İş Seyahatine Başlamak İçin Seyahat Risk Yönetimi İpuçları

İşletmeler büyüdükçe, seyahat daha çok bir demirbaş olma eğilimindedir. Bununla birlikte, iş seyahatinde riskler söz konusudur ve seyahat risklerini mümkün olan en iyi şekilde yönetmek esastır. Birçok şirket, iş büyüdükçe bir seyahat risk yönetimi planı geliştirdi. İşinizi korurken seyahat eden çalışanlarınızın güvenliğini sağlamak istiyorsanız, seyahat risk yönetimi bu nedenle çok önemlidir.

İş Seyahatinde Risk Yönetimi Nedir?

İş seyahatlerinde risk yönetimi birçok farklı unsuru kapsayabilir. Risk yönetimi, öngörülemeyen olayların etkisini mümkün olduğunca en aza indirmeyi ve özen yükümlülüğünü onurlandıran iyi tasarlanmış bir iletişim planı aracılığıyla iş seyahatinde olanları güvende tutmayı amaçlar.

Yurtdışına seyahat etmenin gerekli olduğu uluslararası bir kuruluş için, bu önlemler potansiyel seyahat risklerinin planlanmasını ve çalışan güvenliği, güvenliği ve kurumsal dayanıklılığa yönelik yapılandırılmış bir yaklaşımın olmasını sağlar.

Seyahat ederken oluşabilecek tehlikelere örnek olarak şunlar verilebilir:

• Sivil huzursuzluk
• Siyasi dengesizlik
• Şiddetli hava
• Terörist saldırılar
• Hastalık salgınları
• Güvenlikle ilgili önemli olaylar
• Ani seyahat uyarıları
• Çalışan sağlığı olayı
• Suç olayları
• Diğer olası tehditler ve riskler

Seyahat Riskleri ile Dikkate Alınması Gereken Ekstra Faktörler

Risk yönetimi ve risk değerlendirmeleri yapılması söz konusu olduğunda, risk türünün belirlenmesi iş sürekliliğinin ve çalışan güvenliğinin yalnızca bir yönüdür. Yüksek riskli ülkelere iş gezileri gibi sık seyahatle ilgili bir risk varsa, şirketler iç kaynaklarını çalışan güvenliğini sağlamaya ayırmalı.

Başlangıç ​​noktası olarak işletmeler tıbbi tahliye, politik risk ve seyahat sigortası gibi ek güvenlik önlemlerini dikkate almalıdır. Bununla birlikte, tıbbi bir acil durumla nasıl başa çıkılacağı ve acil müdahale eğitimi konusunda çalışanları eğitmeyi de düşünmeniz gerekebilir. Ek olarak, acil durum iletişim süreci ve yolcuların konumlarına dayalı acil durum iletişim bilgileri gibi diğer seyahat güvenliği önlemlerini eklemeniz gerekebilir.

• DAHA FAZLA OKUYUN: Bir Sonraki İş Seyahatinizde Lavabo Düğmelerinden ve Kendi Kendine Check-In Yüzeylerinden Kaçının

Seyahat Risk Yönetimi Programı Neleri İçermelidir?

Kapsamlı bir seyahat risk yönetimi programının iki hedefi vardır: Çalışanları mümkün olduğunca yüksek risklerden korumak ve iş sürekliliğini sağlamak. Bir seyahat riski değerlendirmesi ve programı tasarlamaya yardımcı olacak birçok kaynak vardır. Kurumsal seyahat risk değerlendirmesinin temel özelliklerinden bazılarına bakacağız ve programın sahip olması gereken:

1. Çalışanlar için net iş seyahati politikaları oluşturun: İlk adım, çalışanların uyması gereken uluslararası seyahat için net yönergeler oluşturmaktır. Bu, olası riskleri, kritik güvenlik bilgilerini ve duruma göre seyahat varış yerlerinde kendilerini nasıl koruyacaklarını belirlemeyi içerir.
2. Gerçek zamanlı bilgi kaynakları: Acil durumlar asla kesilmez ve kurumaz ve seyahat planları göz açıp kapayıncaya kadar değişebilir. Seyahati kontrol etme ve seyahati onaylama süreçlerinin, güncel seyahat tavsiyeleri için tehdit istihbaratını ve diğer gerçek zamanlı bilgi kaynaklarını dikkate aldığından emin olun.
3. Açık iletişim: Durumlar değiştikçe, çalışanlar kendilerini ve şirketi korumak için yolculuk öncesi mümkün olduğunca fazla bilgi ile donatılmalıdır. Şirketin özen yükümlülüğünü, yürürlükteki güvenlik önlemlerini ve seyahat sırasında yolcuların acil durumlarla karşılaşması durumunda organizasyonun diğer üyeleriyle nasıl iletişim kurulacağını ana hatlarıyla belirtin.
4. Resmi tavsiye: Seyahat tavsiyeleri ve gezginlerin başvurabileceği kaynaklar gibi hükümet tavsiyelerini ekleyin. Bütünsel bir politika geliştirmek için Küresel İş Seyahatleri Birliği gibi kaynakları da kullanabilirsiniz.

Riskleri Azaltan 3 Seyahat Risk Yönetimi İpuçları

Risk yönetimi, şirketi ve çalışanı korumakla ilgilidir ve ikisini tamamen dengelemek zor olabilir. Bir iş gezisi için bir program tasarlarken akılda tutulması gereken bazı önemli ipuçlarını gözden geçireceğiz.

• DAHA FAZLA OKUYUN: Kadınlar için Seyahat Güvenliği İpuçları

1. Seyahat Yönetim Programınızı Oluşturun veya Yeniden Yapılandırın

Kurumsal yapınızı ve bunun risk yönetimiyle nasıl ilişkili olduğunu düşünün. Çalışanların bir iş gezisine çıkarken anlaması için mümkün olduğunca basit ve anlaşılır hale getirin. Seyahat yönetimi programınızın, seyahat öncesi planlama ve varış noktasından şirket çalışanları yerel topraklara geri dönene kadar riskleri ele alması gerekir. Her şeyi kapsayan bir politika, şirketin çalışan güvenliği, veri koruma ve güvenlik önlemleri dahil olmak üzere öngörülemeyen olaylar karşısında korunmasını sağlar.

Çalışanların seyahatleri sırasında ortaya çıkan seyahat risklerini, çalışan güvenliğinden, sağlığından ve yönetiminden sorumlu olarak atanmış seyahat yöneticileri atayabilirsiniz. Ayrıca, çalışanların seyahat sırasında kapsamlı sağlık sigortasına ve acil bir durumda sürekli gelişen durumları izlemelerine yardımcı olacak kaynaklara erişmelerini sağlayın. Ayrıca şirket cihazları ve ekipmanları ile nasıl seyahat edileceği ve akılda tutulması gereken herhangi bir veri endişesi hakkında ek bilgi verebilirsiniz.

2. Seyahat Risk Yönetimi Stratejinizi Oluşturun

Stratejiniz, büyük ölçüde, çalışanların hangi destinasyonlara gideceğine ve yakın gelecekte yapılacak değişiklikleri hesaba katmasına bağlı olacaktır. Ancak dikkate alınması gereken kilit noktalar arasında bilgi güvenliği, operasyonel esneklik ve çalışanların korunması yer alır. Ayrıca, çalışanların korunması ve önemli tehditler ve riskler durumunda şirketin nasıl çalıştığı da dikkate alınmalıdır.

Gezginler seyahatleri için ayrılmadan önce bir risk değerlendirme çerçevesi, şirketlerin seyahat risk yönetimi politikalarını daha kolay uygulamalarını sağlar. ISO 31030:2021 - Seyahat risk yönetimi - Kuruluşların stratejinizi tasarlaması için rehberlik gibi daha geniş iş seyahati endüstri standartlarını kullanmayı düşünün.

3. Risk Yönetim Planınızı Daha Etkili Hale Getirmek için Dijital Teknolojiyi Kullanın

Şans eseri bu kadar çok teknoloji varken, risk azaltma söz konusu olduğunda her zamankinden daha fazla kaynak var. Seyahat yöneticisi rolünde, acil bir durumda kolayca bulunabilmeleri için çalışanların daha geniş ekiplerle düzenli check-in gerçekleştirdiği ve iş cihazlarında GPS veri erişimi sağladığı süreçler mutlaka bulunmalıdır. Seyahat eden çalışan sayısına bağlı olarak, olay raporlama ve gerçek zamanlı güncellemeler için de önlemler alınabilir.

Acil Durumlarda Çalışanların Yardım Alabileceği Yerler

Seyahat risk yönetiminin bir parçası olarak çalışanlar, şirketin özen gösterme stratejisinin bir parçası olarak iletişim kurabilecekleri acil durum kaynaklarının farkında olmalı ve seyahat risklerini yönetmelidir.

Çalışanların tıbbi bakıma ihtiyacı varsa veya doğal afetler varsa, yardım almak için ilk adım olarak yerel elçilikler ve/veya yetkililerle iletişime geçmeleri gerekir. Ayrıca, kendilerine yardımcı olabilecek yerel ve ulusal kuruluşların yanı sıra, şirketin acil bir durumda sağlayabileceği tüm şirket kaynaklarından da haberdar olmalıdırlar.

Resim: Envato Öğeleri