讓商務旅行者入門的旅行風險管理技巧

已發表: 2022-08-01

隨著企業的發展，旅行往往變得越來越固定。然而，商務旅行涉及風險，盡可能最好地管理旅行風險至關重要。隨著業務的增長，許多公司都制定了差旅風險管理計劃。如果您希望在保護出差員工安全的同時保護您的業務——這就是差旅風險管理至關重要的原因。

什麼是商務旅行中的風險管理？

商務旅行中的風險管理可以包含許多不同的要素。風險管理旨在盡可能減少意外事件的影響，並通過精心設計的溝通計劃來履行謹慎義務，確保商務旅客的安全。

對於需要出國旅行的國際組織，這些措施可確保為潛在的旅行風險做好計劃，並採用結構化的方法來確保員工安全、保障和組織彈性。

旅行時的危險示例可能包括：

在管理風險和執行風險評估時，識別風險類型只是業務連續性和員工安全的一個方面。如果經常存在與旅行相關的風險，例如到高風險國家出差，公司必須投入內部資源來確保員工安全。

作為起點，企業應考慮額外的安全措施，例如醫療後送、政治風險和旅行保險。但是，您可能還需要考慮培訓員工如何處理醫療緊急情況和應急響應培訓。此外，您可能需要包括其他旅行安全措施，例如緊急通信流程和基於旅行者位置的緊急聯繫信息。

全面的差旅風險管理計劃有兩個目標：盡可能保護員工免受高風險和確保業務連續性。有許多資源可以幫助設計旅行風險評估和計劃。我們將了解企業差旅風險評估的一些核心功能，該計劃應具備：

為員工製定明確的商務旅行政策：第一步是為員工必須遵守的國際旅行製定明確的指導方針。這包括概述潛在風險、關鍵安全信息以及如何根據情況在旅行目的地保護自己。
實時信息來源：緊急情況永不枯竭，旅行計劃可能會在眨眼之間改變。確保控制旅行和批准旅行的流程考慮到威脅情報和其他實時信息來源，以獲得最新的旅行建議。
清晰的溝通：隨著情況的變化，員工必須在旅行前掌握盡可能多的信息，以保護自己和公司。概述公司的注意義務、到位的安全措施，以及如何联系組織的其他成員，以防旅行者在旅途中遇到緊急情況。
官方建議：包括任何政府建議，例如旅行建議和旅行者可以參考的資源。您還可以使用全球商務旅行協會等資源來製定整體政策。

風險管理是關於保護公司和員工的，要完全平衡兩者可能具有挑戰性。在設計商務旅行計劃時，我們將介紹一些需要考慮的關鍵提示。

考慮您的組織結構以及它與風險管理的關係。讓員工在開始商務旅行時盡可能地理解它。您的旅行管理計劃需要解決旅行前計劃和目的地的風險，直到公司員工回到本土。包羅萬象的政策確保公司在面對不可預見的事件時受到保護，包括員工安全、數據保存和安全措施。

您可以任命指定的差旅經理，負責員工安全、福利和管理員工差旅期間出現的差旅風險。此外，確保員工在旅行期間獲得全面的健康保險和資源，以幫助他們在緊急情況下監控不斷變化的情況。您還可以提供有關如何攜帶公司設備和設備以及必須牢記的任何數據問題的其他信息。

您的策略將在很大程度上取決於員工要去的目的地以及在不久的將來會發生哪些變化。但要考慮的關鍵點包括信息安全、運營彈性和員工保護。此外，必須考慮員工保護以及公司在出現重大威脅和風險時如何運作。

旅行者出發前的風險評估框架使公司能夠更輕鬆地執行旅行風險管理政策。考慮使用更廣泛的商務旅行行業標準，例如 ISO 31030:2021——旅行風險管理——組織設計戰略的指南。

幸運的是，擁有如此多的技術，在降低風險方面有比以往更多的資源。在差旅經理的角色中，肯定應該有流程讓員工定期與更廣泛的團隊進行簽到，並在工作設備上提供 GPS 數據訪問，以確保在緊急情況下可以輕鬆找到它們。根據出差員工的數量，還可以採取措施進行事件報告和實時更新。

作為差旅風險管理的一部分，員工應了解他們可以聯繫的緊急資源，作為公司注意戰略責任的一部分，並管理差旅風險。

如果員工需要醫療護理或發生自然災害，他們應與當地大使館和/或當局聯繫，作為獲得幫助的第一步。他們還應該了解可以幫助他們的地方和國家組織，以及公司在緊急情況下可能提供的任何公司資源。

圖片：Envato 元素