Tipps zum Reiserisikomanagement für Geschäftsreisende

Wenn Unternehmen wachsen, werden Reisen immer mehr zu einer festen Größe. Geschäftsreisen sind jedoch mit Risiken verbunden, und das bestmögliche Management von Reiserisiken ist unerlässlich. Viele Unternehmen haben im Zuge des Unternehmenswachstums einen Reiserisikomanagementplan entwickelt. Wenn Sie reisende Mitarbeiter schützen und gleichzeitig Ihr Unternehmen schützen möchten, ist Travel Risk Management von entscheidender Bedeutung.

Was ist Risikomanagement bei Geschäftsreisen?

Risikomanagement bei Geschäftsreisen kann viele verschiedene Elemente umfassen. Das Risikomanagement zielt darauf ab, die Auswirkungen unvorhergesehener Ereignisse so weit wie möglich zu minimieren und Geschäftsreisende durch einen gut konzipierten Kommunikationsplan, der der Sorgfaltspflicht gerecht wird, zu schützen.

Für eine internationale Organisation, in der Auslandsreisen erforderlich sind, stellen diese Maßnahmen sicher, dass potenzielle Reiserisiken eingeplant werden, und es gibt einen strukturierten Ansatz in Bezug auf Mitarbeitersicherheit, Sicherheit und organisatorische Widerstandsfähigkeit.

Beispiele für Gefahren auf Reisen könnten sein:

• Zivile Unruhen
• Politische Instabilität
• Unwetter
• Terroranschlag
• Krankheitsausbrüche
• Größere Vorfälle in Bezug auf die Sicherheit
• Plötzliche Reisewarnungen
• Gesundheitsvorfall der Mitarbeiter
• Kriminelle Vorfälle
• Alle anderen potenziellen Bedrohungen und Risiken

Zusätzliche Faktoren, die bei Reiserisiken zu berücksichtigen sind

Wenn es um das Risikomanagement und die Durchführung von Risikobewertungen geht, ist die Identifizierung der Art des Risikos nur ein Aspekt der Geschäftskontinuität und der Mitarbeitersicherheit. Wenn ein häufiges reisebedingtes Risiko besteht, wie z. B. Geschäftsreisen in Hochrisikoländer, müssen Unternehmen interne Ressourcen für die Gewährleistung der Mitarbeitersicherheit einsetzen.

Als Ausgangspunkt sollten Unternehmen zusätzliche Sicherheitsmaßnahmen wie medizinische Evakuierung, politische Risiken und Reiseversicherungen in Betracht ziehen. Möglicherweise müssen Sie jedoch auch erwägen, Mitarbeiter im Umgang mit einem medizinischen Notfall und Notfallmaßnahmen zu schulen. Darüber hinaus müssen Sie möglicherweise andere Reisesicherheitsmaßnahmen einbeziehen, z. B. einen Notfallkommunikationsprozess und Notfallkontaktinformationen basierend auf den Standorten der Reisenden.

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Was sollte ein Reiserisikomanagementprogramm enthalten?

Ein umfassendes Travel Risk Management-Programm hat zwei Ziele: Mitarbeiter nach Möglichkeit vor hohen Risiken zu schützen und die Geschäftskontinuität sicherzustellen. Es gibt viele Ressourcen, die bei der Gestaltung einer Reiserisikobewertung und eines Reiseprogramms helfen. Wir werden uns einige der Kernfunktionen einer Risikobewertung für Geschäftsreisen ansehen, die das Programm haben sollte:

1. Erstellen Sie klare Geschäftsreiserichtlinien für Mitarbeiter: Der erste Schritt besteht darin, klare Richtlinien für internationale Reisen zu erstellen, an die sich die Mitarbeiter halten müssen. Dazu gehören potenzielle Risiken, kritische Sicherheitsinformationen und wie man sich je nach Situation am Reiseziel schützen kann.
2. Echtzeit-Informationsquellen: Notfallsituationen sind nie trocken und Reisepläne können sich im Handumdrehen ändern. Stellen Sie sicher, dass Prozesse zur Reisekontrolle und Reisegenehmigung Bedrohungsinformationen und andere Echtzeit-Informationsquellen für aktuelle Reisehinweise berücksichtigen.
3. Klare Kommunikation: Wenn sich Situationen ändern, müssen die Mitarbeiter vor der Reise mit so vielen Informationen wie möglich ausgestattet sein, um sich und das Unternehmen zu schützen. Beschreiben Sie die Sorgfaltspflicht des Unternehmens, die bestehenden Sicherheitsmaßnahmen und wie Sie andere Mitglieder der Organisation kontaktieren können, falls Reisende während der Reise mit Notfällen konfrontiert werden.
4. Offizielle Ratschläge: Fügen Sie alle behördlichen Ratschläge hinzu, wie z. B. Reisehinweise und Ressourcen, die Reisende konsultieren können. Sie können auch Ressourcen wie die Global Business Travel Association nutzen, um eine ganzheitliche Richtlinie zu entwickeln.

3 Tipps zum Reiserisikomanagement, die Risiken mindern

Beim Risikomanagement geht es darum, das Unternehmen und die Mitarbeiter zu schützen, und es kann schwierig sein, beides vollständig in Einklang zu bringen. Wir gehen einige wichtige Tipps durch, die Sie bei der Gestaltung eines Programms für eine Geschäftsreise beachten sollten.

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1. Erstellen oder konfigurieren Sie Ihr Reisemanagementprogramm neu

Berücksichtigen Sie Ihre Organisationsstruktur und wie sich diese auf das Risikomanagement bezieht. Machen Sie es Ihren Mitarbeitern so einfach und unkompliziert wie möglich, den Beginn einer Geschäftsreise zu verstehen. Ihr Travel-Management-Programm muss Risiken von der Planung vor der Reise und dem Ziel angehen, bis die Mitarbeiter des Unternehmens wieder auf heimischem Boden sind. Eine allumfassende Richtlinie stellt sicher, dass das Unternehmen vor unvorhergesehenen Ereignissen geschützt ist, einschließlich Mitarbeiterschutz, Datenspeicherung und Sicherheitsmaßnahmen.

Sie können bestimmte Travel Manager ernennen, die für die Sicherheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter sowie für das Management von Reiserisiken zuständig sind, die während der Reise der Mitarbeiter entstehen. Stellen Sie außerdem sicher, dass die Mitarbeiter während der Reise Zugang zu umfassender Krankenversicherung und Ressourcen haben, die ihnen helfen, die sich ständig weiterentwickelnden Situationen während eines Notfalls zu überwachen. Sie können auch zusätzliche Informationen darüber bereitstellen, wie Sie mit Firmengeräten und -ausrüstung reisen und welche Bedenken hinsichtlich des Datenschutzes zu beachten sind.

2. Entwickeln Sie Ihre Strategie für das Reiserisikomanagement

Ihre Strategie wird weitgehend davon abhängen, an welche Ziele die Mitarbeiter reisen, und Änderungen in naher Zukunft berücksichtigen. Zu den wichtigsten zu berücksichtigenden Punkten gehören jedoch Informationssicherheit, betriebliche Ausfallsicherheit und Mitarbeiterschutz. Darüber hinaus müssen der Arbeitnehmerschutz und die Funktionsweise des Unternehmens bei erheblichen Bedrohungen und Risiken berücksichtigt werden.

Ein Risikobewertungsrahmen, bevor Reisende zu ihrer Reise aufbrechen, ermöglicht es Unternehmen, Richtlinien für das Reiserisikomanagement einfacher durchzusetzen. Erwägen Sie die Verwendung umfassenderer Standards der Geschäftsreisebranche wie ISO 31030:2021 – Travel Risk Management – ​​Guidance for Organizations to Design Your Strategy.

3. Verwenden Sie digitale Technologie, um Ihren Risikomanagementplan effektiver zu gestalten

Glücklicherweise gibt es bei so viel Technologie mehr Ressourcen als je zuvor, wenn es um die Risikominderung geht. Innerhalb der Rolle des Travel Managers sollten auf jeden Fall Prozesse vorhanden sein, bei denen Mitarbeiter regelmäßige Check-ins mit größeren Teams durchführen und GPS-Datenzugriff auf Arbeitsgeräte bereitstellen, um sicherzustellen, dass sie im Notfall leicht gefunden werden können. Je nach Anzahl der reisenden Mitarbeiter können auch Maßnahmen zur Meldung von Vorfällen und Echtzeit-Updates vorhanden sein.

Orte, an denen Mitarbeiter in Notfällen Hilfe erhalten können

Im Rahmen des Reiserisikomanagements sollten sich die Mitarbeiter der Notfallressourcen bewusst sein, an die sie sich im Rahmen der Sorgfaltspflichtstrategie des Unternehmens wenden können, und um Reiserisiken zu managen.

Wenn Mitarbeiter medizinische Versorgung benötigen oder es zu Naturkatastrophen kommt, sollten sie sich als ersten Schritt an die Botschaften und/oder Behörden vor Ort wenden, um Hilfe zu erhalten. Sie sollten auch auf lokale und nationale Organisationen aufmerksam gemacht werden, die ihnen helfen können, sowie auf alle Unternehmensressourcen, die das Unternehmen im Notfall bereitstellen kann.

Bild: Envato Elements