Bagaimana Menjadi Tanpa Kertas di Bisnis Kecil Anda

Diterbitkan: 2021-04-14

Jika Anda membeli sesuatu melalui tautan kami, kami dapat memperoleh uang dari mitra afiliasi kami. Belajarlah lagi.

Dokumentasi kertas telah menjadi bagian utama dalam menjalankan bisnis selama beberapa dekade. Tapi waktu berubah. Dan semakin banyak bisnis yang mempertimbangkan untuk tidak menggunakan kertas untuk menghemat uang, tetap teratur, dan membantu lingkungan. Jika Anda ingin menukar dokumen kertas Anda dengan alternatif, inilah panduannya.

Apa Artinya Tanpa Kertas?

Menjadi paperless pada dasarnya berarti menghilangkan penggunaan dokumen kertas. Ini biasanya melibatkan perdagangan kertas dan kuitansi tersebut untuk file dan kuitansi digital. Misalnya, Anda dapat menukar semua surat pajak tersebut dengan perangkat lunak akuntansi berbasis cloud. Dan Anda dapat menghubungi perusahaan utilitas Anda untuk mengatur penagihan online alih-alih menerima laporan kertas.

Tips untuk Menjadi Tanpa Kertas dengan Karyawan dan Anggota Tim

Menjadi tanpa kertas dengan dokumen bisnis kecil Anda akan berarti beberapa perubahan proses besar bagi karyawan dan anggota tim Anda. Jangan kewalahan! Berikut adalah beberapa tips tentang cara memulai.

1. Digitalisasi Dokumentasi Kertas

Kemungkinan ada beberapa dokumen kertas di lemari arsip Anda saat ini yang perlu Anda simpan. Namun, sangat sedikit, jika ada, yang harus berupa hard copy.

Telusuri sistem pengarsipan Anda dan pindai setiap dokumen yang perlu Anda simpan sehingga Anda dapat mengakses file-file ini secara digital. Kemudian Anda dapat mengatur folder di perangkat atau jaringan komputer Anda dan memberi nama setiap file agar mudah dicari.

2. Gunakan Cloud untuk Penyimpanan Dokumen

Penyimpanan dokumen berbasis cloud menjadi semakin penting, terutama dengan maraknya pekerjaan jarak jauh. Menyimpan file di cloud tidak hanya memungkinkan Anda menghindari pencetakan hard copy. Tapi itu juga memungkinkan tim Anda untuk mengakses file dari mana saja. Jadi Anda dapat mengerjakan proposal saat bepergian dan tim Anda dapat berkolaborasi dalam salinan materi iklan untuk kampanye pemasaran Anda berikutnya sementara semua orang bekerja dari rumah.

Untuk mencapai ini, Anda harus terlebih dahulu menemukan layanan penyimpanan dokumen berbasis cloud. Kemudian Anda dapat menggunakannya untuk mencadangkan file digital yang tersimpan di perangkat Anda. Dan Anda dapat menyimpan dokumen tambahan ke cloud untuk memfasilitasi kolaborasi yang mudah.

3. Mendaftar untuk Tanda Tangan elektronik

Beberapa perusahaan menghindari paperless karena kebutuhan untuk menandatangani dokumen tertentu. Namun, sekarang ada layanan yang memungkinkan Anda menandatangani sesuatu secara digital. Layanan ini tidak hanya membantu Anda mengurangi konsumsi kertas. Mereka juga dapat membantu Anda melacak item yang telah Anda tanda tangani sehingga Anda dapat lebih mudah mengatur dan melacak kontrak dan dokumen lain yang telah Anda cap.

Ada banyak program online yang dapat Anda gunakan untuk menandatangani dokumen secara digital. Atau Anda cukup menggunakan dokumen PDF. Anda mungkin dapat menambahkan tanda tangan Anda pada dokumen-dokumen ini atau hanya mengatur proses untuk menambahkan penanda digital Anda sendiri.

4. Hilangkan Junk Mail

Tidak ada yang mau menerima email sampah. Tapi sepertinya selalu terkirim. Daripada terus-menerus membuang atau mendaur ulang kertas-kertas ini, temukan cara untuk memilih keluar.

Untuk beberapa pengirim surat, Anda mungkin dapat menghubungi pengirim secara langsung dan meminta untuk dihapus dari daftar mereka. Bagi orang lain, FTC memiliki saluran telepon yang memungkinkan Anda untuk menghentikan surat yang tidak diminta, panggilan telepon, dan email secara permanen atau selama lima tahun.

5. Singkirkan Tagihan Kertas

Tagihan adalah cerita yang berbeda, karena Anda benar-benar perlu menerima informasinya. Tetapi hampir setiap penyedia layanan sekarang menawarkan opsi untuk membayar secara online atau melalui telepon. Dan melakukannya dapat membantu Anda memotong tagihan kertas, amplop, dan cek — belum lagi semua waktu yang akan Anda hemat dengan menyiapkan pembayaran digital atau otomatis.

Hubungi pemilik, perusahaan utilitas, penyedia kartu kredit, dan vendor Anda yang mengirimi Anda tagihan kertas dan menanyakan tentang pembayaran online. Anda mungkin perlu secara khusus meminta mereka berhenti mengirim tagihan kertas, bahkan jika Anda biasanya membayar secara online.

6. Hindari Mencatat di Kertas

Mencatat adalah sumber potensial lain dari limbah kertas. Banyak pemilik bisnis dan karyawan membuat catatan selama rapat atau panggilan klien. Tetapi ada opsi digital untuk ini juga.

Gunakan aplikasi catatan di ponsel atau komputer Anda. Atau daftar ke layanan catatan berbasis cloud sehingga Anda dapat mengakses pemikiran Anda dari mana saja. Beberapa bahkan menyediakan opsi untuk mencoret-coret atau mengatur pemikiran dengan fitur keren seperti stiker dan label. Kemudian tinggalkan notepad dari ruang rapat Anda.

7. Katakan Tidak pada Pencetakan Kertas

Dalam beberapa kasus, tanpa kertas dapat membantu Anda menyingkirkan printer sama sekali. Di tempat lain, Anda setidaknya dapat secara signifikan mengurangi jumlah dokumen yang Anda cetak.

Untuk mencapai ini dengan tim, buat kebijakan tentang apa yang bisa dicetak dan apa yang tidak. Misalnya, Anda mungkin mengizinkan pencetakan kontrak jika klien secara khusus meminta salinan cetak, tetapi bukan dokumen yang ingin Anda simpan untuk catatan Anda sendiri. Tentu saja, jika Anda dapat menghentikan pencetakan sama sekali, maka mengeluarkan printer dan mesin faks dari kantor Anda dapat dengan mudah menghentikan aktivitas ini.

8. Lebih Efisien dengan Perlengkapan Kantor

Kontrak dan tagihan bukan satu-satunya sumber limbah kertas di kantor. Contoh bisnis produk kertas lainnya juga tetap ada antara lain buku catatan, catatan tempel, dan bahkan kertas toilet.

Dalam beberapa kasus, Anda mungkin menghindari membeli barang-barang ini untuk karyawan Anda. Misalnya, singkirkan catatan tempel dan dorong anggota tim untuk membuat catatan di ponsel mereka. Jika Anda ingin menyimpannya, tetapkan jumlah kecil untuk setiap orang setiap kuartal alih-alih memberi mereka akses ke seluruh lemari persediaan yang penuh dengan kertas.

Tentu saja, ini tidak mungkin dengan hal-hal seperti kertas toilet. Tapi Anda tetap bisa membantu lingkungan dengan membeli kertas toilet daur ulang. Untuk handuk kertas dan serbet di dapur Anda, belilah produk daur ulang atau simpan kain yang bisa dicuci.

9. Hilangkan Catatan dan File Pajak yang Kedaluwarsa pada Klien

Dalam kebanyakan kasus, Anda harus menyimpan catatan pajak dari tiga tahun terakhir. Tetapi item yang lebih tua biasanya dapat dihilangkan dengan aman. Selain itu, catatan digital seringkali cukup jika Anda ingin menghemat ruang di lemari arsip Anda.

Anda mungkin juga memiliki banyak file dari klien, seperti kontrak dan catatan komunikasi. Ini bermanfaat untuk menyimpan dokumen hukum dan kontrak di tangan untuk kehidupan perjanjian. Tetapi Anda biasanya dapat menyimpan versi digital sebagai gantinya. Anda bahkan dapat menghapus kontrak dan komunikasi yang tidak lagi aktif dari cloud untuk menghemat ruang.

Setiap Jenis Alat untuk Kantor Tanpa Kertas

Menjadi tanpa kertas dalam bisnis kecil Anda membutuhkan alat dan teknologi tertentu. Berikut adalah ikhtisar tentang apa yang Anda perlukan untuk kantor tanpa kertas.

1. Aplikasi untuk Memindai Dokumen

Memindai dokumen adalah cara paling efisien untuk membuang kertas yang sudah Anda miliki. Anda dapat menggunakan pemindai sederhana untuk hanya menyimpan gambar dari file-file ini. Tetapi alat seperti PaperScan, Adobe Scan, dan Zoho Doc Scanner menawarkan opsi pemindaian yang lebih canggih. Misalnya, Anda dapat memindai item dengan perangkat seluler atau mengumpulkan data dari setiap dokumen.

2. Formulir PDF untuk Memotong Penggunaan Kertas

PDF adalah file digital yang memungkinkan Anda untuk mengisi kolom dan menyimpan berbagai dokumen secara digital. Anda dapat menggunakannya sebagai kontrak dan bahkan mengizinkan klien dan anggota tim untuk menambahkan tanda tangan digital mereka sendiri. Anda juga dapat membuat survei pelanggan dan membiarkan bidang terbuka sehingga mereka dapat dengan mudah mengisinya dengan wawasan.

3. Alat Online untuk Layanan Pelanggan

Saat ini, ada banyak cara untuk melayani pelanggan tanpa arsip kertas. Email dan situs media sosial memungkinkan Anda memfasilitasi dan memantau komunikasi. Perangkat lunak CRM seperti yang dari Salesforce, HubSpot, dan Zoho menyediakan cara mudah untuk mengatur semua interaksi. Dan alat help desk memudahkan pelanggan untuk menghubungi Anda melalui live chat jika mereka membutuhkan bantuan. Semua alat ini memungkinkan Anda untuk memotong komunikasi kertas dan catatan layanan pelanggan.

4. Perangkat Lunak Email dan Kolaborasi untuk Anggota Tim

Komunikasi dalam tim Anda juga dapat dilakukan sepenuhnya secara digital. Selalu ada email, yang dapat Anda gunakan untuk mengirim pesan cepat dan mengatur rapat bila diperlukan. Tetapi ada juga banyak alat lain yang dapat membantu Anda tetap lebih teratur tanpa perlu dokumentasi kertas. Pertimbangkan obrolan, manajemen proyek, dan alat kolaborasi seperti Slack, Basecamp, dan Skype. Ini semua dapat menggantikan memo kertas atau catatan tempel yang mungkin Anda tinggalkan di meja rekan kerja untuk berbagi pengingat atau wawasan.

5. Layanan Penyimpanan Cloud untuk Membersihkan Lemari Arsip

Sekarang apa yang harus Anda lakukan dengan semua file dan dokumen digital yang pernah berada di lemari arsip kantor Anda? Beberapa perusahaan memang menyimpan beberapa item di hard drive atau server lokal mereka. Tetapi cloud menawarkan lebih banyak keserbagunaan dan aksesibilitas. Penyedia penyimpanan cloud seperti Google Cloud, Dropbox, dan BackBlaze memungkinkan Anda mengakses file dari mana saja. Ada opsi yang secara otomatis membuat cadangan file dari komputer Anda dan memungkinkan Anda untuk mengurutkan dokumen ke dalam kategori dan mengatur akses dan izin.

6. Sistem Manajemen Dokumen untuk Alur Kerja Digital

Perangkat lunak manajemen dokumen dirancang untuk membantu perusahaan mengelola alur kerja digital tanpa kertas. Alat ini memungkinkan Anda untuk mendigitalkan item seperti kontrak, tanda terima, dan bahkan presentasi. Banyak juga yang memungkinkan Anda melacak perubahan pada dokumen untuk membantu Anda tetap teratur.

Perangkat Lunak Manajemen Dokumen untuk Membawa Perusahaan Anda Tanpa Kertas

Ingin belajar dari mana memulai memilih sistem manajemen dokumen untuk bisnis Anda? Berikut adalah daftar beberapa platform paling populer dan layanan yang mereka berikan.

1. Zoho Office Suite

Zoho Office Suite menyediakan alat produktivitas untuk membuat dan mengedit file secara online. Ini termasuk Zoho Writer untuk pengeditan kata, Zoho Sheets untuk spreadsheet, dan Zoho Show untuk presentasi. Semua alat ini bekerja bersama, memungkinkan karyawan Anda untuk menjaga segala sesuatunya tetap sederhana.

Selain menawarkan file digital dalam berbagai format, Zoho Office Suite menyediakan penyimpanan file. Dan Anda bahkan dapat mengaturnya ke dalam folder berdasarkan departemen atau proyek klien. Suite ini juga menyediakan berbagi file yang aman ketika Anda perlu mengirim dokumen ke anggota tim atau klien. Dan itu terintegrasi dengan sejumlah besar produk Zoho lainnya, seperti untuk CRM, tanda tangan online, dan manajemen media sosial.

2. Microsoft Sharepoint

Microsoft Sharepoint adalah platform kolaborasi berbasis web. Ini mencakup opsi untuk menyimpan file, mengaturnya ke dalam folder, dan membagikannya dengan aman kepada karyawan tertentu. Alat ini sepenuhnya dapat disesuaikan. Jadi, perusahaan Anda dapat dengan mudah memilih fungsi spesifik yang paling relevan dengan operasi Anda. Dan terintegrasi dengan Microsoft Office, yang ideal untuk kantor yang sudah menggunakan alat seperti Word dan Excel, atau yang kliennya menggunakan program populer ini.

Dalam hal penggunaan tanpa kertas, Microsoft Sharepoint menyediakan penyimpanan data online dan organisasi yang Anda perlukan untuk mengakses file dari mana saja. Anda dapat menggunakannya di komputer kantor, laptop, atau bahkan perangkat seluler Anda. Sehingga memudahkan kolaborasi dan menghilangkan kebutuhan akan dokumen kertas dan bahan presentasi.

3. Ruang Kerja Google

Google Workspace menawarkan kumpulan alat kolaborasi dan produktivitas berbasis cloud. Sebelumnya G Suite, Google Workspace mencakup Gmail, Google Kalender, Dokumen, Drive, Meet, Chat, Spreadsheet, Slide, Formulir, dan banyak lagi. Pada dasarnya, pengguna dapat membuat dokumen dalam berbagai bentuk dari mana saja. Gunakan Dokumen untuk membuat kontrak tertulis, Spreadsheet untuk spreadsheet keuangan, dan Slide untuk presentasi. Kemudian Anda dapat menyimpan semua item tersebut di Google Drive dan mengaksesnya dari mana saja.

Pada dasarnya, Google Workspace dapat membantu Anda menghemat kertas dengan berfungsi sebagai basis rumah digital untuk perusahaan Anda. Atur semua item yang Anda butuhkan ke dalam folder dan tambahkan label untuk menemukan semuanya dengan cepat. Anda juga dapat memberikan izin kepada berbagai anggota tim untuk mengakses dan mengedit konten setiap item. Berkolaborasi dengan klien juga mudah, karena akun Google sangat banyak digunakan.

4. Penyimpanan Cloud Dokumen Adobe

Adobe Document Cloud Storage menawarkan manajemen dokumen berbasis cloud dan platform PDF. Gunakan untuk menyimpan dokumen yang kemudian dapat diakses di beberapa perangkat. Anda juga dapat mengatur alur kerja dan tugas untuk memfasilitasi kolaborasi dokumen antara anggota tim dan mitra atau klien di luar perusahaan Anda.

Alat ini dapat membantu Anda tanpa kertas dengan memberi Anda cara mudah untuk membuat, mencadangkan, dan menyimpan file. Selain menyimpan dokumen, Adobe Document Cloud Storage menyertakan fungsionalitas tanda tangan digital. Ini sangat cocok untuk perusahaan yang berurusan dengan kontrak atau jenis perjanjian lain yang perlu ditinjau dan ditandatangani. Adobe juga dikenal untuk mengoptimalkan produktivitas dengan PDF. Ini adalah format umum yang harus dapat dilihat dan diedit oleh mitra dan klien Anda dengan mudah. Dan Anda bahkan dapat membuat PDF dengan formulir yang dapat diisi untuk berbagi informasi antara anggota tim dan klien.

Apa manfaat dari tidak menggunakan kertas?

Bisnis memilih untuk tidak menggunakan kertas karena berbagai alasan, mulai dari masalah lingkungan hingga penghematan biaya. Berikut adalah beberapa manfaat yang paling umum.

Organisasi yang lebih mudah: Memilah-milah laci atau lemari arsip Anda setiap kali Anda membutuhkan dokumen bisa jadi membosankan. Dan kertas menyebabkan banyak kekacauan. Versi digital dapat dengan mudah diberi label dan diurutkan ke dalam folder yang tepat untuk mengurangi kekacauan dan membuat segalanya lebih mudah ditemukan.
Komunikasi lebih cepat: Email dan perangkat lunak kolaborasi umumnya lebih cepat daripada surat siput dan memo kertas. Dengan tidak menggunakan kertas, Anda bisa langsung mendapatkan jawaban atas pertanyaan penting dan berbagi pesan cepat dengan mudah.
Penghematan biaya: Pencetakan disertai dengan biaya – kertas, tinta, dan mesin itu sendiri. Memilih opsi digital membantu Anda memotong item baris ini. Dan Anda bahkan dapat menerima istirahat pada tagihan tertentu dengan menyimpan uang vendor Anda melalui surat.
Akses mudah: Penyimpanan cloud memudahkan untuk mengakses file dari mana saja. Melupakan makalah penting untuk pertemuan klien bisa menjadi bencana. Namun dengan penyimpanan digital, Anda dapat dengan mudah mengakses apa yang Anda butuhkan dari smartphone atau laptop.
Perlindungan file: Jika Anda hanya memiliki file kertas dari dokumen tertentu, item tersebut dapat musnah dalam kebakaran, banjir, atau pencurian. Mencadangkan item ini atau hanya menyimpan salinan digital berarti lebih sedikit kemungkinan kerusakan fisik pada informasi penting Anda.
Manfaat lingkungan: Tanpa kertas berarti lebih sedikit pohon yang ditebang untuk menyediakan perlengkapan kantor Anda. Pohon menyerap gas CO2 yang berbahaya, dan membatasi pemrosesan pohon menjadi kertas juga mengurangi penggunaan energi. Menjadi tanpa kertas bisa menjadi salah satu cara untuk menerapkan ide Hari Bumi untuk bekerja kepada karyawan Anda.

Apakah bisnis Anda aman tanpa kertas?

Meskipun ada banyak manfaat tanpa kertas, ada juga beberapa kekhawatiran. Biasanya aman untuk memotong kertas dari operasi Anda sehari-hari. Bahkan, itu mungkin membuat beberapa data Anda lebih aman. Tetapi ada kekhawatiran dengan hal-hal seperti keamanan dan aksesibilitas. Pertimbangkan faktor-faktor ini sebelum menghilangkan semua kertas dari kantor Anda.

Keamanan siber: Peretas dapat membobol sistem penyimpanan cloud dan/atau hard drive lokal. Meskipun ada firewall dan perlindungan di tempat dengan banyak solusi digital, beberapa pengusaha merasa lebih aman dengan hard copy.

Kegagalan hard drive: Jika Anda hanya menyimpan dokumen pada satu hard drive, kerusakan pada hard drive dapat berarti kehilangan data penting. Mencadangkan item ini di cloud dapat mengatasi masalah ini, tetapi beberapa bisnis gagal mengambil langkah ini.

Kesulitan dengan transisi: Agar berhasil menghilangkan kertas dari kantor Anda, Anda memerlukan karyawan untuk ikut serta. Jika tim Anda telah bekerja dengan kontrak kertas dan catatan tempel selama beberapa dekade, mungkin perlu beberapa saat bagi mereka untuk terbiasa dengan sistem baru.

Kesalahan dengan file penting: Butuh waktu untuk menemukan dokumen fisik di sistem pengarsipan Anda dan menghancurkannya. Tetapi menghapus file digital dapat terjadi dalam sekejap. Seringkali ada cara untuk memulihkan file yang baru saja dihapus. Tapi itu masih bisa menjadi pengalaman stres bagi pemilik bisnis dan karyawan.

Apakah ada alasan mengapa Anda tidak boleh menggunakan kertas?

Pergi tanpa kertas tidak tepat untuk setiap kantor. Tetapi sebagian besar dapat mengurangi penggunaan kertas secara signifikan. Untuk menentukan tingkat konsumsi kertas yang tepat untuk perusahaan Anda, berikut adalah beberapa kelebihan dan kekurangan:

Kelebihan tanpa kertas:

Keserbagunaan: Ada banyak cara bagi perusahaan untuk tidak menggunakan kertas. Anda dapat menyimpan file di cloud, di komputer, atau bahkan perangkat seluler. Jadi Anda dapat dengan mudah menyesuaikan proses untuk kebutuhan bisnis Anda.
Lebih sedikit kekacauan: Lebih banyak kertas berarti lebih banyak barang fisik di sekitar kantor Anda. Jika Anda berjuang untuk tetap teratur, mungkin ada baiknya setidaknya mengurangi produk kertas.
Lebih mudah bagi pekerja jarak jauh: Kantor tanpa kertas mungkin ideal untuk perusahaan dengan pekerja jarak jauh. Anda dapat lebih mudah mengakses file digital di jalan atau saat bekerja dari rumah.

Kontra menjadi tanpa kertas:

Komitmen waktu awal: Memindai dokumen dan menemukan program perangkat lunak baru dapat memakan waktu. Mungkin sulit untuk menambahkan sesuatu yang tidak mendesak ke daftar Anda jika Anda sudah berjuang untuk memenuhi tenggat waktu. Mungkin juga perlu beberapa penyesuaian jika Anda terbiasa menemukan segala sesuatu di tempat tertentu di laci atau sistem pengarsipan Anda.
Kesulitan mengubah perilaku: Beberapa karyawan mungkin sebagian dari proses mereka saat ini. Jika mereka tidak mau beradaptasi dengan kantor tanpa kertas, itu bisa berdampak negatif pada produktivitas dan moral. Berubah secara bertahap dapat membantu orang beradaptasi. Dan pelatihan yang tepat dapat membantu mereka memaksimalkan penggunaan sistem baru yang Anda terapkan.
Kesulitan beradaptasi dengan kebutuhan klien: Beberapa klien mungkin juga ingin tetap dengan proses yang melibatkan kertas. Misalnya, jika Anda bekerja dengan orang yang lebih menyukai kontrak faks, mereka mungkin tidak senang jika Anda menghapus ini sebagai opsi. Pertimbangkan bagaimana Anda biasanya berinteraksi dengan klien sebelum membuat perubahan besar. Atau tanyakan kepada mereka tentang mengubah proses sebelum membuang mesin faks Anda.

Gambar: Depositphotos