Dicas de gerenciamento de risco de viagem para iniciar os viajantes a negócios

À medida que as empresas crescem, as viagens tendem a se tornar mais comuns. No entanto, com viagens de negócios, os riscos estão envolvidos, e gerenciar os riscos de viagem da melhor forma possível é essencial. Muitas empresas desenvolveram um plano de gerenciamento de risco de viagem à medida que o negócio cresce. Se você deseja manter os funcionários em viagem seguros e, ao mesmo tempo, proteger seus negócios, é por isso que o gerenciamento de riscos em viagens é crucial.

O que é gerenciamento de risco em viagens de negócios?

A gestão de riscos em viagens de negócios pode abranger muitos elementos diferentes. A gestão de risco visa minimizar ao máximo o impacto de eventos imprevistos e manter os viajantes de negócios seguros por meio de um plano de comunicação bem elaborado, honrando o dever de cuidado.

Para uma organização internacional onde viajar para o exterior é necessário, essas medidas garantem que os riscos potenciais de viagem sejam planejados e há uma abordagem estruturada para a segurança dos funcionários, proteção e resiliência organizacional.

Exemplos de perigos durante a viagem podem incluir:

• Agitação civil
• Instabilidade política
• Tempo severo
• Ataques terroristas
• Surtos de doenças
• Principais incidentes de segurança
• Avisos repentinos de viagem
• Incidente de saúde do funcionário
• Incidentes de crime
• Quaisquer outras ameaças e riscos potenciais

Fatores extras a serem considerados com riscos de viagem

Quando se trata de gerenciar riscos e realizar avaliações de riscos, identificar o tipo de risco é apenas um aspecto da continuidade dos negócios e da segurança dos funcionários. Se houver um risco frequente relacionado a viagens, como viagens de negócios a países de alto risco, as empresas devem dedicar recursos internos para garantir a segurança dos funcionários.

Como ponto de partida, as empresas devem considerar medidas de segurança adicionais, como evacuação médica, risco político e seguro de viagem. No entanto, você também pode precisar considerar o treinamento de funcionários sobre como lidar com uma emergência médica e treinamento de resposta a emergências. Além disso, pode ser necessário incluir outras medidas de segurança de viagem, como um processo de comunicação de emergência e informações de contato de emergência com base na localização dos viajantes.

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O que um programa de gerenciamento de risco de viagem deve conter?

Um programa abrangente de gerenciamento de risco de viagem tem dois objetivos: proteger os funcionários de altos riscos sempre que possível e garantir a continuidade dos negócios. Existem muitos recursos para ajudar a projetar um programa e avaliação de risco de viagem. Veremos alguns dos principais recursos de uma avaliação de risco de viagens corporativas e o programa deve ter:

1. Crie políticas claras de viagens de negócios para os funcionários: o primeiro passo é criar diretrizes claras para viagens internacionais que os funcionários devem seguir. Isso inclui descrever riscos potenciais, informações críticas de segurança e como se proteger em seu destino de viagem com base na situação.
2. Fontes de informações em tempo real: as situações de emergência nunca são definitivas e os planos de viagem podem mudar em um piscar de olhos. Garanta que os processos de controle e aprovação de viagens levem em consideração a inteligência de ameaças e outras fontes de informações em tempo real para obter conselhos de viagem atualizados.
3. Comunicação clara: à medida que as situações mudam, os funcionários devem estar armados com o máximo de informações possível antes da viagem para proteger a si mesmos e à empresa. Descreva o dever de cuidado da empresa, as medidas de segurança em vigor e como entrar em contato com outros membros da organização caso os viajantes enfrentem emergências durante a viagem.
4. Conselho oficial: inclua qualquer conselho governamental, como avisos de viagem e recursos que os viajantes possam consultar. Você também pode usar recursos como a Global Business Travel Association para desenvolver uma política holística.

3 dicas de gerenciamento de riscos de viagem que mitigam os riscos

O gerenciamento de risco trata de proteger a empresa e o funcionário, e pode ser um desafio equilibrar os dois inteiramente. Passaremos por algumas dicas importantes a serem consideradas ao projetar um programa para uma viagem de negócios a ser lembrada.

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1. Crie ou reconfigure seu programa de gerenciamento de viagens

Considere sua estrutura organizacional e como isso se relaciona com o gerenciamento de riscos. Torne-o o mais simples e direto possível para que os funcionários entendam ao embarcar em uma viagem de negócios. Seu programa de gerenciamento de viagens precisa abordar os riscos desde o planejamento e o destino antes da viagem até que os funcionários da empresa estejam de volta ao solo nativo. Uma política abrangente garante que a empresa esteja protegida diante de imprevistos, incluindo segurança de funcionários, preservação de dados e medidas de segurança.

Você pode nomear gerentes de viagem designados que são responsáveis ​​pela segurança e bem-estar dos funcionários e pelo gerenciamento dos riscos de viagem à medida que surgem durante a viagem dos funcionários. Além disso, garanta que os funcionários tenham acesso a uma cobertura abrangente de saúde durante as viagens e recursos para ajudá-los a monitorar situações em constante evolução durante uma emergência. Você também pode fornecer informações adicionais sobre como viajar com dispositivos e equipamentos da empresa e quaisquer preocupações com dados que devem ser levadas em consideração.

2. Desenvolva sua estratégia de gerenciamento de risco de viagem

Sua estratégia dependerá em grande parte de quais destinos os funcionários estão indo e contabilizando as mudanças no futuro próximo. Mas os principais pontos a serem considerados incluem segurança da informação, resiliência operacional e proteção dos funcionários. Além disso, a proteção dos funcionários e o funcionamento da empresa em caso de ameaças e riscos significativos devem ser considerados.

Uma estrutura de avaliação de risco antes que os viajantes partam para sua viagem permite que as empresas apliquem as políticas de gerenciamento de risco de viagem com mais facilidade. Considere o uso de padrões mais amplos do setor de viagens de negócios, como o ISO 31030:2021 – Gerenciamento de risco de viagem – Orientação para organizações projetarem sua estratégia.

3. Use a tecnologia digital para tornar seu plano de gerenciamento de riscos mais eficaz

Felizmente, com tanta tecnologia, há mais recursos do que nunca quando se trata de mitigação de riscos. Dentro da função de gerente de viagens, definitivamente deve haver processos em que os funcionários façam check-ins regulares com equipes mais amplas e forneçam acesso a dados de GPS em dispositivos de trabalho para garantir que possam ser encontrados facilmente em caso de emergência. Dependendo do número de funcionários que viajam, também pode haver medidas para relatórios de incidentes e atualizações em tempo real.

Locais onde os funcionários podem obter ajuda durante emergências

Como parte do gerenciamento de risco de viagem, os funcionários devem estar cientes dos recursos de emergência que podem contatar como parte da estratégia de dever de cuidado da empresa e gerenciar os riscos de viagem.

Se os funcionários precisarem de assistência médica ou houver desastres naturais, eles devem entrar em contato com as embaixadas e/ou autoridades locais como primeiro passo para obter ajuda. Eles também devem estar cientes das organizações locais e nacionais que podem ajudá-los, bem como de quaisquer recursos da empresa que a empresa possa fornecer em caso de emergência.

Imagem: Elementos Envato