Conseils de gestion des risques liés aux voyages pour aider les voyageurs d'affaires à démarrer

À mesure que les entreprises se développent, les voyages ont tendance à devenir de plus en plus incontournables. Cependant, les voyages d'affaires comportent des risques et il est essentiel de gérer au mieux les risques liés aux voyages. De nombreuses entreprises ont élaboré un plan de gestion des risques liés aux voyages à mesure que l'entreprise se développe. Si vous cherchez à assurer la sécurité des employés en déplacement tout en protégeant votre entreprise, c'est pourquoi la gestion des risques liés aux voyages est cruciale.

Qu'est-ce que la gestion des risques dans les voyages d'affaires ?

La gestion des risques dans les voyages d'affaires peut englober de nombreux éléments différents. La gestion des risques vise à minimiser autant que possible l'impact des événements imprévus et à assurer la sécurité des voyageurs d'affaires grâce à un plan de communication bien conçu respectant le devoir de diligence.

Pour une organisation internationale où les voyages à l'étranger sont nécessaires, ces mesures garantissent que les risques potentiels liés aux voyages sont planifiés et qu'il existe une approche structurée de la sûreté, de la sécurité et de la résilience organisationnelle des employés.

Voici des exemples de dangers lors d'un voyage :

• Troubles civils
• L'instabilité politique
• Intempéries
• Attaques terroristes
• Flambées de maladies
• Incidents majeurs concernant la sécurité
• Avertissements de voyage soudains
• Incident de santé des employés
• Incidents criminels
• Toutes autres menaces et risques potentiels

Facteurs supplémentaires à prendre en compte avec les risques de voyage

Lorsqu'il s'agit de gérer les risques et d'effectuer des évaluations des risques, l'identification du type de risque n'est qu'un aspect de la continuité des activités et de la sécurité des employés. S'il existe un risque lié aux voyages fréquents, comme les voyages d'affaires dans des pays à haut risque, les entreprises doivent consacrer des ressources internes pour assurer la sécurité des employés.

Comme point de départ, les entreprises devraient envisager des mesures de sécurité supplémentaires telles que l'évacuation médicale, le risque politique et l'assurance voyage. Cependant, vous devrez peut-être également envisager de former des employés sur la façon de faire face à une urgence médicale et une formation sur les interventions d'urgence. En outre, vous devrez peut-être inclure d'autres mesures de sécurité de voyage, telles qu'un processus de communication d'urgence et des informations de contact d'urgence basées sur l'emplacement des voyageurs.

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Que doit contenir un programme de gestion des risques liés aux voyages ?

Un programme complet de gestion des risques liés aux voyages a deux objectifs : protéger les employés contre les risques élevés dans la mesure du possible et assurer la continuité des activités. Il existe de nombreuses ressources pour aider à concevoir une évaluation et un programme des risques liés aux voyages. Nous examinerons certaines des caractéristiques essentielles d'une évaluation des risques liés aux voyages d'affaires et le programme devrait avoir :

1. Créer des politiques de voyage d'affaires claires pour les employés : la première étape consiste à créer des directives claires pour les voyages internationaux que les employés doivent suivre. Cela comprend la description des risques potentiels, des informations de sécurité critiques et la manière de se protéger dans leur destination de voyage en fonction de la situation.
2. Sources d'informations en temps réel : les situations d'urgence ne sont jamais tranchées et les projets de voyage peuvent changer en un clin d'œil. Assurez-vous que les processus de contrôle et d'approbation des voyages prennent en compte les renseignements sur les menaces et d'autres sources d'informations en temps réel pour des conseils de voyage à jour.
3. Communication claire : à mesure que les situations évoluent, les employés doivent disposer d'autant d'informations que possible avant le voyage pour se protéger et protéger l'entreprise. Décrivez le devoir de diligence de l'entreprise, les mesures de sécurité en place et comment contacter d'autres membres de l'organisation au cas où les voyageurs seraient confrontés à des urgences pendant le voyage.
4. Conseils officiels : incluez tous les conseils du gouvernement, tels que les conseils aux voyageurs et les ressources que les voyageurs peuvent consulter. Vous pouvez également utiliser des ressources telles que la Global Business Travel Association pour développer une politique globale.

3 conseils de gestion des risques de voyage qui atténuent les risques

La gestion des risques consiste à protéger l'entreprise et l'employé, et il peut être difficile d'équilibrer entièrement les deux. Nous passerons en revue quelques conseils clés à prendre en compte lors de la conception d'un programme pour un voyage d'affaires à garder à l'esprit.

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1. Créez ou reconfigurez votre programme de gestion des voyages

Tenez compte de votre structure organisationnelle et de son lien avec la gestion des risques. Faites en sorte qu'il soit aussi simple et simple que possible pour les employés de comprendre lorsqu'ils entreprennent un voyage d'affaires. Votre programme de gestion des voyages doit tenir compte des risques liés à la planification du voyage et à la destination jusqu'à ce que les employés de l'entreprise soient de retour sur leur sol d'origine. Une politique globale garantit que l'entreprise est protégée face à des événements imprévus, y compris la sécurité des employés, la préservation des données et les mesures de sécurité.

Vous pouvez nommer des gestionnaires de voyages désignés qui sont chargés de la sécurité, du bien-être et de la gestion des risques liés aux voyages lorsqu'ils surviennent pendant les déplacements des employés. Assurez-vous également que les employés ont accès à une couverture santé complète pendant leurs déplacements et à des ressources pour les aider à surveiller les situations en constante évolution lors d'une urgence. Vous pouvez également fournir des informations supplémentaires sur la façon de voyager avec les appareils et équipements de l'entreprise et sur tout problème de données à garder à l'esprit.

2. Élaborez votre stratégie de gestion des risques liés aux voyages

Votre stratégie dépendra en grande partie des destinations vers lesquelles les employés se rendent et de la prise en compte des changements dans un proche avenir. Mais les points clés à prendre en compte incluent la sécurité des informations, la résilience opérationnelle et la protection des employés. En outre, la protection des employés et le fonctionnement de l'entreprise en cas de menaces et de risques importants doivent être pris en compte.

Un cadre d'évaluation des risques avant le départ des voyageurs permet aux entreprises d'appliquer plus facilement des politiques de gestion des risques liés aux voyages. Envisagez d'utiliser des normes plus larges de l'industrie du voyage d'affaires telles que la norme ISO 31030:2021 - Gestion des risques liés aux voyages - Conseils aux organisations pour concevoir votre stratégie.

3. Utilisez la technologie numérique pour rendre votre plan de gestion des risques plus efficace

Heureusement, avec autant de technologie en place, il y a plus de ressources que jamais en matière d'atténuation des risques. Dans le cadre du rôle de gestionnaire de voyages, il devrait certainement y avoir des processus en place où les employés effectuent des vérifications régulières avec des équipes plus larges et fournissent un accès aux données GPS sur les appareils de travail pour s'assurer qu'ils peuvent être trouvés facilement en cas d'urgence. Selon le nombre d'employés qui voyagent, des mesures peuvent également être mises en place pour le signalement des incidents et les mises à jour en temps réel.

Endroits où les employés peuvent obtenir de l'aide en cas d'urgence

Dans le cadre de la gestion des risques de voyage, les employés doivent être conscients des ressources d'urgence qu'ils peuvent contacter dans le cadre de la stratégie d'obligation de diligence de l'entreprise et gérer les risques de voyage.

Si les employés ont besoin de soins médicaux ou s'il y a des catastrophes naturelles, ils doivent contacter les ambassades et/ou les autorités locales comme première étape pour obtenir de l'aide. Ils doivent également être informés des organisations locales et nationales qui peuvent les aider, ainsi que des ressources de l'entreprise que l'entreprise peut être en mesure de fournir en cas d'urgence.

Image : Éléments Envato