Основы формы W4 для владельцев малого бизнеса

Опубликовано: 2021-11-03

Форма W4 — это важный документ, который каждый владелец малого бизнеса должен получить от своих сотрудников перед выдачей своей первой зарплаты.

Хотя IRS не обязывает вас сообщать какую-либо информацию, заявленную вашими сотрудниками в форме W4, эти формы все еще подлежат проверке. Служба доходов может попросить вас отправить им форму W4.

Последствия того, что новый сотрудник не представит W4, ложатся на них — с возможностью удержания большего налога из их зарплаты, чем предполагалось.

Читайте дальше и узнайте больше о форме W-4 с точки зрения работодателя.

Что такое налоговая форма W4?

Налоговая форма W4, или Свидетельство об удержании работника, представляет собой документ IRS, содержащий информацию о сумме налога, удерживаемой с зарплаты вашего сотрудника. Используя эту форму, вы можете рассчитать налоги на заработную плату и отправить сумму в штат и в IRS от имени вашего сотрудника.

Что такое налоговая форма W4

изображение: irs.gov Вот информация, которую форма W4 сообщает вам как работодателю:

Статус регистрации сотрудника
Несколько корректировок работы
Сумма прочих доходов
Сумма кредитов
Сумма отчислений
Любая дополнительная сумма, удерживаемая из заработной платы работника

Без должным образом заполненной формы W4 вы все равно должны удерживать федеральный подоходный налог из заработной платы ваших сотрудников. В этом случае вам придется считать вашего сотрудника холостым без каких-либо других корректировок или вычетов.

Чтобы форма W4 была законной и приемлемой, она должна содержать соответствующую информацию о сотруднике, такую как:

Демографический
Семейное положение
Количество исключений

В нем также должна быть указана сумма в долларах для удержания и любых исключений. Изменения суммы удержания в долларах могут привести к аннулированию формы W4.

Как сотрудник заполняет форму W4

Закон 2017 года о снижении налогов и занятости изменил многие налоговые правила, в том числе отменил личные льготы. В результате IRS пересмотрела форму W4. Работники больше не могут снижать сумму федерального подоходного налога, удерживаемого из их зарплаты, требуя пособий.

С помощью этой новой формы W4 2020 года сотрудники могут снизить удержанный налог, только заявив об иждивенцах или используя таблицу вычетов.

Вот шаги, которые должны сделать ваши сотрудники, чтобы заполнить форму W4:

Шаг 1: введите личную информацию

Сотрудники должны ввести необходимую информацию, которая их идентифицирует. Он включает официальное имя, адрес, номер социального страхования (SSN) и налоговый статус.

Шаг 2: несколько вакансий или подача документов совместно с супругом

Для сотрудников, которые хотят удержать больше или меньше стандартной суммы, на этом этапе они должны подать заявление. В зависимости от своих обстоятельств они могут указать доход своего супруга, их несколько мест работы или любой доход от их внештатной работы.

Если им нужны дополнительные указания, чтобы определить, освобождены ли они от удержания, направьте их к сообщению, написанному в форме перед вторым шагом.

Здесь у них есть три варианта. Вариант (а) является наиболее точным и использует приложение для оценки удержания от IRS. Вариант (b) требует ручного ввода на отдельном листе, а вариант (c) выполнить проще всего, поскольку он предполагает, что работа оплачивается одинаково.

Шаг 3: Претензия к иждивенцам сотрудников

Сотрудники с общим доходом менее 200 000 долларов США или менее 400 000 долларов США (при совместной подаче декларации) имеют право на получение налогового кредита на детей. Попросите их проверить публикацию IRS 972 — Налоговый кредит на детей, если они хотят получить этот кредит.

Шаг 4: Другие корректировки удержания

Этот раздел является необязательным. Однако ваши сотрудники могут использовать его, если они хотят удержать дополнительный налог или рассчитывают потребовать другие вычеты, такие как предстоящий пассивный доход от инвестиций.

Области, включенные в этот раздел:

Часто задаваемые вопросы

Может ли ваш сотрудник подать заявление об освобождении от уплаты налогов W4?

Заявление ваших сотрудников об освобождении от налогов не является незаконным. Однако они должны соответствовать этим двум критериям:

Они не должны платить федеральный подоходный налог за предыдущий налоговый год.

Они ожидают, что не будут платить федеральный подоходный налог в текущем году.

Однако помните, что даже если они имеют право на освобождение по W4, вам все равно необходимо делать отчисления на социальное обеспечение и Medicare.

Можете ли вы изменить федеральное удержание вашего сотрудника без его согласия?

Нет, вы не можете изменить федеральное удержание вашего сотрудника без его согласия, за исключением случаев, когда вы получили соответствующее письмо от IRS. В этом случае ваш сотрудник также получит копию письма из налоговой службы. Если ваш сотрудник подает новую форму W-4, вы можете изменить федеральное удержание на основе изменений в новом документе.

Можете ли вы заполнить форму W4 от имени вашего сотрудника?

Работодатели не имеют права заполнять или заполнять форму W4 работника. Независимо от того, насколько разочарован или отчаянно настроен ваш менеджер по заработной плате в отношении соблюдения трудового законодательства, было бы лучше, если бы вы никогда этого не делали. Однако вы защищены законом и можете удерживать федеральный подоходный налог с сотрудников, которые не представили свою форму W4, считая их незамужними.

В чем разница между W2 и W4?

W2 является обязательным для владельцев малого бизнеса и даже крупных предприятий, а W4 необходим для каждого сотрудника. W4 информирует вас о сумме, которую вы должны удержать из заработной платы вашего сотрудника. С другой стороны, W2 позволяет IRS узнать, сколько ваши сотрудники заработали в предыдущем году.

Упростите подачу документов W4 для ваших новых сотрудников

Предоставление строгих указаний, пока ваши новые сотрудники заполняют форму W4, — лучший способ обеспечить ее отправку. Хотя вам не разрешено влиять на какую-либо информацию, которую они вводят в документ, вы можете помочь им заполнить его.

Изображение: Depositphotos