أساسيات نموذج W4 لأصحاب الأعمال الصغيرة

نشرت: 2021-11-03

نموذج W4 هو مستند أساسي يجب على كل صاحب شركة صغيرة جمعه من موظفيه قبل إصدار شيك الراتب الأول.

بينما لا تُلزمك مصلحة الضرائب الأمريكية بالإبلاغ عن أي معلومات يطالب بها موظفوك في W4 ، فإن هذه النماذج لا تزال خاضعة للمراجعة. قد تطلب منك خدمة الإيرادات إرسال نموذج W4 إليهم.

تداعيات عدم تقديم الموظف الجديد W4 تقع عليهم - مع إمكانية اقتطاع ضرائب أكثر من رواتبهم مما يفترض أن تكون.

اقرأ وتعرف على المزيد حول نموذج W-4 من وجهة نظرك كصاحب عمل.

ما هو نموذج ضريبة W4؟

نموذج ضريبة W4 ، أو شهادة استقطاع الموظف ، هو مستند تابع لمصلحة الضرائب الأمريكية يحتوي على معلومات تتعلق بمبلغ الضريبة المقتطعة من راتب الموظف. باستخدام هذا النموذج ، يمكنك حساب ضرائب الرواتب وإرسال المبلغ إلى الولاية و IRS نيابة عن موظفك.

ما هو نموذج ضريبة W4

الصورة: irs.gov
إليك المعلومات التي يخبرك بها نموذج W4 ، بصفتك صاحب عمل:

  • حالة إيداع الموظف
  • تعديلات وظيفية متعددة
  • مقدار الدخل الآخر
  • مقدار الاعتمادات
  • مبلغ الاستقطاعات
  • أي مبلغ إضافي يتم اقتطاعه من راتب الموظف

بدون نموذج W4 المعبأ بشكل صحيح ، لا يزال يتعين عليك حجب ضريبة الدخل الفيدرالية من أجور موظفيك. في هذه الحالة ، سيتعين عليك اعتبار موظفك منفردًا دون أي تعديلات أو استقطاعات أخرى.

لكي يكون W4 قانونيًا ومقبولًا ، يجب أن يحتوي على معلومات الموظف ذات الصلة ، مثل:

  • السكانية
  • الحالة الاجتماعية
  • عدد الاستثناءات

يجب أن تظهر أيضًا مبلغًا بالدولار للاقتطاع وأي إعفاءات. يمكن أن تؤدي التعديلات على المبلغ بالدولار للحجز إلى إبطال نموذج W4.

كيف يملأ الموظف نموذج W4

جدد قانون التخفيضات الضريبية والوظائف لعام 2017 العديد من القواعد الضريبية ، بما في ذلك إزالة الإعفاءات الشخصية. نتيجة لذلك ، قامت مصلحة الضرائب الأمريكية بمراجعة نموذج W4. لم يعد بإمكان الموظفين خفض مبلغ ضريبة الدخل الفيدرالية المقتطعة من رواتبهم من خلال المطالبة بالبدلات.

باستخدام نموذج 2020 W4 الجديد هذا ، يمكن للموظفين فقط خفض استقطاع الضرائب عن طريق المطالبة بالمعالين أو استخدام ورقة عمل الخصومات.

فيما يلي الخطوات التي يجب على موظفيك القيام بها لملء W4 الخاص بهم:

الخطوة 1: أدخل المعلومات الشخصية

يجب على الموظفين إدخال المعلومات الضرورية التي تحدد هويتهم. يتضمن الاسم القانوني والعنوان ورقم الضمان الاجتماعي (SSN) وحالة الإيداع الضريبي.

الخطوة 2: وظائف متعددة أو التقديم بشكل مشترك مع الزوج

بالنسبة للموظفين الذين يرغبون في اقتطاع مبلغ أكثر أو أقل من المبلغ القياسي ، فهذه الخطوة هي المكان الذي يجب عليهم فيه تقديم إعلانهم. اعتمادًا على ظروفهم ، يمكنهم تحديد دخل أزواجهم أو وظائفهم المتعددة أو أي دخل من عملهم المستقل.

إذا كانوا بحاجة إلى مزيد من التوجيه لتحديد ما إذا كانوا معفيين من الحجز ، فقم بتوجيههم إلى الرسالة المكتوبة في النموذج قبل الخطوة الثانية.

هناك ثلاثة خيارات يمكنهم اتخاذها هنا. الخيار (أ) هو الأكثر دقة ويستخدم تطبيق مقدر الحجب من مصلحة الضرائب. يتطلب الخيار (ب) إدخالًا يدويًا في ورقة عمل منفصلة ، بينما الخيار (ج) هو الأسهل إكمالًا لأنه يفترض أن الوظائف لها أجر مماثل.

الخطوة 3: مطالبة الموظف المعالين

الموظفون الذين يقل دخلهم الإجمالي عن 200000 دولار أو أقل من 400000 دولار (في حالة التسجيل المشترك) مؤهلون للحصول على ائتمان ضريبي للأطفال. وجههم للتحقق من منشور IRS 972 - الائتمان الضريبي للأطفال إذا كانوا يرغبون في المطالبة بهذا الائتمان.

الخطوة 4: تعديلات الاستقطاع الأخرى

هذا القسم اختياري. ومع ذلك ، يمكن لموظفيك استخدامها إذا كانوا يريدون اقتطاع ضريبة إضافية أو يتوقعون المطالبة بخصومات أخرى مثل الدخل السلبي القادم من الاستثمار.

المجالات المدرجة في هذا القسم هي:

  • الدخل الآخر (أ): الدخل الإضافي غير المكتسب من خلال الوظائف - بما في ذلك دخل التقاعد وأرباح الأسهم.
  • الخصومات (ب): هذا هو المكان الذي سيشير فيه الموظفون إلى الخصومات المفصلة التي تتجاوز خصوماتهم القياسية ، مثل المساهمات الخيرية.
  • حجب إضافي (ج): أي حجب إضافي لموظفك يفضل حجب كل شيك أجر.

الخطوة 5: يوقع الموظف على نموذج W4

تأكد من توقيع موظفيك على النموذج لإكماله لأنه غير صالح بدون توقيعهم. يجب على الموظفين بعد ذلك تقديم نموذجهم المكتمل إلى قسم الرواتب أو فريق الموارد البشرية الخاص بك.

أسئلة مكررة

هل يمكن لموظفك تقديم ملف W4 إعفاءات؟

ليس من غير القانوني لموظفيك التقديم على أنهم معفيون. ومع ذلك ، يجب عليهم تلبية هذين المعيارين:

  • لا يدينون بأي ضريبة دخل فيدرالية في السنة الضريبية السابقة.
  • إنهم يتوقعون ألا يكونوا مدينين بأي ضريبة دخل فيدرالية في العام الحالي.

ومع ذلك ، تذكر أنه حتى لو كانوا مؤهلين للحصول على إعفاء W4 ، فلا يزال يتعين عليك إجراء خصومات للضمان الاجتماعي والرعاية الطبية.

هل يمكنك تغيير الاستقطاع الفيدرالي لموظفك دون موافقته؟

لا ، لا يمكنك تغيير الاستقطاع الفيدرالي لموظفك دون موافقته ، إلا إذا تلقيت خطابًا من مصلحة الضرائب الأمريكية للقيام بذلك. في هذه الحالة ، سيتلقى موظفك أيضًا نسخة من الخطاب من خدمة الإيرادات. إذا أرسل موظفك نموذج W-4 جديدًا ، فيمكنك تغيير الاقتطاع الفيدرالي بناءً على التغييرات من المستند الجديد.

هل يمكنك ملء نموذج W4 نيابة عن موظفك؟

من غير القانوني لأصحاب العمل ملء نموذج W4 للموظف أو إكماله. بغض النظر عن مدى إحباط أو يأس مدير الرواتب لديك من الامتثال لقوانين العمل ، سيكون من الأفضل إذا لم تفعل ذلك مطلقًا. ومع ذلك ، فأنت محمي بموجب القانون لحجب ضريبة الدخل الفيدرالية للموظفين الذين لم يقدموا نموذج W4 الخاص بهم - معاملتهم كعزبين.

ما هو الفرق بين W2 و W4؟

W2 إلزامي لأصحاب الأعمال الصغيرة وحتى المؤسسات الكبيرة ، بينما W4 ضروري لكل موظف. يُعلمك W4 بالمبلغ الذي يجب أن تحجبه من أجور موظفيك. من ناحية أخرى ، يتيح W2 لمصلحة الضرائب معرفة مقدار ربح موظفيك في العام السابق.

اجعل حفظ W4 أمرًا سهلاً لموظفيك الجدد

يعد تقديم إرشادات صارمة أثناء قيام موظفيك الجدد بملء W4 الخاص بهم هو أفضل طريقة لضمان إرسالها. بينما لا يُسمح لك بالتأثير على أي معلومات يدخلونها في المستند ، يمكنك مساعدتهم في ملئها.

الصورة: Depositphotos