วิธีการใช้กระดาษในธุรกิจขนาดเล็กของคุณ

9. กำจัดบันทึกและไฟล์ภาษีที่ล้าสมัยของลูกค้า

ในกรณีส่วนใหญ่ คุณควรเก็บบันทึกภาษีจากสามปีที่ผ่านมา แต่ของเก่ามักจะถูกกำจัดได้อย่างปลอดภัย นอกจากนี้ เร็กคอร์ดดิจิทัลมักจะเพียงพอหากคุณต้องการประหยัดพื้นที่ในตู้เก็บเอกสารของคุณ

คุณน่าจะมีไฟล์จากลูกค้ามากมาย เช่น สัญญาและบันทึกการสื่อสาร การเก็บเอกสารทางกฎหมายและสัญญาไว้ในมือตลอดอายุสัญญาจะเป็นประโยชน์ แต่โดยปกติคุณสามารถจัดเก็บเวอร์ชันดิจิทัลแทนได้ คุณยังสามารถลบสัญญาและการสื่อสารที่ไม่ได้ใช้งานอีกต่อไปจากระบบคลาวด์เพื่อประหยัดพื้นที่

เครื่องมือทุกประเภทสำหรับสำนักงานไร้กระดาษ

การทำธุรกิจแบบไร้กระดาษในธุรกิจขนาดเล็กของคุณต้องใช้เครื่องมือและเทคโนโลยีบางอย่าง นี่คือภาพรวมของสิ่งที่คุณต้องการสำหรับสำนักงานไร้กระดาษ

1. แอพสำหรับสแกนเอกสาร

การสแกนเอกสารเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพที่สุดในการกำจัดกระดาษที่คุณมีอยู่แล้ว คุณสามารถใช้เครื่องสแกนอย่างง่ายเพื่อบันทึกรูปภาพของไฟล์เหล่านี้ แต่เครื่องมืออย่าง PaperScan, Adobe Scan และ Zoho Doc Scanner มีตัวเลือกการสแกนขั้นสูง ตัวอย่างเช่น คุณสามารถสแกนรายการด้วยอุปกรณ์เคลื่อนที่หรือรวบรวมข้อมูลจากแต่ละเอกสาร

2. แบบฟอร์ม PDF เพื่อตัดการใช้กระดาษ

PDF เป็นไฟล์ดิจิทัลที่ให้คุณกรอกข้อมูลในช่องต่างๆ และบันทึกเอกสารต่างๆ แบบดิจิทัล คุณสามารถใช้เป็นสัญญาและอนุญาตให้ลูกค้าและสมาชิกในทีมเพิ่มลายเซ็นดิจิทัลของตนเองได้ คุณยังสามารถสร้างแบบสำรวจลูกค้าและปล่อยให้ฟิลด์เปิดไว้เพื่อให้พวกเขาสามารถกรอกข้อมูลเชิงลึกได้อย่างง่ายดาย

3. เครื่องมือออนไลน์สำหรับการบริการลูกค้า

ทุกวันนี้ มีหลายวิธีที่จะให้บริการลูกค้าโดยไม่ต้องใช้ไฟล์กระดาษ อีเมลและไซต์โซเชียลมีเดียช่วยให้คุณอำนวยความสะดวกและตรวจสอบการสื่อสาร ซอฟต์แวร์ CRM เช่น Salesforce, HubSpot และ Zoho มอบวิธีง่ายๆ ในการจัดระเบียบการโต้ตอบทั้งหมด และเครื่องมือ Help Desk ช่วยให้ลูกค้าติดต่อคุณผ่านแชทสดได้ง่ายหากต้องการความช่วยเหลือ เครื่องมือทั้งหมดเหล่านี้ช่วยให้คุณสามารถตัดเอกสารการสื่อสารและบันทึกการบริการลูกค้าออกได้

4. ซอฟต์แวร์อีเมลและการทำงานร่วมกันสำหรับสมาชิกในทีม

การสื่อสารภายในทีมของคุณสามารถดำเนินการแบบดิจิทัลได้อย่างสมบูรณ์ มีอีเมลเสมอ ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อส่งข้อความด่วนและจัดการประชุมเมื่อจำเป็น แต่ยังมีเครื่องมืออื่นๆ อีกมากมายที่สามารถช่วยให้คุณจัดระเบียบได้มากขึ้นโดยไม่ต้องใช้เอกสารที่เป็นกระดาษ พิจารณาเครื่องมือแชท การจัดการโครงการ และการทำงานร่วมกัน เช่น Slack, Basecamp และ Skype สิ่งเหล่านี้สามารถแทนที่กระดาษโน้ตหรือโน้ตที่คุณอาจทิ้งไว้บนโต๊ะของเพื่อนร่วมงานเพื่อแบ่งปันการเตือนความจำหรือข้อมูลเชิงลึก

5. บริการ Cloud Storage เพื่อล้างตู้เก็บเอกสาร

คุณควรทำอย่างไรกับไฟล์และเอกสารดิจิทัลที่เคยอยู่ในตู้เก็บเอกสารในสำนักงานของคุณ บางบริษัทจัดเก็บบางรายการไว้ในฮาร์ดไดรฟ์หรือเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กร แต่ระบบคลาวด์มีความเก่งกาจและการเข้าถึงได้มากขึ้น ผู้ให้บริการพื้นที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ เช่น Google Cloud, Dropbox และ BackBlaze ให้คุณเข้าถึงไฟล์ได้จากทุกที่ มีตัวเลือกที่จะสำรองไฟล์โดยอัตโนมัติจากคอมพิวเตอร์ของคุณและอนุญาตให้คุณจัดเรียงเอกสารเป็นหมวดหมู่และตั้งค่าการเข้าถึงและการอนุญาต

6. ระบบการจัดการเอกสารสำหรับเวิร์กโฟลว์ดิจิทัล

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารได้รับการออกแบบมาเพื่อช่วยให้บริษัทต่างๆ จัดการเวิร์กโฟลว์ดิจิทัลโดยไม่ต้องใช้กระดาษ เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้คุณแปลงรายการต่างๆ ให้เป็นดิจิทัล เช่น สัญญา ใบเสร็จ และแม้แต่การนำเสนอ หลายรายการยังอนุญาตให้คุณติดตามการเปลี่ยนแปลงในเอกสารเพื่อช่วยให้คุณจัดระเบียบได้

ซอฟต์แวร์การจัดการเอกสารที่จะทำให้บริษัทของคุณไร้กระดาษ

ต้องการเรียนรู้ว่าจะเริ่มต้นอย่างไรในการเลือกระบบการจัดการเอกสารสำหรับธุรกิจของคุณ ต่อไปนี้คือรายชื่อแพลตฟอร์มและบริการที่ได้รับความนิยมสูงสุดบางส่วน

1. ชุด Zoho Office

Zoho Office Suite มีเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพสำหรับการสร้างและแก้ไขไฟล์ออนไลน์ ซึ่งรวมถึง Zoho Writer สำหรับการแก้ไขคำ Zoho Sheets สำหรับสเปรดชีต และ Zoho Show สำหรับงานนำเสนอ เครื่องมือทั้งหมดนี้ทำงานร่วมกัน ทำให้พนักงานของคุณทำสิ่งต่างๆ ได้ง่ายขึ้น

นอกจากการนำเสนอไฟล์ดิจิทัลในรูปแบบต่างๆ แล้ว Zoho Office Suite ยังมีพื้นที่จัดเก็บไฟล์อีกด้วย และคุณยังสามารถจัดระเบียบให้เป็นโฟลเดอร์ตามแผนกหรือโครงการของลูกค้าได้อีกด้วย ชุดนี้ยังให้การแชร์ไฟล์ที่ปลอดภัยเมื่อคุณต้องการส่งเอกสารไปยังสมาชิกในทีมหรือลูกค้า และรวมเข้ากับผลิตภัณฑ์ Zoho อื่นๆ มากมาย เช่น ผลิตภัณฑ์สำหรับ CRM ลายเซ็นออนไลน์ และการจัดการโซเชียลมีเดีย

2. Microsoft Sharepoint

Microsoft Sharepoint เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันบนเว็บ ซึ่งรวมถึงตัวเลือกสำหรับจัดเก็บไฟล์ จัดระเบียบไฟล์ลงในโฟลเดอร์ และแบ่งปันไฟล์กับพนักงานบางคนได้อย่างปลอดภัย เครื่องมือนี้ปรับแต่งได้อย่างสมบูรณ์ ดังนั้นบริษัทของคุณสามารถเลือกฟังก์ชันเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินงานของคุณมากที่สุดได้อย่างง่ายดาย และทำงานร่วมกับ Microsoft Office ซึ่งเหมาะสำหรับสำนักงานที่ใช้เครื่องมืออย่าง Word และ Excel อยู่แล้ว หรือลูกค้าที่ใช้โปรแกรมยอดนิยมเหล่านี้

เมื่อพูดถึงการไร้กระดาษ Microsoft Sharepoint ให้พื้นที่จัดเก็บข้อมูลออนไลน์และองค์กรที่คุณต้องการเข้าถึงไฟล์ได้จากทุกที่ คุณสามารถใช้บนคอมพิวเตอร์ในสำนักงาน แล็ปท็อป หรือแม้แต่อุปกรณ์เคลื่อนที่ จึงทำให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้นและไม่จำเป็นต้องใช้เอกสารที่เป็นกระดาษและเอกสารประกอบการนำเสนอ

3. Google Workspace

Google Workspace มีชุดเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและการทำงานร่วมกันบนระบบคลาวด์ Google Workspace เดิมคือ G Suite ประกอบด้วย Gmail, Google ปฏิทิน, เอกสาร, ไดรฟ์, Meet, แชท, ชีต, สไลด์, ฟอร์ม และอื่นๆ โดยพื้นฐานแล้ว ผู้ใช้สามารถสร้างเอกสารในรูปแบบต่างๆ ได้จากทุกที่ ใช้เอกสารเพื่อสร้างสัญญาที่เป็นลายลักษณ์อักษร แผ่นงานสำหรับสเปรดชีตทางการเงิน และสไลด์สำหรับการนำเสนอ จากนั้นคุณสามารถจัดเก็บรายการทั้งหมดเหล่านั้นใน Google ไดรฟ์และเข้าถึงได้จากทุกที่

โดยพื้นฐานแล้ว Google Workspace สามารถช่วยให้คุณไม่ต้องสิ้นเปลืองกระดาษโดยทำหน้าที่เป็นฐานหลักดิจิทัลสำหรับบริษัทของคุณ จัดระเบียบรายการทั้งหมดที่คุณต้องการลงในโฟลเดอร์และเพิ่มป้ายกำกับเพื่อค้นหาทุกสิ่งอย่างรวดเร็ว คุณยังสามารถให้สิทธิ์สมาชิกในทีมต่างๆ ในการเข้าถึงและแก้ไขเนื้อหาของแต่ละรายการได้ นอกจากนี้ยังง่ายต่อการทำงานร่วมกับลูกค้า เนื่องจากบัญชี Google มีการใช้งานกันอย่างแพร่หลาย

4. Adobe Document Cloud Storage

Adobe Document Cloud Storage นำเสนอการจัดการเอกสารบนคลาวด์และแพลตฟอร์ม PDF ใช้เพื่อจัดเก็บเอกสารที่สามารถเข้าถึงได้บนอุปกรณ์หลายเครื่อง คุณยังสามารถตั้งค่าเวิร์กโฟลว์และงานเพื่ออำนวยความสะดวกในเอกสารการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีมและคู่ค้าหรือลูกค้าภายนอกบริษัทของคุณ

เครื่องมือนี้สามารถช่วยให้คุณไม่ต้องเปลืองกระดาษโดยให้วิธีง่ายๆ ในการสร้าง สำรอง และจัดเก็บไฟล์ นอกจากการจัดเก็บเอกสารแล้ว Adobe Document Cloud Storage ยังมีฟังก์ชันลายเซ็นดิจิทัลอีกด้วย เหมาะสำหรับบริษัทที่เกี่ยวข้องกับสัญญาหรือข้อตกลงประเภทอื่นๆ ที่ต้องตรวจสอบและลงนาม Adobe ขึ้นชื่อเรื่องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วย PDF นี่เป็นรูปแบบทั่วไปที่คู่ค้าและลูกค้าของคุณควรสามารถดูและแก้ไขได้อย่างง่ายดาย และคุณยังสามารถสร้าง PDF ด้วยแบบฟอร์มที่กรอกได้เพื่อแบ่งปันข้อมูลระหว่างสมาชิกในทีมและลูกค้า

การไร้กระดาษมีประโยชน์อย่างไร?

ธุรกิจเลือกที่จะไม่ใช้กระดาษด้วยเหตุผลหลายประการ ตั้งแต่ปัญหาสิ่งแวดล้อมไปจนถึงการประหยัดต้นทุน นี่คือประโยชน์บางส่วนที่พบบ่อยที่สุด

• การ จัดระเบียบที่ง่ายขึ้น: การลอดลิ้นชักหรือตู้เก็บเอกสารทุกครั้งที่คุณต้องการเอกสารอาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่าย และกระดาษทำให้เกิดความยุ่งเหยิงมากมาย เวอร์ชันดิจิทัลสามารถติดป้ายกำกับและจัดเรียงลงในโฟลเดอร์ที่เหมาะสมเพื่อลดความยุ่งเหยิงและทำให้ค้นหาสิ่งต่างๆ ได้ง่ายขึ้น
• การสื่อสารที่เร็วขึ้น: ซอฟต์แวร์อีเมลและการทำงานร่วมกันโดยทั่วไปจะเร็วกว่าจดหมายหอยทากและบันทึกช่วยจำแบบกระดาษ เมื่อใช้แบบไร้กระดาษ คุณจะได้รับคำตอบสำหรับคำถามสำคัญทันทีและแชร์ข้อความด่วนได้อย่างง่ายดาย
• ประหยัดต้นทุน: การพิมพ์มาพร้อมกับค่าใช้จ่าย ทั้งกระดาษ หมึก และเครื่อง การเลือกใช้ตัวเลือกดิจิทัลช่วยให้คุณตัดรายการโฆษณาเหล่านี้ได้ และคุณอาจได้รับเงินบางส่วนจากการประหยัดเงินผู้ขายของคุณทางไปรษณีย์
• เข้าถึงได้ง่าย: ที่เก็บข้อมูลบนคลาวด์ทำให้เข้าถึงไฟล์ได้ง่ายขึ้นจากทุกที่ การลืมเอกสารสำคัญสำหรับการประชุมกับลูกค้าอาจเป็นหายนะได้ แต่ด้วยที่เก็บข้อมูลดิจิทัล คุณจะสามารถเข้าถึงสิ่งที่คุณต้องการได้อย่างง่ายดายจากสมาร์ทโฟนหรือแล็ปท็อป
• การป้องกันไฟล์: หากคุณมีไฟล์กระดาษของเอกสารบางอย่างเท่านั้น สิ่งของเหล่านั้นอาจถูกทำลายด้วยอัคคีภัย น้ำท่วม หรือการโจรกรรม การสำรองข้อมูลรายการเหล่านี้หรือเก็บเฉพาะสำเนาดิจิทัลหมายถึงโอกาสที่ข้อมูลสำคัญของคุณจะเสียหายทางกายภาพน้อยลง
• ประโยชน์ต่อสิ่งแวดล้อม: การไม่ใช้กระดาษหมายถึงการตัดต้นไม้น้อยลงเพื่อจัดหาเสบียงให้สำนักงานของคุณ ต้นไม้ดูดซับก๊าซ CO2 ที่เป็นอันตราย และการจำกัดการแปรรูปต้นไม้ให้เป็นกระดาษก็ช่วยลดการใช้พลังงานด้วยเช่นกัน การไม่ใช้กระดาษเป็นวิธีหนึ่งในการนำแนวคิดวันคุ้มครองโลกสำหรับการทำงานไปใช้กับพนักงานของคุณ

ปลอดภัยหรือไม่ที่จะทำธุรกิจแบบไร้กระดาษ?

แม้ว่าการไม่ใช้กระดาษจะมีประโยชน์มากมาย แต่ก็มีข้อกังวลอยู่บ้าง โดยทั่วไปจะปลอดภัยที่จะตัดกระดาษออกจากการปฏิบัติงานประจำวันของคุณ อันที่จริง อาจทำให้ข้อมูลบางส่วนของคุณปลอดภัยยิ่งขึ้น แต่มีข้อกังวลในเรื่องต่างๆ เช่น ความปลอดภัยและการเข้าถึงได้ พิจารณาปัจจัยเหล่านี้ก่อนที่จะกำจัดกระดาษทั้งหมดออกจากสำนักงานของคุณ

ความปลอดภัยทางไซเบอร์: เป็นไปได้ที่แฮกเกอร์จะเจาะเข้าไปในระบบจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์และ/หรือฮาร์ดไดรฟ์ภายในองค์กร แม้ว่าจะมีไฟร์วอลล์และการป้องกันพร้อมโซลูชันดิจิทัลมากมาย ผู้ประกอบการบางรายรู้สึกปลอดภัยกว่าเมื่อใช้เอกสาร

ความล้มเหลวของฮาร์ดไดรฟ์: หากคุณเก็บเอกสารไว้ในฮาร์ดไดรฟ์เพียงตัวเดียว ความเสียหายที่เกิดขึ้นกับฮาร์ดไดรฟ์อาจหมายถึงการสูญเสียข้อมูลสำคัญ การสำรองข้อมูลรายการเหล่านี้ในระบบคลาวด์อาจช่วยแก้ปัญหานี้ได้ แต่บางธุรกิจไม่สามารถทำได้ในขั้นตอนนี้

ความยากในการเปลี่ยนผ่าน: หากต้องการกำจัดกระดาษออกจากสำนักงานให้สำเร็จ คุณต้องมีพนักงานเข้ามาซื้อ หากทีมของคุณทำงานเกี่ยวกับสัญญากระดาษและบันทึกย่อช่วยเตือนมาเป็นเวลาหลายทศวรรษ อาจต้องใช้เวลาสักระยะในการทำความคุ้นเคยกับระบบใหม่

ข้อผิดพลาดกับไฟล์สำคัญ: ต้องใช้เวลาในการค้นหาเอกสารจริงในระบบการจัดเก็บของคุณและทำลายมัน แต่การลบไฟล์ดิจิทัลสามารถเกิดขึ้นได้ในทันที มักมีวิธีการกู้คืนไฟล์ที่เพิ่งถูกลบไป แต่มันก็ยังคงเป็นประสบการณ์ที่ตึงเครียดสำหรับเจ้าของธุรกิจและพนักงาน

มีเหตุผลหรือไม่ที่คุณไม่ควรไร้กระดาษ?

การไร้กระดาษไม่เหมาะกับทุกสำนักงาน แต่ส่วนใหญ่สามารถลดการใช้กระดาษได้อย่างมาก เพื่อกำหนดระดับการใช้กระดาษที่เหมาะสมกับบริษัทของคุณ ต่อไปนี้เป็นข้อดีและข้อเสียบางประการ:

ข้อดีของการไร้กระดาษ:

• ความเก่งกาจ: มีวิธีมากมายที่บริษัทจะไม่ต้องใช้กระดาษ คุณสามารถจัดเก็บไฟล์ในระบบคลาวด์ บนคอมพิวเตอร์ หรือแม้แต่อุปกรณ์เคลื่อนที่ คุณจึงปรับแต่งกระบวนการให้เหมาะกับความต้องการของธุรกิจของคุณได้อย่างง่ายดาย
• ความยุ่งเหยิงน้อยลง: กระดาษมากขึ้นหมายถึงสิ่งของที่มีอยู่จริงรอบๆ สำนักงานของคุณ หากคุณพยายามดิ้นรนเพื่อจัดระเบียบ อย่างน้อยก็อาจคุ้มค่าที่จะลดผลิตภัณฑ์กระดาษลง
• ง่ายกว่าสำหรับผู้ปฏิบัติงานระยะไกล: สำนักงานไร้กระดาษอาจเหมาะสำหรับบริษัทที่มีพนักงานอยู่ห่างไกล คุณสามารถเข้าถึงไฟล์ดิจิทัลได้ง่ายขึ้นบนท้องถนนหรือขณะทำงานจากที่บ้าน

ข้อเสียของการไร้กระดาษ:

• ข้อผูกมัดด้านเวลาเริ่มต้น: การสแกนเอกสารและค้นหาโปรแกรมซอฟต์แวร์ใหม่อาจต้องใช้เวลา การเพิ่มบางสิ่งที่ไม่เร่งด่วนลงในรายการอาจเป็นเรื่องยากหากคุณพยายามทำตามกำหนดเวลาอยู่แล้ว คุณอาจต้องปรับเปลี่ยนบ้างหากคุณคุ้นเคยกับการค้นหาทุกอย่างในจุดใดจุดหนึ่งในลิ้นชักหรือระบบจัดเก็บเอกสารของคุณ
• พฤติกรรมการเปลี่ยนแปลงที่ยากลำบาก: พนักงานบางคนอาจเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการปัจจุบัน หากพวกเขาไม่เต็มใจที่จะปรับตัวเข้ากับสำนักงานแบบไร้กระดาษ มันอาจจะส่งผลเสียต่อประสิทธิภาพการทำงานและขวัญกำลังใจ การเปลี่ยนแปลงทีละน้อยอาจช่วยให้ผู้คนปรับตัวได้ และการฝึกอบรมที่เหมาะสมสามารถช่วยให้พวกเขาใช้ระบบใหม่ที่คุณวางไว้ให้เกิดประโยชน์สูงสุด
• ความยากลำบากในการปรับตัวให้เข้ากับความต้องการของลูกค้า: ลูกค้าบางรายอาจต้องการยึดติดกับกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับกระดาษ ตัวอย่างเช่น หากคุณทำงานกับผู้ที่ชอบส่งแฟกซ์สัญญา พวกเขาอาจจะไม่มีความสุขถ้าคุณเอาสิ่งนี้ออกเป็นตัวเลือก พิจารณาว่าปกติคุณโต้ตอบกับลูกค้าอย่างไรก่อนที่จะทำการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ หรือตรวจสอบกับพวกเขาเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงกระบวนการก่อนที่จะทิ้งเครื่องแฟกซ์ของคุณ

ภาพ: Depositphotos