Noções básicas do formulário W4 para proprietários de pequenas empresas
Publicados: 2021-11-03Um formulário W4 é um documento essencial que todo pequeno empresário deve coletar de seus funcionários antes de emitir seu primeiro salário.
Embora o IRS não o obrigue a relatar qualquer informação reivindicada por seus funcionários em seu W4, esses formulários ainda estão sujeitos a revisão. O serviço de receita pode solicitar que você envie o formulário W4 para eles.
As repercussões de um novo funcionário não apresentar um W4 recai sobre eles – com a possibilidade de ter mais imposto retido do seu salário do que deveria.
Continue lendo e saiba mais sobre o Formulário W-4 da sua perspectiva como empregador.
O que é um Formulário Fiscal W4?
Um Formulário de Imposto W4, ou Certificado de Retenção do Funcionário, é um documento do IRS que contém informações sobre o valor do imposto a ser retido do cheque de pagamento do seu funcionário. Usando este formulário, você pode calcular os impostos sobre a folha de pagamento e enviar o valor para o estado e a Receita Federal em nome do seu funcionário.
- Situação de arquivamento do funcionário
- Vários ajustes de trabalho
- Valor de outras receitas
- Quantidade de créditos
- Valor das deduções
- Qualquer valor adicional a reter do salário do empregado
Sem um formulário W4 devidamente preenchido, você ainda deve reter o imposto de renda federal dos salários de seus funcionários. Nesse caso, você terá que considerar seu funcionário como solteiro, sem outros ajustes ou deduções.
Para que um W4 seja legal e aceitável, ele deve conter informações pertinentes aos funcionários, como:
- Demográfico
- Estado civil
- Número de exceções
Ele também deve mostrar um valor em dólares para retenção e quaisquer isenções. Alterações no valor em dólares de retenção podem anular um formulário W4.
Como um funcionário preenche um formulário W4
A Lei de Cortes de Impostos e Empregos de 2017 reformulou muitas regras tributárias, incluindo a remoção de isenções pessoais. Como resultado, o IRS revisou o formulário W4. Os funcionários não podem mais reduzir o valor do imposto de renda federal retido de seu contracheque solicitando subsídios.
Com este novo Formulário W4 2020, os funcionários só podem reduzir a retenção de impostos reivindicando dependentes ou usando uma planilha de deduções.
Aqui estão as etapas que seus funcionários devem seguir para preencher o W4:
Etapa 1: insira as informações pessoais
Os funcionários devem inserir as informações necessárias que os identifiquem. Ele inclui o nome legal, endereço, número de seguro social (SSN) e status de declaração de imposto.
Etapa 2: vários trabalhos ou arquivamento em conjunto com o cônjuge
Para os funcionários que desejam reter mais ou menos do que o valor padrão, esta etapa é onde eles devem fazer sua declaração. Dependendo de suas circunstâncias, eles podem especificar a renda de seu cônjuge, seus múltiplos empregos ou qualquer renda de seu trabalho freelance.
Se eles precisarem de mais orientação para determinar se estão isentos de retenção, encaminhe-os para a mensagem escrita no formulário antes da etapa dois.
Existem três opções que eles podem tomar aqui. A opção (a) é a mais precisa e usa o aplicativo estimador de retenção do IRS. A opção (b) requer uma entrada manual em uma planilha separada, enquanto a opção (c) é a mais fácil de preencher porque pressupõe que os trabalhos tenham remuneração semelhante.
Etapa 3: Reclamar dependentes de funcionários
Os funcionários com renda total inferior a US$ 200.000 ou inferior a US$ 400.000 (se apresentarem em conjunto) são elegíveis para um crédito de imposto de criança. Oriente-os a verificar a Publicação IRS 972 – Child Tax Credit se desejarem reivindicar este crédito.
Etapa 4: Outros ajustes de retenção
Esta seção é opcional. No entanto, seus funcionários podem usá-lo se quiserem um imposto extra retido ou esperam reivindicar outras deduções, como uma renda passiva futura de um investimento.
As áreas incluídas nesta seção são: