W4-Formulargrundlagen für Kleinunternehmer

Veröffentlicht: 2021-11-03

Ein W4-Formular ist ein wesentliches Dokument, das jeder Kleinunternehmer von seinen Mitarbeitern einholen sollte, bevor er seinen ersten Gehaltsscheck ausstellt.

Obwohl der IRS Sie nicht verpflichtet, Informationen zu melden, die von Ihren Mitarbeitern auf ihrem W4 beansprucht werden, werden diese Formulare dennoch überprüft. Die Finanzbehörde bittet Sie möglicherweise, das W4-Formular an sie zu senden.

Die Folgen, wenn ein neuer Mitarbeiter kein W4 einreicht, tragen sie – mit der Möglichkeit, dass mehr Steuern vom Gehalt einbehalten werden als vorgesehen.

Lesen Sie weiter und erfahren Sie mehr über das Formular W-4 aus Ihrer Perspektive als Arbeitgeber.

Was ist ein W4-Steuerformular?

Ein W4-Steuerformular oder eine Quellensteuerbescheinigung des Arbeitnehmers ist ein IRS-Dokument, das Informationen über den Steuerbetrag enthält, der vom Gehaltsscheck Ihres Arbeitnehmers einzubehalten ist. Mit diesem Formular können Sie die Lohnsteuer berechnen und den Betrag im Namen Ihres Mitarbeiters an den Staat und das IRS senden.

Was ist ein W4-Steuerformular?

Bild: irs.gov
Hier sind die Informationen, die ein W4-Formular Ihnen als Arbeitgeber mitteilt:

  • Aktenstatus des Mitarbeiters
  • Mehrere Jobanpassungen
  • Höhe der sonstigen Einkünfte
  • Höhe der Kredite
  • Abzüge Betrag
  • Jeder zusätzliche Betrag, der vom Gehaltsscheck des Mitarbeiters einzubehalten ist

Ohne ein ordnungsgemäß ausgefülltes W4-Formular müssen Sie dennoch die Bundeseinkommensteuer von Ihrem Arbeitnehmerlohn einbehalten. In diesem Fall müssen Sie Ihren Mitarbeiter ohne weitere Anpassungen oder Abzüge als ledig betrachten.

Damit ein W4 legal und akzeptabel ist, muss es relevante Mitarbeiterinformationen enthalten, wie zum Beispiel:

  • Demographisch
  • Familienstand
  • Anzahl der Ausnahmen

Es muss auch einen Dollarbetrag für die Einbehaltung und alle Ausnahmen enthalten. Änderungen des Einbehaltungsbetrags in Dollar können ein W4-Formular ungültig machen.

Wie füllt ein Mitarbeiter ein W4-Formular aus?

Mit dem Steuersenkungs- und Beschäftigungsgesetz von 2017 wurden viele Steuervorschriften überarbeitet, einschließlich der Streichung persönlicher Ausnahmen. Infolgedessen überarbeitete der IRS das W4-Formular. Arbeitnehmer können den von ihrem Gehaltsscheck einbehaltenen Bundeseinkommensteuerbetrag nicht mehr durch die Inanspruchnahme von Freibeträgen senken.

Mit diesem neuen Formular W4 für 2020 können Arbeitnehmer ihren Steuerabzug nur senken, indem sie Angehörige geltend machen oder ein Arbeitsblatt für Abzüge verwenden.

Hier sind die Schritte, die Ihre Mitarbeiter ausführen müssen, um ihr W4 auszufüllen:

Schritt 1: Geben Sie die persönlichen Daten ein

Mitarbeiter müssen die erforderlichen Informationen eingeben, die sie identifizieren. Es enthält den rechtlichen Namen, die Adresse, die Sozialversicherungsnummer (SSN) und den Status der Steuererklärung.

Schritt 2: Mehrere Jobs oder gemeinsame Einreichung mit dem Ehepartner

Für Arbeitnehmer, die mehr oder weniger als den Regelbetrag einbehalten möchten, sollten sie in diesem Schritt ihre Erklärung abgeben. Je nach Situation können sie das Einkommen ihres Ehepartners, ihre Mehrfachbeschäftigung oder etwaige Einkünfte aus ihrer freiberuflichen Tätigkeit angeben.

Wenn sie weitere Anleitung benötigen, um festzustellen, ob sie von der Einbehaltung ausgenommen sind, verweisen Sie sie auf die Nachricht, die vor Schritt zwei in das Formular geschrieben wurde.

Es gibt drei Optionen, die sie hier wählen können. Option (a) ist die genaueste und verwendet die Quellenschätzer-App des IRS. Option (b) erfordert eine manuelle Eingabe in ein separates Arbeitsblatt, während Option (c) am einfachsten auszufüllen ist, da davon ausgegangen wird, dass die Jobs ähnlich bezahlt werden.

Schritt 3: Unterhaltsberechtigte Mitarbeiter beanspruchen

Arbeitnehmer mit einem Gesamteinkommen von weniger als 200.000 USD oder weniger als 400.000 USD (bei gemeinsamer Einreichung) haben Anspruch auf eine Steuergutschrift für Kinder. Weisen Sie sie an, die IRS-Veröffentlichung 972 – Steuergutschrift für Kinder zu überprüfen, wenn sie diese Gutschrift beanspruchen möchten.

Schritt 4: Andere Anpassungen des Quellensteuerabzugs

Dieser Abschnitt ist optional. Ihre Mitarbeiter können es jedoch verwenden, wenn sie einen zusätzlichen Steuerabzug wünschen oder erwarten, andere Abzüge wie ein bevorstehendes passives Einkommen aus einer Investition geltend zu machen.

Die in diesem Abschnitt enthaltenen Bereiche sind:

  • Sonstiges Einkommen (a): Zusätzliches Einkommen, das nicht durch Arbeit erzielt wird – einschließlich Alterseinkommen und Dividenden.
  • Abzüge (b): Hier geben Mitarbeiter Einzelabzüge an, die über ihre Standardabzüge hinausgehen, z. B. Spenden für wohltätige Zwecke.
  • Zusätzliche Einbehaltung (c): Jede zusätzliche Einbehaltung Ihr Mitarbeiter zieht es vor, jeden Gehaltsscheck einzubehalten.

Schritt 5: Mitarbeiter unterschreibt das W4-Formular

Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter das Formular zum Ausfüllen unterschreiben, da es ohne ihre Unterschrift ungültig ist. Die Mitarbeiter sollten das ausgefüllte Formular dann bei Ihrer Lohnbuchhaltung oder Ihrem HR-Team einreichen.

Häufig gestellte Fragen

Kann Ihr Mitarbeiter W4-Ausnahmen beantragen?

Es ist nicht illegal, dass Ihre Mitarbeiter einen Antrag auf Befreiung stellen. Allerdings müssen sie diese beiden Kriterien erfüllen:

  • Sie schulden im vorangegangenen Steuerjahr keine Bundeseinkommensteuer.
  • Sie gehen davon aus, dass sie im laufenden Jahr keine Bundeseinkommensteuer schulden werden.

Denken Sie jedoch daran, dass Sie, selbst wenn sie sich für eine W4-Befreiung qualifizieren, immer noch Abzüge für Sozialversicherung und Medicare vornehmen müssen.

Können Sie den Quellensteuerabzug Ihres Mitarbeiters ohne dessen Zustimmung ändern?

Nein, Sie können die bundesstaatliche Quellensteuer Ihres Mitarbeiters nicht ohne dessen Zustimmung ändern, es sei denn, Sie erhalten ein entsprechendes Schreiben vom IRS. Auch in diesem Fall erhält Ihr Mitarbeiter eine Kopie des Schreibens vom Finanzamt. Wenn Ihr Mitarbeiter ein neues Formular W-4 einreicht, können Sie den Bundessteuerabzug basierend auf den Änderungen aus dem neuen Dokument ändern.

Können Sie im Namen Ihres Mitarbeiters ein W4-Formular ausfüllen?

Es ist für Arbeitgeber illegal, das W4-Formular eines Arbeitnehmers auszufüllen oder zu vervollständigen. Egal wie frustriert oder verzweifelt Ihr Lohnbuchhalter ist, die Arbeitsgesetze einzuhalten, es wäre am besten, wenn Sie dies nie tun würden. Sie sind jedoch durch das Gesetz geschützt, die Bundeseinkommensteuer für Arbeitnehmer einzubehalten, die ihr W4-Formular nicht eingereicht haben – und sie als ledig behandeln.

Was ist der Unterschied zwischen einem W2 und einem W4?

W2 ist für Kleinunternehmer und sogar große Unternehmen obligatorisch, während ein W4 für jeden Mitarbeiter erforderlich ist. Ein W4 informiert Sie über den Betrag, den Sie vom Lohn Ihres Mitarbeiters einbehalten sollten. Auf der anderen Seite teilt ein W2 dem IRS mit, wie viel Ihre Mitarbeiter im Vorjahr verdient haben.

Machen Sie die W4-Einreichung für Ihre neuen Mitarbeiter einfach

Eine strenge Anleitung, während Ihre neuen Mitarbeiter ihr W4 ausfüllen, ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass sie es einreichen. Sie dürfen zwar keine Informationen beeinflussen, die sie in das Dokument eingeben, aber Sie können ihnen beim Ausfüllen helfen.

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