Dasar-dasar Formulir W4 untuk Pemilik Usaha Kecil

Diterbitkan: 2021-11-03

Formulir W4 adalah dokumen penting yang harus dikumpulkan oleh setiap pemilik usaha kecil dari karyawan mereka sebelum mengeluarkan gaji pertama mereka.

Meskipun IRS tidak mewajibkan Anda untuk melaporkan informasi apa pun yang diklaim oleh karyawan Anda di W4, formulir ini masih harus ditinjau. Layanan pendapatan mungkin meminta Anda untuk mengirim formulir W4 kepada mereka.

Dampak dari karyawan baru yang tidak menyerahkan W4 jatuh pada mereka – dengan kemungkinan pemotongan pajak lebih banyak dari gaji mereka daripada yang seharusnya.

Baca terus dan pelajari lebih lanjut tentang Formulir W-4 dari sudut pandang Anda sebagai pemberi kerja.

Apa itu Formulir Pajak W4?

Formulir Pajak W4, atau Sertifikat Pemotongan Karyawan, adalah dokumen IRS yang berisi informasi mengenai jumlah pajak yang harus dipotong dari gaji karyawan Anda. Dengan menggunakan formulir ini, Anda dapat menghitung pajak gaji dan mengirimkan jumlahnya ke negara bagian dan IRS atas nama karyawan Anda.

Apa itu Formulir Pajak W4?

gambar: irs.gov
Berikut adalah informasi yang diberikan formulir W4 kepada Anda, sebagai pemberi kerja:

  • Status pengajuan karyawan
  • Beberapa penyesuaian pekerjaan
  • Jumlah pendapatan lain
  • jumlah kredit
  • Jumlah potongan
  • Setiap jumlah tambahan yang harus dipotong dari gaji karyawan

Tanpa formulir W4 yang diisi dengan benar, Anda masih harus memotong pajak penghasilan federal dari gaji karyawan Anda. Dalam hal ini, Anda harus menganggap karyawan Anda lajang tanpa penyesuaian atau pengurangan lainnya.

Agar W4 legal dan dapat diterima, W4 harus berisi informasi karyawan terkait, seperti:

  • Demografis
  • Status pernikahan
  • Jumlah pengecualian

Itu juga harus menunjukkan jumlah dolar untuk pemotongan dan pengecualian apa pun. Perubahan pada jumlah dolar pemotongan dapat membatalkan formulir W4.

Bagaimana Seorang Karyawan Mengisi Formulir W4

Undang-Undang Pemotongan Pajak dan Pekerjaan 2017 mengubah banyak aturan pajak, termasuk menghapus pengecualian pribadi. Akibatnya, IRS merevisi formulir W4. Karyawan tidak lagi dapat menurunkan jumlah pajak penghasilan federal yang dipotong dari gaji mereka dengan mengklaim tunjangan.

Dengan Formulir W4 2020 yang baru ini, karyawan hanya dapat menurunkan pemotongan pajak dengan mengklaim tanggungan atau menggunakan lembar kerja pemotongan.

Berikut adalah langkah-langkah yang harus dilakukan karyawan Anda untuk mengisi W4 mereka:

Langkah 1: Masukkan Informasi Pribadi

Karyawan harus memasukkan informasi yang diperlukan yang mengidentifikasi mereka. Ini termasuk nama resmi, alamat, Nomor Jaminan Sosial (SSN), dan status pengajuan pajak.

Langkah 2: Banyak Pekerjaan atau Pengajuan Bersama dengan Pasangan

Untuk karyawan yang ingin menahan lebih atau kurang dari jumlah standar, langkah ini adalah di mana mereka harus membuat pernyataan mereka. Bergantung pada keadaan mereka, mereka dapat menentukan pendapatan pasangan mereka, pekerjaan ganda mereka, atau pendapatan apa pun dari pekerjaan lepas mereka.

Jika mereka memerlukan panduan lebih lanjut dalam menentukan apakah mereka dibebaskan dari pemotongan, arahkan mereka ke pesan yang tertulis di formulir sebelum langkah kedua.

Ada tiga pilihan yang bisa mereka ambil di sini. Opsi (a) adalah yang paling akurat dan menggunakan aplikasi penaksir pemotongan dari IRS. Opsi (b) memerlukan entri manual di lembar kerja terpisah, sedangkan opsi (c) paling mudah diselesaikan karena mengasumsikan pekerjaan memiliki gaji yang sama.

Langkah 3: Klaim Tanggungan Karyawan

Karyawan dengan total pendapatan kurang dari $200.000 atau di bawah $400.000 (jika mengajukan bersama-sama) memenuhi syarat untuk kredit pajak anak. Arahkan mereka untuk memeriksa Publikasi IRS 972 – Kredit Pajak Anak jika mereka ingin mengklaim kredit ini.

Langkah 4: Penyesuaian Pemotongan Lainnya

Bagian ini opsional. Namun, karyawan Anda dapat menggunakannya jika mereka menginginkan pemotongan pajak tambahan atau berharap untuk mengklaim pengurangan lain seperti pendapatan pasif yang akan datang dari suatu investasi.

Area yang termasuk dalam bagian ini adalah:

  • Pendapatan lainnya (a): Pendapatan tambahan yang tidak diperoleh melalui pekerjaan – termasuk pendapatan pensiun dan dividen.
  • Potongan (b): Di sinilah karyawan akan menunjukkan potongan terperinci yang melebihi potongan standar mereka, seperti kontribusi amal.
  • Pemotongan ekstra (c): Pemotongan tambahan apa pun yang lebih disukai karyawan Anda untuk menahan setiap gaji.

Langkah 5: Karyawan Menandatangani Formulir W4

Pastikan karyawan Anda menandatangani formulir untuk melengkapinya karena tidak valid tanpa tanda tangan mereka. Karyawan kemudian harus menyerahkan formulir mereka yang telah diisi ke departemen penggajian Anda atau tim SDM Anda.

Pertanyaan yang Sering Diajukan

Bisakah karyawan Anda mengajukan pengecualian W4?

Bukanlah ilegal bagi karyawan Anda untuk mengajukan sebagai pengecualian. Namun, mereka harus memenuhi dua kriteria ini:

  • Mereka tidak berutang pajak penghasilan federal di tahun pajak sebelumnya.
  • Mereka berharap untuk tidak berutang pajak pendapatan federal pada tahun berjalan.

Namun, ingat bahwa meskipun mereka memenuhi syarat untuk pengecualian W4, Anda masih perlu melakukan pemotongan untuk Jaminan Sosial dan Medicare.

Bisakah Anda mengubah pemotongan federal karyawan Anda tanpa persetujuan mereka?

Tidak, Anda tidak dapat mengubah pemotongan federal karyawan Anda tanpa persetujuan mereka, kecuali jika Anda menerima surat dari IRS untuk melakukannya. Dalam hal ini, karyawan Anda juga akan menerima salinan surat dari layanan pendapatan. Jika karyawan Anda mengirimkan Formulir W-4 baru, Anda dapat mengubah pemotongan federal berdasarkan perubahan dari dokumen baru.

Bisakah Anda mengisi formulir W4 atas nama karyawan Anda?

Adalah ilegal bagi pemberi kerja untuk mengisi atau melengkapi formulir W4 karyawan. Tidak peduli seberapa frustrasi atau putus asa manajer penggajian Anda untuk mematuhi undang-undang perburuhan, akan lebih baik jika Anda tidak pernah melakukan ini. Namun, Anda dilindungi oleh undang-undang untuk memotong pajak penghasilan federal bagi karyawan yang belum menyerahkan formulir W4 mereka – memperlakukan mereka sebagai lajang.

Apa perbedaan antara W2 dan W4?

W2 wajib untuk pemilik usaha kecil dan bahkan perusahaan besar, sedangkan W4 diperlukan untuk setiap karyawan. W4 memberi tahu Anda jumlah yang harus Anda potong dari gaji karyawan Anda. Di sisi lain, W2 memungkinkan IRS mengetahui berapa banyak yang diperoleh karyawan Anda di tahun sebelumnya.

Buat Pengarsipan W4 Mudah untuk Karyawan Baru Anda

Memberikan panduan ketat saat karyawan baru Anda mengisi W4 mereka adalah cara terbaik untuk memastikan bahwa mereka mengirimkannya. Meskipun Anda tidak diizinkan untuk memengaruhi informasi apa pun yang mereka masukkan ke dalam dokumen, Anda dapat membantu mereka mengisinya.

Gambar: Depositphotos