Советы по управлению рисками в поездках для начинающих деловых путешественников

По мере роста бизнеса путешествия становятся все более привычными. Тем не менее, деловые поездки сопряжены с рисками, и крайне важно максимально эффективно управлять рисками, связанными с поездками. Многие компании разработали план управления рисками в поездках по мере роста бизнеса. Если вы хотите обеспечить безопасность путешествующих сотрудников, а также защитить свой бизнес, управление рисками в командировках имеет решающее значение.

Что такое управление рисками в деловых поездках?

Управление рисками в деловых поездках может включать множество различных элементов. Управление рисками направлено на то, чтобы максимально минимизировать влияние непредвиденных событий и обеспечить безопасность деловых путешественников с помощью хорошо разработанного плана коммуникации, соблюдая обязанность соблюдать осторожность.

Для международной организации, где поездки за границу необходимы, эти меры гарантируют, что потенциальные риски поездки будут спланированы, и существует структурированный подход к безопасности сотрудников, безопасности и организационной устойчивости.

Примеры опасностей во время путешествия могут включать:

• Гражданские беспорядки
• Политическая нестабильность
• Суровая погода
• Теракты
• Вспышки болезней
• Крупные инциденты, связанные с безопасностью
• Предупреждения о внезапных поездках
• Инцидент со здоровьем сотрудника
• Преступные происшествия
• Любые другие потенциальные угрозы и риски

Дополнительные факторы, которые следует учитывать при рисках, связанных с поездками

Когда дело доходит до управления рисками и проведения оценок рисков, определение типа риска является лишь одним из аспектов обеспечения непрерывности бизнеса и безопасности сотрудников. Если существует частый риск, связанный с поездками, например, командировки в страны с высоким уровнем риска, компании должны выделять внутренние ресурсы для обеспечения безопасности сотрудников.

В качестве отправной точки компаниям следует рассмотреть дополнительные меры безопасности, такие как медицинская эвакуация, политический риск и страхование путешествий. Тем не менее, вам также может потребоваться обучение сотрудников тому, как справляться с неотложной медицинской помощью, и обучение реагированию на чрезвычайные ситуации. Кроме того, вам может потребоваться включить другие меры безопасности в поездках, такие как процесс связи в экстренных случаях и контактная информация для экстренных случаев в зависимости от местонахождения путешественников.

• ПРОЧИТАЙТЕ БОЛЬШЕ: Избегайте кнопок смыва в туалете и поверхностей для самостоятельной регистрации в следующей командировке

Что должна содержать программа управления рисками в поездках?

Комплексная программа управления рисками, связанными с командировками, преследует две цели: по возможности защитить сотрудников от высоких рисков и обеспечить непрерывность бизнеса. Существует множество ресурсов, которые помогут разработать программу и программу оценки рисков, связанных с поездками. Мы рассмотрим некоторые из основных функций оценки рисков корпоративных поездок, и программа должна иметь:

1. Разработайте четкие правила деловых поездок для сотрудников: первый шаг — создать четкие правила международных поездок, которым должны следовать сотрудники. Это включает в себя описание потенциальных рисков, критически важной информации о безопасности и способов защиты в пункте назначения в зависимости от ситуации.
2. Источники информации в режиме реального времени. Чрезвычайные ситуации никогда не бывают однозначными, а планы поездок могут измениться в мгновение ока. Убедитесь, что процессы контроля и утверждения поездок учитывают информацию об угрозах и другие источники информации в режиме реального времени для предоставления актуальных рекомендаций по поездкам.
3. Четкая коммуникация: по мере изменения ситуации сотрудники должны быть вооружены как можно большим количеством информации перед поездкой, чтобы защитить себя и компанию. Опишите обязанность компании проявлять заботу, меры безопасности и способы связи с другими членами организации в случае, если путешественники столкнутся с чрезвычайными ситуациями во время поездки.
4. Официальные рекомендации. Включите любые правительственные рекомендации, такие как рекомендации для путешественников и ресурсы, к которым могут обратиться путешественники. Вы также можете использовать такие ресурсы, как Global Business Travel Association, для разработки целостной политики.

3 совета по управлению рисками в путешествии, которые снижают риски

Управление рисками направлено на защиту компании и сотрудников, и может быть сложно полностью сбалансировать их. Мы рассмотрим несколько ключевых советов, которые следует учитывать при разработке программы деловой поездки.

• ПРОЧИТАЙТЕ БОЛЬШЕ: Советы по безопасности в путешествии для женщин

1. Создайте или перенастройте свою программу управления поездками

Подумайте о своей организационной структуре и о том, как она связана с управлением рисками. Сделайте его максимально простым и понятным для сотрудников, отправляющихся в командировку. Ваша программа управления командировками должна учитывать риски от предварительного планирования поездки до места назначения до тех пор, пока сотрудники компании не вернутся на родную землю. Всеобъемлющая политика гарантирует, что компания защищена от непредвиденных событий, включая безопасность сотрудников, сохранение данных и меры безопасности.

Вы можете назначить назначенных менеджеров по командировкам, которые отвечают за безопасность и благополучие сотрудников, а также управляют рисками, связанными с поездками, по мере их возникновения во время поездок сотрудников. Кроме того, убедитесь, что сотрудники имеют доступ к комплексному медицинскому страхованию во время поездок и ресурсам, которые помогут им отслеживать постоянно меняющиеся ситуации во время чрезвычайной ситуации. Вы также можете предоставить дополнительную информацию о том, как путешествовать с устройствами и оборудованием компании, а также о любых проблемах с данными, которые необходимо учитывать.

2. Разработайте свою стратегию управления рисками в путешествии

Ваша стратегия во многом будет зависеть от того, в какие пункты назначения отправляются сотрудники, и от учета изменений в ближайшем будущем. Но ключевые моменты, которые следует учитывать, включают информационную безопасность, операционную устойчивость и защиту сотрудников. Кроме того, необходимо учитывать защиту сотрудников и то, как компания функционирует в случае значительных угроз и рисков.

Структура оценки рисков до того, как путешественники отправятся в путешествие, позволяет компаниям легче применять политики управления рисками в поездках. Рассмотрите возможность использования более широких стандартов индустрии деловых поездок, таких как ISO 31030:2021 — Управление рисками в поездках — Руководство для организаций по разработке вашей стратегии.

3. Используйте цифровые технологии, чтобы сделать свой план управления рисками более эффективным

К счастью, с таким большим количеством технологий существует больше ресурсов, чем когда-либо, когда речь идет о снижении рисков. В рамках роли менеджера по поездкам обязательно должны быть предусмотрены процессы, в которых сотрудники проводят регулярные проверки с более широкими командами и предоставляют доступ к данным GPS на рабочих устройствах, чтобы их можно было легко найти в случае чрезвычайной ситуации. В зависимости от количества сотрудников, находящихся в командировках, также могут быть предусмотрены меры для отчетности об инцидентах и ​​обновления в режиме реального времени.

Места, где сотрудники могут получить помощь во время чрезвычайных ситуаций

В рамках управления рисками, связанными с поездками, сотрудники должны быть осведомлены о ресурсах в экстренных случаях, к которым они могут обратиться в рамках стратегии компании по соблюдению обязанностей, и управлять рисками, связанными с поездками.

Если сотрудникам требуется медицинская помощь или происходят стихийные бедствия, они должны связаться с местными посольствами и/или властями в качестве первого шага для получения помощи. Они также должны быть осведомлены о местных и национальных организациях, которые могут им помочь, а также о любых ресурсах компании, которые компания может предоставить в случае чрезвычайной ситуации.

Изображение: Элементы Envato