Como ficar sem papel em sua pequena empresa

Publicados: 2021-04-14

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A documentação em papel tem sido uma parte importante da administração de um negócio há décadas. Mas os tempos estão mudando. E mais e mais empresas estão pensando em ficar sem papel para economizar dinheiro, manter-se organizadas e ajudar o meio ambiente. Se você deseja trocar seus documentos em papel por alternativas, aqui está um guia.

O que significa ficar sem papel?

Ficar sem papel basicamente significa eliminar o uso de documentos em papel. Isso geralmente envolve a troca desses papéis e recibos por arquivos e recibos digitais. Por exemplo, você pode trocar todos esses documentos fiscais por um software de contabilidade baseado em nuvem. E você pode entrar em contato com suas empresas de serviços públicos para configurar o faturamento on-line em vez de receber extratos em papel.

Dicas para eliminar o papel com funcionários e membros da equipe

Ficar sem papel com seus documentos de pequenas empresas significará grandes mudanças de processo para seus funcionários e membros da equipe. Não fique sobrecarregado! Aqui estão algumas dicas de como começar.

1. Digitalize a Documentação em Papel

Provavelmente, existem alguns documentos em papel em seu arquivo atual que você precisa manter por perto. No entanto, muito poucos, se houver, precisam ser cópias impressas.

Percorra seu sistema de arquivamento e digitalize cada documento que você precisa manter para poder acessar esses arquivos digitalmente. Em seguida, você pode configurar pastas em seus dispositivos ou rede de computadores e nomear cada arquivo para que seja facilmente pesquisável.

2. Use a nuvem para armazenamento de documentos

O armazenamento de documentos baseado em nuvem está se tornando cada vez mais importante, especialmente com o aumento do trabalho remoto. Manter os arquivos na nuvem não apenas permite evitar a impressão de cópias impressas. Mas também permite que sua equipe acesse arquivos de qualquer lugar. Assim, você pode trabalhar em uma proposta enquanto viaja e sua equipe pode colaborar em uma cópia criativa para sua próxima campanha de marketing enquanto todos trabalham em casa.

Para fazer isso, primeiro você precisa encontrar um serviço de armazenamento de documentos baseado em nuvem. Em seguida, você pode usá-lo para fazer backup dos arquivos digitais armazenados em seus dispositivos. E você pode salvar documentos adicionais na nuvem para facilitar a colaboração.

3. Inscreva-se para assinaturas eletrônicas

Algumas empresas evitam ficar sem papel por causa da necessidade de assinar certos documentos. No entanto, agora existem serviços que permitem que você assine digitalmente. Esses serviços não ajudam apenas a reduzir o consumo de papel. Eles também podem ajudá-lo a rastrear os itens que você assinou para que você possa se organizar com mais facilidade e rastrear contratos e outros documentos nos quais você colocou seu carimbo.

Existem muitos programas online que você pode usar para assinar documentos digitalmente. Ou você pode simplesmente usar documentos PDF. Você pode sobrepor sua assinatura nesses documentos ou simplesmente configurar um processo para adicionar seu próprio marcador digital.

4. Elimine o lixo eletrônico

Ninguém quer receber lixo eletrônico. Mas parece sempre ser entregue de qualquer maneira. Em vez de jogar ou reciclar constantemente esses papéis, encontre maneiras de optar por não participar.

Para alguns dos remetentes, você pode entrar em contato diretamente com o remetente e solicitar a remoção da lista. Para outros, a FTC possui uma linha telefônica que permite interromper o envio de correspondências, telefonemas e e-mails não solicitados permanentemente ou por cinco anos.

5. Livre-se das notas de papel

As contas são uma história diferente, porque você realmente precisa receber as informações. Mas quase todos os provedores de serviços agora oferecem a opção de pagar online ou por telefone. E isso pode ajudá-lo a cortar as contas em papel, envelopes e cheques, sem mencionar todo o tempo que você economizará configurando pagamentos digitais ou automáticos.

Entre em contato com seu proprietário, empresas de serviços públicos, provedores de cartão de crédito e fornecedores que enviam faturas em papel e pergunte sobre o pagamento on-line. Você pode precisar solicitar especificamente que eles parem de enviar faturas em papel, mesmo que você normalmente pague online.

6. Evite anotações no papel

Anotações é outra fonte potencial de desperdício de papel. Muitos empresários e funcionários fazem anotações durante reuniões ou ligações de clientes. Mas também existem opções digitais para isso.

Use o aplicativo de notas em seu telefone ou computador. Ou inscreva-se em serviços de notas baseados em nuvem para que você possa acessar seus pensamentos de qualquer lugar. Alguns até oferecem a opção de rabiscar ou organizar pensamentos com recursos interessantes, como adesivos e etiquetas. Em seguida, deixe o bloco de notas fora de sua sala de reuniões.

7. Diga não à impressão em papel

Em alguns casos, ficar sem papel pode ajudá-lo a se livrar completamente das impressoras. Em outros, você pode pelo menos reduzir significativamente o número de documentos impressos.

Para fazer isso com uma equipe, crie uma política sobre o que pode ser impresso e o que não pode. Por exemplo, você pode permitir a impressão de contratos se um cliente solicitar especificamente uma cópia impressa, mas não documentos que deseja manter para seus próprios registros. É claro que, se você puder eliminar completamente a impressão, remover a impressora e a máquina de fax do seu escritório pode eliminar facilmente essa atividade.

8. Obtenha mais eficiência com materiais de escritório

Contratos e contas não são as únicas fontes de desperdício de papel nos escritórios. Exemplos de outros produtos de papel que as empresas também mantêm à mão incluem blocos de notas, notas adesivas e até papel higiênico.

Em alguns casos, você pode simplesmente evitar a compra desses itens para seus funcionários. Por exemplo, livre-se de notas adesivas e incentive os membros da equipe a fazer anotações em seus telefones. Se você quiser manter alguns à mão, designe uma pequena quantidade para cada pessoa a cada trimestre, em vez de dar acesso a um armário de suprimentos inteiro cheio de papel.

Claro, isso não é possível com coisas como papel higiênico. Mas você ainda pode ajudar o meio ambiente comprando papel higiênico reciclado. Para toalhas de papel e guardanapos em sua cozinha, compre produtos reciclados ou mantenha panos laváveis à mão.

9. Elimine registros e arquivos fiscais desatualizados sobre clientes

Na maioria dos casos, você deve manter registros fiscais dos últimos três anos. Mas os itens mais antigos geralmente podem ser eliminados com segurança. Além disso, os registros digitais costumam ser suficientes se você quiser economizar espaço em seus armários de arquivos.

Você provavelmente também tem muitos arquivos de clientes, como contratos e registros de comunicação. É benéfico manter documentos legais e contratos à mão durante a vigência do contrato. Mas geralmente você pode armazenar versões digitais. Você pode até excluir contratos e comunicações que não estão mais ativos da nuvem para economizar espaço.

Todo tipo de ferramenta para um escritório sem papel

Ficar sem papel em sua pequena empresa requer certas ferramentas e tecnologia. Aqui está uma visão geral do que você precisa para um escritório sem papel.

1. Aplicativos para digitalização de documentos

A digitalização de documentos é a maneira mais eficiente de se livrar dos papéis que você já possui. Você pode usar um scanner simples para salvar apenas imagens desses arquivos. Mas ferramentas como PaperScan, Adobe Scan e Zoho Doc Scanner oferecem opções de digitalização mais avançadas. Por exemplo, você pode digitalizar itens com um dispositivo móvel ou coletar dados de cada documento.

2. Formulários PDF para reduzir o uso de papel

PDFs são arquivos digitais que permitem preencher campos e salvar diversos documentos digitalmente. Você pode usá-los como contratos e até permitir que clientes e membros da equipe adicionem suas próprias assinaturas digitais. Você também pode criar pesquisas com clientes e deixar campos abertos para que eles possam preenchê-los facilmente com insights.

3. Ferramentas Online para Atendimento ao Cliente

Atualmente, existem muitas maneiras de atender os clientes sem arquivos em papel. E-mails e sites de mídia social permitem que você facilite e monitore a comunicação. Softwares de CRM como os da Salesforce, HubSpot e Zoho fornecem uma maneira fácil de organizar todas as interações. E as ferramentas de suporte técnico facilitam para os clientes entrarem em contato com você por meio de bate-papo ao vivo, se precisarem de assistência. Todas essas ferramentas permitem que você corte a comunicação em papel e os registros de atendimento ao cliente.

4. Software de e-mail e colaboração para membros da equipe

A comunicação dentro de sua equipe também pode ser totalmente digital. Há sempre e-mail, que você pode usar para enviar mensagens rápidas e organizar reuniões quando necessário. Mas também existem muitas outras ferramentas que podem ajudá-lo a se manter mais organizado sem a necessidade de documentação em papel. Considere ferramentas de bate-papo, gerenciamento de projetos e colaboração como Slack, Basecamp e Skype. Tudo isso pode substituir memorandos em papel ou notas adesivas que você pode deixar na mesa de um colega para compartilhar lembretes ou insights.

5. Serviços de armazenamento em nuvem para limpar armários

Agora, o que você deve fazer com todos os arquivos e documentos digitais que antes residiam nos armários de arquivo do seu escritório? Algumas empresas armazenam alguns itens em seus discos rígidos ou servidores locais. Mas a nuvem oferece mais versatilidade e acessibilidade. Provedores de armazenamento em nuvem como Google Cloud, Dropbox e BackBlaze permitem que você acesse arquivos de qualquer lugar. Existem opções que fazem backup automático dos arquivos do seu computador e permitem que você classifique os documentos em categorias e defina o acesso e as permissões.

6. Sistemas de gerenciamento de documentos para fluxo de trabalho digital

O software de gerenciamento de documentos foi projetado para ajudar as empresas a gerenciar o fluxo de trabalho digital sem papel. Essas ferramentas permitem digitalizar itens como contratos, recibos e até apresentações. Muitos também permitem que você acompanhe as alterações nos documentos para ajudá-lo a se manter organizado.

Software de gerenciamento de documentos para deixar sua empresa sem papel

Quer saber por onde começar a escolher um sistema de gerenciamento de documentos para o seu negócio? Aqui está uma lista de algumas das plataformas mais populares e os serviços que elas oferecem.

1. Pacote Zoho Office

O Zoho Office Suite fornece ferramentas de produtividade para criar e editar arquivos online. Isso inclui o Zoho Writer para edição de palavras, o Zoho Sheets para planilhas e o Zoho Show para apresentações. Todas essas ferramentas funcionam juntas, permitindo que seus funcionários mantenham as coisas simples.

Além de oferecer arquivos digitais em vários formatos, o Zoho Office Suite oferece armazenamento de arquivos. E você pode até organizá-los em pastas com base em departamentos ou projetos de clientes. A suíte também oferece compartilhamento seguro de arquivos para quando você precisar enviar documentos para membros da equipe ou clientes. E integra-se com a enorme variedade de outros produtos Zoho, como os de CRM, assinaturas online e gerenciamento de mídia social.

2. Microsoft Sharepoint

O Microsoft Sharepoint é uma plataforma de colaboração baseada na web. Inclui opções para armazenar arquivos, organizá-los em pastas e compartilhá-los com segurança com funcionários específicos. A ferramenta é totalmente personalizável. Assim, sua empresa pode escolher facilmente as funções específicas que são mais relevantes para suas operações. E integra-se com o Microsoft Office, ideal para escritórios que já utilizam ferramentas como Word e Excel, ou cujos clientes utilizam estes programas populares.

Quando se trata de ficar sem papel, o Microsoft Sharepoint fornece o armazenamento de dados online e a organização de que você precisa para acessar arquivos de qualquer lugar. Você pode usá-lo em seus computadores de escritório, laptops ou até mesmo dispositivos móveis. Assim, facilita a colaboração e elimina a necessidade de documentos em papel e materiais de apresentação.

3. Espaço de trabalho do Google

O Google Workspace oferece uma coleção de ferramentas de colaboração e produtividade baseadas na nuvem. Anteriormente G Suite, o Google Workspace inclui Gmail, Google Agenda, Documentos, Drive, Meet, Chat, Planilhas, Slide, Formulários e muito mais. Basicamente, os usuários podem criar documentos em várias formas de qualquer lugar. Use o Documentos para criar contratos escritos, o Planilhas para planilhas financeiras e o Slide para apresentações. Em seguida, você pode armazenar todos esses itens no Google Drive e acessá-los de qualquer lugar.

Basicamente, o Google Workspace pode ajudá-lo a eliminar o papel, servindo como base digital para sua empresa. Organize todos os itens necessários em pastas e adicione etiquetas para encontrar tudo rapidamente. Você também pode conceder permissão a vários membros da equipe para acessar e editar o conteúdo de cada item. Também é fácil colaborar com os clientes, já que as contas do Google são muito usadas.

4. Armazenamento da Adobe Document Cloud

O Adobe Document Cloud Storage oferece um gerenciamento de documentos baseado em nuvem e uma plataforma PDF. Use-o para armazenar documentos que podem ser acessados em vários dispositivos. Você também pode definir fluxos de trabalho e tarefas para facilitar a colaboração de documentos entre membros da equipe e parceiros ou clientes fora de sua empresa.

Esta ferramenta pode ajudá-lo a ficar sem papel, oferecendo uma maneira fácil de criar, fazer backup e armazenar arquivos. Além de armazenar documentos, o Adobe Document Cloud Storage inclui a funcionalidade de assinatura digital. Isso é perfeito para uma empresa que lida com contratos ou outros tipos de acordos que precisam ser revisados e assinados. A Adobe também é conhecida por otimizar a produtividade com PDFs. Este é um formato comum que todos os seus parceiros e clientes devem poder visualizar e editar facilmente. E você pode até criar PDFs com formulários preenchíveis para compartilhar informações entre membros da equipe e clientes.

Quais são os benefícios de ficar sem papel?

As empresas optam por não usar papel por vários motivos, desde preocupações ambientais até economia de custos. Aqui estão alguns dos benefícios mais comuns.

Organização mais fácil: vasculhar sua gaveta ou armário sempre que precisar de um documento pode ser tedioso. E o papel leva a muita desordem. As versões digitais podem ser facilmente rotuladas e classificadas nas pastas apropriadas para reduzir a desordem e facilitar a localização das coisas.
Comunicação mais rápida: e-mail e software de colaboração são geralmente mais rápidos do que correio tradicional e memorandos em papel. Ao ficar sem papel, você pode obter respostas para perguntas importantes imediatamente e compartilhar mensagens rápidas com facilidade.
Economia de custos: A impressão vem com despesas – papel, tinta e as próprias máquinas. Optar por opções digitais ajuda a cortar esses itens de linha. E você pode até receber uma pausa em certas contas, economizando o dinheiro de seus fornecedores no correio.
Acesso fácil: o armazenamento em nuvem facilita o acesso a arquivos de qualquer lugar. Esquecer um papel importante para uma reunião com o cliente pode ser desastroso. Mas com o armazenamento digital, você pode acessar facilmente o que precisa a partir de um smartphone ou laptop.
Proteção de arquivos: Se você tiver apenas arquivos em papel de determinados documentos, esses itens podem ser destruídos em um incêndio, inundação ou roubo. Fazer backup desses itens ou manter apenas cópias digitais significa menos chance de danos físicos às suas informações importantes.
Benefícios ambientais: A eliminação do papel significa que menos árvores são cortadas para fornecer suprimentos ao seu escritório. As árvores absorvem gases nocivos de CO2 e limitar o processamento de árvores em papel também reduz o uso de energia. Ficar sem papel pode ser uma maneira de implementar ideias de trabalho do Dia da Terra para seus funcionários.

É seguro ficar sem papel com o seu negócio?

Embora haja muitos benefícios de ficar sem papel, também existem algumas preocupações. Geralmente, é seguro cortar papel de suas operações diárias. Na verdade, isso pode tornar alguns de seus dados ainda mais seguros. Mas há preocupações com coisas como segurança e acessibilidade. Considere esses fatores antes de eliminar todo o papel do seu escritório.

Cibersegurança: É possível que hackers invadam sistemas de armazenamento em nuvem e/ou discos rígidos locais. Embora existam firewalls e proteções em muitas soluções digitais, alguns empreendedores se sentem mais seguros com cópias impressas.

Falha no disco rígido: se você armazenar documentos apenas em um único disco rígido, danificá-lo pode significar a perda de dados essenciais. Fazer backup desses itens na nuvem pode resolver esse problema, mas algumas empresas não realizam essa etapa.

Dificuldade com a transição: para eliminar com sucesso o papel de seu escritório, você precisa de funcionários para comprar. Se sua equipe trabalha com contratos em papel e notas adesivas há décadas, pode demorar um pouco para se acostumar com os novos sistemas.

Erros com arquivos importantes: leva tempo para encontrar um documento físico em seu sistema de arquivamento e destruí-lo. Mas a exclusão de um arquivo digital pode acontecer em um instante. Muitas vezes, existem maneiras de recuperar arquivos que acabaram de ser excluídos. Mas ainda pode ser uma experiência estressante para empresários e funcionários.

Existem razões pelas quais você não deve ficar sem papel?

Ficar sem papel não é adequado para todos os escritórios. Mas a maioria pode reduzir significativamente o uso de papel. Para determinar qual nível de consumo de papel é adequado para sua empresa, aqui estão alguns dos principais prós e contras:

Prós de ficar sem papel:

Versatilidade: Existem várias maneiras de uma empresa ficar sem papel. Você pode armazenar arquivos na nuvem, em seus computadores ou até mesmo em dispositivos móveis. Assim, você pode personalizar facilmente os processos para as necessidades do seu negócio.
Menos desordem: mais papel significa mais itens físicos em seu escritório. Se você luta para se manter organizado, pode valer a pena pelo menos reduzir os produtos de papel.
Mais facilidade para trabalhadores remotos: um escritório sem papel pode ser ideal para uma empresa com trabalhadores remotos. Você pode acessar arquivos digitais com mais facilidade na estrada ou enquanto trabalha em casa.

Contras de ficar sem papel:

Compromisso inicial de tempo: digitalizar documentos e encontrar novos programas de software pode levar tempo. Pode ser difícil adicionar algo não urgente à sua lista se você já luta para cumprir os prazos. Também pode ser necessário algum ajuste se você estiver acostumado a encontrar tudo em um local específico em suas gavetas ou sistema de arquivamento.
Dificuldade em mudar o comportamento: Alguns funcionários podem ser parciais em seu processo atual. Se eles não estiverem dispostos a se adaptar a um escritório sem papel, isso pode ter um impacto negativo na produtividade e no moral. Mudar gradualmente pode ajudar as pessoas a se adaptarem. E o treinamento adequado pode ajudá-los a maximizar o uso dos novos sistemas implementados.
Dificuldade de adaptação às necessidades do cliente: alguns clientes também podem querer manter um processo que envolve papel. Por exemplo, se você trabalha com pessoas que preferem contratos de fax, elas podem não gostar se você remover essa opção. Considere como você normalmente interage com os clientes antes de fazer qualquer alteração importante. Ou verifique com eles sobre a mudança de processos antes de jogar fora sua máquina de fax.

Imagem: Depositphotos