เคล็ดลับการบริหารความเสี่ยงด้านการเดินทางเพื่อให้ผู้เดินทางเพื่อธุรกิจเริ่มต้นได้

เมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น การเดินทางก็จะกลายเป็นสิ่งจำเป็นมากขึ้น อย่างไรก็ตาม การเดินทางเพื่อธุรกิจมีความเสี่ยง และการจัดการความเสี่ยงด้านการเดินทางให้ดีที่สุดเป็นสิ่งสำคัญ หลายบริษัทได้พัฒนาแผนการจัดการความเสี่ยงด้านการเดินทางเมื่อธุรกิจเติบโตขึ้น หากคุณต้องการให้พนักงานเดินทางปลอดภัยในขณะที่ปกป้องธุรกิจของคุณ นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมการจัดการความเสี่ยงด้านการเดินทางจึงเป็นสิ่งสำคัญ

การบริหารความเสี่ยงในการเดินทางเพื่อธุรกิจคืออะไร?

การจัดการความเสี่ยงในการเดินทางเพื่อธุรกิจสามารถครอบคลุมองค์ประกอบต่างๆ มากมาย การจัดการความเสี่ยงมุ่งหวังที่จะลดผลกระทบของเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝันให้เหลือน้อยที่สุด และรักษาผู้เดินทางเพื่อธุรกิจให้ปลอดภัยด้วยแผนการสื่อสารที่ออกแบบมาอย่างดีเพื่อเป็นเกียรติแก่หน้าที่ในการดูแล

สำหรับองค์กรระหว่างประเทศที่จำเป็นต้องเดินทางไปต่างประเทศ มาตรการเหล่านี้ช่วยให้แน่ใจว่ามีการวางแผนความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้นจากการเดินทาง และมีแนวทางที่มีโครงสร้างเพื่อความปลอดภัยของพนักงาน การรักษาความปลอดภัย และความยืดหยุ่นขององค์กร

ตัวอย่างอันตรายขณะเดินทาง ได้แก่

• ความไม่สงบทางแพ่ง
• ความไม่มั่นคงทางการเมือง
• สภาพอากาศเลวร้าย
• การโจมตีของผู้ก่อการร้าย
• การระบาดของโรค
• เหตุการณ์สำคัญเกี่ยวกับความปลอดภัย
• คำเตือนการเดินทางกะทันหัน
• เหตุการณ์ด้านสุขภาพของพนักงาน
• เหตุการณ์อาชญากรรม
• ภัยคุกคามและความเสี่ยงอื่นๆ ที่อาจเกิดขึ้น

ปัจจัยเพิ่มเติมที่ต้องพิจารณาด้วยความเสี่ยงด้านการเดินทาง

เมื่อพูดถึงการจัดการความเสี่ยงและการประเมินความเสี่ยง การระบุประเภทของความเสี่ยงเป็นเพียงแง่มุมหนึ่งของความต่อเนื่องทางธุรกิจและความปลอดภัยของพนักงาน หากมีความเสี่ยงที่เกี่ยวข้องกับการเดินทางบ่อยครั้ง เช่น การเดินทางเพื่อธุรกิจไปยังประเทศที่มีความเสี่ยงสูง บริษัทต่างๆ จะต้องทุ่มเททรัพยากรภายในเพื่อความปลอดภัยของพนักงาน

ในจุดเริ่มต้น ธุรกิจควรพิจารณามาตรการด้านความปลอดภัยเพิ่มเติม เช่น การอพยพทางการแพทย์ ความเสี่ยงทางการเมือง และการประกันภัยการเดินทาง อย่างไรก็ตาม คุณอาจต้องพิจารณาฝึกอบรมพนักงานเกี่ยวกับวิธีจัดการกับเหตุฉุกเฉินทางการแพทย์และการฝึกอบรมรับมือเหตุฉุกเฉิน นอกจากนี้ คุณอาจต้องรวมมาตรการความปลอดภัยในการเดินทางอื่นๆ เช่น กระบวนการสื่อสารในกรณีฉุกเฉินและข้อมูลติดต่อฉุกเฉินตามสถานที่ของผู้เดินทาง

• อ่านเพิ่มเติม: หลีกเลี่ยงปุ่มล้างห้องน้ำและพื้นผิวเช็คอินด้วยตนเองในการเดินทางเพื่อธุรกิจครั้งต่อไปของคุณ

โครงการบริหารความเสี่ยงด้านการเดินทางควรมีอะไรบ้าง?

โปรแกรมการจัดการความเสี่ยงด้านการเดินทางที่ครอบคลุมมีเป้าหมายสองประการ: การปกป้องพนักงานจากความเสี่ยงสูงเมื่อทำได้ และสร้างความมั่นใจว่าธุรกิจจะดำเนินต่อไป มีแหล่งข้อมูลมากมายที่จะช่วยออกแบบการประเมินความเสี่ยงด้านการเดินทางและโปรแกรม เราจะพิจารณาคุณสมบัติหลักบางประการในการประเมินความเสี่ยงด้านการเดินทางขององค์กร และโปรแกรมควรมี:

1. สร้างนโยบายการเดินทางเพื่อธุรกิจที่ชัดเจนสำหรับพนักงาน: ขั้นตอนแรกคือการสร้างแนวทางที่ชัดเจนสำหรับการเดินทางระหว่างประเทศที่พนักงานต้องปฏิบัติตาม ซึ่งรวมถึงการสรุปความเสี่ยงที่อาจเกิดขึ้น ข้อมูลความปลอดภัยที่สำคัญ และวิธีป้องกันตนเองในจุดหมายปลายทางการเดินทางตามสถานการณ์
2. แหล่งข้อมูลแบบเรียลไทม์: สถานการณ์ฉุกเฉินจะไม่ขาดตอน และแผนการเดินทางสามารถเปลี่ยนแปลงได้ในพริบตา ตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการควบคุมการเดินทางและการอนุมัติการเดินทางคำนึงถึงข่าวกรองภัยคุกคามและแหล่งข้อมูลแบบเรียลไทม์อื่นๆ สำหรับคำแนะนำการเดินทางล่าสุด
3. การสื่อสารที่ชัดเจน: เมื่อสถานการณ์เปลี่ยนไป พนักงานต้องได้รับข้อมูลข่าวสารให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ก่อนการเดินทาง เพื่อปกป้องตนเองและบริษัท ร่างหน้าที่ในการดูแลของบริษัท มาตรการรักษาความปลอดภัย และวิธีการติดต่อสมาชิกคนอื่น ๆ ในองค์กรในกรณีที่ผู้เดินทางเผชิญเหตุฉุกเฉินระหว่างการเดินทาง
4. คำแนะนำอย่างเป็นทางการ: รวมคำแนะนำของรัฐบาล เช่น คำแนะนำการเดินทางและแหล่งข้อมูลที่ผู้เดินทางสามารถปรึกษาได้ คุณยังสามารถใช้ทรัพยากรต่างๆ เช่น Global Business Travel Association เพื่อพัฒนานโยบายแบบองค์รวม

3 เคล็ดลับการจัดการความเสี่ยงด้านการเดินทางที่ช่วยลดความเสี่ยง

การจัดการความเสี่ยงเป็นเรื่องเกี่ยวกับการปกป้องบริษัทและพนักงาน และอาจเป็นเรื่องยากที่จะทำให้ทั้งสองสมดุลกันโดยสิ้นเชิง เราจะพูดถึงเคล็ดลับสำคัญที่ควรพิจารณาเมื่อออกแบบโปรแกรมสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ

• อ่านเพิ่มเติม: เคล็ดลับความปลอดภัยในการเดินทางสำหรับผู้หญิง

1. สร้างหรือกำหนดค่าโปรแกรมการจัดการการเดินทางของคุณใหม่

พิจารณาโครงสร้างองค์กรของคุณและเกี่ยวข้องกับการบริหารความเสี่ยงอย่างไร ทำให้พนักงานเข้าใจได้ง่ายและคล่องตัวที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เมื่อเริ่มการเดินทางเพื่อธุรกิจ โปรแกรมการจัดการการเดินทางของคุณต้องจัดการกับความเสี่ยงจากการวางแผนก่อนการเดินทางและจุดหมายปลายทางจนกว่าพนักงานของบริษัทจะกลับสู่สภาพเดิม นโยบายที่ครอบคลุมทุกด้านช่วยให้มั่นใจได้ว่าบริษัทจะได้รับการคุ้มครองเมื่อเผชิญกับเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝัน ซึ่งรวมถึงความปลอดภัยของพนักงาน การเก็บรักษาข้อมูล และมาตรการรักษาความปลอดภัย

คุณสามารถแต่งตั้งผู้จัดการการเดินทางที่ได้รับมอบหมายซึ่งรับผิดชอบด้านความปลอดภัยของพนักงาน ความเป็นอยู่ที่ดี และการจัดการความเสี่ยงในการเดินทางที่เกิดขึ้นระหว่างการเดินทางของพนักงาน นอกจากนี้ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานสามารถเข้าถึงความคุ้มครองสุขภาพที่ครอบคลุมระหว่างการเดินทางและทรัพยากรต่างๆ เพื่อช่วยให้พวกเขาติดตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาในกรณีฉุกเฉิน คุณยังสามารถให้ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีการเดินทางพร้อมกับอุปกรณ์และอุปกรณ์ของบริษัท และข้อกังวลด้านข้อมูลใดๆ ที่ต้องคำนึงถึง

2. สร้างกลยุทธ์การบริหารความเสี่ยงด้านการเดินทางของคุณ

กลยุทธ์ของคุณส่วนใหญ่จะขึ้นอยู่กับปลายทางที่พนักงานจะไปและคำนึงถึงการเปลี่ยนแปลงในอนาคตอันใกล้ แต่ประเด็นสำคัญที่ต้องพิจารณา ได้แก่ ความปลอดภัยของข้อมูล ความยืดหยุ่นในการปฏิบัติงาน และการปกป้องพนักงาน นอกจากนี้ จะต้องคำนึงถึงการคุ้มครองพนักงานและการทำงานของบริษัทในกรณีที่เกิดภัยคุกคามและความเสี่ยงที่สำคัญ

กรอบการประเมินความเสี่ยงก่อนที่ผู้เดินทางจะออกเดินทางช่วยให้บริษัทบังคับใช้นโยบายการจัดการความเสี่ยงด้านการเดินทางได้ง่ายขึ้น พิจารณาใช้มาตรฐานอุตสาหกรรมการเดินทางเพื่อธุรกิจที่กว้างขึ้น เช่น ISO 31030:2021 – การจัดการความเสี่ยงด้านการเดินทาง — คำแนะนำสำหรับองค์กรในการออกแบบกลยุทธ์ของคุณ

3. ใช้เทคโนโลยีดิจิทัลเพื่อทำให้แผนการบริหารความเสี่ยงของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น

โชคดีที่มีเทคโนโลยีที่มีอยู่มากมาย ทำให้มีทรัพยากรมากขึ้นกว่าที่เคยในการลดความเสี่ยง ภายในบทบาทผู้จัดการการเดินทาง ควรมีกระบวนการที่พนักงานทำการเช็คอินเป็นประจำกับทีมที่กว้างขึ้นและให้การเข้าถึงข้อมูล GPS บนอุปกรณ์ที่ทำงานเพื่อให้แน่ใจว่าจะพบได้ง่ายในกรณีฉุกเฉิน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับจำนวนพนักงานที่เดินทาง อาจมีมาตรการสำหรับการรายงานเหตุการณ์และการอัปเดตตามเวลาจริง

สถานที่ที่พนักงานสามารถรับความช่วยเหลือได้ในกรณีฉุกเฉิน

ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของการจัดการความเสี่ยงด้านการเดินทาง พนักงานควรตระหนักถึงแหล่งข้อมูลฉุกเฉินที่พวกเขาสามารถติดต่อได้ ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การดูแลและจัดการความเสี่ยงด้านการเดินทางของบริษัท

หากพนักงานต้องการการรักษาพยาบาลหรือมีภัยธรรมชาติ พวกเขาควรติดต่อกับสถานทูตและ/หรือหน่วยงานในท้องถิ่นเพื่อเป็นขั้นตอนแรกในการขอความช่วยเหลือ พวกเขาควรได้รับรู้ถึงองค์กรระดับท้องถิ่นและระดับประเทศที่สามารถช่วยเหลือพวกเขาได้ เช่นเดียวกับทรัพยากรของบริษัทที่บริษัทอาจสามารถจัดหาได้ในกรณีฉุกเฉิน

ภาพ: องค์ประกอบ Envato