Conceptos básicos del formulario W4 para propietarios de pequeñas empresas

Publicado: 2021-11-03

Un formulario W4 es un documento esencial que todo propietario de una pequeña empresa debe recopilar de sus empleados antes de emitir su primer cheque de pago.

Si bien el IRS no lo obliga a informar ninguna información reclamada por sus empleados en su W4, estos formularios aún están sujetos a revisión. El servicio de ingresos puede pedirle que les envíe el formulario W4.

Las repercusiones de que un nuevo empleado no presente un W4 recae sobre ellos, con la posibilidad de que se le retengan más impuestos de su salario de lo que se supone.

Siga leyendo y obtenga más información sobre el Formulario W-4 desde su perspectiva como empleador.

¿Qué es un formulario de impuestos W4?

Un formulario de impuestos W4, o certificado de retención del empleado, es un documento del IRS que contiene información sobre la cantidad de impuestos a retener del cheque de pago de su empleado. Con este formulario, puede calcular los impuestos sobre la nómina y enviar el monto al estado y al IRS en nombre de su empleado.

¿Qué es un formulario de impuestos W4?

imagen: irs.gov
Aquí está la información que te dice un formulario W4, como empleador:

  • Estado civil del empleado
  • Múltiples ajustes de trabajo
  • Cantidad de otros ingresos
  • cantidad de creditos
  • Importe de las deducciones
  • Cualquier cantidad adicional a retener del cheque de pago del empleado

Sin un formulario W4 correctamente completado, aún debe retener el impuesto federal sobre la renta de los salarios de sus empleados. En este caso, deberá considerar a su empleado como soltero sin otros ajustes o deducciones.

Para que un W4 sea legal y aceptable, debe contener información pertinente del empleado, como:

  • Demográfico
  • Estado civil
  • Número de excepciones

También debe mostrar un monto en dólares para la retención y cualquier exención. Las modificaciones en el monto en dólares de la retención pueden anular un formulario W4.

¿Cómo completa un empleado un formulario W4?

La Ley de Empleos y Reducción de Impuestos de 2017 renovó muchas reglas fiscales, incluida la eliminación de exenciones personales. Como resultado, el IRS revisó el formulario W4. Los empleados ya no pueden reducir la cantidad de impuestos federales sobre la renta retenidos de su cheque de pago al reclamar asignaciones.

Con este nuevo Formulario W4 de 2020, los empleados solo pueden reducir su retención de impuestos al reclamar dependientes o usar una hoja de cálculo de deducciones.

Estos son los pasos que deben seguir sus empleados para completar su W4:

Paso 1: ingrese la información personal

Los empleados deben ingresar la información necesaria que los identifique. Incluye el nombre legal, la dirección, el Número de Seguro Social (SSN) y el estado de declaración de impuestos.

Paso 2: Trabajos Múltiples o Presentación Conjunta con el Cónyuge

Para los empleados que quieran retener más o menos de la cantidad estándar, este paso es donde deben hacer su declaración. Según sus circunstancias, pueden especificar los ingresos de su cónyuge, sus múltiples trabajos o cualquier ingreso de su trabajo independiente.

Si necesitan más orientación para determinar si están exentos de la retención, diríjalos al mensaje escrito en el formulario antes del paso dos.

Hay tres opciones que pueden tomar aquí. La opción (a) es la más precisa y utiliza la aplicación de cálculo de retenciones del IRS. La opción (b) requiere una entrada manual en una hoja de trabajo separada, mientras que la opción (c) es la más fácil de completar porque asume que los trabajos tienen un salario similar.

Paso 3: reclamar a los dependientes de los empleados

Los empleados con un ingreso total de menos de $200,000 o menos de $400,000 (si presentan una declaración conjunta) son elegibles para un crédito tributario por hijos. Indíqueles que consulten la Publicación 972 del IRS: Crédito fiscal por hijos si desean reclamar este crédito.

Paso 4: Otros ajustes de retención

Esta sección es opcional. Sin embargo, sus empleados pueden usarlo si quieren que se les retenga un impuesto adicional o esperan reclamar otras deducciones, como un próximo ingreso pasivo de una inversión.

Las áreas incluidas en esta sección son:

  • Otros ingresos (a): ingresos adicionales no obtenidos a través de trabajos, incluidos los ingresos de jubilación y los dividendos.
  • Deducciones (b): aquí es donde los empleados indicarán las deducciones detalladas que exceden sus deducciones estándar, como las contribuciones caritativas.
  • Retención adicional (c): Cualquier retención adicional que su empleado prefiera retener en cada cheque de pago.

Paso 5: El empleado firma el formulario W4

Asegúrese de que sus empleados firmen el formulario para completarlo porque no es válido sin su firma. Luego, los empleados deben enviar su formulario completo a su departamento de nómina o a su equipo de recursos humanos.

Preguntas frecuentes

¿Puede su empleado presentar exenciones W4?

No es ilegal que sus empleados se registren como exentos. Sin embargo, deben cumplir estos dos criterios:

  • No deben ningún impuesto federal sobre la renta en el año fiscal anterior.
  • Esperan no adeudar ningún impuesto federal sobre la renta en el año en curso.

Sin embargo, recuerde que incluso si califican para una exención W4, aún debe realizar deducciones para el Seguro Social y Medicare.

¿Puede cambiar la retención federal de su empleado sin su consentimiento?

No, no puede cambiar la retención federal de su empleado sin su consentimiento, excepto si recibe una carta del IRS para hacerlo. En este caso, su empleado también recibirá una copia de la carta del servicio de ingresos. Si su empleado presenta un nuevo Formulario W-4, puede cambiar la retención federal según los cambios del nuevo documento.

¿Puede completar un formulario W4 en nombre de su empleado?

Es ilegal que los empleadores llenen o completen el formulario W4 de un empleado. No importa cuán frustrado o desesperado esté su gerente de nómina por cumplir con las leyes laborales, sería mejor que nunca hiciera esto. Sin embargo, está protegido por la ley para retener el impuesto federal sobre la renta de los empleados que no han presentado su formulario W4, tratándolos como solteros.

¿Cuál es la diferencia entre un W2 y un W4?

El W2 es obligatorio para los propietarios de pequeñas empresas e incluso para las grandes empresas, mientras que el W4 es necesario para todos los empleados. Un W4 le informa la cantidad que debe retener del salario de su empleado. Por otro lado, un W2 le permite al IRS saber cuánto ganaron sus empleados en el año anterior.

Facilite la presentación de W4 para sus nuevos empleados

Brindar una orientación estricta mientras sus nuevos empleados completan su W4 es la mejor manera de asegurarse de que lo envíen. Si bien no puede influir en la información que ingresan en el documento, puede ayudarlos a completarlo.

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