Podstawy formularza W4 dla właścicieli małych firm

Opublikowany: 2021-11-03

Formularz W4 to niezbędny dokument, który każdy właściciel małej firmy powinien odebrać od swoich pracowników przed wystawieniem pierwszej wypłaty.

Chociaż IRS nie zobowiązuje Cię do zgłaszania jakichkolwiek informacji zgłaszanych przez Twoich pracowników na ich W4, formularze te nadal podlegają weryfikacji. Urząd skarbowy może poprosić Cię o przesłanie im formularza W4.

Konsekwencje nowego pracownika, który nie prześle W4 spadają na nich – z możliwością potrącenia podatku z pensji więcej niż powinien.

Czytaj dalej i dowiedz się więcej o formularzu W-4 z Twojej perspektywy jako pracodawcy.

Co to jest formularz podatkowy W4?

Formularz podatkowy W4 lub zaświadczenie o potrąceniu pracownika to dokument IRS zawierający informacje dotyczące kwoty podatku do potrącenia z wypłaty pracownika. Za pomocą tego formularza możesz obliczyć podatki od wynagrodzeń i przesłać kwotę do stanu i IRS w imieniu swojego pracownika.

Co to jest formularz podatkowy W4

zdjęcie: irs.gov Oto informacje, które przekazuje Ci formularz W4, jako pracodawcy:

Status zgłoszenia pracownika
Wiele korekt pracy
Kwota innych dochodów
Kwota kredytów
Kwota potrąceń
Wszelkie dodatkowe kwoty do potrącenia z wypłaty pracownika

Bez prawidłowo wypełnionego formularza W4, nadal musisz potrącać federalny podatek dochodowy od wynagrodzenia pracownika. W takim przypadku będziesz musiał uznać swojego pracownika za samotnego, bez żadnych innych korekt lub potrąceń.

Aby formularz W4 był zgodny z prawem i akceptowany, musi zawierać istotne informacje dotyczące pracownika, takie jak:

Demograficzny
Stan cywilny
Liczba wyjątków

Musi również wskazywać kwotę w dolarach za potrącenie i wszelkie zwolnienia. Zmiany kwoty potrącenia w dolarach mogą unieważnić formularz W4.

Jak pracownik wypełnia formularz W4?

Ustawa o obniżkach podatków i zatrudnieniu z 2017 r. zmieniła wiele przepisów podatkowych, w tym zlikwidowała zwolnienia osobiste. W rezultacie IRS zrewidował formularz W4. Pracownicy nie mogą już obniżać kwoty federalnego podatku dochodowego potrącanego z ich wypłaty poprzez ubieganie się o dodatki.

Dzięki temu nowemu formularzowi W4 2020 pracownicy mogą obniżyć potrącenie podatku tylko poprzez ubieganie się o osoby pozostające na utrzymaniu lub korzystając z arkusza odliczeń.

Oto kroki, które muszą wykonać Twoi pracownicy, aby wypełnić swoje W4:

Krok 1: Wprowadź dane osobowe

Pracownicy muszą wprowadzić niezbędne informacje, które ich identyfikują. Zawiera nazwę prawną, adres, numer ubezpieczenia społecznego (SSN) i status zgłoszenia podatkowego.

Krok 2: Wiele prac lub składanie wniosków wspólnie z małżonkiem

W przypadku pracowników, którzy chcą potrącić więcej lub mniej niż standardowa kwota, na tym etapie powinni złożyć deklarację. W zależności od sytuacji mogą określić dochód współmałżonka, liczbę wykonywanych prac lub wszelkie dochody z pracy na zlecenie.

Jeśli potrzebują dalszych wskazówek w ustaleniu, czy są zwolnieni z potrąceń, skieruj ich do wiadomości zapisanej w formularzu przed krokiem drugim.

Mogą tutaj wybrać trzy opcje. Opcja (a) jest najdokładniejsza i korzysta z aplikacji estymatora podatku u źródła z IRS. Wariant (b) wymaga ręcznego wpisu w osobnym arkuszu, podczas gdy opcja (c) jest najłatwiejsza do wykonania, ponieważ zakłada, że praca jest zbliżona do wynagrodzenia.

Krok 3: Roszczenie osób pozostających na utrzymaniu pracownika

Pracownicy o łącznych dochodach poniżej 200 000 USD lub poniżej 400 000 USD (w przypadku wspólnego zgłoszenia) są uprawnieni do ulgi podatkowej na dzieci. Poleć im, aby sprawdzili Publikację IRS 972 – Child Tax Credit, jeśli chcą ubiegać się o ten kredyt.

Krok 4: Inne korekty u źródła

Ta sekcja jest opcjonalna. Jednak Twoi pracownicy mogą z niego korzystać, jeśli chcą potrącić dodatkowy podatek lub oczekują innych odliczeń, takich jak nadchodzący dochód pasywny z inwestycji.

Obszary zawarte w tej sekcji to:

Często Zadawane Pytania

Czy Twój pracownik może złożyć zwolnienia W4?

Złożenie przez pracowników wniosku jako zwolnionego nie jest nielegalne. Muszą jednak spełniać te dwa kryteria:

Nie są winni żadnego federalnego podatku dochodowego w poprzednim roku podatkowym.

Oczekują, że w bieżącym roku nie będą winni żadnego federalnego podatku dochodowego.

Pamiętaj jednak, że nawet jeśli kwalifikują się do zwolnienia W4, nadal musisz dokonywać potrąceń na ubezpieczenie społeczne i Medicare.

Czy możesz zmienić federalne potrącenie podatku swojego pracownika bez jego zgody?

Nie, nie możesz zmienić federalnego podatku u źródła bez jego zgody, chyba że otrzymasz pismo z IRS, aby to zrobić. W takim przypadku Twój pracownik otrzyma również kopię pisma z urzędu skarbowego. Jeśli Twój pracownik złoży nowy formularz W-4, możesz zmienić federalne potrącenie podatku na podstawie zmian z nowego dokumentu.

Czy możesz wypełnić formularz W4 w imieniu swojego pracownika?

Wypełnianie lub wypełnianie formularza W4 pracownika jest niezgodne z prawem. Bez względu na to, jak sfrustrowany lub zdesperowany jest Twój menedżer ds. płac, jeśli chodzi o przestrzeganie przepisów prawa pracy, najlepiej byłoby, gdybyś nigdy tego nie robił. Jesteś jednak chroniony przez prawo do potrącania federalnego podatku dochodowego od pracowników, którzy nie złożyli formularza W4 – traktując ich jako osoby samotne.

Jaka jest różnica między W2 a W4?

W2 jest obowiązkowy dla właścicieli małych firm, a nawet dużych przedsiębiorstw, podczas gdy W4 jest niezbędny dla każdego pracownika. W4 informuje o kwocie, którą należy potrącić z wynagrodzenia pracownika. Z drugiej strony, W2 informuje IRS, ile Twoi pracownicy zarobili w poprzednim roku.

Ułatw składanie wniosków W4 swoim nowym pracownikom

Zapewnienie ścisłych wskazówek podczas wypełniania przez nowych pracowników formularza W4 to najlepszy sposób na zapewnienie, że go prześlą. Chociaż nie możesz wpływać na żadne informacje, które wprowadzają do dokumentu, możesz pomóc im w jego wypełnieniu.

Obraz: Depositphotos