Noțiuni de bază pentru formularul W4 pentru proprietarii de întreprinderi mici

Publicat: 2021-11-03

Un formular W4 este un document esențial pe care fiecare proprietar de afaceri mici ar trebui să-l colecteze de la angajații lor înainte de a-și emite primul salariu.

Deși IRS nu vă obligă să raportați informațiile revendicate de angajații dvs. pe W4, aceste formulare sunt încă supuse revizuirii. Serviciul de venituri vă poate solicita să le trimiteți formularul W4.

Repercusiunile ca un nou angajat să nu depună un W4 – cu posibilitatea de a avea mai mult impozit reținut din salariu decât ar fi trebuit.

Citiți mai departe și aflați mai multe despre Formularul W-4 din perspectiva dvs. de angajator.

Ce este un formular fiscal W4?

Un formular fiscal W4 sau Certificatul de reținere al angajatului este un document IRS care conține informații cu privire la valoarea impozitului de reținut din salariul angajatului dvs. Folosind acest formular, puteți calcula taxele pe salarii și puteți trimite suma către stat și IRS în numele angajatului dvs.

Ce este un formular fiscal W4

imagine: irs.gov
Iată informațiile pe care ți le transmite un formular W4, în calitate de angajator:

  • Starea de înregistrare a angajatului
  • Ajustări multiple ale locului de muncă
  • Suma altor venituri
  • Suma creditelor
  • Suma deducerilor
  • Orice sumă suplimentară de reținut din salariul angajatului

Fără un formular W4 completat corespunzător, trebuie să rețineți impozitul federal pe venit din salariile angajaților dvs. În acest caz, va trebui să vă considerați angajatul ca fiind singur, fără alte ajustări sau deduceri.

Pentru ca un W4 să fie legal și acceptabil, trebuie să conțină informații relevante despre angajați, cum ar fi:

  • Demografic
  • Starea civilă
  • Numărul de excepții

De asemenea, trebuie să arate o sumă în dolari pentru reținerea la sursă și orice scutiri. Modificări ale sumei în dolari a reținerii la sursă pot anula un formular W4.

Cum completează un angajat un formular W4

Tax Cuts and Jobs Act din 2017 a reînnoit multe reguli fiscale, inclusiv eliminarea scutirilor personale. Drept urmare, IRS a revizuit formularul W4. Angajații nu mai pot reduce valoarea impozitului federal pe venit reținut din salariul lor, solicitând indemnizații.

Cu acest nou Formular W4 2020, angajații își pot reduce reținerea la sursă doar prin revendicarea persoanelor aflate în întreținere sau folosind o fișă de lucru pentru deduceri.

Iată pașii pe care trebuie să îi facă angajații tăi pentru a-și completa W4:

Pasul 1: Introduceți informațiile personale

Angajații trebuie să introducă informațiile necesare care îi identifică. Acesta include denumirea legală, adresa, numărul de securitate socială (SSN) și statutul de depunere a impozitelor.

Pasul 2: Locuri de muncă multiple sau depunerea în comun cu soțul

Pentru angajații care doresc să rețină mai mult sau mai puțin decât suma standard, acest pas este locul în care ar trebui să își facă declarația. În funcție de circumstanțele lor, aceștia pot specifica veniturile soțului/soției, locurile de muncă multiple ale acestora sau orice venit din munca lor independentă.

Dacă au nevoie de îndrumare suplimentară pentru a determina dacă sunt scutiți de reținere, direcționați-i către mesajul scris în formularul înainte de pasul doi.

Există trei opțiuni pe care le pot lua aici. Opțiunea (a) este cea mai precisă și utilizează aplicația de estimare a reținerii la sursă de la IRS. Opțiunea (b) necesită o introducere manuală într-o foaie de lucru separată, în timp ce opțiunea (c) este cea mai ușor de completat, deoarece presupune că locurile de muncă au o remunerație similară.

Pasul 3: Solicitați Dependenții angajaților

Angajații cu un venit total mai mic de 200.000 USD sau sub 400.000 USD (dacă depun declarații în comun) sunt eligibili pentru un credit fiscal pentru copii. Îndrumați-i să verifice Publicația IRS 972 – Credit Tax pentru Copii dacă doresc să solicite acest credit.

Pasul 4: Alte ajustări ale reținerii la sursă

Această secțiune este opțională. Cu toate acestea, angajații dvs. îl pot folosi dacă doresc un impozit suplimentar reținut sau se așteaptă să solicite alte deduceri, cum ar fi un venit pasiv viitor dintr-o investiție.

Zonele incluse în această secțiune sunt:

  • Alte venituri (a): Venituri suplimentare care nu sunt obținute prin locuri de muncă – inclusiv venituri din pensie și dividende.
  • Deduceri (b): Aici angajații vor indica deducerile detaliate care depășesc deducerile lor standard, cum ar fi contribuțiile caritabile.
  • Reținere suplimentară (c): Orice reținere suplimentară angajatul dvs. preferă să rețină fiecare salariu.

Pasul 5: Angajatul semnează formularul W4

Asigurați-vă că angajații dvs. semnează formularul pentru a-l completa, deoarece este invalid fără semnătura lor. Angajații trebuie să trimită apoi formularul completat către departamentul de salarizare sau echipa de resurse umane.

întrebări frecvente

Angajatul dumneavoastră poate depune scutiri W4?

Nu este ilegal ca angajații tăi să depună drept scutiți. Cu toate acestea, trebuie să îndeplinească aceste două criterii:

  • Ei nu datorează niciun impozit federal pe venit în anul fiscal anterior.
  • Ei se așteaptă să nu datoreze niciun impozit federal pe venit în anul curent.

Cu toate acestea, rețineți că, chiar dacă se califică pentru o scutire W4, trebuie totuși să faceți deduceri pentru Securitatea Socială și Medicare.

Puteți modifica reținerea federală a angajatului dvs. fără acordul acestuia?

Nu, nu puteți modifica reținerea federală a angajatului dvs. fără acordul acestuia, cu excepția cazului în care primiți o scrisoare de la IRS pentru a face acest lucru. În acest caz, angajatul dumneavoastră va primi și o copie a scrisorii de la serviciul de venituri. Dacă angajatul dvs. trimite un nou Formular W-4, puteți modifica reținerea federală pe baza modificărilor din noul document.

Puteți completa un formular W4 în numele angajatului dvs.?

Este ilegal ca angajatorii să completeze sau să completeze formularul W4 al unui angajat. Indiferent cât de frustrat sau disperat este managerul tău de salarizare să respecte legile muncii, cel mai bine ar fi să nu faci asta niciodată. Cu toate acestea, sunteți protejat de lege pentru a reține impozitul federal pe venit pentru angajații care nu și-au depus formularul W4 – tratându-i ca fiind singuri.

Care este diferența dintre un W2 și un W4?

W2 este obligatoriu pentru proprietarii de afaceri mici și chiar pentru întreprinderile mari, în timp ce un W4 este necesar pentru fiecare angajat. Un W4 vă informează despre suma pe care ar trebui să o rețineți din salariul angajatului dumneavoastră. Pe de altă parte, un W2 permite IRS-ului să știe cât de mult au câștigat angajații tăi în anul precedent.

Ușurează depunerea W4 pentru noii tăi angajați

Oferirea de îndrumări stricte în timp ce noii dvs. angajați își completează W4 este cea mai bună modalitate de a vă asigura că îl trimit. Deși nu aveți voie să influențați informațiile pe care le introduc în document, îi puteți ajuta să le completeze.

Imagine: Depositphotos