieur.

Image : Depositphotos