ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับแบบฟอร์ม W4 สำหรับเจ้าของธุรกิจขนาดเล็ก
เผยแพร่แล้ว: 2021-11-03แบบฟอร์ม W4 เป็นเอกสารสำคัญที่เจ้าของธุรกิจขนาดเล็กทุกคนควรรวบรวมจากพนักงานก่อนที่จะออกเช็คเงินเดือนครั้งแรก
แม้ว่า IRS จะไม่บังคับให้คุณรายงานข้อมูลใด ๆ ที่พนักงานของคุณอ้างสิทธิ์ใน W4 ของพวกเขา แบบฟอร์มเหล่านี้ยังคงต้องได้รับการตรวจสอบ ฝ่ายบริการสรรพากรอาจขอให้คุณส่งแบบฟอร์ม W4 ไปให้พวกเขา
ผลกระทบของพนักงานใหม่ที่ไม่ยื่น W4 ตกอยู่กับพวกเขา โดยมีความเป็นไปได้ที่จะถูกหักภาษีจากเงินเดือนมากกว่าที่ควรจะเป็น
อ่านและเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับแบบฟอร์ม W-4 จากมุมมองของคุณในฐานะนายจ้าง
แบบฟอร์มภาษี W4 คืออะไร?
แบบฟอร์มภาษี W4 หรือหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่ายของพนักงาน เป็นเอกสาร IRS ที่มีข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนภาษีที่จะหักจากเช็คเงินเดือนของพนักงานของคุณ ใช้แบบฟอร์มนี้เพื่อคำนวณภาษีเงินเดือนและส่งจำนวนเงินไปยังรัฐและ IRS ในนามของพนักงานของคุณ
- สถานะการยื่นของพนักงาน
- ปรับหลายงาน
- รายได้อื่นๆ
- จำนวนเครดิต
- ยอดหัก
- จำนวนเงินเพิ่มเติมที่จะหักจากเงินเดือนของพนักงาน
หากไม่ได้กรอกแบบฟอร์ม W4 อย่างถูกต้อง คุณยังต้องหักภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลางจากค่าจ้างพนักงานของคุณ ในกรณีนี้ คุณจะต้องถือว่าพนักงานของคุณเป็นโสดโดยไม่มีการปรับค่าใช้จ่ายหรือการหักเงินอื่นๆ
เพื่อให้ W4 ถูกกฎหมายและเป็นที่ยอมรับ จะต้องมีข้อมูลพนักงานที่เกี่ยวข้อง เช่น:
- ข้อมูลประชากร
- สถานภาพการสมรส
- จำนวนข้อยกเว้น
นอกจากนี้ยังต้องแสดงจำนวนเงินสำหรับการหัก ณ ที่จ่ายและการยกเว้นใดๆ การเปลี่ยนแปลงจำนวนเงินดอลลาร์ของการหักภาษี ณ ที่จ่ายอาจทำให้แบบฟอร์ม W4 เป็นโมฆะ
พนักงานกรอกแบบฟอร์ม W4 อย่างไร
พระราชบัญญัติการลดหย่อนภาษีและการจ้างงานปี 2017 ได้ปรับปรุงกฎภาษีหลายฉบับ ซึ่งรวมถึงการนำการยกเว้นส่วนบุคคลออก เป็นผลให้กรมสรรพากรแก้ไขแบบฟอร์ม W4 พนักงานไม่สามารถลดจำนวนภาษีเงินได้ของรัฐบาลกลางที่หักจากเช็คได้อีกต่อไปโดยการเรียกร้องค่าเผื่อ
ด้วยแบบฟอร์ม W4 ปี 2020 ใหม่นี้ พนักงานสามารถลดการหักภาษี ณ ที่จ่ายได้โดยการอ้างสิทธิ์ผู้อยู่ในอุปการะหรือใช้แผ่นงานการหักเงินเท่านั้น
นี่คือขั้นตอนที่พนักงานของคุณต้องทำเพื่อกรอก W4 ของพวกเขา:
ขั้นตอนที่ 1: ป้อนข้อมูลส่วนบุคคล
พนักงานต้องป้อนข้อมูลที่จำเป็นที่ระบุตัวตนของพวกเขา รวมถึงชื่อตามกฎหมาย ที่อยู่ หมายเลขประกันสังคม (SSN) และสถานะการยื่นภาษี
ขั้นตอนที่ 2: งานหลายงานหรือยื่นร่วมกับคู่สมรส
สำหรับพนักงานที่ต้องการหักภาษี ณ ที่จ่ายมากหรือน้อยกว่ามาตรฐาน ขั้นตอนนี้ควรเป็นที่ที่พวกเขาควรทำการประกาศ พวกเขาสามารถระบุรายได้ของคู่สมรส งานหลายงาน หรือรายได้ใดๆ จากงานอิสระขึ้นอยู่กับสถานการณ์ของพวกเขา
หากพวกเขาต้องการคำแนะนำเพิ่มเติมในการพิจารณาว่าพวกเขาได้รับการยกเว้นจากการหักภาษี ณ ที่จ่ายหรือไม่ ให้ส่งพวกเขาไปยังข้อความที่เขียนในแบบฟอร์มก่อนขั้นตอนที่สอง
มีสามตัวเลือกที่พวกเขาสามารถทำได้ที่นี่ ตัวเลือก (a) นั้นแม่นยำที่สุดและใช้แอพตัวประมาณการหักภาษี ณ ที่จ่ายจาก IRS ตัวเลือก (b) ต้องการการป้อนข้อมูลด้วยตนเองในเวิร์กชีตแยกต่างหาก ในขณะที่ตัวเลือก (c) เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดที่จะทำให้เสร็จสมบูรณ์ เนื่องจากถือว่างานมีค่าตอบแทนใกล้เคียงกัน
ขั้นตอนที่ 3: อ้างสิทธิ์ผู้อยู่ในอุปการะของพนักงาน
พนักงานที่มีรายได้รวมน้อยกว่า 200,000 ดอลลาร์หรือต่ำกว่า 400,000 ดอลลาร์ (หากยื่นร่วมกัน) มีสิทธิ์ได้รับเครดิตภาษีเด็ก แนะนำให้พวกเขาตรวจสอบ IRS Publication 972 – Child Tax Credit หากพวกเขาต้องการอ้างสิทธิ์ในเครดิตนี้
ขั้นตอนที่ 4: การปรับหัก ณ ที่จ่ายอื่นๆ
ส่วนนี้เป็นทางเลือก อย่างไรก็ตาม พนักงานของคุณสามารถใช้มันได้หากต้องการหักภาษีเพิ่มเติม หรือคาดว่าจะเรียกร้องการหักเงินอื่นๆ เช่น รายได้แบบพาสซีฟที่จะเกิดขึ้นจากการลงทุน
พื้นที่ที่รวมอยู่ในส่วนนี้คือ: